Code source wiki de Gérer les registres réglementaires
Version 84.1 par Doriane Bautista le 2025/07/17 12:02
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures** | ||
| 2 | |||
| 3 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 4 | ((( | ||
| 5 | (% class="box" %) | ||
| 6 | ((( | ||
| 7 | En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004. | ||
| 8 | Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution. | ||
| 9 | |||
| 10 | Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**. | ||
| 11 | ))) | ||
| 12 | |||
| 13 | ((( | ||
| 14 | = Cadre légal et normes applicables aux registres = | ||
| 15 | |||
| 16 | La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous : | ||
| 17 | |||
| 18 | (% class="active" %)|=Référence|=Contenu | ||
| 19 | |**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation. | ||
| 20 | |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. | ||
| 21 | |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. | ||
| 22 | |||
| 23 | = Principes de fonctionnement dans Flora = | ||
| 24 | |||
| 25 | * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**. | ||
| 26 | * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis. | ||
| 27 | * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires. | ||
| 28 | * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires. | ||
| 29 | * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année. | ||
| 30 | |||
| 31 | = Grilles de saisie à utiliser = | ||
| 32 | |||
| 33 | Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent : | ||
| 34 | |||
| 35 | * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres, | ||
| 36 | * d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires, | ||
| 37 | * et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier. | ||
| 38 | |||
| 39 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 40 | ((( | ||
| 41 | **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation. | ||
| 42 | ))) | ||
| 43 | |||
| 44 | (% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage** | ||
| 45 | |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés | ||
| 46 | |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions | ||
| 47 | |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt | ||
| 48 | |Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue | ||
| 49 | |Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) | ||
| 50 | |02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes | ||
| 51 | |02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt | ||
| 52 | |02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis | ||
| 53 | |02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés | ||
| 54 | |02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) | ||
| 55 | |||
| 56 | [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 57 | |||
| 58 | |||
| 59 | [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 60 | |||
| 61 | |||
| 62 | = Organisation de la saisie selon la nature des biens = | ||
| 63 | |||
| 64 | La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…). | ||
| 65 | Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles. | ||
| 66 | Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires. | ||
| 67 | |||
| 68 | (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)** | ||
| 69 | |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)((( | ||
| 70 | Entrées : grille** Registre - Acquisition ** | ||
| 71 | |||
| 72 | Biens :** **grille** Registre - Biens affectés** | ||
| 73 | )))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien | ||
| 74 | - Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)((( | ||
| 75 | Entrée : 2025.1 | ||
| 76 | |||
| 77 | Bien : 2025.1.1 | ||
| 78 | ))) | ||
| 79 | |((( | ||
| 80 | **Nouvelles acquisitions -ensembles complexes** | ||
| 81 | )))|(% style="width:209px" %)((( | ||
| 82 | Entrées : grille **Registre - Acquisition** | ||
| 83 | |||
| 84 | Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés ** | ||
| 85 | |||
| 86 | Si biens remarquables : saisie individuelle | ||
| 87 | )))|(% style="width:302px" %)((( | ||
| 88 | - Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble | ||
| 89 | - Joindre un document descriptif | ||
| 90 | |||
| 91 | - Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique | ||
| 92 | |||
| 93 | - Numérotation : | ||
| 94 | • Ensemble : année.numérolot.0 | ||
| 95 | • Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc. | ||
| 96 | )))|(% style="width:257px" %)((( | ||
| 97 | Entrée : 2011.3 | ||
| 98 | |||
| 99 | Ensemble : 2011.3.0 | ||
| 100 | |||
| 101 | 1er bien : 2011.3.1 | ||
| 102 | |||
| 103 | 2eme bien : 2011.3.2 | ||
| 104 | |||
| 105 | |||
| 106 | ))) | ||
| 107 | |**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)((( | ||
| 108 | Entrées : **grille** **Registre - Dépôt** | ||
| 109 | |||
| 110 | Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt** | ||
| 111 | )))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation | ||
| 112 | - Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)((( | ||
| 113 | Entrée : D2025.1 | ||
| 114 | |||
| 115 | Bien : D2025.1.1 | ||
| 116 | ))) | ||
| 117 | |((( | ||
| 118 | **Nouveaux dépôts - ensembles complexes** | ||
| 119 | |||
| 120 | |||
| 121 | )))|(% style="width:209px" %)((( | ||
| 122 | Entrées : grille **Registre - Dépôt** | ||
| 123 | |||
| 124 | Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt** | ||
