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Modifications pour le document Documenter et suivre l’état de conservation

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:50
Depuis la version 103.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/04 11:48
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À la version 51.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/01 15:36
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,7 +3,7 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Les constats d’état permettent de documenter l’état de conservation d’un bien à un moment donné de sa vie dans les collections. Ils contribuent à garantir sa traçabilité, à sécuriser les mouvements, et à justifier les interventions de conservation.
6 +Les constats d’état permettent de documenter l’état de conservation d’un bien à un moment donné de sa vie dans les collections. Ils contribuent à garantir la traçabilité, à sécuriser les mouvements (prêt, exposition, transport…), et à justifier les interventions de conservation.
7 7  
8 8  Dans Flora, il est possible de gérer à la fois :
9 9  
... ... @@ -12,7 +12,7 @@
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= À quoi servent les constats d'état dans Flora ? =
15 += A quoi servent les constats d'état dans Flora ? =
16 16  
17 17  Les constats d’état jouent un rôle central dans la régie des collections. Ils interviennent à toutes les étapes clés : entrée dans les collections, exposition, prêt, stockage longue durée, ou encore restauration. En apportant une vision datée et qualifiée de l’état d’un bien, ils facilitent les arbitrages, assurent une meilleure prévention, et protègent juridiquement l’établissement.
18 18  
... ... @@ -44,7 +44,7 @@
44 44  (((
45 45  Bonnes pratiques :
46 46  
47 -* **Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs** État de conservation-Conditions. **
47 +* **Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs
48 48  * Une fois le constat d'état initial renseigné, **ne le modifiez plus**. Toute évolution doit être ajoutée sous forme de** constat d'état complémentaire**, qui sera automatiquement **historisé**.
49 49  Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien, **les** mouvements **ou la **notice de récolement**.
50 50  )))
... ... @@ -66,17 +66,30 @@
66 66  
67 67  * **depuis la notice du bien**, pour une mise à jour indépendante d’un mouvement ;
68 68  * **depuis un bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie** ;
69 -* **depuis l’application Horus Condition Report**, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien.
69 +* **depuis l’application Horus Condition Report**, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien grâce au numéro d’inventaire.
70 +* **depuis une notice de récolement**, lorsque vous souhaitez compléter le constat sommaire par une évaluation plus précise de l’état du bien observé lors de la vérification.
70 70  
71 71  |=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Critère**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
72 72  (% style="text-align: center;" %)
73 -**Grille "Constat standard"**
74 +**Grille “Constat d’état”**
75 +
76 +(% style="text-align: center;" %)
77 +depuis la notice du bien
74 74  )))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
75 75  (% style="text-align: center;" %)
76 -**Grille "Constat régie"**
80 +**Grille “Constat d’état”**
81 +
82 +(% style="text-align: center;" %)
83 +depuis un bien lié à un mouvement
84 +)))|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)(((
85 +(% style="text-align: center;" %)
86 +**Grille “Constat d’état”**
87 +
88 +(% style="text-align: center;" %)
89 +depuis une notice de récolement
77 77  )))
78 -|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
79 -|**Motif du constat**|Constat d'état|Constat d'état (régie)
91 +|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie|Depuis la notice de récolement liée au bien
92 +|**Motif du constat**|Constat d'état|Constat d'état (régie)|Récolement
80 80  |**Contexte d’usage**|(((
81 81  * Évolution d’état
82 82  )))|(((
... ... @@ -84,11 +84,13 @@
84 84  * Exposition
85 85  * Traitement
86 86  * Transport
100 +)))|(((
101 +* Récolement physique (champ état sommaire saisit) avec constat détaillé
87 87  )))
88 -|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique
89 -|**Utilisation de Horus Condition Report**|Oui|Oui
90 -|**Affichage dans la notice du bien**|Oui |Oui
91 -|**Champs principaux**|Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
103 +|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique|Facultative
104 +|**Utilisation de Horus Condition Report**|Oui (utiliser les paniers)|Oui|Non
105 +|**Affichage dans la notice du bien**|Oui |Oui|Oui (avec la date, les données saisies dans le champ **état sommaire**, et un lien vers la notice de récolement associée au constat complémentaire)
106 +|**Champs principaux**|Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.|Bien, récolement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
92 92  
93 93  === Depuis une notice de bien ===
94 94  
... ... @@ -108,7 +108,7 @@
108 108  [[Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour à la notice du bien.>>image:1754049246297-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 110  
111 -[[Résultat sur la notice du bien  → affichage du constat d'état complémentaire.>>image:1754054495115-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 +[[Résultat sur la notice du bien  → affichage du constat simple historisé.>>image:1754054495115-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 113  
114 114  === Depuis un bien lié au mouvement ===
... ... @@ -121,16 +121,16 @@
121 121  
122 122  Le constat est désormais **enregistré et historisé**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
123 123  
124 -[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754056679600-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 +[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754050303388-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 125  
126 126  
127 -[[Bien lié au mouvement → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754056538289-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 +[[Bien lié au mouvement → bouton saisir un constat d'état complémentaire.>>image:1754050356880-165.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
129 129  
130 -[[Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.>>image:1754056483643-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +[[Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.>>image:1754050941269-998.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
132 132  
133 -[[Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1754056413501-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 +[[Résultat → le constat d'état complémentaire est historisé dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1754050650187-217.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
135 135  
136 136  [[Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la notice du bien (constat de régie).>>image:1754050712120-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -150,8 +150,41 @@
150 150  **Horus Condition Report n’est pas une application développée par Flora Software.**
151 151  Il s’agit d’un outil tiers, compatible avec Flora dans le cadre d’un **partenariat d’interopérabilité**. Pour l’utiliser, une licence spécifique est nécessaire.
