Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

Version 50.1 par Doriane Bautista le 2025/07/17 09:45

version	line-number	content
22.1	1
1.1	2
22.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
31.1	6	En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un registre d’inventaire des biens affectés et un registre des biens reçus en dépôt, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
	7	Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables Biens et Entrées, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
	8
	9	Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’inventaire rétrospectif, les ensembles complexes ou les transferts de propriété.
22.1	10	)))
	11
	12	(((
33.1	13	= Cadre légal et normes applicables aux registres =
22.1	14
49.1	15	La tenue d’un registre réglementaire est une obligation légale pour les musées de France, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
22.1	16
34.1	17	(% class="active" %)\|=Référence\|=Contenu
	18	\|Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002relative aux musées de France\|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France ». Article 11 : impose la tenue d’un inventaire réglementaire pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
	19	\|Arrêté du 25 mai 2004(application de la loi de 2002)\|Précise les normes techniques de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de récolement décennal.
35.1	20	\|Méthode de rédaction informatisée des notices (Service des Musées de France)\|Recommande une méthode pour la rédaction des registres sous forme numérique, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22.1	21
36.1	22	= Principes de fonctionnement dans Flora =
22.1	23
36.1	24	* Pas de double saisie : les registres sont générés à partir des notices Biens et Entrées.
	25	* Grilles spécifiques : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
	26	* Validation obligatoire : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
	27	* Déconnexion automatique : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
	28	* Le registre papier fait foi. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
33.1	29
50.1	30	= Grilles de saisie à utiliser =
33.1	31
50.1	32	Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
47.1	33
50.1	34	* de filtrer l’affichage aux seuls champs requis pour les registres,
	35	* d’activer les contrôles de complétude sur les champs obligatoires,
	36	* et de préparer l’intégration automatique des notices au registre papier.
47.1	37
50.1	38	(% class="box infomessage" %)
	39	(((
	40	Les champs obligatoires y sont mis en évidence en rouge avec astérisque et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
	41	)))
47.1	42
50.1	43	(% class="active" %)\|=Grille\|=Table concernée\|=Usage
	44	\|Inventaire rétrospectif\|Entrées\|Biens anciens non inventoriés
	45	\|Registre – Acquisition\|Entrées\|Nouvelles acquisitions
	46	\|Registre – Dépôt\|Entrées\|Biens reçus en dépôt
	47	\|Registre – Origine inconnue\|Entrées\|Biens dont l'origine est inconnue
	48	\|Registre – Transfert de propriété\|Entrées\|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
	49	\|02.Registre – Biens affectés\|Biens\|Biens acquis pour les collections permanentes
	50	\|02.Registre – Biens reçus en dépôt\|Biens\|Biens accueillis temporairement en dépôt
	51	\|02.Registre – Ensembles complexes affectés\|Biens\|Ensembles de biens acquis
	52	\|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt\|Biens\|Ensembles de biens déposés
	53	\|02.Registre - Transfert de propriété\|Biens \|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
	54
	55	[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	56
	57
	58	[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	59
	60
	61	= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
	62
	63	La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
	64	Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
	65	Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
	66
42.1	67	(% class="active" %)\|=Type de bien\|=(% style="width: 209px;" %)Saisie dans Flora\|=(% style="width: 302px;" %)Spécificités\|=(% style="width: 257px;" %)Exemple(s)
38.1	68	\|Nouvelles acquisitions\|(% style="width:209px" %)(((
47.1	69	Entrées : grille Registre - Acquisition
36.1	70
47.1	71	Biens : grille Registre - Biens affectés
46.1	72	)))\|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
	73	- Intégration au registre des biens affectés après arrivée physique\|(% style="width:257px" %)(((
38.1	74	Entrée : 2025.1
	75
	76	Bien : 2025.1.1
	77	)))
37.1	78	\|(((
40.1	79	Nouvelles acquisitions -ensembles complexes
38.1	80	)))\|(% style="width:209px" %)(((
46.1	81	Entrées : grille Registre - Acquisition
37.1	82
46.1	83	Biens : grille Registre - Ensembles complexes affectés
37.1	84
