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Modifications pour le document Documenter et suivre l’état de conservation

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:50
Depuis la version 5.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 10:43
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À la version 46.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/01 15:00
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,62 +1,235 @@
1 +(% class="mark small" %)** Version 3.5 et ultérieures**
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Sommaire**
6 +Les constats d’état permettent de documenter l’état de conservation d’un bien à un moment donné de sa vie dans les collections. Ils contribuent à garantir la traçabilité, à sécuriser les mouvements (prêt, exposition, transport…), et à justifier les interventions de conservation.
4 4  
5 -{{toc/}}
8 +Dans Flora, il est possible de gérer à la fois :
9 +
10 +* le **constat d’état initial**, saisi directement dans la notice du bien,
11 +* et les **constats complémentaires**, ajoutés ultérieurement selon l’évolution de l’objet ou les événements le concernant.
6 6  )))
7 7  
14 +(((
15 += A quoi servent les constats d'état dans Flora ? =
8 8  
17 +Les constats d’état jouent un rôle central dans la régie des collections. Ils interviennent à toutes les étapes clés : entrée dans les collections, exposition, prêt, stockage longue durée, ou encore restauration. En apportant une vision datée et qualifiée de l’état d’un bien, ils facilitent les arbitrages, assurent une meilleure prévention, et protègent juridiquement l’établissement.
9 9  
19 +Ils répondent à plusieurs objectifs essentiels :
10 10  
11 -= Saisir le constat d'état initial =
21 +* **Conformité réglementaire**
22 +Le constat initial est requis pour tout bien inscrit dans un registre réglementaire, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
23 +* **Traçabilité conservatoire**
24 +Ils garantissent le suivi dans le temps de l’état physique des objets, en conservant une trace datée des altérations, restaurations ou stabilisations.
25 +* **Encadrement des mouvements**
26 +Réalisés avant ou après toute manipulation importante (prêt, exposition, restauration, transport…), les constats sécurisent les échanges et permettent d’identifier toute modification d’état.
27 +* **Aide à la décision**
28 +Ils fournissent des éléments tangibles pour orienter les décisions de traitement, de retrait temporaire, de relocalisation ou d’intervention conservatoire.
12 12  
13 -(% class="box infomessage" %)
30 +>(% class="small" %)Exemples d'usages :
31 +>(% class="small" %)Réaliser un constat pour une sculpture en pierre récemment acquise afin de consigner l’état d’érosion ou de fissuration observé à l’arrivée.
32 +>(% class="small" %)Constater l’état d’une tapisserie fragile, noter un décollement existant en bordure.
33 +>(% class="small" %)Comparer l’état du cadre d’un tableau à l’aller et au retour d'un prêt, et détecter une cassure nouvellement apparue.
34 +>(% class="small" %)Vérifier qu’aucun pigment n’a été altéré sur une céramique nettoyée, ou qu’une surface métallique n’a pas été abrasée.
35 +>(% class="small" %)Décrire précisément l’état d’un objet composite (bois et métal) avant qu’un restaurateur externe n’intervienne, pour conserver une trace de l’état avant restauration.
36 +>(% class="small" %)Saisir un constat précisant les zones réintégrées, consolidées ou modifiées, en complément du rapport du restaurateur.
37 +>(% class="small" %)Constater l’apparition d’un début d’infestation ou de moisissures sur un textile et alerter le service conservation.
38 +>(% class="small" %)Documenter l’état général d’un ensemble de biens à manipuler ou déplacer temporairement.
39 +>(% class="small" %)Dans le cadre du récolement décennal, joindre un constat pour signaler une instabilité ou une fragilité avant la manipulation.
40 +
41 += Comment créer un constat d'état ? =
42 +
43 +(% class="box successmessage" %)
14 14  (((
15 -Conformément à l'arrêté du 25 mai 2004, le constat d'état initial (premier constat d'état réalisé) est à renseigner dans la grille de saisie des biens (regroupement de champs régie).
45 +Bonnes pratiques :
46 +
47 +* **Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs
48 +* Une fois le constat d'état initial renseigné, **ne le modifiez plus**. Toute évolution doit être ajoutée sous forme de** constat d'état complémentaire**, qui sera automatiquement **historisé**.
