Gérer les registres réglementaires

|(% style="width:840px" %)(((

(% class="box" %)

(((

En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.

7

Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.

8

9

Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.

)))

(((

= Cadre légal et normes applicables aux registres =

14

15

La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.

16

17

(% class="active" %)|=Référence|=Contenu

18

|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.

19

|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.

20

|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.

21

22

= Principes de fonctionnement dans Flora =

23

24

* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.

25

* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.

26

* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.

27

* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.

28

* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.

29

30

= Organisation de la saisie selon la nature des biens =

31

32

(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 237px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 299px;" %)**Exemple(s)**

33

|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((

34

Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **

35

36

Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**

37

)))|(% style="width:237px" %)(((

38

Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.

39

40

Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.

41

)))|(% style="width:299px" %)(((

Entrée : 2025.1

Bien : 2025.1.1

)))

|(((

**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**

48

)))|(% style="width:209px" %)(((

49

Table des entrées : grille **Registre - Acquisition**

50

51

Table des biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **

52

53

Si biens remarquables : saisie individuelle

54

)))|(% style="width:237px" %)(((

55

Numéro de l’ensemble complexe : **année.numérolot.0**

56

57

Biens remarquables : **année.numérolotlot.1**, **année.numérololot.2**...

58

59

Joindre un document descriptif de l'ensemble

60

)))|(% style="width:299px" %)(((

Entrée : 2011.3

Ensemble : 2011.3.0

1er bien remarquable : 2011.3.1

66

67

2eme bien remarquable : 2011.3.2

)))

|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((

72

Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**

73

74

Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**

75

)))|(% style="width:237px" %)(((

76

Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.

77

78

Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.

79

)))|(% style="width:299px" %)(((

Entrée : D2025.1

Bien : D2025.1.1

)))

|(((

**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**

86

87

88

)))|(% style="width:209px" %)(((

89

Table des entrées**: **grille **Registre - Dépôt**

90

91

Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**

92

93

Si biens remarquables : saisie individuelle

94

)))|(% style="width:237px" %)(((

95

Numéro de l’ensemble complexe : **D année.numérolot.0**

Biens remarquables :

**D année.numérolot.1**,

100

101

**D année.numérolot.2**...

102

103

Joindre un document descriptif de l'ensemble

104

)))|(% style="width:299px" %)(((

105

Entrée : D2011.1

106

107

Ensemble : D2011.1.3.0

108

109

1er bien remarquable : D2011.1.3.1

110

111

2eme bien remarquable : D2011.1.3.2

112

)))

113

|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((

114

Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**

115

116

Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**

117

)))|(% style="width:237px" %)(((

118

Entrée liée : **année.0 **/ Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02.

119

120

Bien simple : numéro d’inventaire au format **année.0.numérobien**

121

122

Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format **année.0.numérolot.0** (ensemble) ; **année.0.numérolot.numérobien **(bien remarquables)

123

)))|(% style="width:299px" %)(((

Entrée : 2011.0

Bien : 2011.0.35

**Ensembles complexes **:

Entrée : 2011.0

Ensemble : 2011.0.36.0

134

135

Bien remarquable : 2011.0.36.1

136

)))

137

|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((

138

Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement

139

140

Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens

141

)))|(% style="width:237px" %)(((

142

Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive

143

)))|(% style="width:299px" %)—

144

|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((

145

Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**

146

)))|(% style="width:237px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|(% style="width:299px" %)—

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]

161

* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]

162

* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]

163

* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

)))

)))

== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==

178

179

180

=== Nouvelles acquisitions ===

181

182

183

La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.

184

185

L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.

186

187

188

(% class="box infomessage" %)

189

(((

190

//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//

)))

=== Inventaire rétrospectifs ===

195

196

197

Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.

198

199

Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**

200

201

202

//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**

203

204

Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.

205

206

Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.

207

208

209

S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :

210

211

* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024

212

* le numéro de lot : 0

213

* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01

214

215

//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//

216

217

218

[[image:1747723638621-244.png]]

219

220

(% style="text-align: center;" %)

221

//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//

[[image:1747723844014-278.png]]

226

227

(% style="text-align: center;" %)

228

//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//

229

230

231

L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.