	85	Si biens remarquables : saisie individuelle
42.1	86	)))\|(% style="width:302px" %)(((
46.1	87	- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
	88	- Joindre un document descriptif
42.1	89
46.1	90	- Intégration au registre des biens affectés après arrivée physique
42.1	91
46.1	92	- Numérotation :
	93	• Ensemble : année.numérolot.0
	94	• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
42.1	95	)))\|(% style="width:257px" %)(((
38.1	96	Entrée : 2011.3
37.1	97
38.1	98	Ensemble : 2011.3.0
37.1	99
46.1	100	1er bien : 2011.3.1
37.1	101
46.1	102	2eme bien : 2011.3.2
38.1	103
22.1	104
	105	)))
39.1	106	\|Nouveaux dépôts\|(% style="width:209px" %)(((
46.1	107	Entrées : grille Registre - Dépôt
39.1	108
46.1	109	Biens : grille Registre - Biens reçus en dépôt
	110	)))\|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
	111	- Intégration au registre des dépôts après arrivée physique\|(% style="width:257px" %)(((
39.1	112	Entrée : D2025.1
	113
	114	Bien : D2025.1.1
	115	)))
	116	\|(((
40.1	117	Nouveaux dépôts - ensembles complexes
39.1	118
	119
	120	)))\|(% style="width:209px" %)(((
46.1	121	Entrées : grille Registre - Dépôt
37.1	122
46.1	123	Biens : grille Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt
37.1	124
	125	Si biens remarquables : saisie individuelle
42.1	126	)))\|(% style="width:302px" %)(((
46.1	127	- Saisie immédiate ou différée
	128	- Joindre un document descriptif
42.1	129
46.1	130	- Intégration au registre des dépôts après arrivée physique
	131	- Numérotation :
	132	• Ensemble : Dannée.numérolot.0
	133	• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
42.1	134	)))\|(% style="width:257px" %)(((
38.1	135	Entrée : D2011.1
37.1	136
46.1	137	Ensemble : D2011.1.0
37.1	138
46.1	139	1er bien : D2011.1.1
38.1	140
46.1	141	2eme bien : D2011.1.2
37.1	142	)))
39.1	143	\|Inventaire rétrospectif\|(% style="width:209px" %)(((
46.1	144	Entrées : grille Inventaire rétrospectif
39.1	145
46.1	146	Biens : grille Registre - Biens affectés ou Registre - Ensembles complexes affectés
42.1	147	)))\|(% style="width:302px" %)(((
46.1	148	- Entrée liée : année.0
	149	Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
39.1	150
	151
46.1	152	- Numérotation biens :
	153	• Bien simple : année.0.numérobien
	154	• Ensemble : année.0.numérolot.0
	155	• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
42.1	156	)))\|(% style="width:257px" %)(((
39.1	157	Entrée : 2011.0
	158
	159	Bien : 2011.0.35
	160
	161
	162	Ensembles complexes :
	163
	164	Entrée : 2011.0
	165
	166	Ensemble : 2011.0.36.0
	167
	168	Bien remarquable : 2011.0.36.1
	169	)))
38.1	170	\|Mise à jour via récolement décennal\|(% style="width:209px" %)(((
47.1	171	Utilisation des grilles Registre dans les tables Entrées et Biens
46.1	172	)))\|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
	173	- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important\|(% style="width:257px" %)—
38.1	174	\|Entrées d’origine inconnue\|(% style="width:209px" %)(((
46.1	175	Entrées : grille Registre - Origine inconnue
	176	)))\|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent pas être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire\|(% style="width:257px" %)—
37.1	177
50.1	178	= Champs obligatoires pour le registre =
	179
	180	La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables Entrées et Biens.
	181	Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles Registre.
	182
	183	En cas de saisie en dehors de ces grilles, un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
	184
	185	* néant : en l’absence avérée d’information,
	186	* indéterminé : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
	187
	188	== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
	189
	190	* Mode d’acquisition (thésaurus)
	191	* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
	192	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	193	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	194	* Référence de l’acte
	195	* Date de l’acte d’acquisition
	196	* Mention des concours publics (AS / ANS)
	197
	198	== Champs obligatoires dans la table Biens ==
	199
	200	* Numéro d’inventaire
	201	* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
	202	* Domaine (thésaurus)
	203	* Dénomination (thésaurus)
	204	* Matières/techniques (thésaurus)
	205	* Dimensions
	206	* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
	207	* Prix d’achat
	208	* Inscriptions (thésaurus)
	209	* Constat d’état initial (date + état de conservation)
	210
	211	(% class="box infomessage" %)
	212	(((
	213	À partir de la version 4.5.60, si les champs Avis des instances scientifiques, Prix, Inscriptions et Constat d'état initial ne sont pas renseignés au moment de la validation, le terme “néant” est automatiquement inséré, conformément aux recommandations du SMF.
