Code source wiki de Assurer la régie des collections

Version 11.1 par Doriane Bautista le 2025/08/25 09:35

version	line-number	content
9.2	1	\|(% style="width:840px" %)(((
	2	(% class="box" %)
3.1	3	(((
9.2	4	L'espace de travail Gérer de Flora assemble l’ensemble des tables et outils nécessaires au suivi et à la gestion des opérations de régie des collections..
	5
	6	Il offre un accès centralisé aux modules permettant de planifier, documenter, suivre et finaliser toutes les actions logistiques et administratives, qui jalonnent la vie des biens patrimoniaux.
5.1	7	Il permet aux équipes de coordonner les mouvements, gérer les événements et maintenir un historique documenté et traçable de chaque action, depuis le simple déplacement interne jusqu’à l’organisation d’expositions internationales.
3.1	8
5.1	9	Au-delà de la gestion documentaire, la régie apporte une vision opérationnelle :
3.1	10
5.1	11	* Où se trouvent les biens à un instant donné ?
	12	* Quels prêts, dépôts, restaurations ou expositions sont en préparation ?
	13	* Quelles pièces doivent être emballées, assurées, restaurées ou documentées avant leur départ ?
3.1	14
5.1	15	Pour répondre à ces besoins, le module propose :
	16
	17	* Une gestion fine des évènements : expositions temporaires, prêts, dépôts, restaurations, commissions, chantiers de collections…
	18	* Un suivi précis des mouvements : départs, arrivées, transferts, retours partiels, itinérances.
	19	* Des outils transverses : constats d’état, estimations de valeur, colis et matériels, parcours thématiques, demande de travaux.
	20	* Une intégration fluide avec des applications mobiles telles que //Horus Condition Report// (constats d’état) et //MouvApp// (suivi des mouvements).
	21
	22	La force du module réside dans sa souplesse d’utilisation : chaque musée peut définir son propre niveau de précision, de la saisie minimale destinée à garder trace des opérations, à la documentation exhaustive permettant une gestion partagée et en temps réel entre les différents services (conservation, régie, documentation, communication…).
	23
	24	En adoptant ce module, vous garantissez :
	25
	26	* La traçabilité complète des biens et opérations.
	27	* La sécurité et la conformité réglementaire.
	28	* Un gain d’efficacité grâce à la centralisation et au partage des données.
9.2	29	)))
	30
6.1	31	(((
11.1	32	= Événements =
7.1	33
9.2	34	Cette table, centrale dans la gestion des biens, permet de définir et de suivre tout type d’évènement lié aux collections.
	35	Un évènement peut correspondre à :
	36
	37	* Commission
	38	* Déménagement
	39	* Dépôt de plainte
	40	* Exposition temporaire au musée
	41	* Mise en dépôt
	42	* Chantier de collection
	43	* Demande de marquage
	44	* Demande de mise à disposition sur place
	45	* Demande de photographie
	46	* Mouvement interne temporaire
	47	* Prêt pour exposition
	48	* Prêt autre que pour exposition
	49	* Traitement de conservation ou analyse (préventive, curative, restauration, analyse)
	50
	51	Un ou plusieurs biens sont associés à l’évènement ; ils peuvent être retenus ou non.
	52	Chaque évènement est ensuite lié à un ou plusieurs mouvements, correspondant chacun à un déplacement physique commun d’un groupe de biens.
	53	Dans le cas d’une exposition itinérante, il est possible de créer une notice mère et des notices filles.
	54
	55	----
	56
11.1	57	= Commissions =
9.2	58
	59	Les commissions sont un type particulier d’évènement, identifié dans une section spécifique pour faciliter la recherche.
	60	Des formulaires simples et experts permettent de les retrouver rapidement.
	61	Un article dédié détaille la gestion et la saisie des commissions (radiation, déclassement), avec un pas à pas complet.
	62
	63	----
	64
11.1	65	= Parcours =
9.2	66
	67	La table d’autorité Parcours thématiques permet de regrouper les biens selon des critères intellectuels.
	68	Elle est notamment utilisée pour :
	69
	70	* Préparer la scénographie d’expositions temporaires
	71	* Organiser les thématiques des catalogues
	72	* Structurer des sélections pour le portail des collections
	73
