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Modifications pour le document Documenter et suivre l’état de conservation

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:50
Depuis la version 26.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/01 13:13
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À la version 47.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/01 15:11
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,16 +3,18 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Les constats d’état permettent de documenter, à différentes étapes, l’état de conservation d’un bien inscrit dans les collections. Ils sont essentiels pour assurer la traçabilité, justifier d’une éventuelle détérioration, et appuyer les décisions de conservation préventive ou curative.
6 +Les constats d’état permettent de documenter l’état de conservation d’un bien à un moment donné de sa vie dans les collections. Ils contribuent à garantir la traçabilité, à sécuriser les mouvements (prêt, exposition, transport…), et à justifier les interventions de conservation.
7 7  
8 -Flora permet de gérer à la fois le **constat d’état initial**, saisi directement dans la notice du bien, et les **constats complémentaires**, ajoutés au fil du temps selon les mouvements ou les événements affectant le bien.
8 +Dans Flora, il est possible de gérer à la fois :
9 +
10 +* le **constat d’état initial**, saisi directement dans la notice du bien,
11 +* et les **constats complémentaires**, ajoutés ultérieurement selon l’évolution de l’objet ou les événements le concernant.
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 12  = A quoi servent les constats d'état dans Flora ? =
13 13  
14 -Les constats d’état jouent un rôle central dans le suivi des collections. Ils permettent de documenter précisément l’état de conservation d’un bien à un moment donné, de détecter les évolutions éventuelles, et d’appuyer les choix en matière de conservation, de manipulation ou de prêt.
15 -Qu’il s’agisse d’un nouvel objet entrant dans les collections, d’un prêt temporaire ou d’un stockage de longue durée, ces constats accompagnent les grandes étapes de la vie du bien.
17 +Les constats d’état jouent un rôle central dans la régie des collections. Ils interviennent à toutes les étapes clés : entrée dans les collections, exposition, prêt, stockage longue durée, ou encore restauration. En apportant une vision datée et qualifiée de l’état d’un bien, ils facilitent les arbitrages, assurent une meilleure prévention, et protègent juridiquement l’établissement.
16 16  
17 17  Ils répondent à plusieurs objectifs essentiels :
18 18  
... ... @@ -36,92 +36,216 @@
36 36  >(% class="small" %)Documenter l’état général d’un ensemble de biens à manipuler ou déplacer temporairement.
37 37  >(% class="small" %)Dans le cadre du récolement décennal, joindre un constat pour signaler une instabilité ou une fragilité avant la manipulation.
38 38  
41 += Comment créer un constat d'état ? =
39 39  
40 -
41 -
42 -)))
43 -)))|(% style="width:300px" %)(((
44 -(% class="box" %)
43 +(% class="box successmessage" %)
45 45  (((
46 -**Sommaire**
45 +Bonnes pratiques :
47 47  
48 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
47 +* **Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs
48 +* Une fois le constat d'état initial renseigné, **ne le modifiez plus**. Toute évolution doit être ajoutée sous forme de** constat d'état complémentaire**, qui sera automatiquement **historisé**.
49 +Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien, **les** mouvements **ou la **notice de récolement**.
49 49  )))
50 50  
51 -(% class="box" %)
52 -(((
53 -**Aller plus loin**
52 +== Saisir un constat d'état initial ==
54 54  
55 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
56 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
57 -* [[Utiliser Horus Condition Report avec Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]
58 -
59 -* [[Référentiel des champs - Constats d'état>>doc:.Constats d'état.WebHome]]
60 -
61 -* [[Mode d'emploi Horus Condition Report>>https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]
62 -* [[Arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire, du registre des biens déposés dans un musée de France et au récolement>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
63 -)))
54 +1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **État de conservation-Conditions**.
55 +1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.
64 64  
65 -(% class="box" %)
66 -(((
67 -**Icônes principales **
57 +[[Grille de saisie des biens → saisie d'un constat d'état initial et enregistrement.>>image:1754047520316-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 +
59 +
60 +[[Résultat sur la notice du bien  →  constat d'état initial.>>image:1754047607450-621.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 +
62 +
63 +== Ajouter un constat d'état complémentaire ==
64 +
65 +Les constats complémentaires peuvent être saisis :
66 +
67 +* **depuis la notice du bien**, pour une mise à jour indépendante d’un mouvement ;
68 +* **depuis un bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie** ;
69 +* **depuis l’application Horus Condition Report**, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien grâce au numéro d’inventaire.
