Les constats d’état permettent de décrire et documenter l’état de conservation d’un bien à un moment précis de sa vie dans les collections. Ils servent à garantir sa traçabilité, à sécuriser les mouvements et à justifier les interventions de conservation.
Dans Flora, vous pouvez gérer :
le constat d’état initial : saisi directement dans la notice du bien ;
les constats complémentaires : ajoutés ultérieurement en fonction de l’évolution de l’objet ou des événements le concernant.
Comprendre le rôle des constats d’état dans Flora ?
Les constats d’état jouent un rôle central dans la régie des collections.
Ils interviennent à toutes les étapes clés : entrée dans les collections, exposition, prêt, stockage longue durée, ou encore restauration. En apportant une vision datée et qualifiée de l’état d’un bien, ils facilitent les arbitrages, assurent une meilleure prévention, et protègent juridiquement l’établissement.
Ils répondent à plusieurs objectifs essentiels :
Conformité réglementaire : Le constat initial est requis pour tout bien inscrit dans un registre réglementaire, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
Traçabilité conservatoire : Ils garantissent le suivi dans le temps de l’état physique des objets, en conservant une trace datée des altérations, restaurations ou stabilisations.
Encadrement des mouvements : Réalisés avant ou après toute manipulation importante (prêt, exposition, restauration, transport…), les constats sécurisent les échanges et permettent d’identifier toute modification d’état.
Aide à la décision : Ils fournissent des éléments tangibles pour orienter les décisions de traitement, de retrait temporaire, de relocalisation ou d’intervention conservatoire.
Exemples d'usages : Réaliser un constat pour une sculpture en pierre récemment acquise afin de consigner l’état d’érosion ou de fissuration observé à l’arrivée. Constater l’état d’une tapisserie fragile, noter un décollement existant en bordure. Comparer l’état du cadre d’un tableau à l’aller et au retour d'un prêt, et détecter une cassure nouvellement apparue. Vérifier qu’aucun pigment n’a été altéré sur une céramique nettoyée, ou qu’une surface métallique n’a pas été abrasée. Décrire précisément l’état d’un objet composite (bois et métal) avant qu’un restaurateur externe n’intervienne, pour conserver une trace de l’état avant restauration. Saisir un constat précisant les zones réintégrées, consolidées ou modifiées, en complément du rapport du restaurateur. Constater l’apparition d’un début d’infestation ou de moisissures sur un textile et alerter le service conservation. Documenter l’état général d’un ensemble de biens à manipuler ou déplacer temporairement. Dans le cadre du récolement décennal, joindre un constat pour signaler une instabilité ou une fragilité avant la manipulation.
Créer un constat d’état initial?
Bonnes pratiques :
Renseigner le constat initial dans la grille du bien, groupe État de conservation – Conditions.
Ne pas modifier le constat initial : toute évolution doit être saisie via un constat complémentaire, automatiquement historisé.
Utiliser les raccourcis de saisie depuis la notice du bien, un mouvement ou la notice de récolement.
Saisir un constat d'état initial
Ouvrir la notice du bien.
Compléter les champs du groupe État de conservation – Conditions.
Enregistrer la notice pour valider la saisie.
Grille de saisie des biens → saisie d'un constat d'état initial et enregistrement.
Résultat sur la notice du bien → affichage du constat d'état initial.
Ajouter un constat d'état complémentaire
Un constat complémentaire peut être créé :
depuis la notice du bien (mise à jour indépendante d’un mouvement) ;
depuis un bien lié à un mouvement (module Régie) ;
depuis l’application Horus Condition Report (saisie terrain avec réimport dans Flora).
Selon le contexte, il est recommandé d’utiliser l’une ou l’autre des grilles de constat. Le tableau ci-dessous synthétise leurs usages respectifs :
Critère
Grille "Constat standard"
Grille "Constat régie"
Accès
Depuis la notice du bien
Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
Motif du constat
Constat d'état
Constat d'état (régie)
Contexte d’usage
Évolution d’état
Prêt
Exposition
Traitement
Transport
Association à un mouvement
Facultative
Obligatoire et automatique
Utilisation de Horus Condition Report
Oui
Oui
Affichage dans la notice du bien
Oui
Oui
Champs principaux
Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
Depuis une notice de bien
Visualiser la notice du bien concerné
Cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire dans la barre d’outils
Renseigner : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux, détails, observations.
Enregistrer.
Le constat est automatiquement historisé dans la notice du bien.
Notice de bien → bouton saisir un constat d'état complémentaire.
Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement.
Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour à la notice du bien.
Résultat sur la notice du bien → affichage du constat d'état complémentaire.
Depuis un bien lié au mouvement
Rendez-vous dans le mouvement concerné.
Repérez le bien lié au mouvement pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour un constat d'état, puis cliquez sur la loupe pour accéder à sa notice.
Dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire.
Dans la grille de saisie, complétez les champs requis : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
Cliquez sur Enregistrer pour valider la création du constat d'état.
