Code source wiki de Registres

Version 7.1 par Doriane Bautista le 2025/05/20 11:19

version	line-number	content
1.1	1	{{box title="Sommaire"}}
2.1	2	{{toc depth="1"/}}
1.1	3	{{/box}}
	4
	5	= Introduction =
	6
	7
	8	== Réglementation ==
	9
	10
	11	La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
	12
	13
	14	Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
	15
	16	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
	17
	18	Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	19
	20
	21	L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement des collections.
	22
	23	Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	24
	25
	26	L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
	27
	28	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
	29
	30
	31	== Modalités pratiques ==
	32
	33
	34	Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
	35
	36	* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
	37	* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
	38	* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
	39	* En conformité avec les exigences légales
	40
	41	Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées. Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
	42
	43	Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (ou contenant la mention néant le cas échant), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
	44
	45
	46	L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
	47
	48
	49	(% class="box warningmessage" %)
	50	(((
	51	//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des entrées, qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des entrées on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les registres chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
	52	)))
	53
	54	Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :
	55
	56	* //Table documentaire des Biens//
	57	* //Table documentaire des Entrées//
	58
	59	Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :
	60
	61	* //Registre des biens affectés//
	62	* //Registre de biens reçus en dépôt//
	63
	64	Vocabulaire à proscrire :
	65
	66	* // Registre des entrées : il prête à confusion//
	67
	68	(% class="box infomessage" %)
	69	(((
	70	//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
	71	)))
	72
	73
2.1	74
5.1	75
6.1	76
7.1	77
1.1	78	== Attention : le registre papier fait foi ==
	79
	80
	81	Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année.
	82
	83	Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
	84
	85	(% class="box warningmessage" %)
	86	(((
	87	//Attention : la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
	88	)))
	89
	90
	91	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	92
	93
	94	=== Nouvelles acquisitions ===
	95
	96
	97	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	98
	99	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	100
	101
	102	(% class="box infomessage" %)
	103	(((
	104	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	105	)))
	106
	107
	108	=== Inventaire rétrospectifs ===
	109
	110
	111	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	112
	113	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	114
	115
	116	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	117
	118	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	119
	120	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	121
	122
	123	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	124
	125	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	126	* le numéro de lot : 0
	127	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	128
	129	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	130
	131
3.1	132	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	133
	134	(% style="text-align: center;" %)
	135	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	136
	137
	138
3.1	139	[[image:1747723844014-278.png]]
	140
1.1	141	(% style="text-align: center;" %)
3.1	142	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	143
	144
3.1	145	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	146
	147
	148	(% class="box infomessage" %)
	149	(((
	150	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	151	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	152	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	153	)))
	154
	155
	156	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
	157
	158
	159	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	160
	161
	162	=== Récolement décennal ===
	163
	164
	165	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	166
	167	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	168
	169	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	170
	171	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	172
	173
	174	=== Ensembles complexes ===
	175
	176
	177	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	178
	179	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	180
	181	(% class="box successmessage" %)
	182	(((
	183	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	184	)))
	185
	186	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	187
	188	* 2011.0.1 bien simple
	189	* 2011.0.2 bien simple
	190	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	191	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	192	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	193	* 2011.0.4 bien simple
	194	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	195	* etc.
	196
	197	= Saisie des données nécessaires au registres =
	198
	199
	200	== Champs obligatoires en saisie ==
	201
	202
	203	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	204
	205	(% class="box warningmessage" %)
	206	(((
	207	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	208	)))
	209
	210	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	211
	212	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	213
	214	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	215
	216	* Mode acquisition (thésaurus)
	217	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	218	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	219	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	220	* Référence de l’acte
	221	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	222	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	223
	224	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	225
	226	* Numéro d’inventaire
	227	* Date d’affectation
	228	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	229	* Prix d’achat
	230	* Domaine (thésaurus)
	231	* Dénomination (thésaurus)
	232	* Matières/techniques (thésaurus)
	233	* Dimensions
	234	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	235	* Date du constat état (assistant datation)
	236	* État de conservation (liste de contrôle)
	237
	238	(% class="box infomessage" %)
	239	(((
	240	(% style="text-align: center;" %)
	241	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	242	)))
	243
	244	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	245
	246
	247	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	248
	249
	250	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	251
	252
3.2	253	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	254
	255
3.2	256	[[image:1747723969669-261.png]]
	257
1.1	258	(% style="text-align: center;" %)
	259	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	260
	261
	262	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	263
	264
3.2	265	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	266
	267	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	268	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	269
	270
	271	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	272	(((
	273	(% style="text-align: left;" %)
3.2	274	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	275	)))
	276
	277
	278	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	279
	280
	281	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	282
	283
3.2	284	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	285
	286	(% style="text-align: center;" %)
	287	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	288
	289
	290	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	291
	292	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	293
	294
3.2	295	[[image:1747724251875-618.png]]
	296
1.1	297	(% style="text-align: center;" %)
	298	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	299
	300
	301	(% class="box infomessage" %)
	302	(((
	303	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	304	)))
	305
	306
	307	=== Biens ===
	308
	309
3.3	310	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	311
	312
3.3	313	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	314
	315	(% style="text-align: center;" %)
	316	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	317
	318
	319	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	320
	321
	322	(% class="box infomessage" %)
	323	(((
	324	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	325	)))
	326
3.3	327	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	328
	329	(% style="text-align: center;" %)
3.3	330	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	331
	332
	333	(% class="box warningmessage" %)
	334	(((
	335	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	336	)))
	337
	338
	339	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	340
