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Modifications pour le document Documenter et suivre l’état de conservation

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:50
Depuis la version 60.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/01 16:00
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À la version 106.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/05 16:51
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,7 +3,7 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Les constats d’état permettent de documenter l’état de conservation d’un bien à un moment donné de sa vie dans les collections. Ils contribuent à garantir la traçabilité, à sécuriser les mouvements (prêt, exposition, transport…), et à justifier les interventions de conservation.
6 +Les constats d’état permettent de documenter l’état de conservation d’un bien à un moment donné de sa vie dans les collections. Ils contribuent à garantir sa traçabilité, à sécuriser les mouvements, et à justifier les interventions de conservation.
7 7  
8 8  Dans Flora, il est possible de gérer à la fois :
9 9  
... ... @@ -44,7 +44,7 @@
44 44  (((
45 45  Bonnes pratiques :
46 46  
47 -* **Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs
47 +* **Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs** État de conservation-Conditions. **
48 48  * Une fois le constat d'état initial renseigné, **ne le modifiez plus**. Toute évolution doit être ajoutée sous forme de** constat d'état complémentaire**, qui sera automatiquement **historisé**.
49 49  Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien, **les** mouvements **ou la **notice de récolement**.
50 50  )))
... ... @@ -66,30 +66,19 @@
66 66  
67 67  * **depuis la notice du bien**, pour une mise à jour indépendante d’un mouvement ;
68 68  * **depuis un bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie** ;
69 -* **depuis l’application Horus Condition Report**, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien grâce au numéro d’inventaire.
70 -* **depuis une notice de récolement**, lorsque vous souhaitez compléter le constat sommaire par une évaluation plus précise de l’état du bien observé lors de la vérification.
69 +* **depuis l’application Horus Condition Report**, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien.
71 71  
71 +Selon le contexte, il est recommandé d’utiliser l’une ou l’autre des grilles de constat. Le tableau ci-dessous synthétise leurs usages respectifs :
72 +
72 72  |=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Critère**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
73 73  (% style="text-align: center;" %)
74 -**Grille “Constat d’état”**
75 -
76 -(% style="text-align: center;" %)
77 -depuis la notice du bien
75 +**Grille "Constat standard"**
78 78  )))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
79 79  (% style="text-align: center;" %)
80 -**Grille “Constat d’état”**
81 -
82 -(% style="text-align: center;" %)
83 -depuis un bien lié à un mouvement
84 -)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
85 -(% style="text-align: center;" %)
86 -**Grille “Constat d’état”**
87 -
88 -(% style="text-align: center;" %)
89 -depuis une notice de récolement
78 +**Grille "Constat régie"**
90 90  )))
91 -|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie|Depuis la notice de récolement liée au bien
92 -|**Motif du constat**|Constat d'état|Constat d'état (régie)|Récolement
80 +|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
81 +|**Motif du constat**|Constat d'état|Constat d'état (régie)
93 93  |**Contexte d’usage**|(((
94 94  * Évolution d’état
95 95  )))|(((
... ... @@ -97,13 +97,11 @@
97 97  * Exposition
98 98  * Traitement
99 99  * Transport
100 -)))|(((
101 -* Récolement physique (champ état sommaire saisit) avec constat détaillé
102 102  )))
103 -|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique|Facultative
104 -|**Utilisation de Horus Condition Report**|Oui (utiliser les paniers)|Oui|Non
105 -|**Affichage dans la notice du bien**|Oui |Oui|Oui (avec la date, les données saisies dans le champ **état sommaire**, et un lien vers la notice de récolement associée au constat complémentaire)
106 -|**Champs principaux**|Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, récolement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
90 +|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique
91 +|**Utilisation de Horus Condition Report**|Oui|Oui
92 +|**Affichage dans la notice du bien**|Oui |Oui
93 +|**Champs principaux**|Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
107 107  
108 108  === Depuis une notice de bien ===
109 109  
... ... @@ -123,7 +123,7 @@
123 123  [[Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour à la notice du bien.>>image:1754049246297-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 125  
126 -[[Résultat sur la notice du bien  → affichage du constat simple historisé.>>image:1754054495115-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 +[[Résultat sur la notice du bien  → affichage du constat d'état complémentaire.>>image:1754054495115-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 127  
128 128  
129 129  === Depuis un bien lié au mouvement ===
... ... @@ -145,7 +145,7 @@
145 145  [[Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.>>image:1754056483643-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
147 147  
148 -[[Résultat → le constat d'état complémentaire est historisé dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1754056413501-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 +[[Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1754056413501-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 149  
150 150  
151 151  [[Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la notice du bien (constat de régie).>>image:1754050712120-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -165,45 +165,8 @@
165 165  **Horus Condition Report n’est pas une application développée par Flora Software.**
166 166  Il s’agit d’un outil tiers, compatible avec Flora dans le cadre d’un **partenariat d’interopérabilité**. Pour l’utiliser, une licence spécifique est nécessaire.
