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Modifications pour le document Documenter et suivre l’état de conservation

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:50
Depuis la version 30.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/01 13:28
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À la version 49.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/01 15:28
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -45,11 +45,11 @@
45 45  Bonnes pratiques :
46 46  
47 47  * **Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs
48 -* Une fois le constat d'état initial renseigné, **ne le modifiez plus**. Toute évolution doit être ajoutée sous forme de** constat d'état complémentaire**, qui sera automatiquement **historisé**.
49 -Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien** ou les** mouvements**.
48 +* Une fois le constat d'état initial renseigné, **ne le modifiez plus**. Toute évolution doit être ajoutée sous forme de** constat d'état complémentaire**, qui sera automatiquement **historisé**.
49 +Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien, **les** mouvements **ou la **notice de récolement**.
50 50  )))
51 51  
52 -== Saisir un constat d'état initial ==
52 +== Saisir un constat d'état initial ==
53 53  
54 54  1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **État de conservation-Conditions**.
55 55  1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.
... ... @@ -60,97 +60,202 @@
60 60  [[Résultat sur la notice du bien  →  constat d'état initial.>>image:1754047607450-621.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 62  
63 -== Ajouter un constat d'état complémentaire ==
63 +== Ajouter un constat d'état complémentaire ==
64 64  
65 +Les constats complémentaires peuvent être saisis :
65 65  
67 +* **depuis la notice du bien**, pour une mise à jour indépendante d’un mouvement ;
68 +* **depuis un bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie** ;
69 +* **depuis l’application Horus Condition Report**, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien grâce au numéro d’inventaire.
70 +* **depuis une notice de récolement**, lorsque vous souhaitez compléter le constat sommaire par une évaluation plus précise de l’état du bien observé lors de la vérification.
66 66  
72 +|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Critère**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
73 +(% style="text-align: center;" %)
74 +**Grille “Constat d’état”**
67 67  
68 -
69 -)))
70 -)))|(% style="width:300px" %)(((
71 -(% class="box" %)
72 -(((
73 -**Sommaire**
76 +(% style="text-align: center;" %)
77 +depuis la notice du bien
78 +)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
79 +(% style="text-align: center;" %)
80 +**Grille “Constat d’état”**
74 74  
75 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
76 -)))
82 +(% style="text-align: center;" %)
83 +depuis un bien lié à un mouvement
84 +)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
85 +(% style="text-align: center;" %)
86 +**Grille “Constat d’état”**
77 77  
78 -(% class="box" %)
79 -(((
80 -**Aller plus loin**
81 -
82 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
83 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
84 -* [[Utiliser Horus Condition Report avec Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]
85 -
86 -* [[Référentiel des champs - Constats d'état>>doc:.Constats d'état.WebHome]]
87 -
88 -* [[Mode d'emploi Horus Condition Report>>https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]
89 -* [[Arrêté du 25 mai 2004 >>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
88 +(% style="text-align: center;" %)
89 +depuis une notice de récolement
90 90  )))
91 -
92 -(% class="box" %)
93 -(((
94 -**Icônes principales **
91 +|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie|Depuis la notice de récolement liée au bien
92 +|**Motif du constat**|Constat d'état|Constat d'état (régie)|Récolement
93 +|**Contexte d’usage**|(((
94 +* Évolution d’état
95 +)))|(((
96 +* Prêt
97 +* Exposition
98 +* Traitement
99 +* Transport
100 +)))|(((
101 +* Récolement physique (champ état sommaire saisit) avec constat détaillé
95 95  )))
96 -)))
103 +|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique|Facultative
104 +|**Utilisation de Horus Condition Report**|Oui (utiliser les paniers)|Oui|Non
105 +|**Affichage dans la notice du bien**|Oui |Oui|Oui (avec la date, les données saisies dans le champ **état sommaire**, et un lien vers la notice de récolement associée au constat complémentaire)
106 +|**Champs principaux**|Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, récolement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
97 97  
108 +=== Depuis une notice de bien ===
98 98  
110 +1. **Ouvrez la notice du bien concerné**.
