Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

Version 39.1 par Doriane Bautista le 2025/07/17 08:48

version	line-number	content
22.1	1
1.1	2
22.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
31.1	6	En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un registre d’inventaire des biens affectés et un registre des biens reçus en dépôt, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
	7	Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables Biens et Entrées, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
	8
	9	Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’inventaire rétrospectif, les ensembles complexes ou les transferts de propriété.
22.1	10	)))
	11
	12	(((
33.1	13	= Cadre légal et normes applicables aux registres =
22.1	14
33.1	15	La tenue d’un registre réglementaire est une obligation légale pour les musées de France, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
22.1	16
34.1	17	(% class="active" %)\|=Référence\|=Contenu
	18	\|Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002relative aux musées de France\|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France ». Article 11 : impose la tenue d’un inventaire réglementaire pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
	19	\|Arrêté du 25 mai 2004(application de la loi de 2002)\|Précise les normes techniques de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de récolement décennal.
35.1	20	\|Méthode de rédaction informatisée des notices (Service des Musées de France)\|Recommande une méthode pour la rédaction des registres sous forme numérique, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22.1	21
36.1	22	= Principes de fonctionnement dans Flora =
22.1	23
36.1	24	* Pas de double saisie : les registres sont générés à partir des notices Biens et Entrées.
	25	* Grilles spécifiques : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
	26	* Validation obligatoire : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
	27	* Déconnexion automatique : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
	28	* Le registre papier fait foi. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
33.1	29
37.1	30	= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
33.1	31
38.1	32	(% class="active" %)\|=Type de bien\|=(% style="width: 209px;" %)Saisie dans Flora\|=(% style="width: 237px;" %)Spécificités\|=(% style="width: 299px;" %)Exemple(s)
	33	\|Nouvelles acquisitions\|(% style="width:209px" %)(((
37.1	34	Table des entrées : grille Registre - Acquisition
36.1	35
37.1	36	Table des biens : grille Registre - Biens affectés
38.1	37	)))\|(% style="width:237px" %)(((
37.1	38	Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
	39
	40	Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.
38.1	41	)))\|(% style="width:299px" %)(((
	42	Entrée : 2025.1
	43
	44	Bien : 2025.1.1
	45	)))
37.1	46	\|(((
39.1	47	Nouvelles acquisitions ensembles complexes
38.1	48	)))\|(% style="width:209px" %)(((
39.1	49	Table des entrées : grille Registre - Acquisition
37.1	50
39.1	51	Table des biens : grille Registre - Ensembles complexes affectés
37.1	52
	53	Si biens remarquables : saisie individuelle
38.1	54	)))\|(% style="width:237px" %)(((
	55	Numéro de l’ensemble complexe : année.numérolot.0
37.1	56
38.1	57	Biens remarquables : année.numérolotlot.1, année.numérololot.2...
37.1	58
	59	Joindre un document descriptif de l'ensemble
38.1	60	)))\|(% style="width:299px" %)(((
	61	Entrée : 2011.3
37.1	62
38.1	63	Ensemble : 2011.3.0
37.1	64
38.1	65	1er bien remarquable : 2011.3.1
37.1	66
38.1	67	2eme bien remarquable : 2011.3.2
	68
22.1	69
	70	)))
39.1	71	\|Nouveaux dépôts\|(% style="width:209px" %)(((
	72	Table des entrées : grille Registre - Dépôt
	73
	74	Table des biens : grille Registre - Biens reçus en dépôt
	75	)))\|(% style="width:237px" %)(((
	76	Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
	77
	78	Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.
	79	)))\|(% style="width:299px" %)(((
	80	Entrée : D2025.1
	81
	82	Bien : D2025.1.1
	83	)))
	84	\|(((
	85	Nouveaux dépôts Ensembles complexes
	86
	87
	88	)))\|(% style="width:209px" %)(((
37.1	89	Table des entrées: grille Registre - Dépôt
	90
	91	Table des biens : grille Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt
	92
	93	Si biens remarquables : saisie individuelle
38.1	94	)))\|(% style="width:237px" %)(((
	95	Numéro de l’ensemble complexe : D année.numérolot.0
37.1	96
38.1	97	Biens remarquables :
