Modifications pour le document Documenter et suivre l’état de conservation
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Résumé
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Détails
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... ... @@ -38,109 +38,237 @@ 38 38 >(% class="small" %)Documenter l’état général d’un ensemble de biens à manipuler ou déplacer temporairement. 39 39 >(% class="small" %)Dans le cadre du récolement décennal, joindre un constat pour signaler une instabilité ou une fragilité avant la manipulation. 40 40 41 -= Comment créer un constat d'état ? =41 += Comment créer un constat d'état ? = 42 42 43 43 (% class="box successmessage" %) 44 44 ((( 45 45 Bonnes pratiques : 46 -))) 47 47 48 -* (%class="boxsuccessmessage"%)49 - (((50 - **Commenceztoujourspar renseignerune estimation initiale**dans lagrille desaisie dubien,vialegroupede champs**Valeurd'assurance**.47 +* **Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs 48 +* Une fois le constat d'état initial renseigné, **ne le modifiez plus**. Toute évolution doit être ajoutée sous forme de** constat d'état complémentaire**, qui sera automatiquement **historisé**. 49 +Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien, **les** mouvements **ou la **notice de récolement**. 51 51 ))) 52 -* (% class="box successmessage" %) 53 -((( 54 -Une fois l’estimation initiale renseignée, **ne la modifiez plus**. Toute évolution de valeur doit être ajoutée sous forme d’**estimation complémentaire**, qui sera automatiquement **historisée**. 55 -Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien** ou les** mouvements**. 56 -))) 57 57 58 - 59 -))) 60 -)))|(% style="width:300px" %)((( 61 -(% class="box" %) 62 -((( 63 -**Sommaire** 52 +== Saisir un constat d'état initial == 64 64 65 - {{tocdepth="2" numbered="true"/}}66 - )))54 +1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **État de conservation-Conditions**. 55 +1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie. 67 67 68 -(% class="box" %) 69 -((( 70 -**Aller plus loin** 57 +[[Grille de saisie des biens → saisie d'un constat d'état initial et enregistrement.>>image:1754047520316-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 71 71 72 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 73 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]] 74 -* [[Utiliser Horus Condition Report avec Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]] 75 - 76 -* [[Référentiel des champs - Constats d'état>>doc:.Constats d'état.WebHome]] 77 - 78 -* [[Mode d'emploi Horus Condition Report>>https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]] 79 -* [[Arrêté du 25 mai 2004 >>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 80 -))) 81 81 82 -(% class="box" %) 83 -((( 84 -**Icônes principales ** 60 +[[Résultat sur la notice du bien → affichage du constat d'état initial.>>image:1754047607450-621.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 61 + 62 + 63 +== Ajouter un constat d'état complémentaire == 64 + 65 +Les constats complémentaires peuvent être saisis : 66 + 67 +* **depuis la notice du bien**, pour une mise à jour indépendante d’un mouvement ; 68 +* **depuis un bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie** ; 69 +* **depuis l’application Horus Condition Report**, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien grâce au numéro d’inventaire. 70 +* **depuis une notice de récolement**, lorsque vous souhaitez compléter le constat sommaire par une évaluation plus précise de l’état du bien observé lors de la vérification. 71 + 72 +|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Critère**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)((( 73 +(% style="text-align: center;" %) 74 +**Grille “Constat d’état”** 75 + 76 +(% style="text-align: center;" %) 77 +depuis la notice du bien 78 +)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)((( 79 +(% style="text-align: center;" %) 80 +**Grille “Constat d’état”** 81 + 82 +(% style="text-align: center;" %) 83 +depuis un bien lié à un mouvement 84 +)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)((( 85 +(% style="text-align: center;" %) 86 +**Grille “Constat d’état”** 87 + 88 +(% style="text-align: center;" %) 89 +depuis une notice de récolement 85 85 ))) 91 +|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie|Depuis la notice de récolement liée au bien 92 +|**Motif du constat**|Constat d'état|Constat d'état (régie)|Récolement 93 +|**Contexte d’usage**|((( 94 +* Évolution d’état 95 +)))|((( 96 +* Prêt 97 +* Exposition 98 +* Traitement 99 +* Transport 100 +)))|((( 101 +* Récolement physique (champ état sommaire saisit) avec constat détaillé 86 86 ))) 103 +|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique|Facultative 104 +|**Utilisation de Horus Condition Report**|Oui (utiliser les paniers)|Oui|Non 105 +|**Affichage dans la notice du bien**|Oui |Oui|Oui (avec la date, les données saisies dans le champ **état sommaire**, et un lien vers la notice de récolement associée au constat complémentaire) 106 +|**Champs principaux**|Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, récolement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc. 87 87 108 +=== Depuis une notice de bien === 88 88 110 +1. **Ouvrez la notice du bien concerné**. 