Code source wiki de Gérer les évènements

Version 18.1 par Doriane Bautista le 2025/08/25 13:33

version	line-number	content
4.1	1	(% class="mark small" %)Version 4.5.19 et ultérieures
2.1	2
5.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
13.1	6
	7	)))
	8
	9	(((
	10	= Des tables interconnectées =
	11
9.1	12	La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un ensemble de tables interconnectées, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.
5.1	13
8.1	14	Tables principales :
5.1	15
6.1	16	* Table des événements
	17	* Table des biens dans l’évènement
	18	* Table des mouvements
	19	* Table des biens dans le mouvement
5.1	20
8.1	21	Tables complémentaires (optionnelles) :
6.1	22
	23	* Table des colis
	24	* Table du matériel
	25
8.1	26	L’ensemble de ces tables forme un système modulaire assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.
6.1	27
13.1	28	== Évènements ==
6.1	29
13.1	30	=== Rôle fonctionnel ===
6.1	31
	32	C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition
	33
13.1	34	=== Contenu principal ===
6.1	35
	36	* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
	37	* Organisme(s) impliqué(s)
	38	* Dates (prévisionnelles, réelles)
	39	* Description, responsables
	40	* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	41
13.1	42	=== Liens ===
6.1	43
	44	* Rattache une ou plusieurs notices de biens
	45	* Peut contenir plusieurs mouvements
	46
13.1	47	=== Avantages ===
6.1	48
	49	* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
	50	* Permet le suivi transversal des opérations
	51	* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
	52
13.1	53	=== Cas d’usage ===
6.1	54
	55	>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
	56	>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	57	>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	58	>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	59	>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	60	>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	61	>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	62	>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	63	>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
	64	>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	65	>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
	66
13.1	67	== Biens dans l'évènement ==
8.1	68
13.1	69	=== Rôle fonctionnel ===
8.1	70
	71	Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
	72
18.1	73	Pour caractériser les évènements, on utilise des types, sous-types ou catégories :
	74
	75	• Le type d'événement est le champ central qui définit la nature de l’opération. Choisi dès la création, il détermine les champs affichés, les règles applicables et le workflow associé,
	76
	77	Exemples classiques de types :
	78
	79	•Exposition
	80
	81	•Exposition itinérante
	82
	83	•Prêt hors exposition
	84
	85	•Activité
	86
	87	•Vente
	88
	89	•Dépôt
	90
	91	•Déménagement
	92
	93	•Traitement de conservation et analyse,
	94
	95	•Commission,
	96
	97	•etc.
	98
	99	* Sous-type
	100
	101	Le sous-type est un champ de précisions supplémentaires.
	102
	103	Il est utilisé notamment dans le cadre des expositions pour différencier
	104
	105	* Interne temporaire : les expositions internes, dans les murs ou hors les murs.
	106	* Prêt : prêt à une autre institution
	107	* Catégorie
	108
	109	La catégorie pour différencier les types d’évènement notamment ou les étapes de l’exposition itinérante
	110
	111	Exemple : Activités = concert, colloque, conférence, etc.
	112
	113
13.1	114	=== Contenu principal ===
8.1	115
	116	* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
	117	* Dimensions pour emballage (si différentes)
	118	* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
	119	* Commentaire logistique ou scénographique
	120	* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
	121
13.1	122	=== Liens ===
8.1	123
	124	* Dépend directement de la table Évènement
	125	* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
	126	* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
	127
13.1	128	=== Avantages ===
8.1	129
	130	* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
	131	* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
	132	* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
	133
13.1	134	=== Cas d'usage ===
8.1	135
9.1	136	>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
	137	>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
	138	>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
	139	>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
	140	>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)
11.1	141
13.1	142	== Mouvements ==
11.1	143
13.1	144	=== Rôle fonctionnel ===
11.1	145
	146	Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.
	147
13.1	148	=== Contenu principal ===
11.1	149
	150	* Type : sortie ou entrée
	151	* Date prévue / glissement de date
	152	* Emplacement de départ et d’arrivée
	153	* Transporteur / commentaires
	154	* États de préparation et d’exécution
	155	* Documents générés (fiche, bordereau…)
	156
13.1	157	=== Liens ===
11.1	158
	159	* Rattachée à un événement
	160	* Contient des biens dans le mouvement
	161	* Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien
	162
13.1	163	=== Avantages ===
11.1	164
	165	* Assure la traçabilité complète des déplacements
	166	* Automatise la mise à jour des localisations temporaires
	167
13.1	168	=== Cas d'usage ===
11.1	169
	170	>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
	171	>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
	172	>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
	173	>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
	174	>(% class="small" %)Gérer les délais glissants
	175	>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)
	176
13.1	177	== Biens dans le mouvement ==
12.1	178
13.1	179	=== Rôle fonctionnel ===
12.1	180
13.1	181	Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.
12.1	182
13.1	183	Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.
