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Modifications pour le document Documenter et suivre l’état de conservation

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:50
Depuis la version 31.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/01 13:29
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À la version 52.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/01 15:36
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -12,7 +12,7 @@
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= A quoi servent les constats d'état dans Flora ? =
15 += À quoi servent les constats d'état dans Flora ? =
16 16  
17 17  Les constats d’état jouent un rôle central dans la régie des collections. Ils interviennent à toutes les étapes clés : entrée dans les collections, exposition, prêt, stockage longue durée, ou encore restauration. En apportant une vision datée et qualifiée de l’état d’un bien, ils facilitent les arbitrages, assurent une meilleure prévention, et protègent juridiquement l’établissement.
18 18  
... ... @@ -46,7 +46,7 @@
46 46  
47 47  * **Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs
48 48  * Une fois le constat d'état initial renseigné, **ne le modifiez plus**. Toute évolution doit être ajoutée sous forme de** constat d'état complémentaire**, qui sera automatiquement **historisé**.
49 -Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien** ou les** mouvements**.
49 +Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien, **les** mouvements **ou la **notice de récolement**.
50 50  )))
51 51  
52 52  == Saisir un constat d'état initial ==
... ... @@ -57,94 +57,219 @@
57 57  [[Grille de saisie des biens → saisie d'un constat d'état initial et enregistrement.>>image:1754047520316-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 58  
59 59  
60 -[[Résultat sur la notice du bien  →  constat d'état initial.>>image:1754047607450-621.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 +[[Résultat sur la notice du bien  →  affichage du constat d'état initial.>>image:1754047607450-621.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 62  
63 63  == Ajouter un constat d'état complémentaire ==
64 64  
65 +Les constats complémentaires peuvent être saisis :
65 65  
67 +* **depuis la notice du bien**, pour une mise à jour indépendante d’un mouvement ;
68 +* **depuis un bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie** ;
69 +* **depuis l’application Horus Condition Report**, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien grâce au numéro d’inventaire.
70 +* **depuis une notice de récolement**, lorsque vous souhaitez compléter le constat sommaire par une évaluation plus précise de l’état du bien observé lors de la vérification.
66 66  
72 +|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Critère**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
73 +(% style="text-align: center;" %)
74 +**Grille “Constat d’état”**
67 67  
68 -
69 -)))
70 -)))|(% style="width:300px" %)(((
71 -(% class="box" %)
72 -(((
73 -**Sommaire**
76 +(% style="text-align: center;" %)
77 +depuis la notice du bien
78 +)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
79 +(% style="text-align: center;" %)
80 +**Grille “Constat d’état”**
74 74  
75 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
82 +(% style="text-align: center;" %)
83 +depuis un bien lié à un mouvement
84 +)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
85 +(% style="text-align: center;" %)
86 +**Grille “Constat d’état”**
87 +
88 +(% style="text-align: center;" %)
89 +depuis une notice de récolement
76 76  )))
91 +|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie|Depuis la notice de récolement liée au bien
92 +|**Motif du constat**|Constat d'état|Constat d'état (régie)|Récolement
93 +|**Contexte d’usage**|(((
94 +* Évolution d’état
95 +)))|(((
96 +* Prêt
97 +* Exposition
98 +* Traitement
99 +* Transport
100 +)))|(((
101 +* Récolement physique (champ état sommaire saisit) avec constat détaillé
102 +)))
103 +|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique|Facultative
104 +|**Utilisation de Horus Condition Report**|Oui (utiliser les paniers)|Oui|Non
105 +|**Affichage dans la notice du bien**|Oui |Oui|Oui (avec la date, les données saisies dans le champ **état sommaire**, et un lien vers la notice de récolement associée au constat complémentaire)
106 +|**Champs principaux**|Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, récolement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
77 77  
78 -(% class="box" %)
79 -(((
80 -**Aller plus loin**
108 +=== Depuis une notice de bien ===
81 81  
82 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
83 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
84 -* [[Utiliser Horus Condition Report avec Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]
85 -
86 -* [[Référentiel des champs - Constats d'état>>doc:.Constats d'état.WebHome]]
87 -
88 -* [[Mode d'emploi Horus Condition Report>>https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]
89 -* [[Arrêté du 25 mai 2004 >>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
90 -)))
110 +1. **Ouvrez la notice du bien concerné**.