49 +Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien, **les** mouvements **ou la **notice de récolement**.
16 16  )))
17 17  
18 -Dans la grille de saisie des biens, le champ état de conservation initial permet de saisir le premier constat réalisé sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
52 +== Saisir un constat d'état initial ==
19 19  
20 -[[image:1748243238377-766.png]]
54 +1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **État de conservation-Conditions**.
55 +1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.
21 21  
22 -[[image:1748243366832-500.png]]
57 +[[Grille de saisie des biens → saisie d'un constat d'état initial et enregistrement.>>image:1754047520316-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23 23  
24 -= Saisir des constats d'états complémentaires =
25 25  
26 -Le constat d'état initial peut évoluer au fil du temps. Dans ce cas, créer des constats d'états supplémentaires, qui viendront s'ajouter à la notice du bien.
60 +[[Résultat sur la notice du bien  →  constat d'état initial.>>image:1754047607450-621.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27 27  
28 -Si l'état de conservation du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
29 29  
30 -[[image:1722421115940-543.png]]
63 +== Ajouter un constat d'état complémentaire ==
31 31  
32 -La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir (ou rattacher en pdf) un nouveau constat d'état, qui sera automatiquement lié à la notice du bien.
65 +Les constats complémentaires peuvent être saisis :
33 33  
34 -[[image:1722421158787-850.png]]
67 +* **depuis la notice du bien**, pour une mise à jour indépendante d’un mouvement ;
68 +* **depuis un bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie** ;
69 +* **depuis l’application Horus Condition Report**, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien grâce au numéro d’inventaire.
70 +* **depuis une notice de récolement**, lorsque vous souhaitez compléter le constat sommaire par une évaluation plus précise de l’état du bien observé lors de la vérification.
35 35  
36 -Pour ne pas surcharger l'affichage des constats d'état sur la notice du bien, ce dernier est optimisé :
72 +|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Critère**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
73 +(% style="text-align: center;" %)
74 +**Grille “Constat d’état”**
37 37  
38 -[[image:1722416954592-572.png]]
76 +(% style="text-align: center;" %)
77 +depuis la notice du bien
78 +)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
79 +(% style="text-align: center;" %)
80 +**Grille “Constat d’état”**
39 39  
40 -= Importer des constats d'état via Horus Condition Report =
82 +(% style="text-align: center;" %)
83 +depuis un bien lié à un mouvement
84 +)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
85 +(% style="text-align: center;" %)
86 +**Grille “Constat d’état”**
41 41  
42 -Les constats d'états complémentaires peuvent également être gérés via l'application Horus Condition Report.
88 +(% style="text-align: center;" %)
89 +depuis une notice de récolement
90 +)))
91 +|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie|Depuis la notice de récolement liée au bien
92 +|**Motif du constat**|Constat d'état|Constat d'état (régie)|Récolement
93 +|**Contexte d’usage**|(((
94 +* Évolution d’état
95 +)))|(((
96 +* Prêt
97 +* Exposition
98 +* Traitement
99 +* Transport
100 +)))|(((
101 +* Récolement physique avec constat détaillé
102 +)))
103 +|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique|Facultative
104 +|**Utilisation de Horus Condition Report**|Oui (utiliser les paniers)|Oui|Non
105 +|**Affichage dans la notice du bien**|Oui |Oui|Oui (avec la date, les données saisies dans le champ **état sommaire**, et un lien vers la notice de récolement associée au constat complémentaire)
106 +|**Champs principaux**|Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, récolement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
43 43  
44 -L'application permet d'exporter les données depuis Flora vers Horus, d'effectuer les constats et de les réimporter en effectuant un glisser déposer via l'espace de travail Gérer.
108 +=== Depuis une notice de bien ===
45 45  
46 -Pour en savoir plus, cliquer**[[ ici>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]**.
110 +1. **Ouvrez la notice du bien concerné**.
111 +1. **Cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire** dans la barre d’outils
112 +1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
113 +1. Enregistrez la notice.
47 47  
48 -Les numéros d'inventaire étant présents dans les constats Horus, le lien vers le biens et le remplissage de la notice constat d'état Flora se feront automatiquement.
115 +Le constat est automatiquement historisé dans la notice du bien.