12.1	184
13.1	185	=== Contenu principal ===
	186
	187	* Bien transporté (lien vers sa notice)
	188	* Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés
	189	* Constats d’état, valeurs d’assurance
	190	* Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)
	191
	192	=== Liens ===
	193
	194	* Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)
	195	* Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés
	196
	197	=== Avantages ===
	198
	199	* Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport
	200	* Permet une personnalisation logistique précise
	201	* Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
	202	* Rôle fonctionnel
	203
	204	== Récapitulatif ==
	205
17.1	206	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	207	Table
	208	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	209	Rôle principal
	210	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	211	Contenu principal
	212	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	213	Cas d’usage
	214	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	215	Avantages
5.1	216	)))
12.1	217	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	218	Évènements
	219	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	220	Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)
	221	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	222	Titre, type, dates, organisme, état d’avancement
	223	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	224	Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne
	225	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	226	Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés
	227	)))
	228	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	229	Biens dans l’évènement
	230	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	231	Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement
	232	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	233	Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus
	234	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	235	Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien
	236	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	237	Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice
	238	)))
	239	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	240	Mouvements
	241	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	242	Planifier et documenter les déplacements de biens
	243	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	244	Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques
	245	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	246	Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution
	247	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	248	Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations
	249	)))
	250	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	251	Biens dans le mouvement
	252	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	253	Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé
	254	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	255	Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires
	256	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	257	Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport
	258	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	259	Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
	260	)))
16.1	261
	262
	263
	264	= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
	265
	266	Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
	267
	268	* La relocalisation, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
	269	* L’évènement couplé à un mouvement, dans le module de Régie.
	270
	271	Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un outil technique, rapide et autonome, tandis que le couple évènement + mouvement permet une gestion structurée et collaborative.
	272
	273	== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
	274
	275	Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
	276
17.1	277	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
16.1	278	Critère
17.1	279	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
16.1	280	Relocalisation
17.1	281	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
16.1	282	Évènement (mouvement en régie)
12.1	283	)))
16.1	284	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	285	Objectif principal
	286	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	287	Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
	288	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	289	Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
	290	)))
	291	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	292	Niveau de gestion
	293	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	294	Simple, opérationnel (changement de place)
	295	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	296	Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
	297	)))
	298	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	299	Niveau de détail
	300	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	301	Basique (qui, quand, où, commentaire)
	302	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	303	Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
	304	)))
	305	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	306	Planification
	307	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	308	Non (action immédiate)
	309	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	310	Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
	311	)))
	312	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	313	Suivi de l’historique
	314	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	315	Historique des emplacements (table des récolements)
	316	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	317	Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
	318	)))
	319	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	320	Impact sur l’emplacement du bien
	321	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	322	Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
	323	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	324	Seule la localisation temporaire est mise à jour
	325	)))
	326	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	327	Utilisé pour
	328	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	329	Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
	330	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	331	Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
	332	)))
	333	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	334	Personnes concernées
	335	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	336	Gestionnaires de collection, régisseurs
	337	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	338	Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
	339	)))
	340	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	341	Partage d’information
	342	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	343	Limité, peu visible dans les interfaces projets
	344	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	345	Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
	346	)))
	347
	348	== Exemples d'usages ==
	349
	350	Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une relocalisation simple ou de passer par un évènement avec mouvement. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
	351
17.1	352	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
16.1	353	Situation
17.1	354	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
16.1	355	Relocalisation
17.1	356	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
16.1	357	Évènement + Mouvement
	358	)))
	359	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	360	Déplacement ponctuel sans formalité
	361	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	362	✅ Adaptée, simple, immédiate
	363	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	364	❌ Trop lourd, non adapté
	365	)))
	366	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	367	Correction d’emplacement
	368	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	369	✅ Recommandée pour gestion quotidienne
	370	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	371	❌
	372	)))
	373	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	374	Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
	375	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	376	✅ (sans historisation complexe)
	377	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	378	❌
	379	)))
	380	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	381	Suivi structuré et documenté d’un déplacement
	382	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	383	❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
	384	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	385	✅ Suivi via évènement + bordereaux
	386	)))
	387	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	388	Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
	389	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	390	❌ Non conforme pour traçabilité
	391	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	392	✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
	393	)))
	394	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	395	Expositions permanentes
	396	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	397	⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
	398	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	399	✅ Si présence de logistique ou multiples objets
	400	)))
	401	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	402	Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
	403	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	404	❌ Non adapté à la gestion collaborative
	405	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	406	✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
	407	)))
	408	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	409	Traitement de conservation / restauration / analyse
	410	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	411	❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
	412	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	413	✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
	414	)))
	415	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	416	Mise à disposition sur place (consultation interne)
	417	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	418	✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
	419	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	420	✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
	421	)))
	422	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	423	Chantier des collections / Post-récolement
	424	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	425	❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
	426	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	427	✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
	428	)))
	429	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	430	Transfert entre sites / entre réserves
	431	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	432	❌ Risque de perte de traçabilité
	433	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	434	✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
	435	)))
	436
	437
	438
18.1	439	= Cycle de gestion d'un évènement =
16.1	440
17.1	441	Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
16.1	442
	443
17.1	444	[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	445
	446
	447	== Création de l’événement ==
	448
	449	C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
	450
	451	(% class="box successmessage" %)
	452	(((
	453	Bonnes pratiques :
	454
	455	* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
18.1	456	* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
	457	)))
17.1	458
18.1	459	== Rattachement des œuvres ==
17.1	460
	461	Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
	462
	463	Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
	464
18.1	465	* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
	466	* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
17.1	467
18.1	468	== Planification des mouvements ==
17.1	469
18.1	470	On crée ensuite une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
17.1	471
18.1	472	== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
17.1	473
18.1	474	Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
	475
	476	* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
	477	* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
	478
	479
	480
16.1	481
	482	)))
5.1	483	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	484	(% class="box" %)
	485	(((
	486	Sommaire
6.1	487
14.1	488	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
5.1	489	)))
	490
	491	(% class="box" %)
	492	(((
	493	Aller plus loin
	494	)))
	495
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	498	Icônes principales
	499	)))
	500	)))
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