Code source wiki de Créer un évènement
Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
 |
6.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures ** |
| |
4.1 | 2 | |
| |
5.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
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142.1 | 6 | La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora. |
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72.1 | 7 | |
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142.1 | 8 | Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps. |
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140.1 | 9 | |
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120.1 | 10 | Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur. |
| |
5.1 | 11 | ))) |
| |
4.1 | 12 | |
| |
5.1 | 13 | ((( |
| |
142.1 | 14 | = À quoi servent les évènements dans Flora ? = |
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4.1 | 15 | |
| |
142.1 | 16 | La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. |
| |
4.1 | 17 | |
| |
142.1 | 18 | Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements. |
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15.1 | 19 | |
| |
142.1 | 20 | Elle permet de : |
| |
15.1 | 21 | |
| |
142.1 | 22 | * **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération |
| 23 | ** le **titre** et le **type d’évènement** , | ||
| 24 | ** les **organismes impliqués**, | ||
| 25 | ** les **dates prévisionnelles et réelles**, | ||
| 26 | ** une **description** et les **responsables** de l’opération, | ||
| 27 | ** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé). | ||
| 28 | * **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité. | ||
| 29 | * **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération. | ||
| |
15.1 | 30 | |
| 31 | |||
| 32 | |||
| |
142.1 | 33 | = Cas d'usage = |
| |
130.1 | 34 | |
| |
142.1 | 35 | == Organiser une exposition temporaire du musée == |
| |
129.1 | 36 | |
| |
142.1 | 37 | Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements. |
| |
131.1 | 38 | |
| |
142.1 | 39 | == Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce == |
| |
130.1 | 40 | |
| |
142.1 | 41 | Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités. |
| |
132.1 | 42 | |
| |
142.1 | 43 | == Gérer un prêt sortant hors exposition tierce == |
| |
131.1 | 44 | |
| |
142.1 | 45 | Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités. |
| |
133.1 | 46 | |
| |
142.1 | 47 | == Préparer un dépôt sortant == |
| |
132.1 | 48 | |
| |
142.1 | 49 | Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts. |
| |
134.1 | 50 | |
| |
142.1 | 51 | == Suivre un déménagement == |
| |
133.1 | 52 | |
| |
142.1 | 53 | Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements. |
| |
135.1 | 54 | |
| |
142.1 | 55 | == Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse == |
| |
25.1 | 56 | |
| |
142.1 | 57 | Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés. |
| |
135.1 | 58 | |
| |
142.1 | 59 | == Formaliser une commission == |
| |
134.1 | 60 | |
| |
142.1 | 61 | Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné. |
| 62 | |||
| 63 | == Tracer un évènement interne == | ||
| 64 | |||
| 65 | Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe | ||
| 66 | |||
| |
136.1 | 67 | = Comment créer une notice évènement ? = |
| 68 | |||
| 69 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 70 | ((( | ||
| |
140.1 | 71 | **Bonnes pratiques** |
| |
35.1 | 72 | |
| |
135.1 | 73 | * **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons. |
| |
140.2 | 74 | * **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation. |
| |
25.1 | 75 | ))) |
| 76 | |||
| |
119.1 | 77 | == Depuis la table des évènements == |
| |
5.1 | 78 | |
| |
119.1 | 79 | Cliquez sur l'icône de **création** |
| |
5.1 | 80 | |
| |
9.1 | 81 | [[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
6.1 | 82 | |
| |
119.1 | 83 | == Depuis le tableau de bord == |
| |
6.1 | 84 | |
| |
119.1 | 85 | Cliquez sur l'icône de **création** |
| |
6.1 | 86 | |
| 87 | [[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 88 | |||
| |
119.1 | 89 | == Depuis une notice de bien == |
| |
6.1 | 90 | |
| |
119.1 | 91 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures** |
| |
13.1 | 92 | |
| |
119.1 | 93 | Cliquez sur l'icône de **création** |
| |
6.1 | 94 | |
| |
