Documenter et suivre l’état de conservation

Ils interviennent à toutes les étapes clés : entrée dans les collections, exposition, prêt, stockage longue durée, ou encore restauration. En apportant une vision datée et qualifiée de l’état d’un bien, ils facilitent les arbitrages, assurent une meilleure prévention, et protègent juridiquement l’établissement.

21

22

Ils répondent à plusieurs objectifs essentiels :

23

24

* **Conformité réglementaire : **Le constat initial est requis pour tout bien inscrit dans un registre réglementaire, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.

25

* **Traçabilité conservatoire : **Ils garantissent le suivi dans le temps de l’état physique des objets, en conservant une trace datée des altérations, restaurations ou stabilisations.

26

* **Encadrement des mouvements : **Réalisés avant ou après toute manipulation importante (prêt, exposition, restauration, transport…), les constats sécurisent les échanges et permettent d’identifier toute modification d’état.

27

* **Aide à la décision : **Ils fournissent des éléments tangibles pour orienter les décisions de traitement, de retrait temporaire, de relocalisation ou d’intervention conservatoire.

28

29

>(% class="small" %)Exemples d'usages :

30

>(% class="small" %)Réaliser un constat pour une sculpture en pierre récemment acquise afin de consigner l’état d’érosion ou de fissuration observé à l’arrivée.

31

>(% class="small" %)Constater l’état d’une tapisserie fragile, noter un décollement existant en bordure.

32

>(% class="small" %)Comparer l’état du cadre d’un tableau à l’aller et au retour d'un prêt, et détecter une cassure nouvellement apparue.

33

>(% class="small" %)Vérifier qu’aucun pigment n’a été altéré sur une céramique nettoyée, ou qu’une surface métallique n’a pas été abrasée.

34

>(% class="small" %)Décrire précisément l’état d’un objet composite (bois et métal) avant qu’un restaurateur externe n’intervienne, pour conserver une trace de l’état avant restauration.

35

>(% class="small" %)Saisir un constat précisant les zones réintégrées, consolidées ou modifiées, en complément du rapport du restaurateur.

36

>(% class="small" %)Constater l’apparition d’un début d’infestation ou de moisissures sur un textile et alerter le service conservation.

37

>(% class="small" %)Documenter l’état général d’un ensemble de biens à manipuler ou déplacer temporairement.

38

>(% class="small" %)Dans le cadre du récolement décennal, joindre un constat pour signaler une instabilité ou une fragilité avant la manipulation.

39

40

= Créer un constat d’état initial? =

41

42

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Renseigner le constat initial **dans la grille du bien**, groupe //État de conservation – Conditions//.

47

* **Ne pas modifier** le constat initial : toute évolution doit être saisie via un constat complémentaire, automatiquement historisé.

48

* Utiliser les raccourcis de saisie depuis la notice du bien, un mouvement ou la notice de récolement.

49

)))

50

51

== Saisir un constat d'état initial ==

52

53

1. Ouvrir la notice du bien.

54

1. Compléter les champs du groupe //État de conservation – Conditions//.

55

1. Enregistrer la notice pour valider la saisie.

56

57

[[Grille de saisie des biens → saisie d'un constat d'état initial et enregistrement.>>image:1754047520316-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

58

59

60

[[Résultat sur la notice du bien → affichage du constat d'état initial.>>image:1754047607450-621.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

61

62

63

== Ajouter un constat d'état complémentaire ==

64

65

Un constat complémentaire peut être créé :

66

67

* **depuis la notice du bien** (mise à jour indépendante d’un mouvement) ;

68

* **depuis un bien lié à un mouvement** (module Régie) ;

69

* **depuis l’application Horus Condition Report** (saisie terrain avec réimport dans Flora).

70

71

Selon le contexte, il est recommandé d’utiliser l’une ou l’autre des grilles de constat. Le tableau ci-dessous synthétise leurs usages respectifs :

72

73

|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234); width: 329px;" %)**Critère**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 378px;" %)(((

74

(% style="text-align: center;" %)

75

**Grille "Constat standard"**

76

)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 407px;" %)(((

77

(% style="text-align: center;" %)

78

**Grille "Constat régie"**

79

)))

80

|(% style="width:329px" %)**Accès**|(% style="width:378px" %)Depuis la notice du bien|(% style="width:407px" %)Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie

81

|(% style="width:329px" %)**Motif du constat**|(% style="width:378px" %)Constat d'état|(% style="width:407px" %)Constat d'état (régie)

