Modifications pour le document Documenter et suivre l’état de conservation

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- 1754297187988-195.png
- 1754297372078-959.png

Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Documenter et suivre l’état de conservation
++Créer et gérer les constats d'état

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -3,28 +3,29 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Les constats d’état permettent de **décrire et documenter l’état de conservation d’un bien** à un moment précis de sa vie dans les collections.
--Ils servent à garantir sa traçabilité, à sécuriser les mouvements et à justifier les interventions de conservation.
++Les constats d’état permettent de documenter l’état de conservation d’un bien à un moment donné de sa vie dans les collections. Ils contribuent à garantir sa traçabilité, à sécuriser les mouvements, et à justifier les interventions de conservation.
--Dans Flora, vous pouvez gérer :
++Dans Flora, il est possible de gérer à la fois :
--* **le constat d’état initial** : saisi directement dans la notice du bien ;
--* **les constats complémentaires** : ajoutés ultérieurement en fonction de l’évolution de l’objet ou des événements le concernant.
++* le **constat d’état initial**, saisi directement dans la notice du bien,
++* et les **constats complémentaires**, ajoutés ultérieurement selon l’évolution de l’objet ou les événements le concernant.
  )))
  (((
--= Comprendre le rôle des constats d’état dans Flora ? =
++= À quoi servent les constats d'état dans Flora ? =
--Les constats d’état jouent un rôle central dans la régie des collections.
++Les constats d’état jouent un rôle central dans la régie des collections. Ils interviennent à toutes les étapes clés : entrée dans les collections, exposition, prêt, stockage longue durée, ou encore restauration. En apportant une vision datée et qualifiée de l’état d’un bien, ils facilitent les arbitrages, assurent une meilleure prévention, et protègent juridiquement l’établissement.
--Ils interviennent à toutes les étapes clés : entrée dans les collections, exposition, prêt, stockage longue durée, ou encore restauration. En apportant une vision datée et qualifiée de l’état d’un bien, ils facilitent les arbitrages, assurent une meilleure prévention, et protègent juridiquement l’établissement.
--
  Ils répondent à plusieurs objectifs essentiels :
--* **Conformité réglementaire : **Le constat initial est requis pour tout bien inscrit dans un registre réglementaire, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
--* **Traçabilité conservatoire : **Ils garantissent le suivi dans le temps de l’état physique des objets, en conservant une trace datée des altérations, restaurations ou stabilisations.
--* **Encadrement des mouvements : **Réalisés avant ou après toute manipulation importante (prêt, exposition, restauration, transport…), les constats sécurisent les échanges et permettent d’identifier toute modification d’état.
--* **Aide à la décision : **Ils fournissent des éléments tangibles pour orienter les décisions de traitement, de retrait temporaire, de relocalisation ou d’intervention conservatoire.
++* **Conformité réglementaire**
++Le constat initial est requis pour tout bien inscrit dans un registre réglementaire, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
++* **Traçabilité conservatoire**
++Ils garantissent le suivi dans le temps de l’état physique des objets, en conservant une trace datée des altérations, restaurations ou stabilisations.
++* **Encadrement des mouvements**
++Réalisés avant ou après toute manipulation importante (prêt, exposition, restauration, transport…), les constats sécurisent les échanges et permettent d’identifier toute modification d’état.
++* **Aide à la décision**
++Ils fournissent des éléments tangibles pour orienter les décisions de traitement, de retrait temporaire, de relocalisation ou d’intervention conservatoire.
  >(% class="small" %)Exemples d'usages :
  >(% class="small" %)Réaliser un constat pour une sculpture en pierre récemment acquise afin de consigner l’état d’érosion ou de fissuration observé à l’arrivée.
@@ -37,22 +37,21 @@
  >(% class="small" %)Documenter l’état général d’un ensemble de biens à manipuler ou déplacer temporairement.
  >(% class="small" %)Dans le cadre du récolement décennal, joindre un constat pour signaler une instabilité ou une fragilité avant la manipulation.
--= Créer un constat d’état initial? =
++= Comment créer un constat d'état ? =
  (% class="box successmessage" %)
  (((
  Bonnes pratiques :
--* Renseigner le constat initial **dans la grille du bien**, groupe //État de conservation – Conditions//.
--* **Ne pas modifier** le constat initial : toute évolution doit être saisie via un constat complémentaire, automatiquement historisé.
--* Utiliser les raccourcis de saisie depuis la notice du bien, un mouvement ou la notice de récolement.
++* **Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs** État de conservation-Conditions. **
++* Une fois le constat d'état initial renseigné, **ne le modifiez plus**. Toute évolution doit être ajoutée sous forme de** constat d'état complémentaire**, qui sera automatiquement **historisé**.
++Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien, **les** mouvements **ou la **notice de récolement**.
  )))
  == Saisir un constat d'état initial ==
--1. Ouvrir la notice du bien.
--1. Compléter les champs du groupe //État de conservation – Conditions//.
--1. Enregistrer la notice pour valider la saisie.
++1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **État de conservation-Conditions**.
++1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.
  [[Grille de saisie des biens → saisie d'un constat d'état initial et enregistrement.>>image:1754047520316-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -62,45 +62,46 @@
  == Ajouter un constat d'état complémentaire ==
--Un constat complémentaire peut être créé :
++Les constats complémentaires peuvent être saisis :
--* **depuis la notice du bien** (mise à jour indépendante d’un mouvement) ;
--* **depuis un bien lié à un mouvement** (module Régie) ;
