Gérer les registres réglementaires

1

(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

4

(% class="box" %)

5

(((

6

En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.

7

Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.

8

9

Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.

)))

(((

= Cadre légal et normes applicables aux registres =

14

15

La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :

16

17

(% class="active" %)|=Référence|=Contenu

18

|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.

19

|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.

20

|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.

21

22

= Principes de fonctionnement dans Flora =

23

24

* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.

25

* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.

26

* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.

27

* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.

28

* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.

29

30

= Grilles de saisie à utiliser =

31

32

Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :

33

34

* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,

35

* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,

36

* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.

37

38

(% class="box infomessage" %)

39

(((

40

**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.

41

)))

42

43

(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**

44

|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés

45

|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions

46

|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt

47

|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue

48

|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)

49

|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes

50

|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt

51

|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis

52

|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés

53

|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)

54

55

[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

56

57

58

[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

59

60

61

= Organisation de la saisie selon la nature des biens =

62

63

La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).

64

Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.

65

Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.

66

67

(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**

68

|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((

69

Entrées : grille** Registre - Acquisition **

70

71

Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**

72

)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien

73

- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2025.1

Bien : 2025.1.1

)))

|(((

**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**

80

)))|(% style="width:209px" %)(((

81

Entrées : grille **Registre - Acquisition**

82

83

Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **

84

85

Si biens remarquables : saisie individuelle

86

)))|(% style="width:302px" %)(((

87

- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble

88

- Joindre un document descriptif

89

90

- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique

91

92

- Numérotation :

93

• Ensemble : année.numérolot.0

94

• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.

95

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2011.3

Ensemble : 2011.3.0

1er bien : 2011.3.1

2eme bien : 2011.3.2

)))

|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((

107

Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**

108

109

Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**

110

)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation

111

- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : D2025.1

Bien : D2025.1.1

)))

|(((

**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**

118

119

120

)))|(% style="width:209px" %)(((

121

Entrées : grille **Registre - Dépôt**

122

123

Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**

124

125

Si biens remarquables : saisie individuelle

126

)))|(% style="width:302px" %)(((

127

- Saisie immédiate ou différée

128

- Joindre un document descriptif

129

130

- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique

131

- Numérotation :

132

• Ensemble : Dannée.numérolot.0

133

• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.

134

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : D2011.1

Ensemble : D2011.1.0

1er bien : D2011.1.1

2eme bien : D2011.1.2

142

)))

143

|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((

144

Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**

145

146

Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **

147

)))|(% style="width:302px" %)(((

148

- Entrée liée : année.0

149

Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)

150

151

152

- Numérotation biens :

153

• Bien simple : année.0.numérobien

154

• Ensemble : année.0.numérolot.0

155

• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.

156

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2011.0

Bien : 2011.0.35

**Ensembles complexes **:

Entrée : 2011.0

Ensemble : 2011.0.36.0

167

168

Bien remarquable : 2011.0.36.1

169

)))

170

|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((

171

Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**

172

)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés

173

- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—

174

|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((

175

Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**

176

)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—

177

178

= Champs obligatoires pour le registre =

179

180

La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.

181

Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**

182

183

En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :

184

185

* **néant **: en l’absence avérée d’information,

186

* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.

187

188

== Champs obligatoires dans la table Entrées ==

189

190

* Mode d’acquisition (thésaurus)

191

* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu

192

* Musée acquéreur (liste de contrôle)

193

* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)

194

* Référence de l’acte

195

* Date de l’acte d’acquisition

196

* Mention des concours publics (AS / ANS)

197

198

== Champs obligatoires dans la table Biens ==

199

200

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

201

202

* Numéro d’inventaire

203

* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle

204

* Domaine (thésaurus)

205

* Dénomination (thésaurus)

206

* Matières/techniques (thésaurus)

207

* Dimensions

208

* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)

209

* Prix d’achat

210

* Inscriptions (thésaurus)

211

* Constat d’état initial (date + état de conservation)

212

213

= Étapes d’intégration d’une notice au registre =

214

215

Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.

216

217

== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==

218

219

(((

220

Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).

)))

(((

Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.

225

)))

226

227

[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

228

229

== Terminer la saisie de chaque notice ==

(((

(% start="1" %)

1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.

)))

(((

(% start="2" %)

1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.

239

Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.

240

L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.