152 152  )))
168 +
169 +=== Depuis une notice de récolement ===
170 +
171 +Dès que vous renseignez l’**état sommaire** dans une notice de récolement, un **constat de récolement** apparaît automatiquement dans la notice du bien concerné.
172 +
173 +Si l’état observé appelle une analyse plus approfondie (détérioration, altération inhabituelle, évolution inquiétante…), vous pouvez **compléter ce constat sommaire par un constat d’état complémentaire**, directement depuis la notice de récolement.
174 +
175 +Cela permet d’archiver une description plus précise, datée, et historisée dans la notice du bien, tout en conservant le lien avec la campagne de récolement.
176 +
177 +**Pour ajouter un constat complémentaire** :
178 +
179 +1. Positionnez-vous dans la **grille de saisie** de la notice de récolement.
180 +1. Cliquez sur **le bouton +** à droite du champ **Constat lié**.
181 +1. Remplissez les champs de la grille de constat d’état.
182 +1. Enregistrez la notice.
183 +
184 +Le constat complémentaire ainsi créé est visible dans la **notice de récolement.**
185 +
186 +[[Grille de saisie récolement → création d'un constat d'état complémentaire. >>image:1754055037920-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 153  )))
154 154  
189 +
190 +
191 +[[Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement.>>image:1754055247629-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 +
193 +
194 +[[Retour sur la grille de saisie du récolement → constat complémentaire créé.>>image:1754053676803-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 +
196 +
197 +[[Notice de récolement → date du récolement, état sommaire et constat lié.>>image:1754053531898-100.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 +
199 +
200 +[[Notice de bien → affichage du constat de récolement (état sommaire, date et lien vers la notice de récolement).>>image:1754053414764-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 +
202 +
155 155  = Suivre et consulter les constats d'état complémentaires =
156 156  
157 157  == Navigation après la création d'un constat (mouvement) ==
... ... @@ -161,20 +161,15 @@
161 161  (% class="box successmessage" %)
162 162  (((
163 163  Bonnes pratiques de navigation :
212 +)))
164 164  
165 165  * Cliquez sur la **loupe dans la notice de constat** pour revenir à la **notice du bien lié au mouvement**.
166 166  * Cliquez à nouveau sur la loupe pour revenir à la **notice du mouvement principal**.
167 -)))
168 168  
169 -[[Notice constat d'état → Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1754055589683-169.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 170  
171 171  
172 -[[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1754055634158-370.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 173  
174 174  
175 -[[Résultat → affichage de la notice du mouvement.>>image:1754055660109-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 -
177 -
178 178  == Consulter l'historique des constats dans la notice d'un bien ==
179 179  
180 180  Lorsque plusieurs constats d’état complémentaires sont associés à un même bien, un champ **Historique des constats d’état** s’affiche automatiquement dans la notice du bien.
... ... @@ -183,7 +183,7 @@
183 183  
184 184  * de connaître le **nombre total** de constats enregistrés,
185 185  * d’**accéder rapidement à l’ensemble des constats** liés au bien,
186 -* de visualiser pour chaque constat les **informations essentielles** : date, type de constat, état de conservation.
229 +* de visualiser pour chaque constat les **informations essentielles** : date, état de conservation.
187 187  
188 188  [[Notice de bien → historique des constats complémentaires.>>image:1754054742302-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 189  
... ... @@ -201,90 +201,6 @@
201 201  [[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Constats d'état.**>>image:1754054877661-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202 202  
203 203  
204 -= Cas particulier : Comment documenter l’état des biens lors du récolement ? =
205 -
206 -Flora distingue deux types de constats liés au récolement. Il est essentiel de bien les différencier, car ils n’ont **ni le même objectif**, **ni le même niveau de structuration**. Le tableau ci-dessous résume leurs principales caractéristiques :
207 -
208 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %) |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Constat de récolement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Constat d’état complémentaire**
209 -|**Mode de création**|Automatique (saisie champ **état sommaire**)|Manuel (création via le champ **Constat lié**)
210 -|**Contenu**|Liste des altérations + date du récolement|Grille complète (état, intégrité, date, observations, rédacteur, etc.)