111 +1. **Cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire** dans la barre d’outils 112 +1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,... 113 +1. Enregistrez la notice. 89 89 115 +Le constat est automatiquement historisé dans la notice du bien. 90 90 117 +[[Notice de bien → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754049113081-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 91 91 92 92 120 +[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1754049499887-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 93 93 94 94 123 +[[Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour à la notice du bien.>>image:1754049246297-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 95 95 96 -(% class="box infomessage" %) 125 + 126 +[[Résultat sur la notice du bien → affichage du constat simple historisé.>>image:1754054495115-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 127 + 128 + 129 +=== Depuis un bien lié au mouvement === 130 + 131 +1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**. 132 +1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour un constat d'état, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice. 133 +1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir un constat d'état complémentaire**. 134 +1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,... 135 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création du constat d'état. 136 + 137 +Le constat est désormais **enregistré et historisé**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché. 138 + 139 +[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754050303388-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 140 + 141 + 142 +[[Bien lié au mouvement → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754050356880-165.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 143 + 144 + 145 +[[Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.>>image:1754050941269-998.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 146 + 147 + 148 +[[Résultat → le constat d'état complémentaire est historisé dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1754050650187-217.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 149 + 150 + 151 +[[Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la notice du bien (constat de régie).>>image:1754050712120-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 152 + 153 + 154 +=== Depuis l'application Horus Condition Report === 155 + 156 +L’application **Horus Condition Report** permet d'effectuer des constats d’état sur le terrain **en mode déconnecté**. Elle est idéale pour les constats effectués **en réserve, en exposition, en transit ou lors d’opérations de manipulation**. 157 + 158 +Elle peut être utilisée pour : 159 + 160 +* **mettre à jour l’état de conservation d’un bien**, de manière indépendante ; 161 +* **documenter un mouvement** en liant automatiquement le constat au bien concerné. 162 + 163 +(% class="box warningmessage" %) 97 97 ((( 98 -Conformément à l'arrêté du 25 mai 2004, le constat d'état initial (premier constat d'état réalisé) est à renseigner dans la grille de saisie des biens (regroupement de champs régie). 165 +**Horus Condition Report n’est pas une application développée par Flora Software.** 166 +Il s’agit d’un outil tiers, compatible avec Flora dans le cadre d’un **partenariat d’interopérabilité**. Pour l’utiliser, une licence spécifique est nécessaire. 99 99 ))) 100 100 101 - Dansla grillede saisiedes biens, lechamp état de conservation initial permetdesaisirlepremier constatréalisé sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.169 +=== Depuis une notice de récolement === 102 102 103 - [[image:1748243238377-766.png]]171 +Dès que vous renseignez l’**état sommaire** dans une notice de récolement, un **constat de récolement** apparaît automatiquement dans la notice du bien concerné. 104 104 105 - [[image:1748243366832-500.png]]173 +Si l’état observé appelle une analyse plus approfondie (détérioration, altération inhabituelle, évolution inquiétante…), vous pouvez **compléter ce constat sommaire par un constat d’état complémentaire**, directement depuis la notice de récolement. 106 106 175 +Cela permet d’archiver une description plus précise, datée, et historisée dans la notice du bien, tout en conservant le lien avec la campagne de récolement. 107 107 177 +**Pour ajouter un constat complémentaire** : 108 108 109 -Le constat d'état initial peut évoluer au fil du temps. Dans ce cas, créer des constats d'états supplémentaires, qui viendront s'ajouter à la notice du bien. 179 +1. Positionnez-vous dans la **grille de saisie** de la notice de récolement. 180 +1. Cliquez sur **le bouton +** à droite du champ **Constat lié**. 181 +1. Remplissez les champs de la grille de constat d’état. 182 +1. Enregistrez la notice. 110 110 111 - Si l'état de conservationdu bien évolue, utiliserlafonctionnalité suivante,disponible dans la notice dubien:184 +Le constat complémentaire ainsi créé est visible dans la **notice de récolement.