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Créer et gérer les constats d'état

Version 28.1 par Doriane Bautista le 2025/08/01 13:17

 Version 3.5 et ultérieures

Les constats d’état permettent de documenter l’état de conservation d’un bien à un moment donné de sa vie dans les collections. Ils contribuent à garantir la traçabilité, à sécuriser les mouvements (prêt, exposition, transport…), et à justifier les interventions de conservation.

Dans Flora, il est possible de gérer à la fois :

  • le constat d’état initial, saisi directement dans la notice du bien,
  • et les constats complémentaires, ajoutés ultérieurement selon l’évolution de l’objet ou les événements le concernant.

A quoi servent les constats d'état dans Flora ?

Les constats d’état jouent un rôle central dans la régie des collections. Ils interviennent à toutes les étapes clés : entrée dans les collections, exposition, prêt, stockage longue durée, ou encore restauration. En apportant une vision datée et qualifiée de l’état d’un bien, ils facilitent les arbitrages, assurent une meilleure prévention, et protègent juridiquement l’établissement.

Ils répondent à plusieurs objectifs essentiels :

  • Conformité réglementaire
    Le constat initial est requis pour tout bien inscrit dans un registre réglementaire, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
  • Traçabilité conservatoire
    Ils garantissent le suivi dans le temps de l’état physique des objets, en conservant une trace datée des altérations, restaurations ou stabilisations.
  • Encadrement des mouvements
    Réalisés avant ou après toute manipulation importante (prêt, exposition, restauration, transport…), les constats sécurisent les échanges et permettent d’identifier toute modification d’état.
  • Aide à la décision
    Ils fournissent des éléments tangibles pour orienter les décisions de traitement, de retrait temporaire, de relocalisation ou d’intervention conservatoire.

Exemples d'usages : 
Réaliser un constat pour une sculpture en pierre récemment acquise afin de consigner l’état d’érosion ou de fissuration observé à l’arrivée.
Constater l’état d’une tapisserie fragile, noter un décollement existant en bordure.
Comparer l’état du cadre d’un tableau à l’aller et au retour d'un prêt, et détecter une cassure nouvellement apparue.
Vérifier qu’aucun pigment n’a été altéré sur une céramique nettoyée, ou qu’une surface métallique n’a pas été abrasée.
Décrire précisément l’état d’un objet composite (bois et métal) avant qu’un restaurateur externe n’intervienne, pour conserver une trace de l’état avant restauration.
Saisir un constat précisant les zones réintégrées, consolidées ou modifiées, en complément du rapport du restaurateur.
Constater l’apparition d’un début d’infestation ou de moisissures sur un textile et alerter le service conservation.
Documenter l’état général d’un ensemble de biens à manipuler ou déplacer temporairement.
Dans le cadre du récolement décennal, joindre un constat pour signaler une instabilité ou une fragilité avant la manipulation.

 

Conformément à l'arrêté du 25 mai 2004, le constat d'état initial (premier constat d'état réalisé) est à renseigner dans la grille de saisie des biens (regroupement de champs régie). 

Dans la grille de saisie des biens, le champ état de conservation initial permet de saisir le premier constat réalisé sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.

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Le constat d'état initial peut évoluer au fil du temps. Dans ce cas, créer des constats d'états supplémentaires, qui viendront s'ajouter à la notice du bien. 

Si l'état de conservation du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :

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La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir (ou rattacher en pdf) un nouveau constat d'état, qui sera automatiquement lié à la notice du bien.

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Pour ne pas surcharger l'affichage des constats d'état sur la notice du bien, ce dernier est optimisé :

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Les constats d'états complémentaires peuvent également être gérés via l'application Horus Condition Report. 

L'application permet d'exporter les données depuis Flora vers Horus, d'effectuer les constats et de les réimporter en effectuant un glisser déposer via l'espace de travail Gérer. 

Pour en savoir plus, cliquer ici. 

Les numéros d'inventaire étant présents dans les constats Horus, le lien vers le biens et le remplissage de la notice constat d'état Flora se feront automatiquement.

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Les champs à jauge et la section emballage dans Horus ne seront pas repris dans les champs Flora, en revanche ils seront présents dans le document PDF ajouté au constat d'état.

Dans le menu Gestion matérielle, le sous-menu Constats d'états offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report). 

Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table.

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