111 +1. **Cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire** dans la barre d’outils
112 +1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
113 +1. Enregistrez la notice.
99 99  
115 +Le constat est automatiquement historisé dans la notice du bien.
100 100  
117 +[[Notice de bien → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754049113081-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 102  
120 +[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1754049499887-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
123 +[[Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour au bien. >>image:1754049246297-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 -(% class="box infomessage" %)
107 -(((
108 -Conformément à l'arrêté du 25 mai 2004, le constat d'état initial (premier constat d'état réalisé) est à renseigner dans la grille de saisie des biens (regroupement de champs régie).
109 -)))
110 110  
111 -Dans la grille de saisie des biens, le champ état de conservation initial permet de saisir le premier constat réalisé sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
126 +[[Résultat sur la notice du bien  → constat simple historisé.>>image:1754054495115-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 -[[image:1748243238377-766.png]]
114 114  
115 -[[image:1748243366832-500.png]]
129 +=== Depuis un bien lié au mouvement ===
116 116  
131 +1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**.
132 +1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour un constat d'état, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.
133 +1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir un constat d'état complémentaire**.
134 +1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
135 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création du constat d'état.
117 117  
137 +Le constat est désormais **enregistré et historisé**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
118 118  
119 -Le constat d'état initial peut évoluer au fil du temps. Dans ce cas, créer des constats d'états supplémentaires, qui viendront s'ajouter à la notice du bien.
139 +[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754050303388-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
121 -Si l'état de conservation du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
122 122  
123 -[[image:1722421115940-543.png]]
142 +[[Bien lié au mouvement → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754050356880-165.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 -La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir (ou rattacher en pdf) un nouveau constat d'état, qui sera automatiquement lié à la notice du bien.
126 126  
127 -[[image:1722421158787-850.png]]
145 +[[Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.>>image:1754050941269-998.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
129 -Pour ne pas surcharger l'affichage des constats d'état sur la notice du bien, ce dernier est optimisé :
130 130  
131 -[[image:1722416954592-572.png]]
148 +[[Résultat → le constat d'état complémentaire est historisé dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1754050650187-217.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 132  
133 -= =
134 134  
135 -Les constats d'états complémentaires peuvent également être gérés via l'application Horus Condition Report.
151 +[[Résultat → le constat d'état complémentaire est également historisé dans la notice du bien (constat de régie).>>image:1754050712120-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 136  
137 -L'application permet d'exporter les données depuis Flora vers Horus, d'effectuer les constats et de les réimporter en effectuant un glisser déposer via l'espace de travail Gérer.
138 138  
139 -Pour en savoir plus, cliquer**[[ ici>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]**.
154 +=== Depuis l'application Horus Condition Report ===
140 140  
141 -Les numéros d'inventaire étant présents dans les constats Horus, le lien vers le biens et le remplissage de la notice constat d'état Flora se feront automatiquement.
156 +L’application **Horus Condition Report** permet de réaliser des constats d’état sur le terrain **en mode déconnecté**. Elle est idéale pour les constats effectués **en réserve, en exposition, en transit ou lors d’opérations de manipulation**.
142 142  
143 -[[image:1748243167137-550.png]]
158 +Elle peut être utilisée pour :
144 144  
160 +* **mettre à jour l’état de conservation d’un bien**, de manière indépendante ;
161 +* **documenter un mouvement** en liant automatiquement le constat au bien concerné.
162 +
145 145  (% class="box warningmessage" %)
146 146  (((
147 -Les champs à jauge et la section emballage dans Horus ne seront pas repris dans les champs Flora, en revanche ils seront présents dans le document PDF ajouté au constat d'état.
