Gérer les registres réglementaires

Version 42.1 par Doriane Bautista le 2025/07/17 08:57

En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un registre d’inventaire des biens affectés et un registre des biens reçus en dépôt, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables Biens et Entrées, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.

Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’inventaire rétrospectif, les ensembles complexes ou les transferts de propriété.

Cadre légal et normes applicables aux registres

La tenue d’un registre réglementaire est une obligation légale pour les musées de France, établie par la loi et précisée par des textes d'application.

Référence	Contenu
Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002relative aux musées de France	Détermine les conditions d’appellation « Musée de France ». Article 11 : impose la tenue d’un inventaire réglementaire pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
Arrêté du 25 mai 2004(application de la loi de 2002)	Précise les normes techniques de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de récolement décennal.
Méthode de rédaction informatisée des notices (Service des Musées de France)	Recommande une méthode pour la rédaction des registres sous forme numérique, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.

Principes de fonctionnement dans Flora

Pas de double saisie : les registres sont générés à partir des notices Biens et Entrées.
Grilles spécifiques : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
Validation obligatoire : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
Déconnexion automatique : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
Le registre papier fait foi. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.

Organisation de la saisie selon la nature des biens

Type de bien	Saisie dans Flora	Spécificités	Exemple(s)
Nouvelles acquisitions	Table des entrées : grille Registre - Acquisition Table des biens : grille Registre - Biens affectés	Saisie possible avant l’arrivée physique du bien. Intégration au registre des biens affectés une fois le bien entré physiquement au musée.	Entrée : 2025.1 Bien : 2025.1.1
Nouvelles acquisitions -ensembles complexes	Table des entrées : grille Registre - Acquisition Table des biens : grille Registre - Ensembles complexes affectés Si biens remarquables : saisie individuelle	Saisie possible avant l’arrivée physique de l'ensemble. Intégration au registre des biens affectés une fois l'ensemble entré physiquement au musée. Numéro de l’ensemble complexe : année.numérolot.0 Biens remarquables : année.numérolotlot.1, année.numérololot.2... Joindre un document descriptif de l'ensemble	Entrée : 2011.3 Ensemble : 2011.3.0 1er bien remarquable : 2011.3.1 2eme bien remarquable : 2011.3.2
Nouveaux dépôts	Table des entrées : grille Registre - Dépôt Table des biens : grille Registre - Biens reçus en dépôt	Saisie immédiate ou différée selon l’organisation. Intégration au registre des dépôts une fois le bien entrée physiquement au registre.	Entrée : D2025.1 Bien : D2025.1.1
Nouveaux dépôts - ensembles complexes	Table des entrées: grille Registre - Dépôt Table des biens : grille Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt Si biens remarquables : saisie individuelle	Saisie immédiate ou différée selon l’organisation. Intégration au registre des dépôts une fois l'ensemble entrée physiquement au registre. Numéro de l’ensemble complexe : D année.numérolot.0 Biens remarquables : D année.numérolot.1, D année.numérolot.2... Joindre un document descriptif de l'ensemble	Entrée : D2011.1 Ensemble : D2011.1.3.0 1er bien remarquable : D2011.1.3.1 2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
Inventaire rétrospectif	Table des entrées : grille Inventaire rétrospectif Table des biens : grille Registre - Biens affectés	Entrée liée : année.0 / Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02. Bien simple : numéro d’inventaire au format année.0.numérobien Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format année.0.numérolot.0 (ensemble) ; année.0.numérolot.numérobien (bien remarquables)	Entrée : 2011.0 Bien : 2011.0.35 Ensembles complexes : Entrée : 2011.0 Ensemble : 2011.0.36.0 Bien remarquable : 2011.0.36.1
Mise à jour via récolement décennal	Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement Utilisation des grilles Registre dans les entrées et les biens	Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive	—
Entrées d’origine inconnue	Tables des entrées : grille Registre - Origine inconnue	Ces entrées ne doivent pas être utilisées pour des biens à intégrer au registre.	—

Sommaire

Aller plus loin

Icônes principales

Inventaire rétrospectifs

Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement

L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.

Saisie des données nécessaires au registres

Champs obligatoires en saisie

Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.

Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.

En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.

Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.

Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :

Mode acquisition (thésaurus)
Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
Musée acquéreur (liste de contrôle)
Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
Référence de l’acte
Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
Mention des concours publics (liste de contrôle)

Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :

Numéro d’inventaire
Date d’affectation
Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
Prix d’achat
Domaine (thésaurus)
Dénomination (thésaurus)
Matières/techniques (thésaurus)
Dimensions
Type d’inscriptions (thésaurus)
Date du constat état (assistant datation)
État de conservation (liste de contrôle)

La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.

Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.

Grille de saisie d'un bien affecté aux collections

Entrées : nouvelle acquisition

Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.

Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées

Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :

Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées

Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.

Entrée : inventaire rétrospectif

Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.

Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées

Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.

Renseigner, à minima, le statut juridique.

Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées

Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.

Biens

Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.

Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens

La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.

Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.

Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés dans la table Biens

Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.

Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.

Cliquer sur l'icône , qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.

Biens : Ensembles complexes

Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.

La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.

Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :

Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !

Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.

Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.

Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.

Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt

Entrée

Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.

Biens

Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.

A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.

Intégration des notices biens au registre

Validation de la saisie d'un Bien

Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.

Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.

En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :

Avis des instances scientifiques
Prix
Inscriptions
Constat d’état initial

Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.

Disponibilité à partir de la version 4.5.60

Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils sur la fiche Bien.

Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.

Cliquer sur pour valider la saisie, pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.

L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.

Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : .
.

Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon .

Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.

Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.

Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.

La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.

La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :

Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.

Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.

AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).

Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.

Édition des registres

Accéder au menu Registres / Recherche

La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.

Il est possible de sélectionner :

Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
L’année d'inscription au registre
Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)

de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.

Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.

Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :

Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :

Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :

Résultat :

Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).

Page de garde et annexes aux registres papiers

Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.

L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.

Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.

Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.

Exemple : page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)

Cas particulier : Gestion des transferts de propriété

Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).

Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.

Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :

Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
Radier le bien du registre des dépôts
Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours

Rattachement à la nouvelle entrée

Créer une entrée Registre - Transfert de propriété

Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée

Attachement unitaire

Dans la notice du bien indiquer manuellement :

l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée

Associer des notices biens à des notices entrées par lot

Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement .

Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.

Sélectionner les notices à rattacher
Cliquer sur le bouton

Première association à effectuer :

Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
Lancer le traitement

Seconde association à effectuer :

Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
Lancer le traitement

Radiation du registre des dépôts

Rechercher la notice du bien déposé

Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.

Radier le bien du registre des dépôts via la modification

Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.

Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).

Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !

Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :

Intégration du bien au registre des biens affectés

Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.

Passer en modification et utiliser la grille de saisie 02.Registre - Transfert de propriété.

Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.

IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.

Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :

Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !

Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.

Résultat :