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Code source wiki de Gérer les évènements

Version 21.1 par Doriane Bautista le 2025/08/25 14:01
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Doriane Bautista 4.1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
Doriane Bautista 2.1 2
Doriane Bautista 5.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Doriane Bautista 21.1 6 Dans Flora, un évènement constitue le c**adre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
Doriane Bautista 20.1 7 Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
8
Doriane Bautista 21.1 9 Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
Doriane Bautista 13.1 10 )))
11
12 (((
Doriane Bautista 21.1 13 = A quoi servent les évènements ? =
Doriane Bautista 13.1 14
Doriane Bautista 21.1 15 Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora.
16 La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
Doriane Bautista 5.1 17
Doriane Bautista 21.1 18 * **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
19 * **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
20 * **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
21 * **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.
Doriane Bautista 5.1 22
Doriane Bautista 21.1 23 Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
Doriane Bautista 5.1 24
Doriane Bautista 21.1 25 == Cas d’usage ==
Doriane Bautista 6.1 26
27 >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt​
28 >(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution​
29 >(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante​
30 >(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)​
31 >(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse​
32 >(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites​
33 >(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)​
34 >(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis​
35 >(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis​
36 >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte​
37 >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
38
Doriane Bautista 13.1 39 == Récapitulatif ==
40
Doriane Bautista 17.1 41 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
42 **Table​**
43 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
44 **Rôle principal​**
45 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
46 **Contenu principal​**
47 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
48 **Cas d’usage​**
49 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
50 **Avantages​**
Doriane Bautista 5.1 51 )))
Doriane Bautista 12.1 52 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
53 Évènements​
54 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
55 Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
56 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
57 Titre, type, dates, organisme, état d’avancement​
58 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
59 Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne​
60 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
61 Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
62 )))
63 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
64 Biens dans l’évènement​
65 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
66 Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
67 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
68 Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus​
69 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
70 Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien​
71 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
73 )))
74 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
75 Mouvements​
76 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
77 Planifier et documenter les déplacements de biens​
78 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques​
80 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
81 Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution​
82 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
84 )))
85 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 Biens dans le mouvement​
87 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
88 Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
89 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires​
91 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
92 Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport​
93 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
94 Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
95 )))
Doriane Bautista 16.1 96
97
98
99 = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
100
101 Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
102
103 * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
104 * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
105
106 Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
107
108 == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
109
110 Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
111
Doriane Bautista 17.1 112 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Doriane Bautista 16.1 113 **Critère​**
Doriane Bautista 17.1 114 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Doriane Bautista 16.1 115 **Relocalisation​**
Doriane Bautista 17.1 116 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Doriane Bautista 16.1 117 **Évènement (mouvement en régie)​**
Doriane Bautista 12.1 118 )))
Doriane Bautista 16.1 119 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 Objectif principal​
121 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
122 Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
123 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
124 Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
125 )))
126 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 Niveau de gestion​
128 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 Simple, opérationnel (changement de place)​
130 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
131 Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
132 )))
133 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134 Niveau de détail​
135 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
136 Basique (qui, quand, où, commentaire)​
137 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
138 Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
139 )))
140 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
141 Planification​
142 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
143 Non (action immédiate)​
144 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
145 Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
146 )))
147 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
148 Suivi de l’historique​
149 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
150 Historique des emplacements (table des récolements)​
151 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
152 Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
153 )))
154 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
155 Impact sur l’emplacement du bien​
156 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
157 Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
158 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 Seule la localisation temporaire est mise à jour​
160 )))
161 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162 Utilisé pour​
163 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
164 Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
165 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
167 )))
168 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 Personnes concernées​
170 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
171 Gestionnaires de collection, régisseurs​
172 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
174 )))
175 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 Partage d’information​
177 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
178 Limité, peu visible dans les interfaces projets​
179 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
181 )))
182
183 == Exemples d'usages ==
184
185 Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
186
Doriane Bautista 17.1 187 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Doriane Bautista 16.1 188 **Situation​**
Doriane Bautista 17.1 189 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Doriane Bautista 16.1 190 **Relocalisation​**
Doriane Bautista 17.1 191 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Doriane Bautista 16.1 192 **Évènement + Mouvement​**
193 )))
194 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 Déplacement ponctuel sans formalité​
196 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 ✅ Adaptée, simple, immédiate​
198 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
199 ❌ Trop lourd, non adapté​
200 )))
201 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 Correction d’emplacement​
203 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 ✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
205 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
206 ❌​
207 )))
208 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
210 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 ✅ (sans historisation complexe)​
212 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
213 ❌​
214 )))
215 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
217 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
219 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
220 ✅ Suivi via évènement + bordereaux​
221 )))
222 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223 Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
224 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
225 ❌ Non conforme pour traçabilité​
226 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
227 ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
228 )))
229 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
230 Expositions permanentes​
231 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
232 ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
233 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
234 ✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
235 )))
236 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
237 Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
238 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
239 ❌ Non adapté à la gestion collaborative​
240 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
241 ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
242 )))
243 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
244 Traitement de conservation / restauration / analyse​
245 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
246 ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
247 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
248 ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
249 )))
250 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
251 Mise à disposition sur place (consultation interne)​
252 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
253 ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
254 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
255 ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
256 )))
257 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
258 Chantier des collections / Post-récolement​
259 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
260 ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
261 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
262 ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
263 )))
264 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
265 Transfert entre sites / entre réserves​
266 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
267 ❌ Risque de perte de traçabilité​
268 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
269 ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
270 )))
271
272
273
Doriane Bautista 18.1 274 = Cycle de gestion d'un évènement =
Doriane Bautista 16.1 275
Doriane Bautista 17.1 276 Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
Doriane Bautista 16.1 277
Doriane Bautista 17.1 278 [[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279
280
281 == Création de l’événement ==
282
283 C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
284
285 (% class="box successmessage" %)
286 (((
287 Bonnes pratiques :
288
289 * Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
Doriane Bautista 18.1 290 * Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
291 )))
Doriane Bautista 17.1 292
Doriane Bautista 18.1 293 == Rattachement des œuvres ==
Doriane Bautista 17.1 294
295 Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
296
297 Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
298
Doriane Bautista 18.1 299 * De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
300 * D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
Doriane Bautista 17.1 301
Doriane Bautista 18.1 302 == Planification des mouvements ==
Doriane Bautista 17.1 303
Doriane Bautista 18.1 304 On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
Doriane Bautista 17.1 305
Doriane Bautista 18.1 306 == Rattachement des œuvres aux mouvements ==
Doriane Bautista 17.1 307
Doriane Bautista 18.1 308 Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
309
310 * De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
311 * D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
312
313
314
Doriane Bautista 16.1 315
316 )))
Doriane Bautista 5.1 317 )))|(% style="width:300px" %)(((
318 (% class="box" %)
319 (((
320 **Sommaire**
Doriane Bautista 6.1 321
Doriane Bautista 14.1 322 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Doriane Bautista 5.1 323 )))
324
325 (% class="box" %)
326 (((
327 **Aller plus loin**
Doriane Bautista 19.1 328
Doriane Bautista 20.1 329 * [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:.Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage.WebHome]]
Doriane Bautista 5.1 330 )))
331
332 (% class="box" %)
333 (((
334 **Icônes principales**
335 )))
336 )))
337
338