232

233

234

(% class="box infomessage" %)

235

(((

236

//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.

237

Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.

238

A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//

)))

==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====

243

244

245

Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.

246

247

248

=== Récolement décennal ===

249

250

251

**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**

252

253

Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.

254

255

Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.

256

257

Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).

258

259

260

=== Ensembles complexes ===

261

262

263

Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.

264

265

Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)

266

267

(% class="box successmessage" %)

268

(((

269

//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//

270

)))

271

272

Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :

273

274

* 2011.0.1 bien simple

275

* 2011.0.2 bien simple

276

* 2011.0.3.0 ensemble complexe

277

* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe

278

* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe

279

* 2011.0.4 bien simple

280

* 2011.0.5.0 ensemble complexe

281

* etc.

282

283

= Saisie des données nécessaires au registres =

284

285

286

== Champs obligatoires en saisie ==

287

288

289

Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.

290

291

(% class="box warningmessage" %)

292

(((

293

//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//

294

)))

295

296

En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.

297

298

Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.

299

300

**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**

301

302

* Mode acquisition (thésaurus)

303

* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire

304

* Musée acquéreur (liste de contrôle)

305

* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)

306

* Référence de l’acte

307

* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)

308

* Mention des concours publics (liste de contrôle)

309

310

**Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :**

311

312

* Numéro d’inventaire

313

* Date d’affectation

314

* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)

315

* Prix d’achat

316

* Domaine (thésaurus)

317

* Dénomination (thésaurus)

318

* Matières/techniques (thésaurus)

319

* Dimensions

320

* Type d’inscriptions (thésaurus)

321

* Date du constat état (assistant datation)

322

* État de conservation (liste de contrôle)

323

324

(% class="box infomessage" %)

325

(((

326

(% style="text-align: center;" %)

327

//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//

328

)))

329

330

Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.

331

332

333

== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==

334

335

336

=== Entrées : nouvelle acquisition ===

337

338

339

Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.

340

341

342

[[image:1747723969669-261.png]]

343

344

(% style="text-align: center;" %)

345

//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//

346

347

348

Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :

349

350

351

[[image:1747724102358-210.png]]

352

353

(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)

354

//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//

355

356

357

(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)

358

(((

359

(% style="text-align: left;" %)

360

//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//

)))

=== Entrée : inventaire rétrospectif ===

365

366

367

Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.

368

369

370

[[image:1747724180433-782.png]]

371

372

(% style="text-align: center;" %)

373

//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//

374

375

376

Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**

377

378

Renseigner, à minima, le statut juridique.

379

380

381

[[image:1747724251875-618.png]]

382

383

(% style="text-align: center;" %)

384

//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//

385

386

387

(% class="box infomessage" %)

388

(((

389

//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//

)))

=== Biens ===

Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.

397

398

399

[[image:1747724329047-588.png]]

400

401

(% style="text-align: center;" %)

402

//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//

403

404

405

La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.

406

407

408

(% class="box infomessage" %)

409

(((

410

//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//

411

)))

412

413

[[image:1747724385543-970.png]]

414

415

(% style="text-align: center;" %)

416

//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//

417

418

419

(% class="box warningmessage" %)

420

(((

421

//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//

)))

Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.

426

427

Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.

428

429

430

[[image:1747725032932-364.png]]

431

432

433

=== Biens : Ensembles complexes ===

434

435

436

Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.

437

438

439

[[image:1747725129124-544.png]]

440

441

442

La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.

443

444

Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :

445

446

447

[[image:1747725362450-684.png]]

448

449

450

(% class="box infomessage" %)

451

(((

452

//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//

453

)))

454

455

Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.

456

457

[[image:1747725317402-667.png]]

458

459

460

Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.

461

462

Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.

463

464

465

== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==

=== Entrée ===

Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.

472

473

474

[[image:1747725797202-722.png]]

=== Biens ===

Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.

481

482

A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.

483

484

485

[[image:1747725926983-893.png]]

[[image:1747727404840-527.png]]

490

491

492

= Intégration des notices biens au registre =

493

494

495

=== Validation de la saisie d'un Bien ===

496

497

498

Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.

499

500

501

[[image:1747732762213-559.png]]

502

503

504

Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.

