Créer et gérer les constats d'état

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(% class="mark small" %)** Version 3.5 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

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Les constats d’état permettent de documenter l’état de conservation d’un bien à un moment donné de sa vie dans les collections. Ils contribuent à garantir sa traçabilité, à sécuriser les mouvements, et à justifier les interventions de conservation.

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Dans Flora, il est possible de gérer à la fois :

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* le **constat d’état initial**, saisi directement dans la notice du bien,

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* et les **constats complémentaires**, ajoutés ultérieurement selon l’évolution de l’objet ou les événements le concernant.

)))

(((

= À quoi servent les constats d'état dans Flora ? =

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Les constats d’état jouent un rôle central dans la régie des collections. Ils interviennent à toutes les étapes clés : entrée dans les collections, exposition, prêt, stockage longue durée, ou encore restauration. En apportant une vision datée et qualifiée de l’état d’un bien, ils facilitent les arbitrages, assurent une meilleure prévention, et protègent juridiquement l’établissement.

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Ils répondent à plusieurs objectifs essentiels :

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* **Conformité réglementaire**

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Le constat initial est requis pour tout bien inscrit dans un registre réglementaire, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.

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* **Traçabilité conservatoire**

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Ils garantissent le suivi dans le temps de l’état physique des objets, en conservant une trace datée des altérations, restaurations ou stabilisations.

25

* **Encadrement des mouvements**

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Réalisés avant ou après toute manipulation importante (prêt, exposition, restauration, transport…), les constats sécurisent les échanges et permettent d’identifier toute modification d’état.

27

* **Aide à la décision**

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Ils fournissent des éléments tangibles pour orienter les décisions de traitement, de retrait temporaire, de relocalisation ou d’intervention conservatoire.

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>(% class="small" %)Exemples d'usages :

31

>(% class="small" %)Réaliser un constat pour une sculpture en pierre récemment acquise afin de consigner l’état d’érosion ou de fissuration observé à l’arrivée.

32

>(% class="small" %)Constater l’état d’une tapisserie fragile, noter un décollement existant en bordure.

33

>(% class="small" %)Comparer l’état du cadre d’un tableau à l’aller et au retour d'un prêt, et détecter une cassure nouvellement apparue.

34

>(% class="small" %)Vérifier qu’aucun pigment n’a été altéré sur une céramique nettoyée, ou qu’une surface métallique n’a pas été abrasée.

35

>(% class="small" %)Décrire précisément l’état d’un objet composite (bois et métal) avant qu’un restaurateur externe n’intervienne, pour conserver une trace de l’état avant restauration.

36

>(% class="small" %)Saisir un constat précisant les zones réintégrées, consolidées ou modifiées, en complément du rapport du restaurateur.

37

>(% class="small" %)Constater l’apparition d’un début d’infestation ou de moisissures sur un textile et alerter le service conservation.

38

>(% class="small" %)Documenter l’état général d’un ensemble de biens à manipuler ou déplacer temporairement.

39

>(% class="small" %)Dans le cadre du récolement décennal, joindre un constat pour signaler une instabilité ou une fragilité avant la manipulation.

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41

= Comment créer un constat d'état ? =

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(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* **Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs** État de conservation-Conditions. **

48

* Une fois le constat d'état initial renseigné, **ne le modifiez plus**. Toute évolution doit être ajoutée sous forme de** constat d'état complémentaire**, qui sera automatiquement **historisé**.

49

Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien, **les** mouvements **ou la **notice de récolement**.

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)))

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52

== Saisir un constat d'état initial ==

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1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **État de conservation-Conditions**.

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1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.

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57

[[Grille de saisie des biens → saisie d'un constat d'état initial et enregistrement.>>image:1754047520316-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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60

[[Résultat sur la notice du bien → affichage du constat d'état initial.>>image:1754047607450-621.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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63

== Ajouter un constat d'état complémentaire ==

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Les constats complémentaires peuvent être saisis :

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67

* **depuis la notice du bien**, pour une mise à jour indépendante d’un mouvement ;

68

* **depuis un bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie** ;

69

* **depuis l’application Horus Condition Report**, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien.

