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Modifications pour le document Documenter et suivre l’état de conservation

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:50
Depuis la version 29.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/01 13:18
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À la version 46.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/01 15:00
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -38,25 +38,156 @@
38 38  >(% class="small" %)Documenter l’état général d’un ensemble de biens à manipuler ou déplacer temporairement.
39 39  >(% class="small" %)Dans le cadre du récolement décennal, joindre un constat pour signaler une instabilité ou une fragilité avant la manipulation.
40 40  
41 -= Comment créer un constat d'état ? =
41 += Comment créer un constat d'état ? =
42 42  
43 43  (% class="box successmessage" %)
44 44  (((
45 45  Bonnes pratiques :
46 +
47 +* **Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs
48 +* Une fois le constat d'état initial renseigné, **ne le modifiez plus**. Toute évolution doit être ajoutée sous forme de** constat d'état complémentaire**, qui sera automatiquement **historisé**.
49 +Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien, **les** mouvements **ou la **notice de récolement**.
46 46  )))
47 47  
48 -* (% class="box successmessage" %)
49 -(((
50 -**Commencez toujours par renseigner une estimation initiale** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs **Valeur d'assurance**.
52 +== Saisir un constat d'état initial ==
53 +
54 +1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **État de conservation-Conditions**.
55 +1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.
56 +
57 +[[Grille de saisie des biens → saisie d'un constat d'état initial et enregistrement.>>image:1754047520316-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 +
59 +
60 +[[Résultat sur la notice du bien  →  constat d'état initial.>>image:1754047607450-621.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 +
62 +
63 +== Ajouter un constat d'état complémentaire ==
64 +
65 +Les constats complémentaires peuvent être saisis :
66 +
67 +* **depuis la notice du bien**, pour une mise à jour indépendante d’un mouvement ;
68 +* **depuis un bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie** ;
69 +* **depuis l’application Horus Condition Report**, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien grâce au numéro d’inventaire.
70 +* **depuis une notice de récolement**, lorsque vous souhaitez compléter le constat sommaire par une évaluation plus précise de l’état du bien observé lors de la vérification.
71 +
72 +|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Critère**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
73 +(% style="text-align: center;" %)
74 +**Grille “Constat d’état”**
75 +
76 +(% style="text-align: center;" %)
77 +depuis la notice du bien
78 +)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
79 +(% style="text-align: center;" %)
80 +**Grille “Constat d’état”**
81 +
82 +(% style="text-align: center;" %)
83 +depuis un bien lié à un mouvement
84 +)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
85 +(% style="text-align: center;" %)
86 +**Grille “Constat d’état”**
87 +
88 +(% style="text-align: center;" %)
89 +depuis une notice de récolement
51 51  )))
52 -* (% class="box successmessage" %)
91 +|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie|Depuis la notice de récolement liée au bien
92 +|**Motif du constat**|Constat d'état|Constat d'état (régie)|Récolement
93 +|**Contexte d’usage**|(((
94 +* Évolution d’état
95 +)))|(((
96 +* Prêt
97 +* Exposition
98 +* Traitement
99 +* Transport
100 +)))|(((
101 +* Récolement physique avec constat détaillé
102 +)))
103 +|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique|Facultative
104 +|**Utilisation de Horus Condition Report**|Oui (utiliser les paniers)|Oui|Non
105 +|**Affichage dans la notice du bien**|Oui |Oui|Oui (avec la date, les données saisies dans le champ **état sommaire**, et un lien vers la notice de récolement associée au constat complémentaire)
106 +|**Champs principaux**|Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, récolement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
107 +
108 +=== Depuis une notice de bien ===
109 +
110 +1. **Ouvrez la notice du bien concerné**.
111 +1. **Cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire** dans la barre d’outils
112 +1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
113 +1. Enregistrez la notice.
114 +
115 +Le constat est automatiquement historisé dans la notice du bien.
116 +
117 +[[Notice de bien → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754049113081-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 +
119 +
120 +[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1754049499887-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 +
122 +
123 +[[Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour au bien. >>image:1754049246297-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 +
125 +
126 +[[Résultat sur la notice du bien  → dernier constat d'état historicisé.>>image:1754049275869-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 +
128 +
129 +=== Depuis un bien lié au mouvement ===
130 +
131 +1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**.
132 +1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour un constat d'état, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.
133 +1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir un constat d'état complémentaire**.
134 +1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
135 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création du constat d'état.