82

|(% style="width:329px" %)**Contexte d’usage**|(% style="width:378px" %)(((

83

Évolution d’état

84

)))|(% style="width:407px" %)(((

Prêt

Exposition

Traitement

Transport

)))

|(% style="width:329px" %)**Association à un mouvement**|(% style="width:378px" %)Facultative|(% style="width:407px" %)Obligatoire et automatique

94

|(% style="width:329px" %)**Utilisation de Horus Condition Report**|(% style="width:378px" %)Oui|(% style="width:407px" %)Oui

95

|(% style="width:329px" %)**Affichage dans la notice du bien**|(% style="width:378px" %)Oui |(% style="width:407px" %)Oui

96

|(% style="width:329px" %)**Champs principaux**|(% style="width:378px" %)Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|(% style="width:407px" %)Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.

97

98

=== Depuis une notice de bien ===

99

100

1. Visualiser la notice du bien concerné

101

1. **Cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire** dans la barre d’outils

102

1. Renseigner : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux, détails, observations.

103

1. Enregistrer.

104

105

Le constat est automatiquement historisé dans la notice du bien.

106

107

[[Notice de bien → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754049113081-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

108

109

110

[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1754049499887-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

111

112

113

[[Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour à la notice du bien.>>image:1754049246297-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

114

115

116

[[Résultat sur la notice du bien → affichage du constat d'état complémentaire.>>image:1754054495115-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

117

118

119

=== Depuis un bien lié au mouvement ===

120

121

1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**.

122

1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour un constat d'état, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.

123

1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir un constat d'état complémentaire**.

124

1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...

125

1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création du constat d'état.

126

127

Le constat est désormais **enregistré et historisé**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.

128

129

[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754056679600-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

130

131

132

[[Bien lié au mouvement → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754056538289-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

133

134

135

[[Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.>>image:1754056483643-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

136

137

138

[[Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1754056413501-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

139

140

141

[[Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la notice du bien (constat de régie).>>image:1754050712120-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

142

143

144

=== Depuis l'application Horus Condition Report ===

145

146

L’application **Horus Condition Report** permet d'effectuer des constats d’état sur le terrain **en mode déconnecté**. Elle est idéale pour les constats effectués **en réserve, en exposition, en transit ou lors d’opérations de manipulation**.

147

148

Elle peut être utilisée pour :

149

150

* **mettre à jour l’état de conservation d’un bien**, de manière indépendante ;

151

* **documenter un mouvement** en liant automatiquement le constat au bien concerné.

152

153

(% class="box warningmessage" %)

154

(((

155

Horus Condition Report est un outil tiers, compatible avec Flora grâce à un partenariat d’interopérabilité. Il n’est pas développé par Flora Software et nécessite une licence spécifique pour être utilisé.

)))

)))

= Consulter et suivre les constats d'état complémentaires =

160

161

== Navigation après la création d'un constat (mouvement) ==

162

163

Après avoir enregistré un **constat d’état complémentaire** depuis un bien rattaché à un mouvement, vous pouvez revenir aux notices précédentes à l’aide des **icônes loupe** situées en haut de chaque notice.

164

165

(% class="box successmessage" %)

166

(((

167

Bonnes pratiques de navigation :

168

169

* Cliquez sur la **loupe dans la notice de constat** pour revenir à la **notice du bien lié au mouvement**.

170

* Cliquez à nouveau sur la loupe pour revenir à la **notice du mouvement principal**.

171

)))

172

173

[[Notice constat d'état → Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754055589683-169.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

174

175

176

[[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1754055634158-370.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

177

178

179

[[Résultat → affichage de la notice du mouvement.>>image:1754055660109-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

180

181

182

== Accéder à l’historique dans la notice d'un bien ==

183

184

Lorsque plusieurs constats d’état complémentaires sont associés à un même bien, un champ **Historique des constats d’état** s’affiche automatiquement dans la notice du bien.

Ce champ permet :

* de connaître le **nombre total** de constats enregistrés,

189

* d’**accéder rapidement à l’ensemble des constats** liés au bien,

190

* de visualiser pour chaque constat les **informations essentielles** : date, type de constat, état de conservation.

191

192

[[Notice de bien → historique des constats complémentaires.>>image:1754054742302-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

193

194

195

== Retrouver tous les constats ==

196

197

Tous les constats d’état complémentaires saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.

202

1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Constats d’état**.

