Modifications pour le document Documenter et suivre l’état de conservation

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -38,94 +38,224 @@
38	38	>(% class="small" %)Documenter l’état général d’un ensemble de biens à manipuler ou déplacer temporairement.
39	39	>(% class="small" %)Dans le cadre du récolement décennal, joindre un constat pour signaler une instabilité ou une fragilité avant la manipulation.
40	40
	41	+= Comment créer un constat d'état ? =
41	41
42		-
43		-
44		-)))
45		-)))|(% style="width:300px" %)(((
46		-(% class="box" %)
	43	+(% class="box successmessage" %)
47	47	(((
48		-**Sommaire**
	45	+Bonnes pratiques :
49	49
50		-{{toc depth="2" numbered="true"/}}
	47	+* **Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs
	48	+* Une fois le constat d'état initial renseigné, **ne le modifiez plus**. Toute évolution doit être ajoutée sous forme de** constat d'état complémentaire**, qui sera automatiquement **historisé**.
	49	+Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien, **les** mouvements **ou la **notice de récolement**.
51	51	)))
52	52
53		-(% class="box" %)
54		-(((
55		-**Aller plus loin**
	52	+== Saisir un constat d'état initial ==
56	56
57		-* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
58		-* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
59		-* [[Utiliser Horus Condition Report avec Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]
60		-
61		-* [[Référentiel des champs - Constats d'état>>doc:.Constats d'état.WebHome]]
62		-
63		-* [[Mode d'emploi Horus Condition Report>>https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]
64		-* [[Arrêté du 25 mai 2004 >>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
65		-)))
	54	+1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **État de conservation-Conditions**.
	55	+1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.
66	66
67		-(% class="box" %)
68		-(((
69		-**Icônes principales **
	57	+[[Grille de saisie des biens → saisie d'un constat d'état initial et enregistrement.>>image:1754047520316-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	58	+
	59	+
	60	+[[Résultat sur la notice du bien  →  affichage du constat d'état initial.>>image:1754047607450-621.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	61	+
	62	+
	63	+== Ajouter un constat d'état complémentaire ==
	64	+
	65	+Les constats complémentaires peuvent être saisis :
	66	+
	67	+* **depuis la notice du bien**, pour une mise à jour indépendante d’un mouvement ;
	68	+* **depuis un bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie** ;
	69	+* **depuis l’application Horus Condition Report**, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien grâce au numéro d’inventaire.
	70	+* **depuis une notice de récolement**, lorsque vous souhaitez compléter le constat sommaire par une évaluation plus précise de l’état du bien observé lors de la vérification.
	71	+
	72	+|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Critère**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
	73	+(% style="text-align: center;" %)
	74	+**Grille “Constat d’état”**
	75	+
	76	+(% style="text-align: center;" %)
	77	+depuis la notice du bien
	78	+)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
	79	+(% style="text-align: center;" %)
	80	+**Grille “Constat d’état”**
	81	+
	82	+(% style="text-align: center;" %)
	83	+depuis un bien lié à un mouvement
	84	+)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
	85	+(% style="text-align: center;" %)
	86	+**Grille “Constat d’état”**
	87	+
	88	+(% style="text-align: center;" %)
	89	+depuis une notice de récolement
70	70	)))
	91	+|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie|Depuis la notice de récolement liée au bien
	92	+|**Motif du constat**|Constat d'état|Constat d'état (régie)|Récolement
	93	+|**Contexte d’usage**|(((
	94	+* Évolution d’état
	95	+)))|(((
	96	+* Prêt
	97	+* Exposition
	98	+* Traitement
	99	+* Transport
	100	+)))|(((
	101	+* Récolement physique (champ état sommaire saisit) avec constat détaillé
71	71	)))
	103	+|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique|Facultative
	104	+|**Utilisation de Horus Condition Report**|Oui (utiliser les paniers)|Oui|Non
	105	+|**Affichage dans la notice du bien**|Oui |Oui|Oui (avec la date, les données saisies dans le champ **état sommaire**, et un lien vers la notice de récolement associée au constat complémentaire)
	106	+|**Champs principaux**|Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, récolement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
72	72
	108	+=== Depuis une notice de bien ===
73	73
	110	+1. **Ouvrez la notice du bien concerné**.
