Modifications pour le document Documenter et suivre l’état de conservation
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Résumé
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Pièces jointes (0 modifications, 0 ajouts, 27 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Contenu
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... ... @@ -3,7 +3,7 @@ 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 (% class="box" %) 5 5 ((( 6 -Les constats d’état permettent de documenter l’état de conservation d’un bien à un moment donné de sa vie dans les collections. Ils contribuent à garantir sa traçabilité, à sécuriser les mouvements, et à justifier les interventions de conservation.6 +Les constats d’état permettent de documenter l’état de conservation d’un bien à un moment donné de sa vie dans les collections. Ils contribuent à garantir la traçabilité, à sécuriser les mouvements (prêt, exposition, transport…), et à justifier les interventions de conservation. 7 7 8 8 Dans Flora, il est possible de gérer à la fois : 9 9 ... ... @@ -12,7 +12,7 @@ 12 12 ))) 13 13 14 14 ((( 15 -= Àquoi servent les constats d'état dans Flora ? =15 += A quoi servent les constats d'état dans Flora ? = 16 16 17 17 Les constats d’état jouent un rôle central dans la régie des collections. Ils interviennent à toutes les étapes clés : entrée dans les collections, exposition, prêt, stockage longue durée, ou encore restauration. En apportant une vision datée et qualifiée de l’état d’un bien, ils facilitent les arbitrages, assurent une meilleure prévention, et protègent juridiquement l’établissement. 18 18 ... ... @@ -44,7 +44,7 @@ 44 44 ((( 45 45 Bonnes pratiques : 46 46 47 -* **Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs ** État de conservation-Conditions. **47 +* **Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs 48 48 * Une fois le constat d'état initial renseigné, **ne le modifiez plus**. Toute évolution doit être ajoutée sous forme de** constat d'état complémentaire**, qui sera automatiquement **historisé**. 49 49 Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien, **les** mouvements **ou la **notice de récolement**. 50 50 ))) ... ... @@ -57,7 +57,7 @@ 57 57 [[Grille de saisie des biens → saisie d'un constat d'état initial et enregistrement.>>image:1754047520316-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 58 58 59 59 60 -[[Résultat sur la notice du bien → affichage du constat d'état initial.>>image:1754047607450-621.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]60 +[[Résultat sur la notice du bien → constat d'état initial.>>image:1754047607450-621.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 61 61 62 62 63 63 == Ajouter un constat d'état complémentaire == ... ... @@ -66,19 +66,30 @@ 66 66 67 67 * **depuis la notice du bien**, pour une mise à jour indépendante d’un mouvement ; 68 68 * **depuis un bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie** ; 69 -* **depuis l’application Horus Condition Report**, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien. 69 +* **depuis l’application Horus Condition Report**, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien grâce au numéro d’inventaire. 70 +* **depuis une notice de récolement**, lorsque vous souhaitez compléter le constat sommaire par une évaluation plus précise de l’état du bien observé lors de la vérification. 70 70 71 -Le tableau ci-dessous récapitule les usages recommandés pour chacun de ces contextes : 72 - 73 73 |=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Critère**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)((( 74 74 (% style="text-align: center;" %) 75 -**Grille "Constat standard"** 74 +**Grille “Constat d’état”** 75 + 76 +(% style="text-align: center;" %) 77 +depuis la notice du bien 76 76 )))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)((( 77 77 (% style="text-align: center;" %) 78 -**Grille "Constat régie"** 80 +**Grille “Constat d’état”** 81 + 82 +(% style="text-align: center;" %) 83 +depuis un bien lié à un mouvement 84 +)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)((( 85 +(% style="text-align: center;" %) 86 +**Grille “Constat d’état”** 87 + 88 +(% style="text-align: center;" %) 89 +depuis une notice de récolement 79 79 ))) 80 -|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie 81 -|**Motif du constat**|Constat d'état|Constat d'état (régie) 91 +|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie|Depuis la notice de récolement liée au bien 92 +|**Motif du constat**|Constat d'état|Constat d'état (régie)|Récolement 82 82 |**Contexte d’usage**|((( 83 83 * Évolution d’état 84 84 )))|((( ... ... @@ -86,11 +86,13 @@ 86 86 * Exposition 87 87 * Traitement 88 88 * Transport 100 +)))|((( 101 +* Récolement physique avec constat détaillé 89 89 ))) 90 -|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique 91 -|**Utilisation de Horus Condition Report**|Oui|Oui 92 -|**Affichage dans la notice du bien**|Oui |Oui 93 -|**Champs principaux**|Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc. 