	214	)))
	215
	216
	217
37.1	218
	219	)))
	220	)))\|(% style="width:300px" %)(((
22.1	221	(% class="box" %)
	222	(((
	223	Sommaire
	224	)))
	225
	226	(% class="box" %)
	227	(((
	228	Aller plus loin
24.1	229
48.1	230	* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
	231	* Saisir une entrée
32.1	232	* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
30.1	233	* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
29.1	234	* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
	235	* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
22.1	236	)))
	237
	238	(% class="box" %)
	239	(((
	240	Icônes principales
	241	)))
	242	)))
	243
	244
	245
1.1	246
	247
	248	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	249
	250
	251	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	252
	253
3.2	254	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	255
	256
3.2	257	[[image:1747723969669-261.png]]
	258
1.1	259	(% style="text-align: center;" %)
	260	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	261
	262
	263	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	264
	265
3.2	266	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	267
	268	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	269	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	270
	271
	272	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	273	(((
	274	(% style="text-align: left;" %)
3.2	275	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	276	)))
	277
	278
	279	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	280
	281
	282	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	283
	284
3.2	285	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	286
	287	(% style="text-align: center;" %)
	288	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	289
	290
	291	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	292
	293	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	294
	295
3.2	296	[[image:1747724251875-618.png]]
	297
1.1	298	(% style="text-align: center;" %)
	299	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	300
	301
	302	(% class="box infomessage" %)
	303	(((
	304	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	305	)))
	306
	307
	308	=== Biens ===
	309
	310
3.3	311	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	312
	313
3.3	314	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	315
	316	(% style="text-align: center;" %)
	317	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	318
	319
	320	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	321
	322
	323	(% class="box infomessage" %)
	324	(((
	325	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	326	)))
	327
3.3	328	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	329
	330	(% style="text-align: center;" %)
3.3	331	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	332
	333
	334	(% class="box warningmessage" %)
	335	(((
	336	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	337	)))
	338
	339
	340	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	341
3.3	342	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	343
	344
3.3	345	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	346
	347
	348	=== Biens : Ensembles complexes ===
	349
	350
4.1	351	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	352
	353
4.1	354	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	355
	356
	357	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	358
	359	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	360
	361
4.1	362	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	363
4.1	364
1.1	365	(% class="box infomessage" %)
	366	(((
	367	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	368	)))
	369
	370	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	371
4.1	372	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	373
	374
	375	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	376
	377	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	378
	379
	380	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	381
	382
	383	=== Entrée ===
	384
	385
5.1	386	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	387
	388
4.1	389	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	390
	391
	392	=== Biens ===
	393
	394
5.1	395	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	396
1.1	397	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	398
	399
4.1	400	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	401
	402
	403
5.1	404	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	405
5.1	406
1.1	407	= Intégration des notices biens au registre =
	408
	409
	410	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	411
	412
6.1	413	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	414
	415
7.1	416	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	417
	418
	419	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	420
8.1	421	(% class="box infomessage" %)
	422	(((
9.1	423	En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
1.1	424
8.1	425	* Avis des instances scientifiques
	426	* Prix
	427	* Inscriptions
	428	* Constat d’état initial
	429
	430	Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
10.1	431
	432	Disponibilité à partir de la version 4.5.60
8.1	433	)))
	434
6.1	435	[[image:1747732693654-638.png]]
	436
	437
8.1	438	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
1.1	439
8.1	440	Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.
1.1	441
8.1	442	Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
1.1	443
	444
9.1	445	[[image:1747733138196-550.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
8.1	446
1.1	447	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	448
	449
8.1	450	[[image:1747733244856-550.png]]
1.1	451
8.1	452	Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].
	453	.