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71

Selon le contexte, il est recommandé d’utiliser l’une ou l’autre des grilles de constat. Le tableau ci-dessous synthétise leurs usages respectifs :

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|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Critère**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((

74

(% style="text-align: center;" %)

75

**Grille "Constat standard"**

76

)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((

77

(% style="text-align: center;" %)

78

**Grille "Constat régie"**

79

)))

80

|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie

81

|**Motif du constat**|Constat d'état|Constat d'état (régie)

82

|**Contexte d’usage**|(((

* Évolution d’état

)))|(((

* Prêt

* Exposition

* Traitement

* Transport

)))

|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique

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|**Utilisation de Horus Condition Report**|Oui|Oui

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|**Affichage dans la notice du bien**|Oui |Oui

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|**Champs principaux**|Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.

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=== Depuis une notice de bien ===

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1. **Ouvrez la notice du bien concerné**.

98

1. **Cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire** dans la barre d’outils

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1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...

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1. Enregistrez la notice.

101

102

Le constat est automatiquement historisé dans la notice du bien.

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104

[[Notice de bien → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754049113081-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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107

[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1754049499887-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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110

[[Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour à la notice du bien.>>image:1754049246297-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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113

[[Résultat sur la notice du bien → affichage du constat d'état complémentaire.>>image:1754054495115-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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=== Depuis un bien lié au mouvement ===

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1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**.

119

1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour un constat d'état, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.

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1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir un constat d'état complémentaire**.

121

1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...

122

1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création du constat d'état.

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124

Le constat est désormais **enregistré et historisé**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.

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126

[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754056679600-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Bien lié au mouvement → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754056538289-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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132

[[Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.>>image:1754056483643-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1754056413501-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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137

138

[[Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la notice du bien (constat de régie).>>image:1754050712120-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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=== Depuis l'application Horus Condition Report ===

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L’application **Horus Condition Report** permet d'effectuer des constats d’état sur le terrain **en mode déconnecté**. Elle est idéale pour les constats effectués **en réserve, en exposition, en transit ou lors d’opérations de manipulation**.

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Elle peut être utilisée pour :

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147

* **mettre à jour l’état de conservation d’un bien**, de manière indépendante ;

148

* **documenter un mouvement** en liant automatiquement le constat au bien concerné.

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(% class="box warningmessage" %)

151

(((

152

**Horus Condition Report n’est pas une application développée par Flora Software.**

153

Il s’agit d’un outil tiers, compatible avec Flora dans le cadre d’un **partenariat d’interopérabilité**. Pour l’utiliser, une licence spécifique est nécessaire.

)))

)))

= Suivre et consulter les constats d'état complémentaires =

158

159

== Navigation après la création d'un constat (mouvement) ==

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161

Après avoir enregistré un **constat d’état complémentaire** depuis un bien rattaché à un mouvement, vous pouvez revenir aux notices précédentes à l’aide des **icônes loupe** situées en haut de chaque notice.

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163

(% class="box successmessage" %)

164

(((

165

Bonnes pratiques de navigation :

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167

* Cliquez sur la **loupe dans la notice de constat** pour revenir à la **notice du bien lié au mouvement**.

168

* Cliquez à nouveau sur la loupe pour revenir à la **notice du mouvement principal**.

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)))

170

171

[[Notice constat d'état → Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754055589683-169.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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174

[[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1754055634158-370.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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176

177

[[Résultat → affichage de la notice du mouvement.>>image:1754055660109-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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179

180

== Consulter l'historique des constats dans la notice d'un bien ==

181

182

Lorsque plusieurs constats d’état complémentaires sont associés à un même bien, un champ **Historique des constats d’état** s’affiche automatiquement dans la notice du bien.

Ce champ permet :

* de connaître le **nombre total** de constats enregistrés,

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* d’**accéder rapidement à l’ensemble des constats** liés au bien,

188

* de visualiser pour chaque constat les **informations essentielles** : date, type de constat, état de conservation.

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190

[[Notice de bien → historique des constats complémentaires.>>image:1754054742302-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

191

192

193

== Où retrouver les constats d'état complémentaires ? ==

194

195

Tous les constats d’état complémentaires saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.

200

1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Constats d’état**.

