Code source wiki de Registres

Version 4.1 par Doriane Bautista le 2025/05/20 09:25

version	line-number	content
1.1	1	{{box title="Sommaire"}}
2.1	2	{{toc depth="1"/}}
1.1	3	{{/box}}
	4
	5	= Introduction =
	6
	7
	8	== Réglementation ==
	9
	10
	11	La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
	12
	13
	14	Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
	15
	16	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
	17
	18	Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	19
	20
	21	L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement des collections.
	22
	23	Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	24
	25
	26	L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
	27
	28	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
	29
	30
	31	== Modalités pratiques ==
	32
	33
	34	Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
	35
	36	* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
	37	* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
	38	* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
	39	* En conformité avec les exigences légales
	40
	41	Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées. Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
	42
	43	Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (ou contenant la mention néant le cas échant), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
	44
	45
	46	L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
	47
	48
	49	(% class="box warningmessage" %)
	50	(((
	51	//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des entrées, qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des entrées on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les registres chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
	52	)))
	53
	54	Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :
	55
	56	* //Table documentaire des Biens//
	57	* //Table documentaire des Entrées//
	58
	59	Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :
	60
	61	* //Registre des biens affectés//
	62	* //Registre de biens reçus en dépôt//
	63
	64	Vocabulaire à proscrire :
	65
	66	* // Registre des entrées : il prête à confusion//
	67
	68	(% class="box infomessage" %)
	69	(((
	70	//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
	71	)))
	72
	73
2.1	74
1.1	75	== Attention : le registre papier fait foi ==
	76
	77
	78	Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année.
	79
	80	Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
	81
	82	(% class="box warningmessage" %)
	83	(((
	84	//Attention : la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
	85	)))
	86
	87
	88	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	89
	90
	91	=== Nouvelles acquisitions ===
	92
	93
	94	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	95
	96	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	97
	98
	99	(% class="box infomessage" %)
	100	(((
	101	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	102	)))
	103
	104
	105	=== Inventaire rétrospectifs ===
	106
	107
	108	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	109
	110	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	111
	112
	113	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	114
	115	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	116
	117	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	118
	119
	120	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	121
	122	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	123	* le numéro de lot : 0
	124	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	125
	126	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	127
	128
3.1	129	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	130
	131	(% style="text-align: center;" %)
	132	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	133
	134
	135
3.1	136	[[image:1747723844014-278.png]]
	137
1.1	138	(% style="text-align: center;" %)
3.1	139	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	140
	141
3.1	142	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	143
	144
	145	(% class="box infomessage" %)
	146	(((
	147	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	148	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	149	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	150	)))
	151
	152
	153	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
	154
	155
	156	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	157
	158
	159	=== Récolement décennal ===
	160
	161
	162	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	163
	164	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	165
	166	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	167
	168	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	169
	170
	171	=== Ensembles complexes ===
	172
	173
	174	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	175
	176	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	177
	178	(% class="box successmessage" %)
	179	(((
	180	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	181	)))
	182
	183	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	184
	185	* 2011.0.1 bien simple
	186	* 2011.0.2 bien simple
	187	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	188	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	189	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	190	* 2011.0.4 bien simple
	191	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	192	* etc.
	193
	194	= Saisie des données nécessaires au registres =
	195
	196
	197	== Champs obligatoires en saisie ==
	198
	199
	200	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	201
	202	(% class="box warningmessage" %)
	203	(((
	204	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	205	)))
	206
	207	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	208
	209	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	210
	211	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	212
	213	* Mode acquisition (thésaurus)
	214	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	215	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	216	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	217	* Référence de l’acte
	218	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	219	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	220
	221	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	222
	223	* Numéro d’inventaire
	224	* Date d’affectation
	225	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	226	* Prix d’achat
	227	* Domaine (thésaurus)
	228	* Dénomination (thésaurus)
	229	* Matières/techniques (thésaurus)
	230	* Dimensions
	231	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	232	* Date du constat état (assistant datation)
	233	* État de conservation (liste de contrôle)
	234
	235	(% class="box infomessage" %)
	236	(((
	237	(% style="text-align: center;" %)
	238	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	239	)))
	240
	241	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	242
	243
	244	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	245
	246
	247	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	248
	249
3.2	250	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	251
	252
3.2	253	[[image:1747723969669-261.png]]
	254
1.1	255	(% style="text-align: center;" %)
	256	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	257
	258
	259	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	260
	261
3.2	262	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	263
	264	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	265	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	266
	267
	268	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	269	(((
	270	(% style="text-align: left;" %)
3.2	271	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	272	)))
	273
	274
	275	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	276
	277
	278	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	279
	280
3.2	281	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	282
	283	(% style="text-align: center;" %)
	284	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	285
	286
	287	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	288
	289	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	290
	291
3.2	292	[[image:1747724251875-618.png]]
	293
1.1	294	(% style="text-align: center;" %)
	295	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	296
	297
	298	(% class="box infomessage" %)
	299	(((
	300	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	301	)))
	302
	303
	304	=== Biens ===
	305
	306
3.3	307	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	308
	309
3.3	310	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	311
	312	(% style="text-align: center;" %)
	313	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	314
	315
	316	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	317
	318
	319	(% class="box infomessage" %)
	320	(((
	321	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	322	)))
	323
3.3	324	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	325
	326	(% style="text-align: center;" %)
3.3	327	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	328
	329
	330	(% class="box warningmessage" %)
	331	(((
	332	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	333	)))
	334
	335
	336	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	337
3.3	338	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	339