103 +|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique|Facultative 104 +|**Utilisation de Horus Condition Report**|Oui (utiliser les paniers)|Oui|Non 105 +|**Affichage dans la notice du bien**|Oui |Oui|Oui (avec la date, les données saisies dans le champ **état sommaire**, et un lien vers la notice de récolement associée au constat complémentaire) 106 +|**Champs principaux**|Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, récolement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc. 94 94 95 95 === Depuis une notice de bien === 96 96 ... ... @@ -107,10 +107,10 @@ 107 107 [[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1754049499887-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 108 108 109 109 110 -[[Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour à lanotice du bien.>>image:1754049246297-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]123 +[[Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour au bien. >>image:1754049246297-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 111 111 112 112 113 -[[Résultat sur la notice du bien → affichageduconstat d'étatcomplémentaire.>>image:1754054495115-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]126 +[[Résultat sur la notice du bien → dernier constat d'état historicisé.>>image:1754049275869-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 114 114 115 115 116 116 === Depuis un bien lié au mouvement === ... ... @@ -123,24 +123,24 @@ 123 123 124 124 Le constat est désormais **enregistré et historisé**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché. 125 125 126 -[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:175405 6679600-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]139 +[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754050303388-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 127 127 128 128 129 -[[Bien lié au mouvement → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:175405 6538289-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]142 +[[Bien lié au mouvement → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754050356880-165.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 130 130 131 131 132 -[[Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.>>image:175405 6483643-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]145 +[[Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.>>image:1754050941269-998.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 133 133 134 134 135 -[[Résultat → affichageduconstat d'état complémentaire dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1754056413501-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]148 +[[Résultat → le constat d'état complémentaire est historisé dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1754050650187-217.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 136 136 137 137 138 -[[Résultat → affichageduconstat d'état complémentaire dans la notice du bien (constat de régie).>>image:1754050712120-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]151 +[[Résultat → le constat d'état complémentaire est également historisé dans la notice du bien (constat de régie).>>image:1754050712120-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 139 139 140 140 141 141 === Depuis l'application Horus Condition Report === 142 142 143 -L’application **Horus Condition Report** permet d 'effectuer des constats d’état sur le terrain **en mode déconnecté**. Elle est idéale pour les constats effectués **en réserve, en exposition, en transit ou lors d’opérations de manipulation**.156 +L’application **Horus Condition Report** permet de réaliser des constats d’état sur le terrain **en mode déconnecté**. Elle est idéale pour les constats effectués **en réserve, en exposition, en transit ou lors d’opérations de manipulation**. 144 144 145 145 Elle peut être utilisée pour : 146 146 ... ... @@ -152,141 +152,46 @@ 152 152 **Horus Condition Report n’est pas une application développée par Flora Software.** 153 153 Il s’agit d’un outil tiers, compatible avec Flora dans le cadre d’un **partenariat d’interopérabilité**. Pour l’utiliser, une licence spécifique est nécessaire. 154 154 ))) 155 -))) 156 156 157 -= Suivreetconsulterlesconstats d'étatcomplémentaires=169 +=== Depuis une notice de récolement === 158 158 159 - ==Navigationaprèsla créationd'un constat(mouvement)==171 +Dès que vous renseignez l’**état sommaire** dans une notice de récolement, un **constat de récolement** apparaît automatiquement dans la notice du bien concerné. 160 160 161 - Aprèsavoir enregistréun**constatd’étatcomplémentaire**depuis unbienrattachéàunmouvement, vous pouvezrevenirauxnoticesprécédentesà l’aidedes**icônesloupe**situéesenhaut dechaquenotice.173 +Si l’état observé appelle une analyse plus approfondie (détérioration, altération inhabituelle, évolution inquiétante…), vous pouvez **compléter ce constat sommaire par un constat d’état complémentaire**, directement depuis la notice de récolement. 