--* **depuis l’application Horus Condition Report** (saisie terrain avec réimport dans Flora).
++* **depuis la notice du bien**, pour une mise à jour indépendante d’un mouvement ;
++* **depuis un bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie** ;
++* **depuis l’application Horus Condition Report**, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien.
--Selon le contexte, il est recommandé d’utiliser l’une ou l’autre des grilles de constat. Le tableau ci-dessous synthétise leurs usages respectifs :
++|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Critère**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
++(% style="text-align: center;" %)
++**Grille “Constat d’état”**
--|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234); width: 329px;" %)**Critère**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 378px;" %)(((
  (% style="text-align: center;" %)
--**Grille "Constat standard"**
--)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 407px;" %)(((
++depuis la notice du bien
++)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
  (% style="text-align: center;" %)
--**Grille "Constat régie"**
--)))
--|(% style="width:329px" %)**Accès**|(% style="width:378px" %)Depuis la notice du bien|(% style="width:407px" %)Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
--|(% style="width:329px" %)**Motif du constat**|(% style="width:378px" %)Constat d'état|(% style="width:407px" %)Constat d'état (régie)
--|(% style="width:329px" %)**Contexte d’usage**|(% style="width:378px" %)(((
--Évolution d’état
--)))|(% style="width:407px" %)(((
--Prêt
++**Grille “Constat d’état”**
--Exposition
--
--Traitement
--
--Transport
++(% style="text-align: center;" %)
++depuis un bien lié à un mouvement
  )))
--|(% style="width:329px" %)**Association à un mouvement**|(% style="width:378px" %)Facultative|(% style="width:407px" %)Obligatoire et automatique
--|(% style="width:329px" %)**Utilisation de Horus Condition Report**|(% style="width:378px" %)Oui|(% style="width:407px" %)Oui
--|(% style="width:329px" %)**Affichage dans la notice du bien**|(% style="width:378px" %)Oui |(% style="width:407px" %)Oui
--|(% style="width:329px" %)**Champs principaux**|(% style="width:378px" %)Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|(% style="width:407px" %)Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
++|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
++|**Motif du constat**|Constat d'état|Constat d'état (régie)
++|**Contexte d’usage**|(((
++* Évolution d’état
++)))|(((
++* Prêt
++* Exposition
++* Traitement
++* Transport
++)))
++|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique
++|**Utilisation de Horus Condition Report**|Oui|Oui
++|**Affichage dans la notice du bien**|Oui |Oui
++|**Champs principaux**|Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
  === Depuis une notice de bien ===
--1. Visualiser la notice du bien concerné
++1. **Ouvrez la notice du bien concerné**.
 . **Cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire** dans la barre d’outils
--1. Renseigner : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux, détails, observations.
--1. Enregistrer.
++1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
++1. Enregistrez la notice.
  Le constat est automatiquement historisé dans la notice du bien.
@@ -152,70 +152,13 @@
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Horus Condition Report est un outil tiers, compatible avec Flora grâce à un partenariat d’interopérabilité. Il n’est pas développé par Flora Software et nécessite une licence spécifique pour être utilisé.
++**Horus Condition Report n’est pas une application développée par Flora Software.**
++Il s’agit d’un outil tiers, compatible avec Flora dans le cadre d’un **partenariat d’interopérabilité**. Pour l’utiliser, une licence spécifique est nécessaire.
  )))
  )))
--= Consulter et suivre les constats d'état complémentaires =
++= Cas particulier : gérer les constats d'état depuis une notice de récolement =
--== Navigation après la création d'un constat (mouvement) ==
--
--Après avoir enregistré un **constat d’état complémentaire** depuis un bien rattaché à un mouvement, vous pouvez revenir aux notices précédentes à l’aide des **icônes loupe** situées en haut de chaque notice.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonnes pratiques de navigation :
--
--* Cliquez sur la **loupe dans la notice de constat** pour revenir à la **notice du bien lié au mouvement**.
--* Cliquez à nouveau sur la loupe pour revenir à la **notice du mouvement principal**.
--)))
--
--[[Notice constat d'état → Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754055589683-169.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1754055634158-370.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Résultat → affichage de la notice du mouvement.>>image:1754055660109-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Accéder à l’historique dans la notice d'un bien ==
--
--Lorsque plusieurs constats d’état complémentaires sont associés à un même bien, un champ **Historique des constats d’état** s’affiche automatiquement dans la notice du bien.
--
--Ce champ permet :
--
--* de connaître le **nombre total** de constats enregistrés,
--* d’**accéder rapidement à l’ensemble des constats** liés au bien,
--* de visualiser pour chaque constat les **informations essentielles** : date, type de constat, état de conservation.
--
--[[Notice de bien → historique des constats complémentaires.>>image:1754054742302-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Retrouver tous les constats ==
--
--Tous les constats d’état complémentaires saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
--
--Pour y accéder :
--
--1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
--1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Constats d’état**.
--1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
--
--[[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Constats d'état.**>>image:1754054877661-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--= Cas particulier : Comment documenter l’état des biens lors du récolement ? =