	340
3.3	341	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	342
	343
	344	=== Biens : Ensembles complexes ===
	345
	346
4.1	347	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	348
	349
4.1	350	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	351
	352
	353	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	354
	355	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	356
	357
4.1	358	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	359
4.1	360
1.1	361	(% class="box infomessage" %)
	362	(((
	363	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	364	)))
	365
	366	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	367
4.1	368	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	369
	370
	371	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	372
	373	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	374
	375
	376	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	377
	378
	379	=== Entrée ===
	380
	381
4.1	382	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	383
	384
4.1	385	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	386
	387
	388	=== Biens ===
	389
	390
4.1	391	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
	392
1.1	393	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	394
	395
4.1	396	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	397
	398
2.1	399	[[image:1715333509154-882.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
1.1	400
	401
	402	= Intégration des notices biens au registre =
	403
	404
	405	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	406
	407
	408	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
	409
	410
2.1	411	[[image:2022-02-28_14h58_01.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	412
	413
	414	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	415
2.1	416	[[image:2022-02-28_14h59_12.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	417
	418	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
	419
	420	Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
	421
	422	Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
	423
2.1	424	[[image:2022-02-28_15h51_26.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	425
	426	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	427
2.1	428	[[image:2022-02-28_15h53_43.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	429
	430	Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
	431
2.1	432	[[image:2022-02-28_17h09_09.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	433
	434	(% class="wikigeneratedid" %)
	435	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png\|\|height="38" width="41"]] .
	436
2.1	437	[[image:2022-02-28_17h15_10.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	438
	439	(% class="wikigeneratedid" %)
	440	Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
	441
2.1	442	[[image:2022-02-28_17h16_31.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	443
	444	(% class="wikigeneratedid" %)
	445	Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	446
2.1	447	[[image:2022-02-28_17h35_36.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	448
	449
	450
2.1	451	[[image:2022-02-28_17h44_28.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	452
	453
	454
	455	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	456
	457
2.1	458	[[image:1715333751806-266.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
1.1	459
	460
	461	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	462
2.1	463	[[image:1715333788029-366.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
1.1	464
	465
	466	(% class="box warningmessage" %)
	467	(((
	468	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	469	)))
	470
	471	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	472
	473	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	474	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	475
	476	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	477
	478
	479	= Édition des registres =
	480
	481
	482	== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
	483
	484
	485	Se connecter avec un profil ayant accès au menu Registres / Recherche
	486
	487
2.1	488	[[image:1715334368839-182.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
1.1	489
	490
	491	(% class="box infomessage" %)
	492	(((
	493	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	494	)))
	495
	496	Il est possible de sélectionner :
	497
	498	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	499	* L’année d'inscription au registre
	500	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	501
	502	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	503
	504	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	505
	506
	507	Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
	508
2.1	509	[[image:1715334526894-771.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
1.1	510
	511
	512	Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
	513
2.1	514	[[image:1715334586731-420.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
1.1	515
	516
	517	Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
	518
2.1	519	[[image:1715334753766-934.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
1.1	520
	521
	522
	523	Résultat :
	524
2.1	525	[[image:1715334816066-863.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
1.1	526
	527
	528	(% class="wikigeneratedid" %)
	529	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	530
	531
	532	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	533
	534
	535	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	536
	537	Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
	538
	539	(% class="box successmessage" %)
	540	(((
	541	//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
	542	)))
	543
	544
	545	En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
	546
	547	(% class="box successmessage" %)
	548	(((
	549	//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
	550	)))
	551
	552
2.1	553	[[image:1715335124509-235.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
1.1	554
	555
2.1	556	[[image:1715335243485-753.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
1.1	557
	558
	559
	560	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	561
	562
	563	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	564
	565	(% class="box successmessage" %)
	566	(((
	567	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	568	)))
	569
	570	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	571
	572	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	573	* Radier le bien du registre des dépôts
	574	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	575
	576	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	577
	578
	579	=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
	580
	581
2.1	582	[[image:1715343443452-959.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
1.1	583
	584
2.1	585	[[image:1715343526726-247.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
1.1	586
	587
	588
	589	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	590
	591
2.1	592	[[image:1715343625292-817.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
1.1	593
	594
	595	== Radiation du registre des dépôts ==
	596
	597
	598	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	599
	600
	601	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	602
	603
2.1	604	[[image:1715343715126-719.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
1.1	605
	606
	607
	608	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	609
	610
	611	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	612
	613
2.1	614	[[image:1715343788821-318.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
1.1	615
	616
	617	(% class="box successmessage" %)
	618	(((
	619	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	620	)))
	621
	622
2.1	623	[[image:1715343886275-695.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
1.1	624
	625
	626	(% class="box warningmessage" %)
	627	(((
	628	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	629	)))
	630
	631
	632	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	633
	634
2.1	635	[[image:1715343957845-855.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
1.1	636
	637
	638
	639	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	640
	641
	642	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	643
	644
	645	Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
	646
	647
2.1	648	[[image:1715344127806-324.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
1.1	649
	650
2.1	651	[[image:1715344199772-724.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
1.1	652
	653
	654	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	655
2.1	656	[[image:1715344287274-449.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
1.1	657
	658
	659	(% class="box warningmessage" %)
	660	(((
	661	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	662	)))
	663
	664
	665	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	666
	667
2.1	668	[[image:1715345571925-542.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
1.1	669
	670
2.1	671	[[image:1715345618349-984.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
1.1	672
	673
	674	(% class="box warningmessage" %)
	675	(((
	676	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	677	)))

Code source wiki de Registres

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