Gérer les registres réglementaires

|(% style="width:840px" %)(((

(% class="box" %)

(((

En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.

7

Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.

8

9

Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.

)))

(((

= Cadre légal et normes applicables aux registres =

14

15

La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :

16

17

(% class="active" %)|=Référence|=Contenu

18

|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.

19

|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.

20

|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.

21

22

= Principes de fonctionnement dans Flora =

23

24

* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.

25

* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.

26

* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.

27

* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.

28

* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.

29

30

= Grilles de saisie à utiliser =

31

32

Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :

33

34

* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,

35

* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,

36

* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.

37

38

(% class="box infomessage" %)

39

(((

40

**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.

41

)))

42

43

(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**

44

|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés

45

|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions

46

|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt

47

|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue

48

|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)

49

|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes

50

|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt

51

|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis

52

|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés

53

|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)

54

55

[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

56

57

58

[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

59

60

61

= Organisation de la saisie selon la nature des biens =

62

63

La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).

64

Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.

65

Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.

66

67

(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**

68

|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((

69

Entrées : grille** Registre - Acquisition **

70

71

Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**

72

)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien

73

- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2025.1

Bien : 2025.1.1

)))

|(((

**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**

80

)))|(% style="width:209px" %)(((

81

Entrées : grille **Registre - Acquisition**

82

83

Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **

84

85

Si biens remarquables : saisie individuelle

86

)))|(% style="width:302px" %)(((

87

- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble

88

- Joindre un document descriptif

89

90

- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique

91

92

- Numérotation :

93

• Ensemble : année.numérolot.0

94

• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.

95

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2011.3

Ensemble : 2011.3.0

1er bien : 2011.3.1

2eme bien : 2011.3.2

)))

|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((

107

Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**

108

109

Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**

110

)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation

111

- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : D2025.1

Bien : D2025.1.1

)))

|(((

**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**

118

119

120

)))|(% style="width:209px" %)(((

121

Entrées : grille **Registre - Dépôt**

122

123

Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**

124

125

Si biens remarquables : saisie individuelle

126

)))|(% style="width:302px" %)(((

127

- Saisie immédiate ou différée

128

- Joindre un document descriptif

129

130

- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique

131

- Numérotation :

132

• Ensemble : Dannée.numérolot.0

133

• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.

134

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : D2011.1

Ensemble : D2011.1.0

1er bien : D2011.1.1

2eme bien : D2011.1.2

142

)))

143

|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((

144

Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**

145

146

Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **

147

)))|(% style="width:302px" %)(((

148

- Entrée liée : année.0

149

Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)

150

151

152

- Numérotation biens :

153

• Bien simple : année.0.numérobien

154

• Ensemble : année.0.numérolot.0

155

• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.

156

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2011.0

Bien : 2011.0.35

**Ensembles complexes **:

Entrée : 2011.0

Ensemble : 2011.0.36.0

167

168

Bien remarquable : 2011.0.36.1

169

)))

170

|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((

171

Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**

172

)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés

173

- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—

174

|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((

175

Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**

176

)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—

177

178

= Champs obligatoires pour le registre =

179

180

La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.

181

Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**

182

183

En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :

184

185

* **néant **: en l’absence avérée d’information,

186

* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.

187

188

== Champs obligatoires dans la table Entrées ==

189

190

* Mode d’acquisition (thésaurus)

191

* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu

192

* Musée acquéreur (liste de contrôle)

193

* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)

194

* Référence de l’acte

195

* Date de l’acte d’acquisition

196

* Mention des concours publics (AS / ANS)

197

198

== Champs obligatoires dans la table Biens ==

199

200

(% class="small mark" %)**Version 4.5.60**

201

202

* Numéro d’inventaire

203

* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle

204

* Domaine (thésaurus)

205

* Dénomination (thésaurus)

206

* Matières/techniques (thésaurus)

207

* Dimensions

208

* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)

209

* Prix d’achat

210

* Inscriptions (thésaurus)

211

* Constat d’état initial (date + état de conservation)

212

213

(% class="box infomessage" %)

214

(((

215

À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).

)))

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]

234

* Saisir une entrée

235

* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]

236

* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]

237

* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]

238

* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

)))

)))

== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==

252

253

254

=== Entrées : nouvelle acquisition ===

255

256

257

Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.

258

259

260

[[image:1747723969669-261.png]]

261

262

(% style="text-align: center;" %)

263

//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//

264

265

266

Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :

267

268

269

[[image:1747724102358-210.png]]

270

271

(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)

272

//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//

273

274

275

(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)

276

(((

277

(% style="text-align: left;" %)

278

//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//

)))

=== Entrée : inventaire rétrospectif ===

283

284

285

Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.

286

287

288

[[image:1747724180433-782.png]]

289

290

(% style="text-align: center;" %)

291

//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//

292

293

294

Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**

295

296

Renseigner, à minima, le statut juridique.

297

298

299

[[image:1747724251875-618.png]]

300

301

(% style="text-align: center;" %)

302

//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//

303

304

305

(% class="box infomessage" %)

306

(((

307

//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//

)))

=== Biens ===

Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.

315

316

317

[[image:1747724329047-588.png]]

318

319

(% style="text-align: center;" %)

320

//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//

321

322

323

La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.