	111	+1. **Cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire** dans la barre d’outils
	112	+1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
	113	+1. Enregistrez la notice.
74	74
	115	+Le constat est automatiquement historisé dans la notice du bien.
75	75
	117	+[[Notice de bien → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754049113081-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76	76
77	77
	120	+[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1754049499887-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78	78
79	79
	123	+[[Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour à la notice du bien.>>image:1754049246297-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80	80
81		-(% class="box infomessage" %)
82		-(((
83		-Conformément à l'arrêté du 25 mai 2004, le constat d'état initial (premier constat d'état réalisé) est à renseigner dans la grille de saisie des biens (regroupement de champs régie).
84		-)))
85	85
86		-Dans la grille de saisie des biens, le champ état de conservation initial permet de saisir le premier constat réalisé sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
	126	+[[Résultat sur la notice du bien  → affichage du constat simple historisé.>>image:1754054495115-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87	87
88		-[[image:1748243238377-766.png]]
89	89
90		-[[image:1748243366832-500.png]]
	129	+=== Depuis un bien lié au mouvement ===
91	91
	131	+1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**.
	132	+1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour un constat d'état, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.
	133	+1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir un constat d'état complémentaire**.
	134	+1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
	135	+1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création du constat d'état.
92	92
	137	+Le constat est désormais **enregistré et historisé**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
93	93
94		-Le constat d'état initial peut évoluer au fil du temps. Dans ce cas, créer des constats d'états supplémentaires, qui viendront s'ajouter à la notice du bien.
	139	+[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754050303388-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95	95
96		-Si l'état de conservation du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
97	97
98		-[[image:1722421115940-543.png]]
	142	+[[Bien lié au mouvement → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754050356880-165.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99	99
100		-La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir (ou rattacher en pdf) un nouveau constat d'état, qui sera automatiquement lié à la notice du bien.
101	101
102		-[[image:1722421158787-850.png]]
	145	+[[Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.>>image:1754050941269-998.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103	103
104		-Pour ne pas surcharger l'affichage des constats d'état sur la notice du bien, ce dernier est optimisé :
105	105
106		-[[image:1722416954592-572.png]]
	148	+[[Résultat → le constat d'état complémentaire est historisé dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1754050650187-217.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107	107
108		-= =
109	109
110		-Les constats d'états complémentaires peuvent également être gérés via l'application Horus Condition Report.
	151	+[[Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la notice du bien (constat de régie).>>image:1754050712120-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111	111
112		-L'application permet d'exporter les données depuis Flora vers Horus, d'effectuer les constats et de les réimporter en effectuant un glisser déposer via l'espace de travail Gérer.
113	113
114		-Pour en savoir plus, cliquer**[[ ici>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]**.
	154	+=== Depuis l'application Horus Condition Report ===
115	115
116		-Les numéros d'inventaire étant présents dans les constats Horus, le lien vers le biens et le remplissage de la notice constat d'état Flora se feront automatiquement.
	156	+L’application **Horus Condition Report** permet d'effectuer des constats d’état sur le terrain **en mode déconnecté**. Elle est idéale pour les constats effectués **en réserve, en exposition, en transit ou lors d’opérations de manipulation**.
117	117
118		-[[image:1748243167137-550.png]]
	158	+Elle peut être utilisée pour :
119	119
	160	+* **mettre à jour l’état de conservation d’un bien**, de manière indépendante ;
	161	+* **documenter un mouvement** en liant automatiquement le constat au bien concerné.
	162	+
120	120	(% class="box warningmessage" %)
121	121	(((
122		-Les champs à jauge et la section emballage dans Horus ne seront pas repris dans les champs Flora, en revanche ils seront présents dans le document PDF ajouté au constat d'état.
	165	+**Horus Condition Report n’est pas une application développée par Flora Software.**
	166	+Il s’agit d’un outil tiers, compatible avec Flora dans le cadre d’un **partenariat d’interopérabilité**. Pour l’utiliser, une licence spécifique est nécessaire.