| 125 | |||
| 126 | Si biens remarquables : saisie individuelle | ||
| 127 | )))|(% style="width:302px" %)((( | ||
| 128 | - Saisie immédiate ou différée | ||
| 129 | - Joindre un document descriptif | ||
| 130 | |||
| 131 | - Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique | ||
| 132 | - Numérotation : | ||
| 133 | • Ensemble : Dannée.numérolot.0 | ||
| 134 | • Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc. | ||
| 135 | )))|(% style="width:257px" %)((( | ||
| 136 | Entrée : D2011.1 | ||
| 137 | |||
| 138 | Ensemble : D2011.1.0 | ||
| 139 | |||
| 140 | 1er bien : D2011.1.1 | ||
| 141 | |||
| 142 | 2eme bien : D2011.1.2 | ||
| 143 | ))) | ||
| 144 | |**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)((( | ||
| 145 | Entrées : grille **Inventaire rétrospectif** | ||
| 146 | |||
| 147 | Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés ** | ||
| 148 | )))|(% style="width:302px" %)((( | ||
| 149 | - Entrée liée : année.0 | ||
| 150 | Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02) | ||
| 151 | |||
| 152 | |||
| 153 | - Numérotation biens : | ||
| 154 | • Bien simple : année.0.numérobien | ||
| 155 | • Ensemble : année.0.numérolot.0 | ||
| 156 | • Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc. | ||
| 157 | )))|(% style="width:257px" %)((( | ||
| 158 | Entrée : 2011.0 | ||
| 159 | |||
| 160 | Bien : 2011.0.35 | ||
| 161 | |||
| 162 | |||
| 163 | **Ensembles complexes **: | ||
| 164 | |||
| 165 | Entrée : 2011.0 | ||
| 166 | |||
| 167 | Ensemble : 2011.0.36.0 | ||
| 168 | |||
| 169 | Bien remarquable : 2011.0.36.1 | ||
| 170 | ))) | ||
| 171 | |**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)((( | ||
| 172 | Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens** | ||
| 173 | )))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés | ||
| 174 | - Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)— | ||
| 175 | |**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)((( | ||
| 176 | Entrées : **grille Registre - Origine inconnue** | ||
| 177 | )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)— | ||
| 178 | |||
| 179 | = Champs obligatoires pour le registre = | ||
| 180 | |||
| 181 | La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**. | ||
| 182 | Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.** | ||
| 183 | |||
| 184 | En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention : | ||
| 185 | |||
| 186 | * **néant **: en l’absence avérée d’information, | ||
| 187 | * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée. | ||
| 188 | |||
| 189 | == Champs obligatoires dans la table Entrées == | ||
| 190 | |||
| 191 | * Mode d’acquisition (thésaurus) | ||
| 192 | * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu | ||
| 193 | * Musée acquéreur (liste de contrôle) | ||
| 194 | * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle) | ||
| 195 | * Référence de l’acte | ||
| 196 | * Date de l’acte d’acquisition | ||
| 197 | * Mention des concours publics (AS / ANS) | ||
| 198 | |||
| 199 | == Champs obligatoires dans la table Biens == | ||
| 200 | |||
| 201 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.60** | ||
| 202 | |||
| 203 | * Numéro d’inventaire | ||
| 204 | * Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle | ||
| 205 | * Domaine (thésaurus) | ||
| 206 | * Dénomination (thésaurus) | ||
| 207 | * Matières/techniques (thésaurus) | ||
| 208 | * Dimensions | ||
| 209 | * Avis des instances scientifiques (liste de contrôle) | ||
| 210 | * Prix d’achat | ||
| 211 | * Inscriptions (thésaurus) | ||
| 212 | * Constat d’état initial (date + état de conservation) | ||
| 213 | |||
| 214 | = Étapes d’intégration d’une notice au registre = | ||
| 215 | |||
| 216 | Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**. | ||
| 217 | |||
| 218 | == Saisir les notices dans les grilles dédiées == | ||
| 219 | |||
| 220 | ((( | ||
| 221 | Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4). | ||
| 222 | ))) | ||
| 223 | |||
| 224 | ((( | ||
| 225 | Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée. | ||
| 226 | ))) | ||
| 227 | |||
| 228 | [[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 229 | |||
| 230 | == Terminer la saisie de chaque notice == | ||
| 231 | |||
| 232 | ((( | ||
| 233 | (% start="1" %) | ||
| 234 | 1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète. | ||
| 235 | ))) | ||
| 236 | |||
| 237 | ((( | ||
| 238 | (% start="2" %) | ||
| 239 | 1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non. | ||
| 240 | Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste. | ||
| 241 | L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer. | ||
| 242 | 1. La notice passe en état « attente validation saisie » | ||
| 243 | ))) | ||
| 244 | |||
| 245 | [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 246 | |||
| 247 | |||
| 248 | [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 249 | |||
| 250 | == Valider ou refuser la notice == | ||
| 251 | |||
| 252 | Dans la barre d’outils : | ||
| 253 | |||
| 254 | * **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre. | ||
| 255 | * **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation. | ||
| 256 | |||
| 257 | === Cas 1 : validation de la saisie === | ||
| 258 | |||
| 259 | [[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 260 | |||
| 261 | |||
| 262 | === Cas 2 : refus de la saisie === | ||
| 263 | |||