49 49  
50 -[[image:1748243167137-550.png]]
117 +[[Notice de bien → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754049113081-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 51  
119 +
120 +[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1754049499887-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 +
122 +
123 +[[Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour au bien. >>image:1754049246297-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 +
125 +
126 +[[Résultat sur la notice du bien  → dernier constat d'état historicisé.>>image:1754049275869-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 +
128 +
129 +=== Depuis un bien lié au mouvement ===
130 +
131 +1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**.
132 +1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour un constat d'état, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.
133 +1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir un constat d'état complémentaire**.
134 +1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
135 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création du constat d'état.
136 +
137 +Le constat est désormais **enregistré et historisé**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
138 +
139 +[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754050303388-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 +
141 +
142 +[[Bien lié au mouvement → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754050356880-165.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 +
144 +
145 +[[Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.>>image:1754050941269-998.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 +
147 +
148 +[[Résultat → le constat d'état complémentaire est historisé dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1754050650187-217.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 +
150 +
151 +[[Résultat → le constat d'état complémentaire est également historisé dans la notice du bien (constat de régie).>>image:1754050712120-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 +
153 +
154 +=== Depuis l'application Horus Condition Report ===
155 +
156 +L’application **Horus Condition Report** permet de réaliser des constats d’état sur le terrain **en mode déconnecté**. Elle est idéale pour les constats effectués **en réserve, en exposition, en transit ou lors d’opérations de manipulation**.
157 +
158 +Elle peut être utilisée pour :
159 +
160 +* **mettre à jour l’état de conservation d’un bien**, de manière indépendante ;
161 +* **documenter un mouvement** en liant automatiquement le constat au bien concerné.
162 +
52 52  (% class="box warningmessage" %)
53 53  (((
54 -Les champs à jauge et la section emballage dans Horus ne seront pas repris dans les champs Flora, en revanche ils seront présents dans le document PDF ajouté au constat d'état.
165 +**Horus Condition Report n’est pas une application développée par Flora Software.**
166 +Il s’agit d’un outil tiers, compatible avec Flora dans le cadre d’un **partenariat d’interopérabilité**. Pour l’utiliser, une licence spécifique est nécessaire.
55 55  )))
56 56  
57 -= Où retrouver les constats d'états complémentaires ? =
169 +=== Depuis une notice de récolement ===
58 58  
171 +Dès lors que vous saisissez l'état sommaire du bien, un constat de récolement apparait dans la notice du bien.
59 59  
173 +Si l’état observé nécessite une documentation plus précise (détérioration notable, altération suspecte, évolution à surveiller…), vous pouvez compléter en **ajoutant un constat d’état complémentaire** directement depuis la notice de récolement.
174 +
175 +Cela permet d’archiver une description détaillée, datée, et historisée dans la notice du bien, au-delà du simple constat sommaire.
176 +
177 +Pour cela :
178 +
179 +1. Se positionner dans la grille de saisie d'une notice de récolement.
180 +1. Cliquer sur le plus à droite du champ constat lié pour créer le constat complémentaire
181 +1. Renseignez les champs et enregistrez la notice.
182 +1. Le constat complémentaire est stocké dans la notice de récolement.
183 +
184 +[[image:1754052600424-150.png]]
185 +)))
186 +
187 +
188 +
189 +
190 +
191 +)))|(% style="width:300px" %)(((
192 +(% class="box" %)
193 +(((
194 +**Sommaire**
195 +
196 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
197 +)))
198 +
199 +(% class="box" %)
200 +(((
201 +**Aller plus loin**
202 +
203 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
204 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
205 +* [[Utiliser Horus Condition Report avec Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]
206 +
207 +* [[Référentiel des champs - Constats d'état>>doc:.Constats d'état.WebHome]]
208 +
209 +* [[Mode d'emploi Horus Condition Report>>https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]
210 +* [[Arrêté du 25 mai 2004 >>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
211 +)))
212 +
213 +(% class="box" %)
214 +(((
215 +**Icônes principales **
216 +)))
217 +)))
218 +
219 +
220 +
221 +
222 +
223 +
224 +
225 +
226 +
227 +
228 +
229 +
230 +
231 +
232 +
60 60  Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Constats d'états **offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report).
61 61  
62 62  Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table.
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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