9.1 | 95 | [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
6.1 | 96 | |
| |
142.1 | 97 | = Sélectionner la grille de saisie adéquate = |
| |
6.1 | 98 | |
| |
119.1 | 99 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** ** |
| |
37.1 | 100 | |
| |
142.2 | 101 | **La grille détermine la structure et les champs affichés.** |
| |
6.1 | 102 | |
| |
144.1 | 103 | Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi : |
| |
6.1 | 104 | |
| |
145.1 | 105 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale** |
| 106 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Commission**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.). | ||
| 107 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Déménagement**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements. | ||
| 108 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Dépôt de plainte**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens. | ||
| 109 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts. | ||
| 110 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mise en dépôt (ou régularisation)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant. | ||
| 111 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Chantier de collections**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.). | ||
| 112 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Marquage**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire. | ||
| 113 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Mise à disposition sur place**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…). | ||
| 114 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Photographie**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques. | ||
| 115 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Temporaire**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique. | ||
| 116 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Prêt (autres que pour une exposition)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition. | ||
| 117 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe. | ||
| 118 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Tous les champs**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs) | ||
| 119 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Traitement de conservation et analyse**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique. | ||
| |
6.1 | 120 | |
| |
10.1 | 121 | (% class="box infomessage" %) |
| 122 | ((( | ||
| |
147.1 | 123 | (% class="wikigeneratedid" id="HAdapterlesgrillesauxbesoinsdel2019E9tablissement" %) |
| 124 | **Adapter les grilles aux besoins de l’établissement** | ||
| |
10.1 | 125 | |
| |
142.2 | 126 | L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales : |
| |
10.1 | 127 | |
| |
119.1 | 128 | * **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers |
| |
142.2 | 129 | * **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données |
| |
119.1 | 130 | * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…) |
| 131 | * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur) | ||
| |
10.1 | 132 | |
| |
119.1 | 133 | Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies. |
| |
11.1 | 134 | ))) |
| |
10.1 | 135 | |
| |
119.1 | 136 | = Renseigner et enregistrer la notice = |
| |
6.1 | 137 | |
| |
119.1 | 138 | Une fois la grille de saisie ouverte, |
| |
33.1 | 139 | |
| |
119.1 | 140 | 1. **Remplir les champs** de la grille |
| 141 | 1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**. | ||
| 142 | 1. **Enregistrer la notice. ** | ||
| |
34.1 | 143 | |
| |
138.1 | 144 | (% class="box infomessage" %) |
| 145 | ((( | ||
| 146 | **Astuce** | ||
| |
142.2 | 147 | Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement. |
| |
138.1 | 148 | ))) |
| 149 | |||
| |
113.1 | 150 | [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 151 | |||
| |
119.1 | 152 | == Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? == |
| |
113.1 | 153 | |
| |
144.1 | 154 | Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : |
| |
39.1 | 155 | |
| |
144.1 | 156 | * le **type**, |
| 157 | * le **sous-type** | ||
| 158 | * et la **catégorie**. | ||
| 159 | |||
| 160 | Ces champs influencent l’affichage des formulaires, les règles de gestion, le déroulement du workflow et facilitent les statistiques. | ||
| 161 | |||
| |
