Créer un évènement

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **

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3

|(% style="width:840px" %)(((

4

(% class="box" %)

5

(((

6

La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.

7

8

Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.

9

10

Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.

)))

(((

= À quoi servent les évènements dans Flora ? =

15

16

La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.

17

18

Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.

Elle permet de :

* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération

23

** le **titre** et le **type d’évènement** ,

24

** les **organismes impliqués**,

25

** les **dates prévisionnelles et réelles**,

26

** une **description** et les **responsables** de l’opération,

27

** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).

28

* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.

29

* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.

= Cas d'usage =

== Organiser une exposition temporaire du musée ==

36

37

Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.

38

39

== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==

40

41

Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.

42

43

== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==

44

45

Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.

46

47

== Préparer un dépôt sortant ==

48

49

Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.

50

51

== Suivre un déménagement ==

52

53

Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.

54

55

== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==

56

57

Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.

58

59

== Formaliser une commission ==

60

61

Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.

62

63

== Tracer un évènement interne ==

64

65

Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe

66

67

= Comment créer une notice évènement ? =

68

69

(% class="box successmessage" %)

(((

**Bonnes pratiques**

* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.

74

* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.

75

)))

76

77

== Depuis la table des évènements ==

78

79

Cliquez sur l'icône de **création**

80

81

[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

82

83

== Depuis le tableau de bord ==

84

85

Cliquez sur l'icône de **création**

86

87

[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

88

89

== Depuis une notice de bien ==

90

91

(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**

92

93

Cliquez sur l'icône de **création**

94

95

[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

96

97

= Sélectionner la grille de saisie adéquate =

98

99

(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **

100

101

**La grille détermine la structure et les champs affichés.**

102

103

Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :

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105

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**

106

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Commission**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).

107

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Déménagement**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.

108

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Dépôt de plainte**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.

109

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.

110

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mise en dépôt (ou régularisation)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.

111

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Chantier de collections**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).

112

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Marquage**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.

113

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Mise à disposition sur place**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).

114

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Photographie**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.

115

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Temporaire**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.

116

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Prêt (autres que pour une exposition)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.

117

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.

118

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Tous les champs**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)

119

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Traitement de conservation et analyse**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.

120

121

(% class="box infomessage" %)

122

(((

123

(% class="wikigeneratedid" id="HAdapterlesgrillesauxbesoinsdel2019E9tablissement" %)

124

**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**

125

126

L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :

127

128

* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers

129

* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données

130

* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)

131

* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)

132

133

Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.

134

)))

135

136

= Renseigner et enregistrer la notice =

137

138

Une fois la grille de saisie ouverte,

139

140

1. **Remplir les champs** de la grille

141

1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.

142

1. **Enregistrer la notice. **

143

144

(% class="box infomessage" %)

145

(((

146

**Astuce**

147

Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.

148

)))

149

150

[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

151

152

== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==

153

154

Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi :

* le **type**,

* le **sous-type**

* et la **catégorie**.

159

160

Ces champs influencent l’affichage des formulaires, les règles de gestion, le déroulement du workflow et facilitent les statistiques.

161

162

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**

163

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Type d’évènement **(obligatoire et liste fermée)|(% style="border-color:#cbcbea" %)Défini dès la création de l’évènement.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((

164

* Détermine la nature de l’opération.

165

* Conditionne les champs affichés.

166

* Déclenche les règles métiers.

167

* Détermine le workflow.

168

)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((

169

* Exposition

170

* Exposition itinérante

171

* Prêt hors exposition

* Activités

* Ventes

* Dépôt

* Déménagement

* Traitement de conservation et analyse

* Dépôt de plainte

* Mvt int temporaire

* Mvt int marquage

* Mvt int photographie

181

* Mvt int chantier collection

182

* Mvt int autre

183

* Commission de prêt/dépôt

184

* Commission d'acquisition

185

* Commission de restauration

186

* Commission de contrôle

187

* Sous-commission : demande de dépôt

188

* Sous-commission : transfert d'affectation

189

* Sous-commission : déclassement

190

)))

191

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Sous-type d’évènement **(liste fermée)|(% style="border-color:#cbcbea" %)Précision supplémentaire lié au type.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((

192

* Affine la description du type choisi (Prêt ; temporaire au musée)

193

)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((

194

Pour une exposition :

195

196

* Interne temporaire au musée.

197

* Prêt à une autre institution.

198

)))

199

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Catégorie**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Classification complémentaire.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((

200

* Distingue les variantes ou étapes d’un type.

201

)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((

202

* Activités : concert, colloque, conférence....

203

* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.

204

)))

205

206

[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

207

208

= Afficher ou masquer la description de l'évènement =

209

210

Une fois la notice enregistrée, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description, les informations pour l'export GAM, l'état d'avancement.

211

212

[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]

229

* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]

230

* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]

231

232

* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]

233

* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]

234

* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales **

240

241

* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement