Gérer les registres réglementaires

|(% style="width:840px" %)(((

(% class="box" %)

(((

En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.

7

Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.

8

9

Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.

)))

(((

= Cadre légal et normes applicables aux registres =

14

15

La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :

16

17

(% class="active" %)|=Référence|=Contenu

18

|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.

19

|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.

20

|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.

21

22

= Principes de fonctionnement dans Flora =

23

24

* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.

25

* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.

26

* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.

27

* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.

28

* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.

29

30

= Grilles de saisie à utiliser =

31

32

Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :

33

34

* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,

35

* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,

36

* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.

37

38

(% class="box infomessage" %)

39

(((

40

**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.

41

)))

42

43

(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**

44

|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés

45

|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions

46

|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt

47

|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue

48

|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)

49

|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes

50

|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt

51

|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis

52

|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés

53

|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)

54

55

[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

56

57

58

[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

59

60

61

= Organisation de la saisie selon la nature des biens =

62

63

La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).

64

Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.

65

Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.

66

67

(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**

68

|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((

69

Entrées : grille** Registre - Acquisition **

70

71

Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**

72

)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien

73

- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2025.1

Bien : 2025.1.1

)))

|(((

**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**

80

)))|(% style="width:209px" %)(((

81

Entrées : grille **Registre - Acquisition**

82

83

Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **

84

85

Si biens remarquables : saisie individuelle

86

)))|(% style="width:302px" %)(((

87

- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble

88

- Joindre un document descriptif

89

90

- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique

91

92

- Numérotation :

93

• Ensemble : année.numérolot.0

94

• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.

95

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2011.3

Ensemble : 2011.3.0

1er bien : 2011.3.1

2eme bien : 2011.3.2

)))

|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((

107

Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**

108

109

Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**

110

)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation

111

- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : D2025.1

Bien : D2025.1.1

)))

|(((

**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**

118

119

120

)))|(% style="width:209px" %)(((

121

Entrées : grille **Registre - Dépôt**

122

123

Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**

124

125

Si biens remarquables : saisie individuelle

126

)))|(% style="width:302px" %)(((

127

- Saisie immédiate ou différée

128

- Joindre un document descriptif

129

130

- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique

131

- Numérotation :

132

• Ensemble : Dannée.numérolot.0

133

• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.

134

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : D2011.1

Ensemble : D2011.1.0

1er bien : D2011.1.1

2eme bien : D2011.1.2

142

)))

143

|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((

144

Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**

145

146

Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **

147

)))|(% style="width:302px" %)(((

148

- Entrée liée : année.0

149

Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)

150

151

152

- Numérotation biens :

153

• Bien simple : année.0.numérobien

154

• Ensemble : année.0.numérolot.0

155

• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.

156

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2011.0

Bien : 2011.0.35

**Ensembles complexes **:

Entrée : 2011.0

Ensemble : 2011.0.36.0

167

168

Bien remarquable : 2011.0.36.1

169

)))

170

|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((

171

Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**

172

)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés

173

- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—

174

|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((

175

Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**

176

)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—

177

178

= Champs obligatoires pour le registre =

179

180

La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.

181

Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**

182

183

En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :

184

185

* **néant **: en l’absence avérée d’information,

186

* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.

187

188

== Champs obligatoires dans la table Entrées ==

189

190

* Mode d’acquisition (thésaurus)

191

* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu

192

* Musée acquéreur (liste de contrôle)

193

* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)

194

* Référence de l’acte

195

* Date de l’acte d’acquisition

196

* Mention des concours publics (AS / ANS)

197

198

== Champs obligatoires dans la table Biens ==

199

200

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

201

202

* Numéro d’inventaire

203

* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle

204

* Domaine (thésaurus)

205

* Dénomination (thésaurus)

206

* Matières/techniques (thésaurus)

207

* Dimensions

208

* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)

209

* Prix d’achat

210

* Inscriptions (thésaurus)

211

* Constat d’état initial (date + état de conservation)

212

213

(% class="box infomessage" %)

214

(((

215

À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).

)))

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]

235

* Saisir une entrée

236

* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]

237

* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]

238

* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]

239

* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

)))

)))

= Intégration des notices biens au registre =

319

320

321

=== Validation de la saisie d'un Bien ===

322

323

324

Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.