145.1 | 162 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples** |
| 163 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Type d’évènement **(obligatoire et liste fermée)|(% style="border-color:#cbcbea" %)Défini dès la création de l’évènement.|(% style="border-color:#cbcbea" %)((( | ||
| |
144.1 | 164 | * Détermine la nature de l’opération. |
| |
119.1 | 165 | * Conditionne les champs affichés. |
| 166 | * Déclenche les règles métiers. | ||
| 167 | * Détermine le workflow. | ||
| |
145.1 | 168 | )))|(% style="border-color:#cbcbea" %)((( |
| |
119.1 | 169 | * Exposition |
| 170 | * Exposition itinérante | ||
| 171 | * Prêt hors exposition | ||
| |
144.1 | 172 | * Activités |
| 173 | * Ventes | ||
| |
119.1 | 174 | * Dépôt |
| 175 | * Déménagement | ||
| 176 | * Traitement de conservation et analyse | ||
| |
144.1 | 177 | * Dépôt de plainte |
| 178 | * Mvt int temporaire | ||
| 179 | * Mvt int marquage | ||
| 180 | * Mvt int photographie | ||
| 181 | * Mvt int chantier collection | ||
| 182 | * Mvt int autre | ||
| 183 | * Commission de prêt/dépôt | ||
| 184 | * Commission d'acquisition | ||
| 185 | * Commission de restauration | ||
| 186 | * Commission de contrôle | ||
| 187 | * Sous-commission : demande de dépôt | ||
| 188 | * Sous-commission : transfert d'affectation | ||
| 189 | * Sous-commission : déclassement | ||
| |
38.1 | 190 | ))) |
| |
145.1 | 191 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Sous-type d’évènement **(liste fermée)|(% style="border-color:#cbcbea" %)Précision supplémentaire lié au type.|(% style="border-color:#cbcbea" %)((( |
| |
144.1 | 192 | * Affine la description du type choisi (Prêt ; temporaire au musée) |
| |
145.1 | 193 | )))|(% style="border-color:#cbcbea" %)((( |
| |
119.1 | 194 | Pour une exposition : |
| |
38.1 | 195 | |
| |
119.1 | 196 | * Interne temporaire au musée. |
| 197 | * Prêt à une autre institution. | ||
| |
39.1 | 198 | ))) |
| |
145.1 | 199 | |(% style="border-color:#cbcbea" %)**Catégorie**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Classification complémentaire.|(% style="border-color:#cbcbea" %)((( |
| |
119.1 | 200 | * Distingue les variantes ou étapes d’un type. |
| |
145.1 | 201 | )))|(% style="border-color:#cbcbea" %)((( |
| |
144.1 | 202 | * Activités : concert, colloque, conférence.... |
| |
119.1 | 203 | * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance. |
| |
39.1 | 204 | ))) |
| 205 | |||
| |
118.1 | 206 | [[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
114.1 | 207 | |
| |
113.1 | 208 | = Afficher ou masquer la description de l'évènement = |
| |
89.1 | 209 | |
| |
147.1 | 210 | Une fois la notice enregistrée, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description, les informations pour l'export GAM, l'état d'avancement. |
| |
83.1 | 211 | |
| |
113.1 | 212 | [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
89.1 | 213 | |
| |
5.1 | 214 | |
| 215 | ))) | ||
| 216 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 217 | (% class="box" %) | ||
| 218 | ((( | ||
| 219 | **Sommaire** | ||
| |
13.1 | 220 | |
| |
94.1 | 221 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} |
| |
5.1 | 222 | ))) |
| 223 | |||
| 224 | (% class="box" %) | ||
| 225 | ((( | ||
| 226 | **Aller plus loin** | ||
| |
6.1 | 227 | |
| |
135.1 | 228 | * [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]] |
| |
146.1 | 229 | * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]] |
| 230 | * [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 231 | |||
| |
138.1 | 232 | * [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]] |
| |
135.1 | 233 | * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]] |
| |
12.1 | 234 | * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]] |
| |
5.1 | 235 | ))) |
| 236 | |||
| 237 | (% class="box" %) | ||
| 238 | ((( | ||
| 239 | **Icônes principales ** | ||
| |
79.1 | 240 | |
| |
104.1 | 241 | * [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement |
| |
79.1 | 242 | |
| |
103.1 | 243 | |
| |
104.1 | 244 | * [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord |
| |
103.1 | 245 | |
| 246 | |||
| |
109.1 | 247 | * [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien |
| |
103.1 | 248 | |
| 249 | |||
| |
5.1 | 250 | ))) |
| 251 | |||
| 252 | ((( | ||
| 253 | |||
| 254 | ))) | ||
| 255 | ))) |