167 167  )))
168 -
169 -=== Depuis une notice de récolement ===
170 -
171 -Dès que vous renseignez l’**état sommaire** dans une notice de récolement, un **constat de récolement** apparaît automatiquement dans la notice du bien concerné.
172 -
173 -Si l’état observé appelle une analyse plus approfondie (détérioration, altération inhabituelle, évolution inquiétante…), vous pouvez **compléter ce constat sommaire par un constat d’état complémentaire**, directement depuis la notice de récolement.
174 -
175 -Cela permet d’archiver une description plus précise, datée, et historisée dans la notice du bien, tout en conservant le lien avec la campagne de récolement.
176 -
177 -**Pour ajouter un constat complémentaire** :
178 -
179 -1. Passez en **modification **sur la notice de récolement.
180 -1. Cliquez sur **le bouton +** à droite du champ **Constat lié**.
181 -1. Remplissez les champs de la grille de constat d’état.
182 -1. Enregistrez la notice de constat.
183 -1. Puis, **enregistrez la notice de récolement** pour que le lien avec le constat apparaisse.
184 -
185 -Le constat complémentaire ainsi créé est visible dans la **notice de récolement.**
186 -
187 -[[Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement. >>image:1754056000703-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 -
189 -
190 -[[Grille de saisie récolement → création d'un constat d'état complémentaire. >>image:1754055037920-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 191  )))
192 192  
193 -
194 -
195 -[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement.>>image:1754055247629-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 -
197 -
198 -[[Retour sur la grille de saisie du récolement → constat complémentaire créé.>>image:1754053676803-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 -
200 -
201 -[[Notice de récolement → date du récolement, état sommaire et constat lié.>>image:1754053531898-100.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202 -
203 -
204 -[[Notice de bien → affichage du constat de récolement (état sommaire, date et lien vers la notice de récolement).>>image:1754056795930-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205 -
206 -
207 207  = Suivre et consulter les constats d'état complémentaires =
208 208  
209 209  == Navigation après la création d'un constat (mouvement) ==
... ... @@ -235,7 +235,7 @@
235 235  
236 236  * de connaître le **nombre total** de constats enregistrés,
237 237  * d’**accéder rapidement à l’ensemble des constats** liés au bien,
238 -* de visualiser pour chaque constat les **informations essentielles** : date, état de conservation.
188 +* de visualiser pour chaque constat les **informations essentielles** : date, type de constat, état de conservation.
239 239  
240 240  [[Notice de bien → historique des constats complémentaires.>>image:1754054742302-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 241  
... ... @@ -253,6 +253,90 @@
253 253  [[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Constats d'état.**>>image:1754054877661-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254 254  
255 255  
206 += Cas particulier : Comment documenter l’état des biens lors du récolement ? =
207 +
208 +Flora distingue deux types de constats liés au récolement. Il est essentiel de bien les différencier, car ils n’ont **ni le même objectif**, **ni le même niveau de structuration**. Le tableau ci-dessous résume leurs principales caractéristiques :
209 +
210 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %) |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Constat de récolement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Constat d’état complémentaire**
211 +|**Mode de création**|Automatique (saisie champ **état sommaire**)|Manuel (création via le champ **Constat lié**)
212 +|**Contenu**|Liste des altérations + date du récolement|Grille complète (état, intégrité, date, observations, rédacteur, etc.)
213 +|**Affichage dans la notice du bien**|Oui (en résumé)|Oui (comme tout constat complémentaire)
214 +|**Lien affiché**|Vers la **notice de récolement**|Vers la **notice de constat**
215 +|**Utilité principale**|Constat rapide|Documentation plus précise en cas d’anomalie ou d’évolution constatée
216 +
217 +== Le constat de récolement automatique ==
218 +
219 +Lors d’un récolement, un champ **État sommaire** est généralement renseigné dans la notice de récolement.