70 +* **depuis une notice de récolement**, lorsque vous souhaitez compléter le constat sommaire par une évaluation plus précise de l’état du bien observé lors de la vérification.
71 +
72 +|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Critère**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
73 +(% style="text-align: center;" %)
74 +**Grille “Constat d’état”**
75 +
76 +(% style="text-align: center;" %)
77 +depuis la notice du bien
78 +)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
79 +(% style="text-align: center;" %)
80 +**Grille “Constat d’état”**
81 +
82 +(% style="text-align: center;" %)
83 +depuis un bien lié à un mouvement
84 +)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
85 +(% style="text-align: center;" %)
86 +**Grille “Constat d’état”**
87 +
88 +(% style="text-align: center;" %)
89 +depuis une notice de récolement
68 68  )))
91 +|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie|Depuis la notice de récolement liée au bien
92 +|**Motif du constat**|Constat d'état|Constat d'état (régie)|Récolement
93 +|**Contexte d’usage**|(((
94 +* Évolution d’état
95 +)))|(((
96 +* Prêt
97 +* Exposition
98 +* Traitement
99 +* Transport
100 +)))|(((
101 +* Récolement physique avec constat détaillé
69 69  )))
103 +|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique|Facultative
104 +|**Utilisation de Horus Condition Report**|Oui (utiliser les paniers)|Oui|Non
105 +|**Affichage dans la notice du bien**|Oui |Oui|Oui (avec la date, les données saisies dans le champ **état sommaire**, et un lien vers la notice de récolement associée au constat complémentaire)
106 +|**Champs principaux**|Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, récolement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
70 70  
108 +=== Depuis une notice de bien ===
71 71  
110 +1. **Ouvrez la notice du bien concerné**.
111 +1. **Cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire** dans la barre d’outils
112 +1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
113 +1. Enregistrez la notice.
72 72  
115 +Le constat est automatiquement historisé dans la notice du bien.
73 73  
117 +[[Notice de bien → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754049113081-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 75  
120 +[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1754049499887-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 77  
123 +[[Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour au bien. >>image:1754049246297-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 -(% class="box infomessage" %)
125 +
126 +[[Résultat sur la notice du bien  → dernier constat d'état historicisé.>>image:1754049275869-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 +
128 +
129 +=== Depuis un bien lié au mouvement ===
130 +
131 +1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**.
132 +1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour un constat d'état, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.
133 +1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir un constat d'état complémentaire**.
134 +1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
135 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création du constat d'état.
136 +
137 +Le constat est désormais **enregistré et historisé**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
138 +
139 +[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754050303388-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 +
141 +
142 +[[Bien lié au mouvement → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754050356880-165.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 +
144 +
145 +[[Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.>>image:1754050941269-998.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 +
147 +
148 +[[Résultat → le constat d'état complémentaire est historisé dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1754050650187-217.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 +
150 +
151 +[[Résultat → le constat d'état complémentaire est également historisé dans la notice du bien (constat de régie).>>image:1754050712120-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 +
153 +
154 +=== Depuis l'application Horus Condition Report ===
155 +
156 +L’application **Horus Condition Report** permet de réaliser des constats d’état sur le terrain **en mode déconnecté**. Elle est idéale pour les constats effectués **en réserve, en exposition, en transit ou lors d’opérations de manipulation**.
157 +
158 +Elle peut être utilisée pour :
159 +
160 +* **mettre à jour l’état de conservation d’un bien**, de manière indépendante ;
161 +* **documenter un mouvement** en liant automatiquement le constat au bien concerné.
162 +
163 +(% class="box warningmessage" %)
80 80  (((
81 -Conformément à l'arrêté du 25 mai 2004, le constat d'état initial (premier constat d'état réalisé) est à renseigner dans la grille de saisie des biens (regroupement de champs régie).
165 +**Horus Condition Report n’est pas une application développée par Flora Software.**
166 +Il s’agit d’un outil tiers, compatible avec Flora dans le cadre d’un **partenariat d’interopérabilité**. Pour l’utiliser, une licence spécifique est nécessaire.