| 264 | [[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 265 | |||
| 266 | ((( | ||
| 267 | |||
| 268 | ))) | ||
| 269 | |||
| 270 | ((( | ||
| 271 | [[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 272 | ))) | ||
| 273 | |||
| 274 | |||
| 275 | [[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 276 | |||
| 277 | |||
| 278 | == Lancer l’intégration au registre == | ||
| 279 | |||
| 280 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.60** | ||
| 281 | |||
| 282 | ((( | ||
| 283 | Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien. | ||
| 284 | |||
| 285 | **Deux cas de figure peuvent alors se présenter** : | ||
| 286 | |||
| 287 | * **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration. | ||
| 288 | * **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer. | ||
| 289 | |||
| 290 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 291 | ((( | ||
| 292 | À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF). | ||
| 293 | ))) | ||
| 294 | ))) | ||
| 295 | |||
| 296 | [[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 297 | |||
| 298 | |||
| 299 | === Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis === | ||
| 300 | |||
| 301 | [[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 302 | |||
| 303 | |||
| 304 | === Cas 2 : champs obligatoires manquants === | ||
| 305 | |||
| 306 | [[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 307 | |||
| 308 | |||
| 309 | == Confirmer l’intégration == | ||
| 310 | |||
| 311 | 1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire. | ||
| 312 | 1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien. | ||
| 313 | |||
| 314 | [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 315 | |||
| 316 | |||
| 317 | [[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 318 | |||
| 319 | |||
| 320 | [[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 321 | |||
| 322 | |||
| 323 | = Consulter et éditer les registres = | ||
| 324 | |||
| 325 | Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement. | ||
| 326 | |||
| 327 | Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres. | ||
| 328 | |||
| 329 | == Consulter le registre == | ||
| 330 | |||
| 331 | 1. Accédez au menu : **Registres / Recherche** | ||
| 332 | 1. ((( | ||
| 333 | Renseignez les critères de filtrage : | ||
| 334 | |||
| 335 | * **Année d’inscription au registre** | ||
| 336 | * **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt | ||
| 337 | * **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée | ||
| 338 | ))) | ||
| 339 | 1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites. | ||
| 340 | |||
| 341 | >(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012. | ||
| 342 | |||
| 343 | [[Table registre → formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 344 | |||
| 345 | |||
| 346 | == Éditer le registre == | ||
| 347 | |||
| 348 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.60** | ||
| 349 | |||
| 350 | 1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition. | ||
| 351 | 1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**. | ||
| 352 | 1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**. | ||
| 353 | 1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements). | ||
| 354 | |||
| 355 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 356 | ((( | ||
| 357 | Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées. | ||
| 358 | ))) | ||
| 359 | |||
| 360 | [[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 361 | ))) | ||
| 362 | |||
| 363 | |||
| 364 | |||
| 365 | |||
| 366 | [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 367 | |||
| 368 | |||
| 369 | [[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 370 | |||
| 371 | |||
| 372 | [[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 373 | |||
| 374 | |||
| 375 | == Page de garde et annexes aux registres papier == | ||
| 376 | |||
| 377 | Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation. | ||
| 378 | |||
| 379 | Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle. | ||
| 380 | |||
| 381 | [[Formulaire de recherche table Registres → pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 382 | |||
| 383 | |||
| 384 | ))) | ||
| 385 | |||
| 386 | ((( | ||
| 387 | [[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 388 | |||
| 389 | |||
| 390 | = (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé = | ||
| 391 | |||
| 392 | Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora. | ||
| 393 | Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres. | ||
| 394 | |||
| 395 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 396 | ((( | ||
| 397 | Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**. | ||
| 398 | ))) | ||
| 399 | |||
| 400 | == Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert == | ||
| 401 | |||
| 402 | 1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**. | ||
| 403 | 1. ((( | ||
| 404 | Rattachez le bien à cette nouvelle entrée : | ||
| 405 | |||
| 406 | * ((( | ||
| 407 | Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez : | ||
| 408 | |||
| 409 | * le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt, | ||
| 410 | * le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. | ||
| 411 | ))) | ||
| 412 | * ((( | ||
| 413 | Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple : | ||
| 414 | |||
| 415 | * première opération : renseigner l’ancienne entrée, | ||