Le constat est désormais enregistré et historisé, à la fois dans la notice du bien et dans le mouvement auquel il est rattaché.
Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.
Bien lié au mouvement → bouton saisir un constat d'état complémentaire.
Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.
Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la liste des biens liés au mouvement.
Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la notice du bien (constat de régie).
Depuis l'application Horus Condition Report
L’application Horus Condition Report permet d'effectuer des constats d’état sur le terrain en mode déconnecté. Elle est idéale pour les constats effectués en réserve, en exposition, en transit ou lors d’opérations de manipulation.
Elle peut être utilisée pour :
mettre à jour l’état de conservation d’un bien, de manière indépendante ;
documenter un mouvement en liant automatiquement le constat au bien concerné.
Horus Condition Report est un outil tiers, compatible avec Flora grâce à un partenariat d’interopérabilité. Il n’est pas développé par Flora Software et nécessite une licence spécifique pour être utilisé.
Consulter et suivre les constats d'état complémentaires
Navigation après la création d'un constat (mouvement)
Après avoir enregistré un constat d’état complémentaire depuis un bien rattaché à un mouvement, vous pouvez revenir aux notices précédentes à l’aide des icônes loupe situées en haut de chaque notice.
Bonnes pratiques de navigation :
Cliquez sur la loupe dans la notice de constat pour revenir à la notice du bien lié au mouvement.
Cliquez à nouveau sur la loupe pour revenir à la notice du mouvement principal.
Notice constat d'état → Retour à la notice du bien lié au mouvement.
Bien lié au mouvement → retour au mouvement.
Résultat → affichage de la notice du mouvement.
Accéder à l’historique dans la notice d'un bien
Lorsque plusieurs constats d’état complémentaires sont associés à un même bien, un champ Historique des constats d’état s’affiche automatiquement dans la notice du bien.
Ce champ permet :
de connaître le nombre total de constats enregistrés,
d’accéder rapidement à l’ensemble des constats liés au bien,
de visualiser pour chaque constat les informations essentielles : date, type de constat, état de conservation.
Notice de bien → historique des constats complémentaires.
Retrouver tous les constats
Tous les constats d’état complémentaires saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
Pour y accéder :
Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Constats d’état.
L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
Espace de travail Gérer > Menu Gestion matérielle > Sous-Menu Constats d'état.
Cas particulier : Comment documenter l’état des biens lors du récolement ?
Dans Flora, deux types de constats peuvent être associés au récolement. Ils diffèrent par leur objectif et leur niveau de structuration. Le tableau ci-dessous en présente les principales caractéristiques.
Documentation plus précise en cas d’anomalie ou d’évolution constatée
Le constat de récolement automatique
Lors d’un récolement, un champ État sommaire est généralement renseigné dans la notice de récolement. Une fois la notice enregistrée, ce champ déclenche automatiquement l’apparition d’un constat de récolement dans la notice du bien concerné.
Ce constat est non structuré : il reprend simplement :
le contenu du champ État sommaire,
la date du récolement,
un lien vers la notice de récolement.
Procédure :
Passez en modification sur la notice de récolement.
Renseignez le champ État sommaire ainsi que les autres champs nécessaires.
Cliquez sur Enregistrer.
Le constat de récolement s’affiche automatiquement dans la notice du bien, sous forme de résumé informatif.
Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement.
Grille de saisie récolement → saisie des données, lien vers le bien et enregistrement.
Notice de récolement → affichage de l'état sommaire du bien.
Notice de bien → affichage du constat de récolement.
Ajouter un constat complémentaire depuis une notice de récolement
Si l’état observé nécessite une documentation plus détaillée (altération inhabituelle, dommage visible, évolution à surveiller…), il est possible d’ajouter un constat d’état complémentaire directement depuis la notice de récolement.
Ce constat est enregistré comme une notice distincte et permet d’historiser une observation complète, datée, et rattachée à la notice du bien.
Bonnes pratiques :
Pour que le constat complémentaire soit également visible dans la notice du bien, il est indispensable de renseigner le champ Bien lié dans la notice de constat au moment de sa création.
Procédure :
Passez en modification sur la notice de récolement.
Cliquez sur le bouton + à droite du champ Constat lié.
Remplissez les champs de la grille de constat d’état (y compris le champ Bien lié si nécessaire).
Enregistrez la notice de constat.
Puis, enregistrez la notice de récolement pour que le lien avec le constat apparaisse.
Le constat complémentaire ainsi créé est visible dans la notice de récolement, et, si le bien est correctement renseigné, également dans la notice du bien.
Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement.
Grille de saisie récolement → création d'un constat d'état complémentaire.
Constat d'état complémentaire → saisie des données, lien vers le bien et enregistrement.
Retour sur la grille de saisie du récolement → constat d'état complémentaire créé.
Notice de récolement → affichage du constat lié.
Notice de bien → affichage du constat de récolement et du constat complémentaire.
Saisir un constat d'état complémentaire
Créer
Basculer sur une notice liée