Gérer les registres réglementaires
Version 3.5 et ultérieures
En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un registre d’inventaire des biens affectés et un registre des biens reçus en dépôt, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004. Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’inventaire rétrospectif, les ensembles complexes ou les transferts de propriété. Cadre légal et normes applicables aux registresLa tenue d’un registre réglementaire est une obligation légale pour les musées de France, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
Comment fonctionne l’intégration au registre dans FloraPrincipe général
Grilles de saisie à utiliserPour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
 Entrées → grilles de saisie pour registres.  Biens → grilles de saisie pour registres. Organisation de la saisie selon la nature des biensSelon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
Champs obligatoires pour le registreLa génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables Entrées et Biens. En cas de saisie en dehors de ces grilles, un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
Table Entrées
Table BiensVersion 4.5.60
Étapes d’intégration d’une notice au registreUne fois les notices Entrée et Bien correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le registre réglementaire. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la conformité des données et leur verrouillage légal. Saisir les notices dans les grilles dédiéesUtilisez les grilles Registre adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4). Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.  Notice de bien → vérification lien bien-entrée. Terminer la saisie de chaque noticeCliquez sur le bouton Terminer la saisie (dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
La notice passe en état « attente validation saisie ».  Notice de bien → bouton terminer la saisie.  Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre. Valider ou refuser la noticeDans la barre d’outils :
Cas 1 : validation de la saisie Notice de bien → bouton valider la saisie. Cas 2 : refus de la saisie Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.
 Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI.  Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction. Lancer l’intégration au registreVersion 4.5.60 Une fois validée, cliquez sur l’icône du tampon dans la barre d’outils de la notice Bien. Deux cas de figure peuvent alors se présenter :
 Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis Cliquer sur le bouton validation intégration au registre. Cas 2 : champs obligatoires manquants Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants. Confirmer l’intégrationUne fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur Oui pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.  Message de confirmation  Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.  Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable. Consulter et éditer les registresConformément à la réglementation, le registre papier constitue la version officielle et opposable. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement. Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres. Consulter le registre
 Table registre → formulaire de recherche Éditer le registreVersion 4.5.60
 Sélection des notices à éditer.  Choix sur modèle de publication.  Bouton obtenir le résultat.  Résultat. Page de garde et annexes aux registres papierFlora met à disposition des utilisateurs des modèles d’annexes prêts à l’emploi. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation. Dans le formulaire de recherche du registre, un encart textuel indique automatiquement les pages à annexer à l’impression annuelle.  Formulaire de recherche table Registres → pages annexes.
 Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt) Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposéLorsqu’un bien initialement reçu en dépôt devient propriété du musée, un transfert de propriété doit être réalisé dans Flora. Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert
 Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété.  Entrée → saisie des champs et enregistrement. Focus : attachement unitaire depuis la notice du bienDepuis la notice du bien, renseignez :
 Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. Focus : attachement en lot depuis la liste de résultatsUtilisez la fonction d’association multiple :
 Table des biens → sélection des notices à associer via la liste de résultats.  Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt  Seconde association → renseigner la nouvelle entrée de transfert. Radier le bien du registre des dépôts
 Table registres → recherche du bien à radier.  Table registres → Bouton modifier  Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement.  Table registres → bouton d'édition du registre.  Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice. Intégrer le bien au registre des biens affectés
 Table des biens → bouton modifier.  Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.  Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement.  Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.  Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025. Message de confirmation intégration au registre.  Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.
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