211 -|**Affichage dans la notice du bien**|Oui (en résumé)|Oui (comme tout constat complémentaire)
212 -|**Lien affiché**|Vers la **notice de récolement**|Vers la **notice de constat**
213 -|**Utilité principale**|Constat rapide|Documentation plus précise en cas d’anomalie ou d’évolution constatée
214 -
215 -== Le constat de récolement automatique ==
216 -
217 -Lors d’un récolement, un champ **État sommaire** est généralement renseigné dans la notice de récolement.
218 -Une fois la notice enregistrée, ce champ déclenche automatiquement l’apparition d’un **constat de récolement** dans la notice du bien concerné.
219 -
220 -Ce constat est **non structuré** : il reprend simplement :
221 -
222 -* le **contenu du champ État sommaire**,
223 -* la **date du récolement**,
224 -* un **lien vers la notice de récolement**.
225 -
226 -**Procédure : **
227 -
228 -1. Passez en **modification** sur la notice de récolement.
229 -1. **Renseignez le champ État sommaire** ainsi que les autres champs nécessaires.
230 -1. Cliquez sur **Enregistrer**.
231 -
232 -Le constat de récolement s’affiche automatiquement dans la **notice du bien**, sous forme de résumé informatif.
233 -
234 -[[Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement. >>image:1754056000703-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 -
236 -
237 -[[Grille de saisie récolement → saisie des données, lien vers le bien et enregistrement.>>image:1754293269089-314.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 -
239 -
240 -[[Notice de récolement → affichage de l'état sommaire du bien.>>image:1754293277027-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 -
242 -
243 -[[Notice de bien → affichage du constat de récolement.>>image:1754293283067-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 -
245 -
246 -== Ajouter un constat complémentaire depuis une notice de récolement ==
247 -
248 -Si l’état observé nécessite une documentation plus détaillée (altération inhabituelle, dommage visible, évolution à surveiller…), il est possible d’**ajouter un constat d’état complémentaire** directement depuis la notice de récolement.
249 -
250 -Ce constat est enregistré comme une **notice distincte** et permet d’historiser une observation complète, datée, et rattachée à la notice du bien.
251 -
252 -(% class="box successmessage" %)
253 -(((
254 -**Bonnes pratiques** :
255 -
256 -* Pour que le constat complémentaire soit également visible dans la notice du bien, il est indispensable de **renseigner le champ Bien lié** dans la notice de constat au moment de sa création.
257 -)))
258 -
259 -**Procédure : **
260 -
261 -1. Passez en **modification **sur la notice de récolement.
262 -1. Cliquez sur **le bouton +** à droite du champ **Constat lié**.
263 -1. Remplissez les champs de la grille de constat d’état (y compris le champ **Bien lié** si nécessaire).
264 -1. Enregistrez la notice de constat.
265 -1. Puis, **enregistrez la notice de récolement** pour que le lien avec le constat apparaisse.
266 -
267 -Le constat complémentaire ainsi créé est visible dans la **notice de récolement**, et, si le bien est correctement renseigné, également dans la **notice du bien**.
268 -
269 -[[Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement. >>image:1754056000703-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 -
271 -
272 -[[Grille de saisie récolement → création d'un constat d'état complémentaire. >>image:1754055037920-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 -
274 -
275 -[[Constat d'état complémentaire → saisie des données, lien vers le bien et enregistrement.>>image:1754291301711-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 -
277 -
278 -[[Retour sur la grille de saisie du récolement → constat d'état complémentaire créé.>>image:1754291058287-796.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 -
280 -
281 -[[Notice de récolement → affichage du constat lié.>>image:1754290999581-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 -
283 -
284 -[[Notice de bien → affichage du constat de récolement et du constat complémentaire.>>image:1754291204590-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 -
286 -
287 -(% class="wikigeneratedid" id="HCasparticulier:A0ajouterunconstatd2019E9tatdepuisunenoticederE9colement-1" %)
288 288  
289 289  )))|(% style="width:300px" %)(((
290 290  (% class="box" %)
... ... @@ -298,10 +298,9 @@
298 298  (((
299 299  **Aller plus loin**
300 300  
301 -* [[Utiliser Horus Condition Report avec Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]
302 302  * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
303 303  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
304 -* [[Récoler des biens>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.WebHome]]
262 +* [[Utiliser Horus Condition Report avec Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]]
305 305  
306 306  * [[Référentiel des champs - Constats d'état>>doc:.Constats d'état.WebHome]]
307 307  
... ... @@ -312,11 +312,5 @@
312 312  (% class="box" %)
313 313  (((
314 314  **Icônes principales **
315 -
316 -* [[image:1754297187988-195.png||height="29" width="29"]] Saisir un constat d'état complémentaire
317 -
318 -* [[image:1754297372078-959.png||height="31" width="31"]]Créer
319 -
320 -* [[image:1754055787841-637.png]] Basculer sur une notice liée
321 321  )))
322 322  )))
1754055589683-169.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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Contenu
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
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Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
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