| 416 | * seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert. | ||
| 417 | ))) | ||
| 418 | ))) | ||
| 419 | |||
| 420 | [[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 421 | |||
| 422 | |||
| 423 | [[Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 424 | |||
| 425 | |||
| 426 | === Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien === | ||
| 427 | |||
| 428 | Depuis la notice du bien, renseignez : | ||
| 429 | |||
| 430 | * le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt, | ||
| 431 | * le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. | ||
| 432 | |||
| 433 | [[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 434 | |||
| 435 | |||
| 436 | === Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats === | ||
| 437 | |||
| 438 | Utilisez la fonction d’association multiple : | ||
| 439 | |||
| 440 | * première opération : renseigner l’ancienne entrée, | ||
| 441 | * seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert. | ||
| 442 | |||
| 443 | [[Table des biens → sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 444 | |||
| 445 | |||
| 446 | [[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 447 | |||
| 448 | |||
| 449 | [[Seconde association → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 450 | |||
| 451 | |||
| 452 | == Radier le bien du registre des dépôts == | ||
| 453 | |||
| 454 | * Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**. | ||
| 455 | * Passez en modification sur la version figée de la notice. | ||
| 456 | * ((( | ||
| 457 | Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »// | ||
| 458 | ))) | ||
| 459 | * Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation. | ||
| 460 | |||
| 461 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 462 | ((( | ||
| 463 | **Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.** | ||
| 464 | ))) | ||
| 465 | |||
| 466 | [[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 467 | |||
| 468 | |||
| 469 | === Radier le bien du registre des dépôts via la modification === | ||
| 470 | |||
| 471 | |||
| 472 | Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. | ||
| 473 | |||
| 474 | [[image:1747739728922-844.png]] | ||
| 475 | |||
| 476 | |||
| 477 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 478 | ((( | ||
| 479 | //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).// | ||
| 480 | ))) | ||
| 481 | |||
| 482 | |||
| 483 | [[image:1747739870875-332.png]] | ||
| 484 | |||
| 485 | |||
| 486 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 487 | ((( | ||
| 488 | //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !// | ||
| 489 | ))) | ||
| 490 | |||
| 491 | |||
| 492 | Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : | ||
| 493 | |||
| 494 | [[image:1747739908497-919.png]] | ||
| 495 | |||
| 496 | |||
| 497 | [[image:1747739946868-909.png]] | ||
| 498 | |||
| 499 | |||
| 500 | == Intégration du bien au registre des biens affectés == | ||
| 501 | |||
| 502 | |||
| 503 | Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. | ||
| 504 | |||
| 505 | Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.** | ||
| 506 | |||
| 507 | |||
| 508 | [[image:1747740027614-948.png]] | ||
| 509 | |||
| 510 | |||
| 511 | [[image:1747740075472-359.png]] | ||
| 512 | |||
| 513 | |||
| 514 | Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien. | ||
| 515 | |||
| 516 | |||
| 517 | [[image:1747740216286-288.png]] | ||
| 518 | |||
| 519 | |||
| 520 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 521 | ((( | ||
| 522 | //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.// | ||
| 523 | ))) | ||
| 524 | |||
| 525 | |||
| 526 | Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés : | ||
| 527 | |||
| 528 | |||
| 529 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 530 | ((( | ||
| 531 | //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // | ||
| 532 | ))) | ||
| 533 | |||
| 534 | [[image:1747740258746-408.png]] | ||
| 535 | |||
| 536 | |||
| 537 | [[image:1747740398485-927.png]] | ||
| 538 | |||
| 539 | |||
| 540 | Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** | ||
| 541 | |||
| 542 | [[image:1747733815373-706.png]] | ||
| 543 | |||
| 544 | |||
| 545 | Résultat : | ||
| 546 | |||
| 547 | [[image:1747740624210-211.png]] | ||
| 548 | |||
| 549 | |||
| 550 | |||
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| 552 | |||
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| 554 | ))) | ||
| 555 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 556 | (% class="box" %) | ||
| 557 | ((( | ||
| 558 | **Sommaire** | ||
| 559 | |||
| 560 | {{toc depth="1" numbered="true"/}} | ||
| 561 | ))) | ||
| 562 | |||
| 563 | (% class="box" %) | ||
| 564 | ((( | ||
| 565 | **Aller plus loin** | ||
| 566 | |||
| 567 | * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] | ||
| 568 | * Saisir une entrée | ||
| 569 | * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] | ||
| 570 | * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] | ||
| 571 | * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] | ||
| 572 | * [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] | ||
| 573 | * [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] | ||
| 574 | ))) | ||
| 575 | |||
| 576 | (% class="box" %) | ||
| 577 | ((( | ||
| 578 | **Icônes principales** | ||
| 579 | ))) | ||
| 580 | ))) | ||
| 581 | |||
| 582 |