505

506

(% class="box infomessage" %)

507

(((

508

En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :

509

510

* Avis des instances scientifiques

511

* Prix

512

* Inscriptions

513

* Constat d’état initial

514

515

Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.

516

517

**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**

518

)))

519

520

[[image:1747732693654-638.png]]

521

522

523

Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.

524

525

Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.

526

527

Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.

528

529

530

[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

531

532

L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.

533

534

535

[[image:1747733244856-550.png]]

536

537

Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].

538

.

539

540

[[image:1747733341634-347.png]]

541

542

(% class="wikigeneratedid" %)

543

Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .

544

545

546

[[image:1747733457810-510.png]]

547

548

549

* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.

[[image:1747734678656-824.png]]

554

555

556

* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.

557

558

[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

559

560

561

Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**

562

563

564

[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.

569

570

[[image:1747733892872-758.png]]

571

572

573

La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :

574

575

[[image:1747733938343-251.png]]

576

577

(% class="box warningmessage" %)

578

(((

579

//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//

580

)))

581

582

Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.

583

584

* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).

585

* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).

586

587

Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.

588

589

590

= Édition des registres =

591

592

593

Accéder au menu **Registres / Recherche**

594

595

[[image:1747734834496-206.png]]

596

597

598

(% class="box infomessage" %)

599

(((

600

//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//

601

)))

602

603

Il est possible de sélectionner :

604

605

* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt

606

* L’année d'inscription au registre

607

* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)

608

609

de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.

610

611

Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.

612

613

614

Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :

615

616

[[image:1747734875829-175.png]]

617

618

Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :

619

620

[[image:1747734980868-601.png]]

621

622

Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :

623

624

[[image:1747735028293-815.png]]

Résultat :

[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

631

632

633

(% class="wikigeneratedid" %)

634

Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).

635

636

637

== Page de garde et annexes aux registres papiers ==

638

639

640

Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.

641

642

(% class="box successmessage" %)

643

(((

644

L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.

645

)))

646

647

Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.

648

649

(% class="box successmessage" %)

650

(((

651

**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**

)))

[[image:1747735219379-682.png]]

656

657

658

__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)

659

660

[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =

665

666

667

Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).

668

669

(% class="box successmessage" %)

670

(((

671

//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//

672

)))

673

674

Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :

675

676

* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété

677

* Radier le bien du registre des dépôts

678

* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours

679

680

== Rattachement à la nouvelle entrée ==

681

682

683

=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===

684

685

686

[[image:1747739157175-278.png]]

687

688

689

[[image:1747739231189-417.png]]

=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===

694

695

696

==== Attachement unitaire ====

697

698

Dans la notice du bien indiquer manuellement :

699

700

* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée

701

* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée

702

703

[[image:1747740793119-487.png]]

704

705

706

==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====

707

708

Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].

709

710

Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.

711

712

* Sélectionner les notices à rattacher

713

* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]

714

715

[[image:1747740946609-961.png]]

716

717

718

Première association à effectuer :

719

720

* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée

721

* Lancer le traitement

722

723

[[image:1747741015186-251.png]]

724

725

726

Seconde association à effectuer :

727

728

* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée

729

* Lancer le traitement

730

731

[[image:1747741041295-431.png]]

732

733

734

== Radiation du registre des dépôts ==

735

736

737

=== Rechercher la notice du bien déposé ===

738

739

740

Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.

741

742

[[image:1747739687774-731.png]]

743

744

745

=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===

746

747

748

Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.

749

750

[[image:1747739728922-844.png]]

751

752

753

(% class="box successmessage" %)

754

(((

755

//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//

)))

[[image:1747739870875-332.png]]

760

761

762

(% class="box warningmessage" %)

763

(((

764

//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//

)))

Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :

769

770

[[image:1747739908497-919.png]]

771

772

773

[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

774

775

776

== Intégration du bien au registre des biens affectés ==

777

778

779

Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.

780

781

Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**

782

783

784

[[image:1747740027614-948.png]]

785

786

787

[[image:1747740075472-359.png]]

788

789

790

Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.

791

792

793

[[image:1747740216286-288.png]]

794

795

796

(% class="box warningmessage" %)

797

(((

798

//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//

)))

Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :

803

804

805

(% class="box warningmessage" %)

806

(((