Gérer les registres réglementaires

1

(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

4

(% class="box" %)

5

(((

6

En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.

7

Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.

8

9

Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.

)))

(((

= Cadre légal et normes applicables aux registres =

14

15

La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :

16

17

(% class="active" %)|=Référence|=Contenu

18

|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.

19

|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.

20

|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.

21

22

= Principes de fonctionnement dans Flora =

23

24

* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.

25

* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.

26

* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.

27

* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.

28

* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.

29

30

= Grilles de saisie à utiliser =

31

32

Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :

33

34

* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,

35

* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,

36

* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.

37

38

(% class="box infomessage" %)

39

(((

40

**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.

41

)))

42

43

(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**

44

|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés

45

|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions

46

|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt

47

|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue

48

|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)

49

|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes

50

|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt

51

|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis

52

|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés

53

|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)

54

55

[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

56

57

58

[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

59

60

61

= Organisation de la saisie selon la nature des biens =

62

63

La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).

64

Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.

65

Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.

66

67

(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**

68

|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((

69

Entrées : grille** Registre - Acquisition **

70

71

Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**

72

)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien

73

- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2025.1

Bien : 2025.1.1

)))

|(((

**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**

80

)))|(% style="width:209px" %)(((

81

Entrées : grille **Registre - Acquisition**

82

83

Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **

84

85

Si biens remarquables : saisie individuelle

86

)))|(% style="width:302px" %)(((

87

- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble

88

- Joindre un document descriptif

89

90

- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique

91

92

- Numérotation :

93

• Ensemble : année.numérolot.0

94

• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.

95

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2011.3

Ensemble : 2011.3.0

1er bien : 2011.3.1

2eme bien : 2011.3.2

)))

|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((

107

Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**

108

109

Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**

110

)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation

111

- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : D2025.1

Bien : D2025.1.1

)))

|(((

**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**

118

119

120

)))|(% style="width:209px" %)(((

121

Entrées : grille **Registre - Dépôt**

122

123

Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**

124

125

Si biens remarquables : saisie individuelle

126

)))|(% style="width:302px" %)(((

127

- Saisie immédiate ou différée

128

- Joindre un document descriptif

129

130

- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique

131

- Numérotation :

132

• Ensemble : Dannée.numérolot.0

133

• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.

134

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : D2011.1

Ensemble : D2011.1.0

1er bien : D2011.1.1

2eme bien : D2011.1.2

142

)))

143

|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((

144

Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**

145

146

Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **

147

)))|(% style="width:302px" %)(((

148

- Entrée liée : année.0

149

Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)

150

151

152

- Numérotation biens :

153

• Bien simple : année.0.numérobien

154

• Ensemble : année.0.numérolot.0

155

• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.

156

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2011.0

Bien : 2011.0.35

**Ensembles complexes **:

Entrée : 2011.0

Ensemble : 2011.0.36.0

167

168

Bien remarquable : 2011.0.36.1

169

)))

170

|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((

171

Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**

172

)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés

173

- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—

174

|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((

175

Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**

176

)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—

177

178

= Champs obligatoires pour le registre =

179

180

La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.

181

Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**

182

183

En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :

184

185

* **néant **: en l’absence avérée d’information,

186

* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.

187

188

== Champs obligatoires dans la table Entrées ==

189

190

* Mode d’acquisition (thésaurus)

191

* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu

192

* Musée acquéreur (liste de contrôle)

193

* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)

194

* Référence de l’acte

195

* Date de l’acte d’acquisition

196

* Mention des concours publics (AS / ANS)

197

198

== Champs obligatoires dans la table Biens ==

199

200

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

201

202

* Numéro d’inventaire

203

* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle

204

* Domaine (thésaurus)

205

* Dénomination (thésaurus)

206

* Matières/techniques (thésaurus)

207

* Dimensions

208

* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)

209

* Prix d’achat

210

* Inscriptions (thésaurus)

211

* Constat d’état initial (date + état de conservation)

212

213

(% class="box infomessage" %)

214

(((

215

À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).

216

)))

217

218

= Étapes d’intégration d’une notice au registre =

219

220

Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.

221

222

== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==

223

224

(((

225

Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).

)))

(((

Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.

230

)))

231

232

[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

233

234

== Terminer la saisie de chaque notice ==

(((

(% start="1" %)

1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.

)))

(((

(% start="2" %)

1. **Une fenêtre s’ouvre automatiquement** pour signaler si la notice est **conforme** ou **incomplète** au regard des exigences du registre.

244

245

* Si tous les champs obligatoires sont renseignés, le message confirme que la notice est complète.

246

* Si certains champs sont manquants, la fenêtre affiche la liste des éléments à compléter.

247

* Dans tous les cas, l’utilisateur peut cliquer sur **OK** pour valider la fin de saisie et poursuivre (même si des champs restent vides à ce stade).