123	123	)))
124	124
	169	+=== Depuis une notice de récolement ===
125	125
	171	+Dès que vous renseignez l’**état sommaire** dans une notice de récolement, un **constat de récolement** apparaît automatiquement dans la notice du bien concerné.
126	126
127		-Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Constats d'états **offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report).
	173	+Si l’état observé appelle une analyse plus approfondie (détérioration, altération inhabituelle, évolution inquiétante…), vous pouvez **compléter ce constat sommaire par un constat d’état complémentaire**, directement depuis la notice de récolement.
128	128
129		-Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table.
	175	+Cela permet d’archiver une description plus précise, datée, et historisée dans la notice du bien, tout en conservant le lien avec la campagne de récolement.
130	130
131		-[[image:1748254394476-356.png]]
	177	+**Pour ajouter un constat complémentaire** :
	178	+
	179	+1. Positionnez-vous dans la **grille de saisie** de la notice de récolement.
	180	+1. Cliquez sur **le bouton +** à droite du champ **Constat lié**.
	181	+1. Remplissez les champs de la grille de constat d’état.
	182	+1. Enregistrez la notice.
	183	+
	184	+Le constat complémentaire ainsi créé est visible dans la **notice de récolement.**
	185	+
	186	+[[Grille de saisie récolement → création d'un constat d'état complémentaire. >>image:1754055037920-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	187	+)))
	188	+
	189	+
	190	+
	191	+[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement.>>image:1754053587938-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	192	+
	193	+
	194	+[[Retour sur la grille de saisie du récolement → constat complémentaire créé.>>image:1754053676803-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	195	+
	196	+
	197	+[[Notice de récolement → date du récolement, état sommaire et constat lié.>>image:1754053531898-100.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	198	+
	199	+
	200	+[[Notice de bien → affichage du constat de récolement (état sommaire, date et lien vers la notice de récolement).>>image:1754053414764-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	201	+
	202	+
	203	+= Suivre et consulter les constats d'état complémentaires =
	204	+
	205	+== Navigation après la création d'un constat (mouvement) ==
	206	+
	207	+
	208	+== Consulter l'historique des constats dans la notice d'un bien ==
	209	+
	210	+Lorsque plusieurs constats d’état complémentaires sont associés à un même bien, un champ **Historique des constats d’état** s’affiche automatiquement dans la notice du bien.
	211	+
	212	+Ce champ permet :
	213	+
	214	+* de connaître le **nombre total** de constats enregistrés,
	215	+* d’**accéder rapidement à l’ensemble des constats** liés au bien,
	216	+* de visualiser pour chaque constat les **informations essentielles** : date, état de conservation.
	217	+
	218	+[[Notice de bien → historique des constats complémentaires.>>image:1754054742302-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	219	+
	220	+
	221	+== Où retrouver les constats d'état complémentaires ? ==
	222	+
	223	+Tous les constats d’état complémentaires saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
	224	+
	225	+Pour y accéder :
	226	+
	227	+1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
	228	+1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Constats d’état**.
	229	+1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
	230	+
	231	+[[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Constats d'état.**>>image:1754054877661-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	232	+
	233	+
	234	+
	235	+)))|(% style="width:300px" %)(((
	236	+(% class="box" %)
	237	+(((
	238	+**Sommaire**
	239	+
	240	+{{toc depth="2" numbered="true"/}}
	241	+)))
	242	+
	243	+(% class="box" %)
	244	+(((
	245	+**Aller plus loin**
	246	+
	247	+* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
	248	+* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
	249	+* [[Utiliser Horus Condition Report avec Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]
	250	+
	251	+* [[Référentiel des champs - Constats d'état>>doc:.Constats d'état.WebHome]]
	252	+
	253	+* [[Mode d'emploi Horus Condition Report>>https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]
	254	+* [[Arrêté du 25 mai 2004 >>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
	255	+)))
	256	+
	257	+(% class="box" %)
	258	+(((
	259	+**Icônes principales **
	260	+)))
	261	+)))

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