325

326

327

[[image:1747732762213-559.png]]

328

329

330

Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.

331

332

(% class="box infomessage" %)

333

(((

334

En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :

335

336

* Avis des instances scientifiques

337

* Prix

338

* Inscriptions

339

* Constat d’état initial

340

341

Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.

342

343

**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**

344

)))

345

346

[[image:1747732693654-638.png]]

347

348

349

Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.

350

351

Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.

352

353

Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.

354

355

356

[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

357

358

L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.

359

360

361

[[image:1747733244856-550.png]]

362

363

Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].

364

.

365

366

[[image:1747733341634-347.png]]

367

368

(% class="wikigeneratedid" %)

369

Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .

370

371

372

[[image:1747733457810-510.png]]

373

374

375

* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.

[[image:1747734678656-824.png]]

380

381

382

* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.

383

384

[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

385

386

387

Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**

388

389

390

[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.

395

396

[[image:1747733892872-758.png]]

397

398

399

La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :

400

401

[[image:1747733938343-251.png]]

402

403

(% class="box warningmessage" %)

404

(((

405

//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//

406

)))

407

408

Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.

409

410

* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).

411

* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).

412

413

Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.

414

415

416

= Édition des registres =

417

418

419

Accéder au menu **Registres / Recherche**

420

421

[[image:1747734834496-206.png]]

422

423

424

(% class="box infomessage" %)

425

(((

426

//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//

427

)))

428

429

Il est possible de sélectionner :

430

431

* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt

432

* L’année d'inscription au registre

433

* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)

434

435

de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.

436

437

Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.

438

439

440

Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :

441

442

[[image:1747734875829-175.png]]

443

444

Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :

445

446

[[image:1747734980868-601.png]]

447

448

Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :

449

450

[[image:1747735028293-815.png]]

Résultat :

[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

457

458

459

(% class="wikigeneratedid" %)

460

Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).

461

462

463

== Page de garde et annexes aux registres papiers ==

464

465

466

Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.

467

468

(% class="box successmessage" %)

469

(((

470

L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.

471

)))

472

473

Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.

474

475

(% class="box successmessage" %)

476

(((

477

**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**

)))

[[image:1747735219379-682.png]]

482

483

484

__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)

485

486

[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =

491

492

493

Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).

494

495

(% class="box successmessage" %)

496

(((

497

//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//

498

)))

499

500

Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :

501

502

* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété

503

* Radier le bien du registre des dépôts

504

* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours

505

506

== Rattachement à la nouvelle entrée ==

507

508

509

=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===

510

511

512

[[image:1747739157175-278.png]]

513

514

515

[[image:1747739231189-417.png]]

=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===

520

521

522

==== Attachement unitaire ====

523

524

Dans la notice du bien indiquer manuellement :

525

526

* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée

527

* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée

528

529

[[image:1747740793119-487.png]]

530

531

532

==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====

533

534

Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].

535

536

Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.

537

538

* Sélectionner les notices à rattacher

539

* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]

540

541

[[image:1747740946609-961.png]]

542

543

544

Première association à effectuer :

545

546

* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée

547

* Lancer le traitement

548

549

[[image:1747741015186-251.png]]

550

551

552

Seconde association à effectuer :

553

554

* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée

555

* Lancer le traitement

556

557

[[image:1747741041295-431.png]]

558

559

560

== Radiation du registre des dépôts ==

561

562

563

=== Rechercher la notice du bien déposé ===

564

565

566

Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.

567

568

[[image:1747739687774-731.png]]

569

570

571

=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===

572

573

574

Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.

575

576

[[image:1747739728922-844.png]]

577

578

579

(% class="box successmessage" %)

580

(((

581

//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//

)))

[[image:1747739870875-332.png]]

586

587

588

(% class="box warningmessage" %)

589

(((

590

//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//

)))

Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :

595

596

[[image:1747739908497-919.png]]

597

598

599

[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

600

601

602

== Intégration du bien au registre des biens affectés ==

603

604

605

Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.

606

607

Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**

608

609

610

[[image:1747740027614-948.png]]

611

612

613

[[image:1747740075472-359.png]]

614

615

616

Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.

617

618

619

[[image:1747740216286-288.png]]

620

621

622

(% class="box warningmessage" %)

623

(((

624

//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//

)))

Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :

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630

631

(% class="box warningmessage" %)

632

(((