324

325

326

(% class="box infomessage" %)

327

(((

328

//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//

329

)))

330

331

[[image:1747724385543-970.png]]

332

333

(% style="text-align: center;" %)

334

//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//

335

336

337

(% class="box warningmessage" %)

338

(((

339

//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//

)))

Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.

344

345

Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.

346

347

348

[[image:1747725032932-364.png]]

349

350

351

=== Biens : Ensembles complexes ===

352

353

354

Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.

355

356

357

[[image:1747725129124-544.png]]

358

359

360

La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.

361

362

Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :

363

364

365

[[image:1747725362450-684.png]]

366

367

368

(% class="box infomessage" %)

369

(((

370

//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//

371

)))

372

373

Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.

374

375

[[image:1747725317402-667.png]]

376

377

378

Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.

379

380

Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.

381

382

383

== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==

=== Entrée ===

Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.

390

391

392

[[image:1747725797202-722.png]]

=== Biens ===

Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.

399

400

A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.

401

402

403

[[image:1747725926983-893.png]]

[[image:1747727404840-527.png]]

408

409

410

= Intégration des notices biens au registre =

411

412

413

=== Validation de la saisie d'un Bien ===

414

415

416

Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.

417

418

419

[[image:1747732762213-559.png]]

420

421

422

Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.

423

424

(% class="box infomessage" %)

425

(((

426

En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :

427

428

* Avis des instances scientifiques

429

* Prix

430

* Inscriptions

431

* Constat d’état initial

432

433

Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.

434

435

**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**

436

)))

437

438

[[image:1747732693654-638.png]]

439

440

441

Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.

442

443

Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.

444

445

Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.

446

447

448

[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

449

450

L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.

451

452

453

[[image:1747733244856-550.png]]

454

455

Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].

456

.

457

458

[[image:1747733341634-347.png]]

459

460

(% class="wikigeneratedid" %)

461

Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .

462

463

464

[[image:1747733457810-510.png]]

465

466

467

* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.

[[image:1747734678656-824.png]]

472

473

474

* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.

475

476

[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

477

478

479

Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**

480

481

482

[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.

487

488

[[image:1747733892872-758.png]]

489

490

491

La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :

492

493

[[image:1747733938343-251.png]]

494

495

(% class="box warningmessage" %)

496

(((

497

//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//

498

)))

499

500

Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.

501

502

* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).

503

* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).

504

505

Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.

506

507

508

= Édition des registres =

509

510

511

Accéder au menu **Registres / Recherche**

512

513

[[image:1747734834496-206.png]]

514

515

516

(% class="box infomessage" %)

517

(((

518

//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//

519

)))

520

521

Il est possible de sélectionner :

522

523

* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt

524

* L’année d'inscription au registre

525

* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)

526

527

de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.

528

529

Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.

530

531

532

Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :

533

534

[[image:1747734875829-175.png]]

535

536

Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :

537

538

[[image:1747734980868-601.png]]

539

540

Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :

541

542

[[image:1747735028293-815.png]]

Résultat :

[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

549

550

551

(% class="wikigeneratedid" %)

552

Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).

553

554

555

== Page de garde et annexes aux registres papiers ==

556

557

558

Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.

559

560

(% class="box successmessage" %)

561

(((

562

L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.

563

)))

564

565

Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.

566

567

(% class="box successmessage" %)

568

(((

569

**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**

)))

[[image:1747735219379-682.png]]

574

575

576

__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)

577

578

[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =

583

584

585

Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).

586

587

(% class="box successmessage" %)

588

(((

589

//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//

590

)))

591

592

Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :

593

594

* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété

595

* Radier le bien du registre des dépôts

596

* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours

597

598

== Rattachement à la nouvelle entrée ==

599

600

601

=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===

602

603

604

[[image:1747739157175-278.png]]

605

606

607

[[image:1747739231189-417.png]]

=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===

612

613

614

==== Attachement unitaire ====

615

616

Dans la notice du bien indiquer manuellement :

617

618

* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée

619

* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée

620

621

[[image:1747740793119-487.png]]

622

623

624

==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====

625

626

Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].

627

628

Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.

629

630

* Sélectionner les notices à rattacher

631

* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]

632

633

[[image:1747740946609-961.png]]

634

635

636

Première association à effectuer :

637

638

* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée

639

* Lancer le traitement

640

641

[[image:1747741015186-251.png]]

642

643

644

Seconde association à effectuer :

645

646

* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée

647

* Lancer le traitement

648

649

[[image:1747741041295-431.png]]

650

651

652

== Radiation du registre des dépôts ==

653

654

655

=== Rechercher la notice du bien déposé ===

656

657

658

Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.

659

660

[[image:1747739687774-731.png]]

661

662

663

=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===

664

665

666

Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.

667

668

[[image:1747739728922-844.png]]

669

670

671

(% class="box successmessage" %)

672

(((

673

//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//

)))

[[image:1747739870875-332.png]]

678

679

680

(% class="box warningmessage" %)

681

(((

682

//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//

)))

Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :

687

688

[[image:1747739908497-919.png]]

689

690

691

[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

692

693

694

== Intégration du bien au registre des biens affectés ==

695

696

697

Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.

698

699

Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**

700

701

702

[[image:1747740027614-948.png]]

703

704

705

[[image:1747740075472-359.png]]

706

707

708

Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.

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710

711

[[image:1747740216286-288.png]]

712

713

714

(% class="box warningmessage" %)

715

(((

716

//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//

)))

Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :

721

722

723

(% class="box warningmessage" %)

724

(((