203

1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

204

205

[[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Constats d'état.**>>image:1754054877661-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

206

207

208

= Cas particulier : Comment documenter l’état des biens lors du récolement ? =

209

210

Dans Flora, deux types de constats peuvent être associés au récolement. Ils diffèrent par leur objectif et leur niveau de structuration. Le tableau ci-dessous en présente les principales caractéristiques.

211

212

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %) |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Constat de récolement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Constat d’état complémentaire**

213

|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Mode de création**|Automatique (saisie champ **état sommaire**)|Manuel (création via le champ **Constat lié**)

214

|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**|Liste des altérations + date du récolement|Grille complète (état, intégrité, date, observations, rédacteur, etc.)

215

|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Affichage dans la notice du bien**|Oui (en résumé)|Oui (comme tout constat complémentaire)

216

|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Lien affiché**|Vers la **notice de récolement**|Vers la **notice de constat**

217

|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Utilité principale**|Constat rapide|Documentation plus précise en cas d’anomalie ou d’évolution constatée

218

219

== Le constat de récolement automatique ==

220

221

Lors d’un récolement, un champ **État sommaire** est généralement renseigné dans la notice de récolement.

222

Une fois la notice enregistrée, ce champ déclenche automatiquement l’apparition d’un **constat de récolement** dans la notice du bien concerné.

223

224

Ce constat est **non structuré** : il reprend simplement :

225

226

* le **contenu du champ État sommaire**,

227

* la **date du récolement**,

228

* un **lien vers la notice de récolement**.

**Procédure : **

1. Passez en **modification** sur la notice de récolement.

233

1. **Renseignez le champ État sommaire** ainsi que les autres champs nécessaires.

234

1. Cliquez sur **Enregistrer**.

235

236

Le constat de récolement s’affiche automatiquement dans la **notice du bien**, sous forme de résumé informatif.

237

238

[[Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement. >>image:1754056000703-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

239

240

241

[[Grille de saisie récolement → saisie des données, lien vers le bien et enregistrement.>>image:1754293269089-314.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

242

243

244

[[Notice de récolement → affichage de l'état sommaire du bien.>>image:1754293277027-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

245

246

247

[[Notice de bien → affichage du constat de récolement.>>image:1754293283067-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

248

249

250

== Ajouter un constat complémentaire depuis une notice de récolement ==

251

252

Si l’état observé nécessite une documentation plus détaillée (altération inhabituelle, dommage visible, évolution à surveiller…), il est possible d’**ajouter un constat d’état complémentaire** directement depuis la notice de récolement.

253

254

Ce constat est enregistré comme une **notice distincte** et permet d’historiser une observation complète, datée, et rattachée à la notice du bien.

255

256

(% class="box successmessage" %)

257

(((

258

**Bonnes pratiques** :

259

260

* Pour que le constat complémentaire soit également visible dans la notice du bien, il est indispensable de **renseigner le champ Bien lié** dans la notice de constat au moment de sa création.

)))

**Procédure : **

1. Passez en **modification **sur la notice de récolement.

266

1. Cliquez sur **le bouton +** à droite du champ **Constat lié**.

267

1. Remplissez les champs de la grille de constat d’état (y compris le champ **Bien lié** si nécessaire).

268

1. Enregistrez la notice de constat.

269

1. Puis, **enregistrez la notice de récolement** pour que le lien avec le constat apparaisse.

270

271

Le constat complémentaire ainsi créé est visible dans la **notice de récolement**, et, si le bien est correctement renseigné, également dans la **notice du bien**.

272

273

[[Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement. >>image:1754056000703-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

274

275

276

[[Grille de saisie récolement → création d'un constat d'état complémentaire. >>image:1754055037920-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

277

278

279

[[Constat d'état complémentaire → saisie des données, lien vers le bien et enregistrement.>>image:1754291301711-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

280

281

282

[[Retour sur la grille de saisie du récolement → constat d'état complémentaire créé.>>image:1754291058287-796.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

283

284

285

[[Notice de récolement → affichage du constat lié.>>image:1754290999581-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

286

287

288

[[Notice de bien → affichage du constat de récolement et du constat complémentaire.>>image:1754291204590-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

289

290

291

(% class="wikigeneratedid" id="HCasparticulier:A0ajouterunconstatd2019E9tatdepuisunenoticederE9colement-1" %)

292

293

)))|(% style="width:300px" %)(((

294

(% class="box" %)

295

(((

296