111 +1. **Cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire** dans la barre d’outils
112 +1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
113 +1. Enregistrez la notice.
91 91  
92 -(% class="box" %)
115 +Le constat est automatiquement historisé dans la notice du bien.
116 +
117 +[[Notice de bien → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754049113081-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 +
119 +
120 +[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1754049499887-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 +
122 +
123 +[[Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour à la notice du bien.>>image:1754049246297-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 +
125 +
126 +[[Résultat sur la notice du bien  → affichage du constat simple historisé.>>image:1754054495115-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 +
128 +
129 +=== Depuis un bien lié au mouvement ===
130 +
131 +1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**.
132 +1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour un constat d'état, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.
133 +1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir un constat d'état complémentaire**.
134 +1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
135 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création du constat d'état.
136 +
137 +Le constat est désormais **enregistré et historisé**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
138 +
139 +[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754050303388-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 +
141 +
142 +[[Bien lié au mouvement → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754050356880-165.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 +
144 +
145 +[[Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.>>image:1754050941269-998.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 +
147 +
148 +[[Résultat → le constat d'état complémentaire est historisé dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1754050650187-217.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 +
150 +
151 +[[Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la notice du bien (constat de régie).>>image:1754050712120-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 +
153 +
154 +=== Depuis l'application Horus Condition Report ===
155 +
156 +L’application **Horus Condition Report** permet d'effectuer des constats d’état sur le terrain **en mode déconnecté**. Elle est idéale pour les constats effectués **en réserve, en exposition, en transit ou lors d’opérations de manipulation**.
157 +
158 +Elle peut être utilisée pour :
159 +
160 +* **mettre à jour l’état de conservation d’un bien**, de manière indépendante ;
161 +* **documenter un mouvement** en liant automatiquement le constat au bien concerné.
162 +
163 +(% class="box warningmessage" %)
93 93  (((
94 -**Icônes principales **
165 +**Horus Condition Report n’est pas une application développée par Flora Software.**
166 +Il s’agit d’un outil tiers, compatible avec Flora dans le cadre d’un **partenariat d’interopérabilité**. Pour l’utiliser, une licence spécifique est nécessaire.
95 95  )))
168 +
169 +=== Depuis une notice de récolement ===
170 +
171 +Dès que vous renseignez l’**état sommaire** dans une notice de récolement, un **constat de récolement** apparaît automatiquement dans la notice du bien concerné.
172 +
173 +Si l’état observé appelle une analyse plus approfondie (détérioration, altération inhabituelle, évolution inquiétante…), vous pouvez **compléter ce constat sommaire par un constat d’état complémentaire**, directement depuis la notice de récolement.
174 +
175 +Cela permet d’archiver une description plus précise, datée, et historisée dans la notice du bien, tout en conservant le lien avec la campagne de récolement.
176 +
177 +**Pour ajouter un constat complémentaire** :
178 +
179 +1. Positionnez-vous dans la **grille de saisie** de la notice de récolement.
180 +1. Cliquez sur **le bouton +** à droite du champ **Constat lié**.
181 +1. Remplissez les champs de la grille de constat d’état.
182 +1. Enregistrez la notice.
183 +
184 +Le constat complémentaire ainsi créé est visible dans la **notice de récolement.**
185 +
186 +[[Grille de saisie récolement → création d'un constat d'état complémentaire. >>image:1754055037920-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  )))
97 97  
98 98  
99 99  
100 100  
192 +[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement.>>image:1754055247629-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 102  
195 +[[Retour sur la grille de saisie du récolement → constat complémentaire créé.>>image:1754053676803-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
198 +[[Notice de récolement → date du récolement, état sommaire et constat lié.>>image:1754053531898-100.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 -
107 107  
108 -
201 +[[Notice de bien → affichage du constat de récolement (état sommaire, date et lien vers la notice de récolement).>>image:1754053414764-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 110  
204 += Suivre et consulter les constats d'état complémentaires =
111 111  
206 +== Navigation après la création d'un constat (mouvement) ==
112 112  
113 -Le constat d'état initial peut évoluer au fil du temps. Dans ce cas, créer des constats d'états supplémentaires, qui viendront s'ajouter à la notice du bien.
