Les constats d’état permettent de documenter l’état de conservation d’un bien à un moment donné de sa vie dans les collections. Ils contribuent à garantir la traçabilité, à sécuriser les mouvements (prêt, exposition, transport…), et à justifier les interventions de conservation.
Dans Flora, il est possible de gérer à la fois :
le constat d’état initial, saisi directement dans la notice du bien,
et les constats complémentaires, ajoutés ultérieurement selon l’évolution de l’objet ou les événements le concernant.
A quoi servent les constats d'état dans Flora ?
Les constats d’état jouent un rôle central dans la régie des collections. Ils interviennent à toutes les étapes clés : entrée dans les collections, exposition, prêt, stockage longue durée, ou encore restauration. En apportant une vision datée et qualifiée de l’état d’un bien, ils facilitent les arbitrages, assurent une meilleure prévention, et protègent juridiquement l’établissement.
Ils répondent à plusieurs objectifs essentiels :
Conformité réglementaire Le constat initial est requis pour tout bien inscrit dans un registre réglementaire, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
Traçabilité conservatoire Ils garantissent le suivi dans le temps de l’état physique des objets, en conservant une trace datée des altérations, restaurations ou stabilisations.
Encadrement des mouvements Réalisés avant ou après toute manipulation importante (prêt, exposition, restauration, transport…), les constats sécurisent les échanges et permettent d’identifier toute modification d’état.
Aide à la décision Ils fournissent des éléments tangibles pour orienter les décisions de traitement, de retrait temporaire, de relocalisation ou d’intervention conservatoire.
Exemples d'usages : Réaliser un constat pour une sculpture en pierre récemment acquise afin de consigner l’état d’érosion ou de fissuration observé à l’arrivée. Constater l’état d’une tapisserie fragile, noter un décollement existant en bordure. Comparer l’état du cadre d’un tableau à l’aller et au retour d'un prêt, et détecter une cassure nouvellement apparue. Vérifier qu’aucun pigment n’a été altéré sur une céramique nettoyée, ou qu’une surface métallique n’a pas été abrasée. Décrire précisément l’état d’un objet composite (bois et métal) avant qu’un restaurateur externe n’intervienne, pour conserver une trace de l’état avant restauration. Saisir un constat précisant les zones réintégrées, consolidées ou modifiées, en complément du rapport du restaurateur. Constater l’apparition d’un début d’infestation ou de moisissures sur un textile et alerter le service conservation. Documenter l’état général d’un ensemble de biens à manipuler ou déplacer temporairement. Dans le cadre du récolement décennal, joindre un constat pour signaler une instabilité ou une fragilité avant la manipulation.
Comment créer un constat d'état ?
Bonnes pratiques :
Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs
Une fois le constat d'état initial renseigné, ne le modifiez plus. Toute évolution doit être ajoutée sous forme de constat d'état complémentaire, qui sera automatiquement historisé. Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la notice de bien, les mouvements ou la notice de récolement.
Saisir un constat d'état initial
Depuis la grille de saisie des biens, renseignez les champs du groupe État de conservation-Conditions.
Une fois tous les éléments complétés, enregistrez la notice pour valider la saisie.
Grille de saisie des biens → saisie d'un constat d'état initial et enregistrement.
Résultat sur la notice du bien → constat d'état initial.
Ajouter un constat d'état complémentaire
Les constats complémentaires peuvent être saisis :
depuis la notice du bien, pour une mise à jour indépendante d’un mouvement ;
depuis un bien rattaché à un mouvement, via le module de Régie ;
depuis une notice de récolement, lorsque vous souhaitez compléter le constat sommaire par une évaluation plus précise de l’état du bien observé lors de la vérification.
Depuis l’application Horus Condition Report, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien grâce au numéro d’inventaire.
Critère
Grille “Constat d’état”
depuis la notice du bien
Grille “Constat d’état”
depuis un bien lié à un mouvement
Grille “Constat d’état”
depuis une notice de récolement
Accès
Depuis la notice du bien
Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
Depuis la notice de récolement liée au bien
Motif du constat
Constat d'état
Constat d'état (régie)
Récolement
Contexte d’usage
Évolution d’état
Prêt
Exposition
Traitement
Transport
Récolement physique avec constat détaillé
Association à un mouvement
Facultative
Obligatoire et automatique
Facultative
Affichage dans la notice du bien
Oui
Oui
Oui
Champs principaux
Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
Bien, récolement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
Depuis une notice de bien
Ouvrez la notice du bien concerné.
Cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire dans la barre d’outils
Renseignez les champs de la grille de saisie : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
Enregistrez la notice.
Le constat est automatiquement historisé dans la notice du bien.
Notice de bien → bouton saisir un constat d'état complémentaire.
Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement.
Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour au bien.
Résultat sur la notice du bien → dernier constat d'état historicisé.
Depuis un bien lié au mouvement
Rendez-vous dans le mouvement concerné.
Repérez le bien lié au mouvement pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour un constat d'état, puis cliquez sur la loupe pour accéder à sa notice.
Dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire.
Dans la grille de saisie, complétez les champs requis : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
Cliquez sur Enregistrer pour valider la création du constat d'état.
Le constat est désormais enregistré et historisé, à la fois dans la notice du bien et dans le mouvement auquel il est rattaché.
Les constats d'états complémentaires peuvent également être gérés via l'application Horus Condition Report.
L'application permet d'exporter les données depuis Flora vers Horus, d'effectuer les constats et de les réimporter en effectuant un glisser déposer via l'espace de travail Gérer.
Les numéros d'inventaire étant présents dans les constats Horus, le lien vers le biens et le remplissage de la notice constat d'état Flora se feront automatiquement.
Les champs à jauge et la section emballage dans Horus ne seront pas repris dans les champs Flora, en revanche ils seront présents dans le document PDF ajouté au constat d'état.
Dans le menu Gestion matérielle, le sous-menu Constats d'états offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report).
Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table.
