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Assurer la régie des collections

Version 12.1 par Doriane Bautista le 2025/08/25 09:36

L'espace de travail Gérer de Flora assemble l’ensemble des tables et outils nécessaires au suivi et à la gestion des opérations de régie des collections..

Il offre un accès centralisé aux modules permettant de planifier, documenter, suivre et finaliser toutes les actions logistiques et administratives, qui jalonnent la vie des biens patrimoniaux.
Il permet aux équipes de coordonner les mouvements, gérer les événements et maintenir un historique documenté et traçable de chaque action, depuis le simple déplacement interne jusqu’à l’organisation d’expositions internationales.

Au-delà de la gestion documentaire, la régie apporte une vision opérationnelle :

  • Où se trouvent les biens à un instant donné ?
  • Quels prêts, dépôts, restaurations ou expositions sont en préparation ?
  • Quelles pièces doivent être emballées, assurées, restaurées ou documentées avant leur départ ?

Pour répondre à ces besoins, le module propose :

  • Une gestion fine des évènements : expositions temporaires, prêts, dépôts, restaurations, commissions, chantiers de collections…
  • Un suivi précis des mouvements : départs, arrivées, transferts, retours partiels, itinérances.
  • Des outils transverses : constats d’état, estimations de valeur, colis et matériels, parcours thématiques, demande de travaux.
  • Une intégration fluide avec des applications mobiles telles que Horus Condition Report (constats d’état) et MouvApp (suivi des mouvements).

La force du module réside dans sa souplesse d’utilisation : chaque musée peut définir son propre niveau de précision, de la saisie minimale destinée à garder trace des opérations, à la documentation exhaustive permettant une gestion partagée et en temps réel entre les différents services (conservation, régie, documentation, communication…).

En adoptant ce module, vous garantissez :

  • La traçabilité complète des biens et opérations.
  • La sécurité et la conformité réglementaire.
  • Un gain d’efficacité grâce à la centralisation et au partage des données.

Événements

Cette table, centrale dans la gestion des biens, permet de définir et de suivre tout type d’évènement lié aux collections.
Un évènement peut correspondre à :

  • Commission
  • Déménagement
  • Dépôt de plainte
  • Exposition temporaire au musée
  • Mise en dépôt
  • Chantier de collection
  • Demande de marquage
  • Demande de mise à disposition sur place
  • Demande de photographie
  • Mouvement interne temporaire
  • Prêt pour exposition
  • Prêt autre que pour exposition
  • Traitement de conservation ou analyse (préventive, curative, restauration, analyse)

Un ou plusieurs biens sont associés à l’évènement ; ils peuvent être retenus ou non.
Chaque évènement est ensuite lié à un ou plusieurs mouvements, correspondant chacun à un déplacement physique commun d’un groupe de biens.
Dans le cas d’une exposition itinérante, il est possible de créer une notice mère et des notices filles.

Commissions

Les commissions sont un type particulier d’évènement, identifié dans une section spécifique pour faciliter la recherche.
Des formulaires simples et experts permettent de les retrouver rapidement.
Un article dédié détaille la gestion et la saisie des commissions (radiation, déclassement), avec un pas à pas complet.

Parcours

La table d’autorité Parcours thématiques permet de regrouper les biens selon des critères intellectuels.
Elle est notamment utilisée pour :

  • Préparer la scénographie d’expositions temporaires
  • Organiser les thématiques des catalogues
  • Structurer des sélections pour le portail des collections

Un bien peut appartenir à plusieurs parcours simultanément.
Dans la notice de bien, les champs Sommaire Catalogue expo et Parcours thématique sont liés à cette autorité.

Gestion matérielle

Mouvements

La table Mouvements recense tous les déplacements de biens (sorties, entrées, transferts).
Chaque mouvement est associé à :

  • Un emplacement de départ
  • Un emplacement d’arrivée

Cas fréquents :

  • Mouvement de sortie : départ = emplacement de référence du musée ; arrivée = lieu d’exposition, de dépôt ou nouvel emplacement.
  • Mouvement d’entrée : départ = lieu extérieur ; arrivée = emplacement prévu dans le musée (par défaut, l’emplacement de référence).

Pour les prêts à l’extérieur, on indique généralement uniquement que le bien est en mouvement, en précisant l’organisme de destination.
Pour les expositions temporaires internes, on privilégie le regroupement via un parcours thématique plutôt qu’une localisation dans les salles.

Biens dans l’évènement

Permet d’accéder à la liste des biens associés à un évènement, avec la possibilité d’ajouter des informations spécifiques au contexte : dimensions pour l’emballage, commentaires, cartels, etc.

Biens dans le mouvement

Permet de gérer les données propres à chaque bien dans le cadre d’un mouvement : emplacement d’arrivée, constats, valeurs d’assurance, instructions de transport, etc.

Colis

Table dédiée à la création et au suivi des colis utilisés pour transporter ou protéger les biens (caisses, cartons, palettes, tubes, etc.).

Matériels

Table permettant de créer et gérer les matériels scénographiques ou techniques associés aux biens (socles, cadres, lutrins, mannequins, etc.).

Constats d’état

Table regroupant tous les constats d’état complémentaires créés via les biens, les mouvements ou Horus Condition Report.
Il est également possible d’en créer directement depuis cette table.

Estimations

Table centralisant les valeurs d’assurance complémentaires créées dans la base (depuis les biens ou les mouvements).
Des saisies directes sont également possibles depuis cette table.

Travaux

Table permettant de gérer les demandes de travaux concernant les biens (reproduction, copie, etc.).
Un article dédié détaille la saisie et le suivi de ces demandes.

Re-localiser

Menu regroupant toutes les méthodes de relocalisation :

  • Relocalisation depuis les biens
  • Relocalisation via les paniers
  • Relocalisation via les emplacements

Un accès à l’historique des relocalisations permet des recherches simples ou expertes sur les mouvements passés.

Import

Menu dédié aux imports liés aux applications Horus Condition Report et MouvApp.