3.3	341	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	342
	343
3.3	344	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	345
	346
	347	=== Biens : Ensembles complexes ===
	348
	349
4.1	350	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	351
	352
4.1	353	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	354
	355
	356	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	357
	358	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	359
	360
4.1	361	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	362
4.1	363
1.1	364	(% class="box infomessage" %)
	365	(((
	366	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	367	)))
	368
	369	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	370
4.1	371	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	372
	373
	374	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	375
	376	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	377
	378
	379	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	380
	381
	382	=== Entrée ===
	383
	384
5.1	385	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	386
	387
4.1	388	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	389
	390
	391	=== Biens ===
	392
	393
5.1	394	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	395
1.1	396	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	397
	398
4.1	399	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	400
	401
	402
5.1	403	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	404
5.1	405
1.1	406	= Intégration des notices biens au registre =
	407
	408
	409	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	410
	411
6.1	412	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	413
	414
7.1	415	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	416
	417
	418	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	419
	420
6.1	421	[[image:1747732693654-638.png]]
	422
	423
1.1	424	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
	425
	426	Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
	427
	428	Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
	429
2.1	430	[[image:2022-02-28_15h51_26.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	431
	432	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	433
2.1	434	[[image:2022-02-28_15h53_43.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	435
	436	Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
	437
2.1	438	[[image:2022-02-28_17h09_09.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	439
	440	(% class="wikigeneratedid" %)
	441	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png\|\|height="38" width="41"]] .
	442
2.1	443	[[image:2022-02-28_17h15_10.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	444
	445	(% class="wikigeneratedid" %)
	446	Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
	447
2.1	448	[[image:2022-02-28_17h16_31.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	449
	450	(% class="wikigeneratedid" %)
	451	Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	452
2.1	453	[[image:2022-02-28_17h35_36.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	454
	455
	456
2.1	457	[[image:2022-02-28_17h44_28.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	458
	459
	460
	461	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	462
	463
2.1	464	[[image:1715333751806-266.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
1.1	465
	466
	467	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	468
2.1	469	[[image:1715333788029-366.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
1.1	470
	471
	472	(% class="box warningmessage" %)
	473	(((
	474	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	475	)))
	476
	477	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	478
	479	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	480	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	481
	482	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	483
	484
	485	= Édition des registres =
	486
	487
	488	== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
	489
	490
	491	Se connecter avec un profil ayant accès au menu Registres / Recherche
	492
	493
2.1	494	[[image:1715334368839-182.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
1.1	495
	496
	497	(% class="box infomessage" %)
	498	(((
	499	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	500	)))
	501
	502	Il est possible de sélectionner :
	503
	504	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	505	* L’année d'inscription au registre
	506	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	507
	508	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	509
	510	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	511
	512
	513	Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
	514
2.1	515	[[image:1715334526894-771.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
1.1	516
	517
	518	Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
	519
2.1	520	[[image:1715334586731-420.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
1.1	521
	522
	523	Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
	524
2.1	525	[[image:1715334753766-934.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
1.1	526
	527
	528
	529	Résultat :
	530
2.1	531	[[image:1715334816066-863.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
1.1	532
	533
	534	(% class="wikigeneratedid" %)
	535	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	536
	537
	538	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	539
	540
	541	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	542
	543	Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
	544
	545	(% class="box successmessage" %)
	546	(((
	547	//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
	548	)))
	549
	550
	551	En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
	552
	553	(% class="box successmessage" %)
	554	(((
	555	//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
	556	)))
	557
	558
2.1	559	[[image:1715335124509-235.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
1.1	560
	561
2.1	562	[[image:1715335243485-753.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
1.1	563
	564
	565
	566	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	567
	568
	569	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	570
	571	(% class="box successmessage" %)
	572	(((
	573	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	574	)))
	575
	576	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	577
	578	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	579	* Radier le bien du registre des dépôts
	580	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	581
	582	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	583
	584
	585	=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
	586
	587
2.1	588	[[image:1715343443452-959.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
1.1	589
	590
2.1	591	[[image:1715343526726-247.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
1.1	592
	593
	594
	595	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	596
	597
2.1	598	[[image:1715343625292-817.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
1.1	599
	600
	601	== Radiation du registre des dépôts ==
	602
	603
	604	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	605
	606
	607	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	608
	609
2.1	610	[[image:1715343715126-719.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
1.1	611
	612
	613
	614	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	615
	616
	617	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	618
	619
2.1	620	[[image:1715343788821-318.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
1.1	621
	622
	623	(% class="box successmessage" %)
	624	(((
	625	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	626	)))
	627
	628
2.1	629	[[image:1715343886275-695.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
1.1	630
	631
	632	(% class="box warningmessage" %)
	633	(((
	634	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	635	)))
	636
	637
	638	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	639
	640
2.1	641	[[image:1715343957845-855.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
1.1	642
	643
	644
	645	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	646
	647
	648	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	649
	650
	651	Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
	652
	653
2.1	654	[[image:1715344127806-324.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
1.1	655
	656
2.1	657	[[image:1715344199772-724.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
1.1	658
	659
	660	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	661
2.1	662	[[image:1715344287274-449.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
1.1	663
	664
	665	(% class="box warningmessage" %)
	666	(((
	667	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	668	)))
	669
	670
	671	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	672
	673
2.1	674	[[image:1715345571925-542.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
1.1	675
	676
2.1	677	[[image:1715345618349-984.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
1.1	678
	679
	680	(% class="box warningmessage" %)
	681	(((
	682	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	683	)))

Code source wiki de Registres

Rechercher