220 +Une fois la notice enregistrée, ce champ déclenche automatiquement l’apparition d’un **constat de récolement** dans la notice du bien concerné.
221 +
222 +Ce constat est **non structuré** : il reprend simplement :
223 +
224 +* le **contenu du champ État sommaire**,
225 +* la **date du récolement**,
226 +* un **lien vers la notice de récolement**.
227 +
228 +**Procédure : **
229 +
230 +1. Passez en **modification** sur la notice de récolement.
231 +1. **Renseignez le champ État sommaire** ainsi que les autres champs nécessaires.
232 +1. Cliquez sur **Enregistrer**.
233 +
234 +Le constat de récolement s’affiche automatiquement dans la **notice du bien**, sous forme de résumé informatif.
235 +
236 +[[Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement. >>image:1754056000703-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 +
238 +
239 +[[Grille de saisie récolement → saisie des données, lien vers le bien et enregistrement.>>image:1754293269089-314.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240 +
241 +
242 +[[Notice de récolement → affichage de l'état sommaire du bien.>>image:1754293277027-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 +
244 +
245 +[[Notice de bien → affichage du constat de récolement.>>image:1754293283067-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 +
247 +
248 +== Ajouter un constat complémentaire depuis une notice de récolement ==
249 +
250 +Si l’état observé nécessite une documentation plus détaillée (altération inhabituelle, dommage visible, évolution à surveiller…), il est possible d’**ajouter un constat d’état complémentaire** directement depuis la notice de récolement.
251 +
252 +Ce constat est enregistré comme une **notice distincte** et permet d’historiser une observation complète, datée, et rattachée à la notice du bien.
253 +
254 +(% class="box successmessage" %)
255 +(((
256 +**Bonnes pratiques** :
257 +
258 +* Pour que le constat complémentaire soit également visible dans la notice du bien, il est indispensable de **renseigner le champ Bien lié** dans la notice de constat au moment de sa création.
259 +)))
260 +
261 +**Procédure : **
262 +
263 +1. Passez en **modification **sur la notice de récolement.
264 +1. Cliquez sur **le bouton +** à droite du champ **Constat lié**.
265 +1. Remplissez les champs de la grille de constat d’état (y compris le champ **Bien lié** si nécessaire).
266 +1. Enregistrez la notice de constat.
267 +1. Puis, **enregistrez la notice de récolement** pour que le lien avec le constat apparaisse.
268 +
269 +Le constat complémentaire ainsi créé est visible dans la **notice de récolement**, et, si le bien est correctement renseigné, également dans la **notice du bien**.
270 +
271 +[[Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement. >>image:1754056000703-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272 +
273 +
274 +[[Grille de saisie récolement → création d'un constat d'état complémentaire. >>image:1754055037920-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275 +
276 +
277 +[[Constat d'état complémentaire → saisie des données, lien vers le bien et enregistrement.>>image:1754291301711-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278 +
279 +
280 +[[Retour sur la grille de saisie du récolement → constat d'état complémentaire créé.>>image:1754291058287-796.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
281 +
282 +
283 +[[Notice de récolement → affichage du constat lié.>>image:1754290999581-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284 +
285 +
286 +[[Notice de bien → affichage du constat de récolement et du constat complémentaire.>>image:1754291204590-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
287 +
288 +
289 +(% class="wikigeneratedid" id="HCasparticulier:A0ajouterunconstatd2019E9tatdepuisunenoticederE9colement-1" %)
256 256  
257 257  )))|(% style="width:300px" %)(((
258 258  (% class="box" %)
... ... @@ -273,7 +273,6 @@
273 273  
274 274  * [[Référentiel des champs - Constats d'état>>doc:.Constats d'état.WebHome]]
275 275  
276 -* [[Mode d'emploi Horus Condition Report>>https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]
277 277  * [[Arrêté du 25 mai 2004 >>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
278 278  )))
279 279  
... ... @@ -281,6 +281,10 @@
281 281  (((
282 282  **Icônes principales **
283 283  
317 +* [[image:1754297187988-195.png||height="29" width="29"]] Saisir un constat d'état complémentaire
318 +
319 +* [[image:1754297372078-959.png||height="31" width="31"]]Créer
320 +
284 284  * [[image:1754055787841-637.png]] Basculer sur une notice liée
285 285  )))
286 286  )))
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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