165 +**Horus Condition Report n’est pas une application développée par Flora Software.**
166 +Il s’agit d’un outil tiers, compatible avec Flora dans le cadre d’un **partenariat d’interopérabilité**. Pour l’utiliser, une licence spécifique est nécessaire.
148 148  )))
149 149  
169 +=== Depuis une notice de récolement ===
150 150  
171 +Dès que vous renseignez l’**état sommaire** dans une notice de récolement, un **constat de récolement** apparaît automatiquement dans la notice du bien concerné.
151 151  
152 -Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Constats d'états **offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report).
173 +Si l’état observé appelle une analyse plus approfondie (détérioration, altération inhabituelle, évolution inquiétante…), vous pouvez **compléter ce constat sommaire par un constat d’état complémentaire**, directement depuis la notice de récolement.
153 153  
154 -Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table.
175 +Cela permet d’archiver une description plus précise, datée, et historisée dans la notice du bien, tout en conservant le lien avec la campagne de récolement.
155 155  
156 -[[image:1748254394476-356.png]]
177 +**Pour ajouter un constat complémentaire** :
178 +
179 +1. Positionnez-vous dans la **grille de saisie** de la notice de récolement.
180 +1. Cliquez sur **le bouton +** à droite du champ **Constat lié**.
181 +1. Remplissez les champs de la grille de constat d’état.
182 +1. Enregistrez la notice.
183 +
184 +Le constat complémentaire ainsi créé est visible dans la **notice de récolement.**
185 +
186 +[[Grille de saisie récolement → saisie de l'état sommaire et création un constat d'état complémentaire. >>image:1754052600424-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 +)))
188 +
189 +
190 +
191 +[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement.>>image:1754053587938-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 +
193 +
194 +[[Retour sur la grille de saisie du récolement → constat complémentaire créé.>>image:1754053676803-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 +
196 +
197 +[[Notice de récolement → date du récolement, état sommaire et constat lié.>>image:1754053531898-100.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 +
199 +
200 +[[Notice de bien → affichage du constat de récolement (état sommaire, date et lien vers la notice de récolement).>>image:1754053414764-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 +
202 +
203 += Suivre et consulter les constats d'état complémentaires =
204 +
205 +== Navigation après la création d'un constat (mouvement) ==
206 +
207 +
208 +== Consulter l'historique des constats dans la notice d'un bien ==
209 +
210 +Lorsque plusieurs constats d’état complémentaires sont associés à un même bien, un champ **Historique des constats d’état** s’affiche automatiquement dans la notice du bien.
211 +
212 +Ce champ permet :
213 +
214 +* de connaître le **nombre total** de constats enregistrés,
215 +* d’**accéder rapidement à l’ensemble des constats** liés au bien,
216 +* de visualiser pour chaque constat les **informations essentielles** : date, état de conservation.
217 +
218 +[[Notice de bien → historique des constats complémentaires.>>image:1754054742302-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 +
220 +
221 +== Où retrouver les constats d'état complémentaires ? ==
222 +
223 +Tous les constats d’état complémentaires saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
224 +
225 +Pour y accéder :
226 +
227 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
228 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Constats d’état**.
229 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
230 +
231 +[[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Constats d'état.**>>image:1754054877661-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 +
233 +
234 +
235 +)))|(% style="width:300px" %)(((
236 +(% class="box" %)
237 +(((
238 +**Sommaire**
239 +
240 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
241 +)))
242 +
243 +(% class="box" %)
244 +(((
245 +**Aller plus loin**
246 +
247 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
248 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
249 +* [[Utiliser Horus Condition Report avec Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]
250 +
251 +* [[Référentiel des champs - Constats d'état>>doc:.Constats d'état.WebHome]]
252 +
253 +* [[Mode d'emploi Horus Condition Report>>https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]
254 +* [[Arrêté du 25 mai 2004 >>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
255 +)))
256 +
257 +(% class="box" %)
258 +(((
259 +**Icônes principales **
260 +)))
261 +)))
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