208 +Après avoir enregistré un **constat d’état complémentaire** depuis un bien rattaché à un mouvement, vous pouvez revenir aux notices précédentes à l’aide des **icônes loupe** situées en haut de chaque notice.
114 114  
115 -Si l'état de conservation du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
210 +(% class="box successmessage" %)
211 +(((
212 +Bonnes pratiques de navigation :
213 +)))
116 116  
117 -[[image:1722421115940-543.png]]
215 +* Cliquez sur la **loupe dans la notice de constat** pour revenir à la **notice du bien lié au mouvement**.
216 +* Cliquez à nouveau sur la loupe pour revenir à la **notice du mouvement principal**.
118 118  
119 -La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir (ou rattacher en pdf) un nouveau constat d'état, qui sera automatiquement lié à la notice du bien.
120 120  
121 -[[image:1722421158787-850.png]]
122 122  
123 -Pour ne pas surcharger l'affichage des constats d'état sur la notice du bien, ce dernier est optimisé :
124 124  
125 -[[image:1722416954592-572.png]]
126 126  
127 -= =
222 +== Consulter l'historique des constats dans la notice d'un bien ==
128 128  
129 -Les constats d'états complémentaires peuvent également être gérés via l'application Horus Condition Report.
224 +Lorsque plusieurs constats d’état complémentaires sont associés à un même bien, un champ **Historique des constats d’état** s’affiche automatiquement dans la notice du bien.
130 130  
131 -L'application permet d'exporter les données depuis Flora vers Horus, d'effectuer les constats et de les réimporter en effectuant un glisser déposer via l'espace de travail Gérer.
226 +Ce champ permet :
132 132  
133 -Pour en savoir plus, cliquer**[[ ici>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]**.
228 +* de connaître le **nombre total** de constats enregistrés,
229 +* d’**accéder rapidement à l’ensemble des constats** liés au bien,
230 +* de visualiser pour chaque constat les **informations essentielles** : date, état de conservation.
134 134  
135 -Les numéros d'inventaire étant présents dans les constats Horus, le lien vers le biens et le remplissage de la notice constat d'état Flora se feront automatiquement.
232 +[[Notice de bien → historique des constats complémentaires.>>image:1754054742302-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 136  
137 -[[image:1748243167137-550.png]]
138 138  
139 -(% class="box warningmessage" %)
140 -(((
141 -Les champs à jauge et la section emballage dans Horus ne seront pas repris dans les champs Flora, en revanche ils seront présents dans le document PDF ajouté au constat d'état.
142 -)))
235 +== Où retrouver les constats d'état complémentaires ? ==
143 143  
237 +Tous les constats d’état complémentaires saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
144 144  
239 +Pour y accéder :
145 145  
146 -Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Constats d'états **offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report).
241 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
242 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Constats d’état**.
243 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
147 147  
148 -Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table.
245 +[[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Constats d'état.**>>image:1754054877661-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 149  
150 -[[image:1748254394476-356.png]]
247 +
248 +
249 +)))|(% style="width:300px" %)(((
250 +(% class="box" %)
251 +(((
252 +**Sommaire**
253 +
254 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
255 +)))
256 +
257 +(% class="box" %)
258 +(((
259 +**Aller plus loin**
260 +
261 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
262 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
263 +* [[Utiliser Horus Condition Report avec Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]
264 +
265 +* [[Référentiel des champs - Constats d'état>>doc:.Constats d'état.WebHome]]
266 +
267 +* [[Mode d'emploi Horus Condition Report>>https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]
268 +* [[Arrêté du 25 mai 2004 >>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
269 +)))
270 +
271 +(% class="box" %)
272 +(((
273 +**Icônes principales **
274 +)))
275 +)))
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