1.1	454
8.1	455	[[image:1747733341634-347.png]]
	456
1.1	457	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	458	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
1.1	459
	460
9.1	461	[[image:1747733457810-510.png]]
	462
1.1	463
12.1	464	* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
1.1	465
	466
	467
12.1	468	[[image:1747734678656-824.png]]
1.1	469
12.1	470
	471	* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	472
	473	[[image:1747733785550-908.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	474
	475
11.1	476	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
1.1	477
	478
12.1	479	[[image:1747733815373-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	480
	481
11.1	482
1.1	483	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	484
11.1	485	[[image:1747733892872-758.png]]
1.1	486
	487
	488	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	489
11.1	490	[[image:1747733938343-251.png]]
1.1	491
	492	(% class="box warningmessage" %)
	493	(((
	494	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	495	)))
	496
	497	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	498
	499	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	500	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	501
	502	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	503
	504
	505	= Édition des registres =
	506
	507
13.1	508	Accéder au menu Registres / Recherche
1.1	509
13.1	510	[[image:1747734834496-206.png]]
1.1	511
	512
	513	(% class="box infomessage" %)
	514	(((
	515	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	516	)))
	517
	518	Il est possible de sélectionner :
	519
	520	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	521	* L’année d'inscription au registre
	522	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	523
	524	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	525
	526	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	527
	528
13.1	529	Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :
1.1	530
13.1	531	[[image:1747734875829-175.png]]
1.1	532
13.1	533	Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
1.1	534
13.1	535	[[image:1747734980868-601.png]]
1.1	536
13.1	537	Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
1.1	538
13.1	539	[[image:1747735028293-815.png]]
1.1	540
	541
	542
	543	Résultat :
	544
14.1	545	[[image:1747735058870-569.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	546
	547
	548	(% class="wikigeneratedid" %)
	549	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	550
	551
	552	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	553
	554
	555	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	556
	557	(% class="box successmessage" %)
	558	(((
13.1	559	L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
1.1	560	)))
	561
13.1	562	Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
1.1	563
	564	(% class="box successmessage" %)
	565	(((
13.1	566	Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.
1.1	567	)))
	568
	569
13.1	570	[[image:1747735219379-682.png]]
1.1	571
	572
13.1	573	__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
1.1	574
14.1	575	[[image:1747735284938-672.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	576
	577
13.1	578
1.1	579	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	580
	581
	582	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	583
	584	(% class="box successmessage" %)
	585	(((
	586	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	587	)))
	588
	589	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	590
	591	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	592	* Radier le bien du registre des dépôts
	593	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	594
	595	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	596
	597
14.1	598	=== Créer une entrée Registre - Transfert de propriété ===
1.1	599
	600
14.1	601	[[image:1747739157175-278.png]]
1.1	602
	603
14.1	604	[[image:1747739231189-417.png]]
1.1	605
	606
	607
	608	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	609
	610
18.1	611	==== Attachement unitaire ====
1.1	612
17.1	613	Dans la notice du bien indiquer manuellement :
1.1	614
17.1	615	* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	616	* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
15.1	617
17.1	618	[[image:1747740793119-487.png]]
14.1	619
	620
17.1	621	==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
	622
	623	Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png\|\|height="43" width="33"]].
	624
	625	Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
	626
	627	* Sélectionner les notices à rattacher
	628	* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png\|\|height="39" width="30"]]
	629
	630	[[image:1747740946609-961.png]]
	631
	632
	633	Première association à effectuer :
	634
	635	* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	636	* Lancer le traitement
	637
	638	[[image:1747741015186-251.png]]
	639
	640
	641	Seconde association à effectuer :
	642
	643	* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
	644	* Lancer le traitement
	645
	646	[[image:1747741041295-431.png]]
	647
	648
1.1	649	== Radiation du registre des dépôts ==
	650
	651
	652	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	653
	654
	655	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	656
15.1	657	[[image:1747739687774-731.png]]
1.1	658
	659
	660	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	661
	662
	663	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	664
15.1	665	[[image:1747739728922-844.png]]
1.1	666
	667
	668	(% class="box successmessage" %)
	669	(((
	670	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	671	)))
	672
	673
15.1	674	[[image:1747739870875-332.png]]
1.1	675
	676
	677	(% class="box warningmessage" %)
	678	(((
	679	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	680	)))
	681
	682
	683	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	684
15.1	685	[[image:1747739908497-919.png]]
1.1	686
	687
16.1	688	[[image:1747739946868-909.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	689
	690
	691	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	692
	693
	694	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	695
15.1	696	Passer en modification et utiliser la grille de saisie 02.Registre - Transfert de propriété.
1.1	697
	698
15.1	699	[[image:1747740027614-948.png]]
1.1	700
	701
15.1	702	[[image:1747740075472-359.png]]
1.1	703
	704
	705	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	706
	707
15.1	708	[[image:1747740216286-288.png]]
1.1	709
15.1	710
1.1	711	(% class="box warningmessage" %)
	712	(((
	713	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	714	)))
	715
	716
	717	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	718
	719
16.1	720	(% class="box warningmessage" %)
	721	(((
	722	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	723	)))
	724
15.1	725	[[image:1747740258746-408.png]]
1.1	726
	727
15.1	728	[[image:1747740398485-927.png]]
1.1	729
	730
16.1	731	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
	732
	733	[[image:1747733815373-706.png]]
	734
	735
	736	Résultat :
	737
	738	[[image:1747740624210-211.png]]

Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

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