Créer et gérer les constats d'état

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(% class="mark small" %)** Version 3.5 et ultérieures**

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Les constats d’état permettent de documenter l’état de conservation d’un bien à un moment donné de sa vie dans les collections. Ils contribuent à garantir la traçabilité, à sécuriser les mouvements (prêt, exposition, transport…), et à justifier les interventions de conservation.

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Dans Flora, il est possible de gérer à la fois :

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* le **constat d’état initial**, saisi directement dans la notice du bien,

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* et les **constats complémentaires**, ajoutés ultérieurement selon l’évolution de l’objet ou les événements le concernant.

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= A quoi servent les constats d'état dans Flora ? =

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Les constats d’état jouent un rôle central dans la régie des collections. Ils interviennent à toutes les étapes clés : entrée dans les collections, exposition, prêt, stockage longue durée, ou encore restauration. En apportant une vision datée et qualifiée de l’état d’un bien, ils facilitent les arbitrages, assurent une meilleure prévention, et protègent juridiquement l’établissement.

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Ils répondent à plusieurs objectifs essentiels :

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* **Conformité réglementaire**

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Le constat initial est requis pour tout bien inscrit dans un registre réglementaire, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.

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* **Traçabilité conservatoire**

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Ils garantissent le suivi dans le temps de l’état physique des objets, en conservant une trace datée des altérations, restaurations ou stabilisations.

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* **Encadrement des mouvements**

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Réalisés avant ou après toute manipulation importante (prêt, exposition, restauration, transport…), les constats sécurisent les échanges et permettent d’identifier toute modification d’état.

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* **Aide à la décision**

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Ils fournissent des éléments tangibles pour orienter les décisions de traitement, de retrait temporaire, de relocalisation ou d’intervention conservatoire.

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>(% class="small" %)Exemples d'usages :

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>(% class="small" %)Réaliser un constat pour une sculpture en pierre récemment acquise afin de consigner l’état d’érosion ou de fissuration observé à l’arrivée.

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>(% class="small" %)Constater l’état d’une tapisserie fragile, noter un décollement existant en bordure.

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>(% class="small" %)Comparer l’état du cadre d’un tableau à l’aller et au retour d'un prêt, et détecter une cassure nouvellement apparue.

34

>(% class="small" %)Vérifier qu’aucun pigment n’a été altéré sur une céramique nettoyée, ou qu’une surface métallique n’a pas été abrasée.

35

>(% class="small" %)Décrire précisément l’état d’un objet composite (bois et métal) avant qu’un restaurateur externe n’intervienne, pour conserver une trace de l’état avant restauration.

36

>(% class="small" %)Saisir un constat précisant les zones réintégrées, consolidées ou modifiées, en complément du rapport du restaurateur.

37

>(% class="small" %)Constater l’apparition d’un début d’infestation ou de moisissures sur un textile et alerter le service conservation.

38

>(% class="small" %)Documenter l’état général d’un ensemble de biens à manipuler ou déplacer temporairement.

39

>(% class="small" %)Dans le cadre du récolement décennal, joindre un constat pour signaler une instabilité ou une fragilité avant la manipulation.

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= Comment créer un constat d'état ? =

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Bonnes pratiques :

* **Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs

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* Une fois le constat d'état initial renseigné, **ne le modifiez plus**. Toute évolution doit être ajoutée sous forme de** constat d'état complémentaire**, qui sera automatiquement **historisé**.

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Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien, **les** mouvements **ou la **notice de récolement**.

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== Saisir un constat d'état initial ==

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1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **État de conservation-Conditions**.

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1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.

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[[Grille de saisie des biens → saisie d'un constat d'état initial et enregistrement.>>image:1754047520316-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat sur la notice du bien → constat d'état initial.>>image:1754047607450-621.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Ajouter un constat d'état complémentaire ==

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Les constats complémentaires peuvent être saisis :

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* **depuis la notice du bien**, pour une mise à jour indépendante d’un mouvement ;

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* **depuis un bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie** ;

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* **depuis une notice de récolement**, lorsque vous souhaitez compléter le constat sommaire par une évaluation plus précise de l’état du bien observé lors de la vérification.

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* **Depuis l’application Horus Condition Report**, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien grâce au numéro d’inventaire.

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|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Critère**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((

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