201

1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

202

203

[[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Constats d'état.**>>image:1754054877661-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Cas particulier : Comment documenter l’état des biens lors du récolement ? =

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208

Flora distingue deux types de constats liés au récolement. Il est essentiel de bien les différencier, car ils n’ont **ni le même objectif**, **ni le même niveau de structuration**. Le tableau ci-dessous résume leurs principales caractéristiques :

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210

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %) |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Constat de récolement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Constat d’état complémentaire**

211

|**Mode de création**|Automatique (saisie champ **état sommaire**)|Manuel (création via le champ **Constat lié**)

212

|**Contenu**|Liste des altérations + date du récolement|Grille complète (état, intégrité, date, observations, rédacteur, etc.)

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|**Affichage dans la notice du bien**|Oui (en résumé)|Oui (comme tout constat complémentaire)

214

|**Lien affiché**|Vers la **notice de récolement**|Vers la **notice de constat**

215

|**Utilité principale**|Constat rapide|Documentation plus précise en cas d’anomalie ou d’évolution constatée

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== Le constat de récolement automatique ==

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Lors d’un récolement, un champ **État sommaire** est généralement renseigné dans la notice de récolement.

220

Une fois la notice enregistrée, ce champ déclenche automatiquement l’apparition d’un **constat de récolement** dans la notice du bien concerné.

221

222

Ce constat est **non structuré** : il reprend simplement :

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* le **contenu du champ État sommaire**,

225

* la **date du récolement**,

226

* un **lien vers la notice de récolement**.

**Procédure : **

1. Passez en **modification** sur la notice de récolement.

231

1. **Renseignez le champ État sommaire** ainsi que les autres champs nécessaires.

232

1. Cliquez sur **Enregistrer**.

233

234

Le constat de récolement s’affiche automatiquement dans la **notice du bien**, sous forme de résumé informatif.

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236

[[Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement. >>image:1754056000703-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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238

239

[[Grille de saisie récolement → saisie des données, lien vers le bien et enregistrement.>>image:1754293269089-314.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

240

241

242

[[Notice de récolement → affichage de l'état sommaire du bien.>>image:1754293277027-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

243

244

245

[[Notice de bien → affichage du constat de récolement.>>image:1754293283067-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

246

247

248

== Ajouter un constat complémentaire depuis une notice de récolement ==

249

250

Si l’état observé nécessite une documentation plus détaillée (altération inhabituelle, dommage visible, évolution à surveiller…), il est possible d’**ajouter un constat d’état complémentaire** directement depuis la notice de récolement.

251

252

Ce constat est enregistré comme une **notice distincte** et permet d’historiser une observation complète, datée, et rattachée à la notice du bien.

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254

(% class="box successmessage" %)

255

(((

256

**Bonnes pratiques** :

257

258

* Pour que le constat complémentaire soit également visible dans la notice du bien, il est indispensable de **renseigner le champ Bien lié** dans la notice de constat au moment de sa création.

)))

**Procédure : **

1. Passez en **modification **sur la notice de récolement.

264

1. Cliquez sur **le bouton +** à droite du champ **Constat lié**.

265

1. Remplissez les champs de la grille de constat d’état (y compris le champ **Bien lié** si nécessaire).

266

1. Enregistrez la notice de constat.

267

1. Puis, **enregistrez la notice de récolement** pour que le lien avec le constat apparaisse.

268

269

Le constat complémentaire ainsi créé est visible dans la **notice de récolement**, et, si le bien est correctement renseigné, également dans la **notice du bien**.

270

271

[[Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement. >>image:1754056000703-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

272

273

274

[[Grille de saisie récolement → création d'un constat d'état complémentaire. >>image:1754055037920-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

275

276

277

[[Constat d'état complémentaire → saisie des données, lien vers le bien et enregistrement.>>image:1754291301711-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

278

279

280

[[Retour sur la grille de saisie du récolement → constat d'état complémentaire créé.>>image:1754291058287-796.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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282

283

[[Notice de récolement → affichage du constat lié.>>image:1754290999581-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

284

285

286

[[Notice de bien → affichage du constat de récolement et du constat complémentaire.>>image:1754291204590-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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289

(% class="wikigeneratedid" id="HCasparticulier:A0ajouterunconstatd2019E9tatdepuisunenoticederE9colement-1" %)

290

291

)))|(% style="width:300px" %)(((

292

(% class="box" %)

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(((

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