162 162 163 -(% class="box successmessage" %) 164 -((( 165 -Bonnes pratiques de navigation : 175 +Cela permet d’archiver une description plus précise, datée, et historisée dans la notice du bien, tout en conservant le lien avec la campagne de récolement. 166 166 167 -* Cliquez sur la **loupe dans la notice de constat** pour revenir à la **notice du bien lié au mouvement**. 168 -* Cliquez à nouveau sur la loupe pour revenir à la **notice du mouvement principal**. 169 -))) 177 +**Pour ajouter un constat complémentaire** : 170 170 171 -[[Notice constat d'état → Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754055589683-169.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 179 +1. Positionnez-vous dans la **grille de saisie** de la notice de récolement. 180 +1. Cliquez sur **le bouton +** à droite du champ **Constat lié**. 181 +1. Remplissez les champs de la grille de constat d’état. 182 +1. Enregistrez la notice. 172 172 184 +Le constat complémentaire ainsi créé est visible dans la **notice de récolement.** 173 173 174 -[[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1754055634158-370.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 175 - 176 - 177 -[[Résultat → affichage de la notice du mouvement.>>image:1754055660109-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 178 - 179 - 180 -== Consulter l'historique des constats dans la notice d'un bien == 181 - 182 -Lorsque plusieurs constats d’état complémentaires sont associés à un même bien, un champ **Historique des constats d’état** s’affiche automatiquement dans la notice du bien. 183 - 184 -Ce champ permet : 185 - 186 -* de connaître le **nombre total** de constats enregistrés, 187 -* d’**accéder rapidement à l’ensemble des constats** liés au bien, 188 -* de visualiser pour chaque constat les **informations essentielles** : date, type de constat, état de conservation. 189 - 190 -[[Notice de bien → historique des constats complémentaires.>>image:1754054742302-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 191 - 192 - 193 -== Où retrouver les constats d'état complémentaires ? == 194 - 195 -Tous les constats d’état complémentaires saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée. 196 - 197 -Pour y accéder : 198 - 199 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. 200 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Constats d’état**. 201 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). 202 - 203 -[[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Constats d'état.**>>image:1754054877661-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 204 - 205 - 206 -= Cas particulier : Comment documenter l’état des biens lors du récolement ? = 207 - 208 -Flora distingue deux types de constats liés au récolement. Il est essentiel de bien les différencier, car ils n’ont **ni le même objectif**, **ni le même niveau de structuration**. Le tableau ci-dessous résume leurs principales caractéristiques : 209 - 210 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %) |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Constat de récolement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Constat d’état complémentaire** 211 -|**Mode de création**|Automatique (saisie champ **état sommaire**)|Manuel (création via le champ **Constat lié**) 212 -|**Contenu**|Liste des altérations + date du récolement|Grille complète (état, intégrité, date, observations, rédacteur, etc.) 213 -|**Affichage dans la notice du bien**|Oui (en résumé)|Oui (comme tout constat complémentaire) 214 -|**Lien affiché**|Vers la **notice de récolement**|Vers la **notice de constat** 215 -|**Utilité principale**|Constat rapide|Documentation plus précise en cas d’anomalie ou d’évolution constatée 216 - 217 -== Le constat de récolement automatique == 218 - 219 -Lors d’un récolement, un champ **État sommaire** est généralement renseigné dans la notice de récolement. 220 -Une fois la notice enregistrée, ce champ déclenche automatiquement l’apparition d’un **constat de récolement** dans la notice du bien concerné. 221 - 222 -Ce constat est **non structuré** : il reprend simplement : 223 - 224 -* le **contenu du champ État sommaire**, 225 -* la **date du récolement**, 226 -* un **lien vers la notice de récolement**. 227 - 228 -**Procédure : ** 229 - 230 -1. Passez en **modification** sur la notice de récolement. 231 -1. **Renseignez le champ État sommaire** ainsi que les autres champs nécessaires. 232 -1. Cliquez sur **Enregistrer**. 233 - 234 -Le constat de récolement s’affiche automatiquement dans la **notice du bien**, sous forme de résumé informatif. 235 - 236 -[[Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement. >>image:1754056000703-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 237 - 238 - 239 -[[Grille de saisie récolement → saisie des données, lien vers le bien et enregistrement.>>image:1754293269089-314.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 240 - 241 - 242 -[[Notice de récolement → affichage de l'état sommaire du bien.