** 112 112 113 -[[image:1722421115940-543.png]] 186 +[[Grille de saisie récolement → création d'un constat d'état complémentaire. >>image:1754055037920-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 187 +))) 114 114 115 -La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir (ou rattacher en pdf) un nouveau constat d'état, qui sera automatiquement lié à la notice du bien. 116 116 117 -[[image:1722421158787-850.png]] 118 118 119 - Pournepassurchargerl'affichage desconstatsd'étatsurlanoticedu bien,cedernier estoptimisé :191 +[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement.>>image:1754055247629-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 120 120 121 -[[image:1722416954592-572.png]] 122 122 123 - ==194 +[[Retour sur la grille de saisie du récolement → constat complémentaire créé.>>image:1754053676803-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 124 124 125 -Les constats d'états complémentaires peuvent également être gérés via l'application Horus Condition Report. 126 126 127 - L'applicationpermet d'exporterlesdonnées depuisFloraversHorus,d'effectuerlesconstatset deles réimportereneffectuantunglisser déposer vial'espacedetravail Gérer.197 +[[Notice de récolement → date du récolement, état sommaire et constat lié.>>image:1754053531898-100.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 128 128 129 -Pour en savoir plus, cliquer**[[ ici>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]**. 130 130 131 - Lesnumérosd'inventaire étant présentsdanslesconstatsHorus,le lien vers lebiensetleremplissagedelanoticeconstatd'étatFlora seferontautomatiquement.200 +[[Notice de bien → affichage du constat de récolement (état sommaire, date et lien vers la notice de récolement).>>image:1754053414764-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 132 132 133 -[[image:1748243167137-550.png]] 134 134 135 -(% class="box warningmessage" %) 203 += Suivre et consulter les constats d'état complémentaires = 204 + 205 +== Navigation après la création d'un constat (mouvement) == 206 + 207 +Après avoir enregistré un **constat d’état complémentaire** depuis un bien rattaché à un mouvement, vous pouvez revenir aux notices précédentes à l’aide des **icônes loupe** situées en haut de chaque notice. 208 + 209 +(% class="box successmessage" %) 136 136 ((( 137 - Leschamps à jauge etla section emballage dans Horus neserontpas reprisdans leschamps Flora, enrevancheils seront présents dans le documentPDF ajouté au constatd'état.211 +Bonnes pratiques de navigation : 138 138 ))) 139 139 214 +* Cliquez sur la **loupe dans la notice de constat** pour revenir à la **notice du bien lié au mouvement**. 215 +* Cliquez à nouveau sur la loupe pour revenir à la **notice du mouvement principal**. 140 140 141 141 142 -Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Constats d'états **offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report). 143 143 144 -Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table. 145 145 146 -[[image:1748254394476-356.png]] 220 + 221 +== Consulter l'historique des constats dans la notice d'un bien == 222 + 223 +Lorsque plusieurs constats d’état complémentaires sont associés à un même bien, un champ **Historique des constats d’état** s’affiche automatiquement dans la notice du bien. 224 + 225 +Ce champ permet : 226 + 227 +* de connaître le **nombre total** de constats enregistrés, 228 +* d’**accéder rapidement à l’ensemble des constats** liés au bien, 229 +* de visualiser pour chaque constat les **informations essentielles** : date, état de conservation. 230 + 231 +[[Notice de bien → historique des constats complémentaires.>>image:1754054742302-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 232 + 233 + 234 +== Où retrouver les constats d'état complémentaires ? == 235 + 236 +Tous les constats d’état complémentaires saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée. 237 + 238 +Pour y accéder : 239 + 240 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. 241 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Constats d’état**. 242 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). 243 + 244 +[[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Constats d'état.**>>image:1754054877661-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 245 + 246 + 247 + 248 +)))|(% style="width:300px" %)((( 249 +(% class="box" %) 250 +((( 251 +**Sommaire** 252 + 253 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 254 +))) 255 + 256 +(% class="box" %) 257 +((( 258 +**Aller plus loin** 259 + 260 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 261 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]] 262 +* [[Utiliser Horus Condition Report avec Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]] 263 + 264 +* [[Référentiel des champs - Constats d'état>>doc:.Constats d'état.WebHome]] 265 + 266 +* [[Mode d'emploi Horus Condition Report>>https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]] 267 +* [[Arrêté du 25 mai 2004 >>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 268 +))) 269 + 270 +(% class="box" %) 271 +((( 272 +**Icônes principales ** 273 +))) 274 +)))
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