82 82  )))
83 83  
84 -Dans la grille de saisie des biens, le champ état de conservation initial permet de saisir le premier constat réalisé sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
169 +=== Depuis une notice de récolement ===
85 85  
86 -[[image:1748243238377-766.png]]
171 +Dès que vous renseignez l’**état sommaire** dans une notice de récolement, un **constat de récolement** apparaît automatiquement dans la notice du bien concerné.
87 87  
88 -[[image:1748243366832-500.png]]
173 +Si l’état observé appelle une analyse plus approfondie (détérioration, altération inhabituelle, évolution inquiétante…), vous pouvez **compléter ce constat sommaire par un constat d’état complémentaire**, directement depuis la notice de récolement.
89 89  
175 +Cela permet d’archiver une description plus précise, datée, et historisée dans la notice du bien, tout en conservant le lien avec la campagne de récolement.
90 90  
177 +**Pour ajouter un constat complémentaire** :
91 91  
92 -Le constat d'état initial peut évoluer au fil du temps. Dans ce cas, créer des constats d'états supplémentaires, qui viendront s'ajouter à la notice du bien.
179 +1. Positionnez-vous dans la **grille de saisie** de la notice de récolement.
180 +1. Cliquez sur **le bouton +** à droite du champ **Constat lié**.
181 +1. Remplissez les champs de la grille de constat d’état.
182 +1. Enregistrez la notice.
93 93  
94 -Si l'état de conservation du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
184 +Le constat complémentaire ainsi créé est visible dans la **notice de récolement.**
95 95  
96 -[[image:1722421115940-543.png]]
186 +[[Grille de saisie récolement → saisie de l'état sommaire et création un constat d'état complémentaire. >>image:1754052600424-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 +)))
97 97  
98 -La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir (ou rattacher en pdf) un nouveau constat d'état, qui sera automatiquement lié à la notice du bien.
99 99  
100 -[[image:1722421158787-850.png]]
101 101  
102 -Pour ne pas surcharger l'affichage des constats d'état sur la notice du bien, ce dernier est optimisé :
191 +[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement.>>image:1754053587938-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 -[[image:1722416954592-572.png]]
105 105  
106 -= =
194 +[[Retour sur la grille de saisie du récolement → constat complémentaire créé.>>image:1754053676803-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 107  
108 -Les constats d'états complémentaires peuvent également être gérés via l'application Horus Condition Report.
109 109  
110 -L'application permet d'exporter les données depuis Flora vers Horus, d'effectuer les constats et de les réimporter en effectuant un glisser déposer via l'espace de travail Gérer.
197 +[[Notice de récolement → date du récolement, état sommaire et constat lié.>>image:1754053531898-100.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 -Pour en savoir plus, cliquer**[[ ici>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]**.
113 113  
114 -Les numéros d'inventaire étant présents dans les constats Horus, le lien vers le biens et le remplissage de la notice constat d'état Flora se feront automatiquement.
200 +[[Notice de bien → affichage du constat de récolement (état sommaire, date et lien vers la notice de récolement).>>image:1754053414764-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
116 -[[image:1748243167137-550.png]]
117 117  
118 -(% class="box warningmessage" %)
203 +
204 +
205 +
206 +
207 +
208 +
209 +)))|(% style="width:300px" %)(((
210 +(% class="box" %)
119 119  (((
120 -Les champs à jauge et la section emballage dans Horus ne seront pas repris dans les champs Flora, en revanche ils seront présents dans le document PDF ajouté au constat d'état.
212 +**Sommaire**
213 +
214 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
121 121  )))
122 122  
217 +(% class="box" %)
218 +(((
219 +**Aller plus loin**
123 123  
221 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
222 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
223 +* [[Utiliser Horus Condition Report avec Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]
224 +
225 +* [[Référentiel des champs - Constats d'état>>doc:.Constats d'état.WebHome]]
226 +
227 +* [[Mode d'emploi Horus Condition Report>>https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]
228 +* [[Arrêté du 25 mai 2004 >>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
229 +)))
124 124  
231 +(% class="box" %)
232 +(((
233 +**Icônes principales **
234 +)))
235 +)))
236 +
237 +
238 +
239 +
240 +
241 +
242 +
243 +
244 +
245 +
246 +
247 +
248 +
249 +
250 +
125 125  Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Constats d'états **offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report).
126 126  
127 127  Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table.
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