--
--Dans Flora, deux types de constats peuvent être associés au récolement. Ils diffèrent par leur objectif et leur niveau de structuration. Le tableau ci-dessous en présente les principales caractéristiques.
--
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %) |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Constat de récolement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Constat d’état complémentaire**
--|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Mode de création**|Automatique (saisie champ **état sommaire**)|Manuel (création via le champ **Constat lié**)
--|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**|Liste des altérations + date du récolement|Grille complète (état, intégrité, date, observations, rédacteur, etc.)
--|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Affichage dans la notice du bien**|Oui (en résumé)|Oui (comme tout constat complémentaire)
--|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Lien affiché**|Vers la **notice de récolement**|Vers la **notice de constat**
--|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Utilité principale**|Constat rapide|Documentation plus précise en cas d’anomalie ou d’évolution constatée
--
  == Le constat de récolement automatique ==
  Lors d’un récolement, un champ **État sommaire** est généralement renseigné dans la notice de récolement.
@@ -233,7 +233,7 @@
 . **Renseignez le champ État sommaire** ainsi que les autres champs nécessaires.
 . Cliquez sur **Enregistrer**.
--Le constat de récolement s’affiche automatiquement dans la **notice du bien**, sous forme de résumé informatif.
++Résultat : le constat de récolement s’affiche automatiquement dans la **notice du bien**, sous forme de résumé informatif.
  [[Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement. >>image:1754056000703-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -288,6 +288,64 @@
  [[Notice de bien → affichage du constat de récolement et du constat complémentaire.>>image:1754291204590-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Ne pas confondre : constat de récolement et constat d'état complémentaire ==
++
++|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %) |=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Constat de récolement**|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Constat d’état complémentaire**
++|**Mode de création**|Automatique (champ **état sommaire**)|Manuel (via le champ **Constat lié**)
++|**Contenu**|Liste des altérations + date du récolement|Grille complète (état, intégrité, date, observations, rédacteur, etc.)
++|**Affichage dans la notice du bien**|Oui (en résumé)|Oui (comme tout constat complémentaire)
++|**Lien affiché**|Vers la **notice de récolement**|Vers la **notice de constat**
++|**Utilité principale**|Constat rapide|Documentation plus précise en cas d’anomalie ou d’évolution constatée
++
++= Suivre et consulter les constats d'état complémentaires =
++
++== Navigation après la création d'un constat (mouvement) ==
++
++Après avoir enregistré un **constat d’état complémentaire** depuis un bien rattaché à un mouvement, vous pouvez revenir aux notices précédentes à l’aide des **icônes loupe** situées en haut de chaque notice.
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonnes pratiques de navigation :
++
++* Cliquez sur la **loupe dans la notice de constat** pour revenir à la **notice du bien lié au mouvement**.
++* Cliquez à nouveau sur la loupe pour revenir à la **notice du mouvement principal**.
++)))
++
++[[Notice constat d'état → Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754055589683-169.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1754055634158-370.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Résultat → affichage de la notice du mouvement.>>image:1754055660109-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++== Consulter l'historique des constats dans la notice d'un bien ==
++
++Lorsque plusieurs constats d’état complémentaires sont associés à un même bien, un champ **Historique des constats d’état** s’affiche automatiquement dans la notice du bien.
++
++Ce champ permet :
++
++* de connaître le **nombre total** de constats enregistrés,
++* d’**accéder rapidement à l’ensemble des constats** liés au bien,
++* de visualiser pour chaque constat les **informations essentielles** : date, type de constat, état de conservation.
++
++[[Notice de bien → historique des constats complémentaires.>>image:1754054742302-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++== Où retrouver les constats d'état complémentaires ? ==
++
++Tous les constats d’état complémentaires saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
++
++Pour y accéder :
++
++1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
++1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Constats d’état**.
++1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
++
++[[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Constats d'état.**>>image:1754054877661-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  (% class="wikigeneratedid" id="HCasparticulier:A0ajouterunconstatd2019E9tatdepuisunenoticederE9colement-1" %)
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -307,8 +307,9 @@
  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
  * [[Récoler des biens>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.WebHome]]
--* [[Référentiel des champs>>doc:.Constats d'état.WebHome]]
++* [[Référentiel des champs - Constats d'état>>doc:.Constats d'état.WebHome]]
++* [[Mode d'emploi Horus Condition Report>>https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]
  * [[Arrêté du 25 mai 2004 >>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
  )))
@@ -316,10 +316,6 @@
  (((
  **Icônes principales **
--* [[image:1754297187988-195.png||height="29" width="29"]] Saisir un constat d'état complémentaire
--
--* [[image:1754297372078-959.png||height="31" width="31"]]Créer
--
  * [[image:1754055787841-637.png]] Basculer sur une notice liée
  )))
  )))

1754297187988-195.png

Auteur

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