248

)))

249

250

[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

251

252

253

[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

254

255

== Valider la notice ==

256

257

Dans la barre d’outils, cliquez sur **Valider ou Refuser la saisie** :

258

259

* Si la notice est conforme, elle passe en état « validée » ;

260

* Si elle est refusée, un commentaire peut être saisi pour indiquer les corrections à apporter.

261

262

=== Validation de la saisie ===

263

264

[[image:1752740695143-744.png]]

265

266

267

=== Refus de la saisie ===

268

269

[[image:1752740777236-430.png]]

(((

)))

(((

[[image:1752740879474-916.png]]

)))

== Lancer l’intégration au registre ==

281

282

(((

283

Une fois validée, la notice// //de// //Bien (liée à une Entrée) peut être intégrée dans le registre.

284

285

Cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils.

)))

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]

303

* Saisir une entrée

304

* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]

305

* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]

306

* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]

307

* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

)))

)))

= Intégration des notices biens au registre =

Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].

372

.

373

374

[[image:1747733341634-347.png]]

375

376

(% class="wikigeneratedid" %)

377

Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .

378

379

380

[[image:1747733457810-510.png]]

381

382

383

* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.

[[image:1747734678656-824.png]]

388

389

390

* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.

391

392

[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

393

394

395

Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**

396

397

398

[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.

403

404

[[image:1747733892872-758.png]]

405

406

407

La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :

408

409

[[image:1747733938343-251.png]]

410

411

(% class="box warningmessage" %)

412

(((

413

//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//

414

)))

415

416

Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.

417

418

* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).

419

* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).

420

421

Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.

422

423

424

= Édition des registres =

425

426

427

Accéder au menu **Registres / Recherche**

428

429

[[image:1747734834496-206.png]]

430

431

432

(% class="box infomessage" %)

433

(((

434

//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//

435

)))

436

437

Il est possible de sélectionner :

438

439

* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt

440

* L’année d'inscription au registre

441

* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)

442

443

de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.

444

445

Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.

446

447

448

Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :

449

450

[[image:1747734875829-175.png]]

451

452

Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :

453

454

[[image:1747734980868-601.png]]

455

456

Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :

457

458

[[image:1747735028293-815.png]]

Résultat :

[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

465

466

467

(% class="wikigeneratedid" %)

468

Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).

469

470

471

== Page de garde et annexes aux registres papiers ==

472

473

474

Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.

475

476

(% class="box successmessage" %)

477

(((

478

L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.

479

)))

480

481

Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.

482

483

(% class="box successmessage" %)

484

(((

485

**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**

)))

[[image:1747735219379-682.png]]

490

491

492

__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)

493

494

[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =

499

500

501

Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).

502

503

(% class="box successmessage" %)

504

(((

505

//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//

506

)))

507

508

Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :

509

510

* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété

511

* Radier le bien du registre des dépôts

512

* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours

513

514

== Rattachement à la nouvelle entrée ==

515

516

517

=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===

518

519

520

[[image:1747739157175-278.png]]

521

522

523

[[image:1747739231189-417.png]]

=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===

528

529

530

==== Attachement unitaire ====

531

532

Dans la notice du bien indiquer manuellement :

533

534

* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée

535

* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée

536

537

[[image:1747740793119-487.png]]

538

539

540

==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====

541

542

Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].

543

544

Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.

545

546

* Sélectionner les notices à rattacher

547

* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]

548

549

[[image:1747740946609-961.png]]

550

551

552

Première association à effectuer :

553

554

* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée

555

* Lancer le traitement

556

557

[[image:1747741015186-251.png]]

558

559

560

Seconde association à effectuer :

561

562

* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée

563

* Lancer le traitement

564

565

[[image:1747741041295-431.png]]

566

567

568

== Radiation du registre des dépôts ==

569

570

571

=== Rechercher la notice du bien déposé ===

572

573

574

Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.

575

576

[[image:1747739687774-731.png]]

577

578

579

=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===

580

581

582

Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.

583

584

[[image:1747739728922-844.png]]

585

586

587

(% class="box successmessage" %)

588

(((

589

//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//

)))

[[image:1747739870875-332.png]]

594

595

596

(% class="box warningmessage" %)

597

(((

598

//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//

)))

Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :

603

604

[[image:1747739908497-919.png]]

605

606

607

[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

608

609

610

== Intégration du bien au registre des biens affectés ==

611

612

613

Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.

614

615

Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**

616

617

618

[[image:1747740027614-948.png]]

619

620

621

[[image:1747740075472-359.png]]

622

623

624

Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.

625

626

627

[[image:1747740216286-288.png]]

628

629

630

(% class="box warningmessage" %)

631

(((

632

//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//

)))

Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :

637

638

639

(% class="box warningmessage" %)

640

(((