241

1. La notice passe en état « attente validation saisie »

242

)))

243

244

[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

245

246

247

[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

248

249

== Valider la notice ==

250

251

Dans la barre d’outils, cliquez sur **Valider ou Refuser la saisie** :

252

253

* Si la notice est conforme, elle passe en état « saisie validée » ;

254

* Si elle est refusée, elle passe en état « saisie refusée » et un commentaire peut être saisi pour indiquer les corrections à apporter.

255

256

=== Validation de la saisie ===

257

258

[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

259

260

261

=== Refus de la saisie ===

262

263

[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(((

)))

(((

[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

== Lancer l’intégration au registre ==

275

276

(((

277

Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.

278

279

**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :

280

281

* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.

282

* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.

283

284

(% class="box infomessage" %)

285

(((

286

À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).

)))

)))

[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

291

292

293

=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===

294

295

[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

296

297

298

=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===

299

300

[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

301

302

303

== Confirmer l’intégration ==

304

305

1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.

306

1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.

307

308

[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

309

310

311

[[Résultat sur la notice de bien → date d'intégration au registre et lien vers le registre>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

312

313

314

[[Résultat dans le registre → notice enregistrée.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]

334

* Saisir une entrée

335

* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]

336

* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]

337

* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]

338

* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

)))

)))

= Édition des registres =

351

352

Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.

353

354

* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).

355

* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).

356

357

Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.

358

359

360

Accéder au menu **Registres / Recherche**

361

362

[[image:1747734834496-206.png]]

363

364

365

(% class="box infomessage" %)

366

(((

367

//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//

368

)))

369

370

Il est possible de sélectionner :

371

372

* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt

373

* L’année d'inscription au registre

374

* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)

375

376

de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.

377

378

Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.

379

380

381

Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :

382

383

[[image:1747734875829-175.png]]

384

385

Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :

386

387

[[image:1747734980868-601.png]]

388

389

Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :

390

391

[[image:1747735028293-815.png]]

Résultat :

[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

398

399

400

(% class="wikigeneratedid" %)

401

Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).

402

403

404

== Page de garde et annexes aux registres papiers ==

405

406

407

Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.

408

409

(% class="box successmessage" %)

410

(((

411

L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.

412

)))

413

414

Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.

415

416

(% class="box successmessage" %)

417

(((

418

**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**

)))

[[image:1747735219379-682.png]]

423

424

425

__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)

426

427

[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =

432

433

434

Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).

435

436

(% class="box successmessage" %)

437

(((

438

//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//

439

)))

440

441

Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :

442

443

* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété

444

* Radier le bien du registre des dépôts

445

* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours

446

447

== Rattachement à la nouvelle entrée ==

448

449

450

=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===

451

452

453

[[image:1747739157175-278.png]]

454

455

456

[[image:1747739231189-417.png]]

=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===

461

462

463

==== Attachement unitaire ====

464

465

Dans la notice du bien indiquer manuellement :

466

467

* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée

468

* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée

469

470

[[image:1747740793119-487.png]]

471

472

473

==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====

474

475

Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].

476

477

Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.

478

479

* Sélectionner les notices à rattacher

480

* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]

481

482

[[image:1747740946609-961.png]]

483

484

485

Première association à effectuer :

486

487

* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée

488

* Lancer le traitement

489

490

[[image:1747741015186-251.png]]

491

492

493

Seconde association à effectuer :

494

495

* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée

496

* Lancer le traitement

497

498

[[image:1747741041295-431.png]]

499

500

501

== Radiation du registre des dépôts ==

502

503

504

=== Rechercher la notice du bien déposé ===

505

506

507

Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.

508

509

[[image:1747739687774-731.png]]

510

511

512

=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===

513

514

515

Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.

516

517

[[image:1747739728922-844.png]]

518

519

520

(% class="box successmessage" %)

521

(((

522

//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//

)))

[[image:1747739870875-332.png]]

527

528

529

(% class="box warningmessage" %)

530

(((

531

//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//

)))

Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :

536

537

[[image:1747739908497-919.png]]

538

539

540

[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

541

542

543

== Intégration du bien au registre des biens affectés ==

544

545

546

Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.

547

548

Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**

549

550

551

[[image:1747740027614-948.png]]

552

553

554

[[image:1747740075472-359.png]]

555

556

557

Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.

558

559

560

[[image:1747740216286-288.png]]

561

562

563

(% class="box warningmessage" %)

564

(((

565

//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//

)))

Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :

570

571

572

(% class="box warningmessage" %)

573

(((