	74	Un bien peut appartenir à plusieurs parcours simultanément.
	75	Dans la notice de bien, les champs //Sommaire Catalogue expo// et //Parcours thématique// sont liés à cette autorité.
	76
	77	----
	78
11.1	79	= Gestion matérielle =
9.2	80
11.1	81	== Mouvements ==
9.2	82
	83	La table Mouvements recense tous les déplacements de biens (sorties, entrées, transferts).
	84	Chaque mouvement est associé à :
	85
	86	* Un emplacement de départ
	87	* Un emplacement d’arrivée
	88
	89	Cas fréquents :
	90
	91	* Mouvement de sortie : départ = emplacement de référence du musée ; arrivée = lieu d’exposition, de dépôt ou nouvel emplacement.
	92	* Mouvement d’entrée : départ = lieu extérieur ; arrivée = emplacement prévu dans le musée (par défaut, l’emplacement de référence).
	93
	94	Pour les prêts à l’extérieur, on indique généralement uniquement que le bien est //en mouvement//, en précisant l’organisme de destination.
	95	Pour les expositions temporaires internes, on privilégie le regroupement via un parcours thématique plutôt qu’une localisation dans les salles.
	96
	97	----
	98
11.1	99	== Biens dans l’évènement ==
9.2	100
	101	Permet d’accéder à la liste des biens associés à un évènement, avec la possibilité d’ajouter des informations spécifiques au contexte : dimensions pour l’emballage, commentaires, cartels, etc.
	102
	103	----
	104
11.1	105	== Biens dans le mouvement ==
9.2	106
	107	Permet de gérer les données propres à chaque bien dans le cadre d’un mouvement : emplacement d’arrivée, constats, valeurs d’assurance, instructions de transport, etc.
	108
	109	----
	110
11.1	111	== Colis ==
9.2	112
	113	Table dédiée à la création et au suivi des colis utilisés pour transporter ou protéger les biens (caisses, cartons, palettes, tubes, etc.).
	114
	115	----
	116
11.1	117	== Matériels ==
9.2	118
	119	Table permettant de créer et gérer les matériels scénographiques ou techniques associés aux biens (socles, cadres, lutrins, mannequins, etc.).
	120
	121	----
	122
11.1	123	== Constats d’état ==
9.2	124
	125	Table regroupant tous les constats d’état complémentaires créés via les biens, les mouvements ou Horus Condition Report.
	126	Il est également possible d’en créer directement depuis cette table.
	127
	128	----
	129
11.1	130	== Estimations ==
9.2	131
	132	Table centralisant les valeurs d’assurance complémentaires créées dans la base (depuis les biens ou les mouvements).
	133	Des saisies directes sont également possibles depuis cette table.
	134
	135	----
	136
11.1	137	= Travaux =
9.2	138
	139	Table permettant de gérer les demandes de travaux concernant les biens (reproduction, copie, etc.).
	140	Un article dédié détaille la saisie et le suivi de ces demandes.
	141
	142	----
	143
11.1	144	= Re-localiser =
9.2	145
	146	Menu regroupant toutes les méthodes de relocalisation :
	147
	148	* Relocalisation depuis les biens
	149	* Relocalisation via les paniers
	150	* Relocalisation via les emplacements
	151
	152	Un accès à l’historique des relocalisations permet des recherches simples ou expertes sur les mouvements passés.
	153
	154	----
	155
11.1	156	= Import =
9.2	157
	158	Menu dédié aux imports liés aux applications Horus Condition Report et MouvApp.
	159	)))
	160	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	161	(% class="box" %)
	162	(((
	163	Sommaire
11.1	164
	165
9.2	166	)))
	167
	168	(% class="box" %)
	169	(((
	170	Aller plus loin
	171
7.1	172	* [[Gérer les évènements>>doc:.Gérer les évènements.WebHome]]
	173	* [[Gérer les localisations>>doc:.Gérer les relocalisation.WebHome]]
	174	* [[Documenter et suivre l’état de conservation>>doc:.Créer et gérer les constats d'état.WebHome]]
	175	* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:.Créer et gérer les estimations.WebHome]]
	176	* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome]]
8.1	177	* [[Gérer les demandes de travaux>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/La%20r%C3%A9gie%20des%20collections/Demandes%20de%20travaux%20%28reproductions%2C%20copies...%29/]]
6.1	178	)))
9.2	179	)))
3.1	180
	181

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