>>image:1754293277027-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 243 - 244 - 245 -[[Notice de bien → affichage du constat de récolement.>>image:1754293283067-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 246 - 247 - 248 -== Ajouter un constat complémentaire depuis une notice de récolement == 249 - 250 -Si l’état observé nécessite une documentation plus détaillée (altération inhabituelle, dommage visible, évolution à surveiller…), il est possible d’**ajouter un constat d’état complémentaire** directement depuis la notice de récolement. 251 - 252 -Ce constat est enregistré comme une **notice distincte** et permet d’historiser une observation complète, datée, et rattachée à la notice du bien. 253 - 254 -(% class="box successmessage" %) 255 -((( 256 -**Bonnes pratiques** : 257 - 258 -* Pour que le constat complémentaire soit également visible dans la notice du bien, il est indispensable de **renseigner le champ Bien lié** dans la notice de constat au moment de sa création. 186 +[[Grille de saisie récolement → saisie de l'état sommaire et création un constat d'état complémentaire. >>image:1754052600424-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 259 259 ))) 260 260 261 -**Procédure : ** 262 262 263 -1. Passez en **modification **sur la notice de récolement. 264 -1. Cliquez sur **le bouton +** à droite du champ **Constat lié**. 265 -1. Remplissez les champs de la grille de constat d’état (y compris le champ **Bien lié** si nécessaire). 266 -1. Enregistrez la notice de constat. 267 -1. Puis, **enregistrez la notice de récolement** pour que le lien avec le constat apparaisse. 268 268 269 - Le constat complémentaire ainsicrééestvisibledans la **notice de récolement**,et,si lebienestcorrectementrenseigné, également dans la **noticedubien**.191 +[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement.>>image:1754053587938-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 270 270 271 -[[Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement. >>image:1754056000703-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 272 272 194 +[[Retour sur la grille de saisie du récolement → constat complémentaire créé.>>image:1754053676803-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 273 273 274 -[[Grille de saisie récolement → création d'un constat d'état complémentaire. >>image:1754055037920-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 275 275 197 +[[Notice de récolement → date du récolement, état sommaire et constat lié.>>image:1754053531898-100.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 276 276 277 -[[Constat d'état complémentaire → saisie des données, lien vers le bien et enregistrement.>>image:1754291301711-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 278 278 200 +[[Notice de bien → affichage du constat de récolement (état sommaire, date et lien vers la notice de récolement).>>image:1754053414764-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 279 279 280 -[[Retour sur la grille de saisie du récolement → constat d'état complémentaire créé.>>image:1754291058287-796.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 281 281 282 282 283 -[[Notice de récolement → affichage du constat lié.>>image:1754290999581-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 284 284 285 285 286 -[[Notice de bien → affichage du constat de récolement et du constat complémentaire.>>image:1754291204590-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 287 287 288 288 289 -(% class="wikigeneratedid" id="HCasparticulier:A0ajouterunconstatd2019E9tatdepuisunenoticederE9colement-1" %) 290 290 291 291 )))|(% style="width:300px" %)((( 292 292 (% class="box" %) ... ... @@ -300,10 +300,9 @@ 300 300 ((( 301 301 **Aller plus loin** 302 302 303 -* [[Utiliser Horus Condition Report avec Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]] 304 304 * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 305 305 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]] 306 -* [[ Récolerdesbiens>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolementinformatisé.WebHome]]223 +* [[Utiliser Horus Condition Report avec Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]] 307 307 308 308 * [[Référentiel des champs - Constats d'état>>doc:.Constats d'état.WebHome]] 309 309 ... ... @@ -314,11 +314,25 @@ 314 314 (% class="box" %) 315 315 ((( 316 316 **Icônes principales ** 317 - 318 -* [[image:1754297187988-195.png||height="29" width="29"]] Saisir un constat d'état complémentaire 319 - 320 -* [[image:1754297372078-959.png||height="31" width="31"]]Créer 321 - 322 -* [[image:1754055787841-637.png]] Basculer sur une notice liée 323 323 ))) 324 324 ))) 236 + 237 + 238 + 239 + 240 + 241 + 242 + 243 + 244 + 245 + 246 + 247 + 248 + 249 + 250 + 251 +Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Constats d'états **offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report). 252 + 253 +Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table. 254 + 255 +[[image:1748254394476-356.png]]
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