136 +
137 +Le constat est désormais **enregistré et historisé**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
138 +
139 +[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754050303388-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 +
141 +
142 +[[Bien lié au mouvement → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754050356880-165.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 +
144 +
145 +[[Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.>>image:1754050941269-998.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 +
147 +
148 +[[Résultat → le constat d'état complémentaire est historisé dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1754050650187-217.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 +
150 +
151 +[[Résultat → le constat d'état complémentaire est également historisé dans la notice du bien (constat de régie).>>image:1754050712120-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 +
153 +
154 +=== Depuis l'application Horus Condition Report ===
155 +
156 +L’application **Horus Condition Report** permet de réaliser des constats d’état sur le terrain **en mode déconnecté**. Elle est idéale pour les constats effectués **en réserve, en exposition, en transit ou lors d’opérations de manipulation**.
157 +
158 +Elle peut être utilisée pour :
159 +
160 +* **mettre à jour l’état de conservation d’un bien**, de manière indépendante ;
161 +* **documenter un mouvement** en liant automatiquement le constat au bien concerné.
162 +
163 +(% class="box warningmessage" %)
53 53  (((
54 -Une fois l’estimation initiale renseignée, **ne la modifiez plus**. Toute évolution de valeur doit être ajoutée sous forme d’**estimation complémentaire**, qui sera automatiquement **historisée**.
55 -Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien** ou les** mouvements**.
165 +**Horus Condition Report n’est pas une application développée par Flora Software.**
166 +Il s’agit d’un outil tiers, compatible avec Flora dans le cadre d’un **partenariat d’interopérabilité**. Pour l’utiliser, une licence spécifique est nécessaire.
56 56  )))
57 57  
58 -
169 +=== Depuis une notice de récolement ===
170 +
171 +Dès lors que vous saisissez l'état sommaire du bien, un constat de récolement apparait dans la notice du bien.
172 +
173 +Si l’état observé nécessite une documentation plus précise (détérioration notable, altération suspecte, évolution à surveiller…), vous pouvez compléter en **ajoutant un constat d’état complémentaire** directement depuis la notice de récolement.
174 +
175 +Cela permet d’archiver une description détaillée, datée, et historisée dans la notice du bien, au-delà du simple constat sommaire.
176 +
177 +Pour cela :
178 +
179 +1. Se positionner dans la grille de saisie d'une notice de récolement.
180 +1. Cliquer sur le plus à droite du champ constat lié pour créer le constat complémentaire
181 +1. Renseignez les champs et enregistrez la notice.
182 +1. Le constat complémentaire est stocké dans la notice de récolement.
183 +
184 +[[image:1754052600424-150.png]]
59 59  )))
186 +
187 +
188 +
189 +
190 +
60 60  )))|(% style="width:300px" %)(((
61 61  (% class="box" %)
62 62  (((
... ... @@ -93,52 +93,12 @@
93 93  
94 94  
95 95  
96 -(% class="box infomessage" %)
97 -(((
98 -Conformément à l'arrêté du 25 mai 2004, le constat d'état initial (premier constat d'état réalisé) est à renseigner dans la grille de saisie des biens (regroupement de champs régie).
99 -)))
100 100  
101 -Dans la grille de saisie des biens, le champ état de conservation initial permet de saisir le premier constat réalisé sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
102 102  
103 -[[image:1748243238377-766.png]]
104 104  
105 -[[image:1748243366832-500.png]]
106 106  
107 107  
108 108  
109 -Le constat d'état initial peut évoluer au fil du temps. Dans ce cas, créer des constats d'états supplémentaires, qui viendront s'ajouter à la notice du bien.
110 -
111 -Si l'état de conservation du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
112 -
113 -[[image:1722421115940-543.png]]
114 -
115 -La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir (ou rattacher en pdf) un nouveau constat d'état, qui sera automatiquement lié à la notice du bien.
116 -
117 -[[image:1722421158787-850.png]]
118 -
119 -Pour ne pas surcharger l'affichage des constats d'état sur la notice du bien, ce dernier est optimisé :
120 -
121 -[[image:1722416954592-572.png]]
122 -
123 -= =
124 -
125 -Les constats d'états complémentaires peuvent également être gérés via l'application Horus Condition Report.
126 -
127 -L'application permet d'exporter les données depuis Flora vers Horus, d'effectuer les constats et de les réimporter en effectuant un glisser déposer via l'espace de travail Gérer.
128 -
129 -Pour en savoir plus, cliquer**[[ ici>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]**.
130 -
131 -Les numéros d'inventaire étant présents dans les constats Horus, le lien vers le biens et le remplissage de la notice constat d'état Flora se feront automatiquement.
132 -
133 -[[image:1748243167137-550.png]]
134 -
135 -(% class="box warningmessage" %)
136 -(((
137 -Les champs à jauge et la section emballage dans Horus ne seront pas repris dans les champs Flora, en revanche ils seront présents dans le document PDF ajouté au constat d'état.
138 -)))
139 -
140 -
141 -
142 142  Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Constats d'états **offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report).
143 143  
144 144  Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table.
1754047520316-845.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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