37.1	98
38.1	99	D année.numérolot.1,
	100
	101	D année.numérolot.2...
	102
37.1	103	Joindre un document descriptif de l'ensemble
38.1	104	)))\|(% style="width:299px" %)(((
	105	Entrée : D2011.1
37.1	106
38.1	107	Ensemble : D2011.1.3.0
37.1	108
38.1	109	1er bien remarquable : D2011.1.3.1
	110
	111	2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
37.1	112	)))
39.1	113	\|Inventaire rétrospectif\|(% style="width:209px" %)(((
	114	Table des entrées : grille Inventaire rétrospectif
	115
	116	Table des biens : grille Registre - Biens affectés
	117	)))\|(% style="width:237px" %)(((
	118	Entrée liée : année.0 / Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02
	119
	120	Bien simple : numéro d’inventaire au format année.0.numérobien
	121
	122	Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format année.0.numérolot.0 (ensemble) ; pour les biens remarquables : année.0.numérolot.numérobien
	123	)))\|(% style="width:299px" %)(((
	124	Entrée : 2011.0
	125
	126	Bien : 2011.0.35
	127
	128
	129	Ensembles complexes :
	130
	131	Entrée : 2011.0
	132
	133	Ensemble : 2011.0.36.0
	134
	135	Bien remarquable : 2011.0.36.1
	136	)))
38.1	137	\|Mise à jour via récolement décennal\|(% style="width:209px" %)(((
37.1	138	Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
	139
	140	Utilisation des grilles Registre dans les entrées et les biens
38.1	141	)))\|(% style="width:237px" %)(((
37.1	142	Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
38.1	143	)))\|(% style="width:299px" %)—
	144	\|Entrées d’origine inconnue\|(% style="width:209px" %)(((
37.1	145	Tables des entrées : grille Registre - Origine inconnue
38.1	146	)))\|(% style="width:237px" %)Ces entrées ne doivent pas être utilisées pour des biens à intégrer au registre.\|(% style="width:299px" %)—
37.1	147
	148
	149	)))
	150	)))\|(% style="width:300px" %)(((
22.1	151	(% class="box" %)
	152	(((
	153	Sommaire
	154	)))
	155
	156	(% class="box" %)
	157	(((
	158	Aller plus loin
24.1	159
32.1	160	* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
30.1	161	* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
29.1	162	* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
	163	* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
22.1	164	)))
	165
	166	(% class="box" %)
	167	(((
	168	Icônes principales
	169	)))
	170	)))
	171
	172
	173
1.1	174
	175
	176
	177	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	178
	179
	180	=== Nouvelles acquisitions ===
	181
	182
	183	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	184
	185	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	186
	187
	188	(% class="box infomessage" %)
	189	(((
	190	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	191	)))
	192
	193
	194	=== Inventaire rétrospectifs ===
	195
	196
	197	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	198
	199	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	200
	201
	202	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	203
	204	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	205
	206	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	207
	208
	209	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	210
	211	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	212	* le numéro de lot : 0
	213	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	214
	215	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	216
	217
3.1	218	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	219
	220	(% style="text-align: center;" %)
	221	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	222
	223
	224
3.1	225	[[image:1747723844014-278.png]]
	226
1.1	227	(% style="text-align: center;" %)
3.1	228	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	229
	230
3.1	231	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	232
	233
	234	(% class="box infomessage" %)
	235	(((
	236	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	237	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	238	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	239	)))
	240
	241
20.1	242	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
1.1	243
	244
	245	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	246
	247
	248	=== Récolement décennal ===
	249
	250
	251	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	252
	253	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	254
	255	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	256
	257	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	258
	259
	260	=== Ensembles complexes ===
	261
	262
	263	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	264
	265	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	266
	267	(% class="box successmessage" %)
	268	(((
	269	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	270	)))
	271
	272	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	273
	274	* 2011.0.1 bien simple
	275	* 2011.0.2 bien simple
	276	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	277	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	278	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	279	* 2011.0.4 bien simple
	280	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	281	* etc.
	282
	283	= Saisie des données nécessaires au registres =
	284
	285
	286	== Champs obligatoires en saisie ==
	287
	288
	289	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	290
	291	(% class="box warningmessage" %)
	292	(((
	293	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	294	)))
	295
	296	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	297
	298	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	299
	300	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	301
	302	* Mode acquisition (thésaurus)
	303	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	304	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	305	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	306	* Référence de l’acte
	307	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	308	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	309
	310	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	311
	312	* Numéro d’inventaire
	313	* Date d’affectation
	314	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	315	* Prix d’achat
	316	* Domaine (thésaurus)
	317	* Dénomination (thésaurus)
	318	* Matières/techniques (thésaurus)
	319	* Dimensions
	320	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	321	* Date du constat état (assistant datation)
	322	* État de conservation (liste de contrôle)
	323
	324	(% class="box infomessage" %)
	325	(((
	326	(% style="text-align: center;" %)
	327	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	328	)))
	329
	330	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	331
	332
	333	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	334
	335
	336	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	337
	338
3.2	339	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	340
	341
3.2	342	[[image:1747723969669-261.png]]
	343
1.1	344	(% style="text-align: center;" %)
	345	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	346
	347
	348	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	349
	350
3.2	351	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	352
	353	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	354	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	355
	356
	357	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	358	(((
	359	(% style="text-align: left;" %)
3.2	360	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	361	)))
	362
	363
	364	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	365
	366
	367	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	368
	369
3.2	370	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	371
	372	(% style="text-align: center;" %)
	373	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	374
	375
	376	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	377
	378	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	379
	380
3.2	381	[[image:1747724251875-618.png]]
	382
1.1	383	(% style="text-align: center;" %)
	384	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	385
	386
	387	(% class="box infomessage" %)
	388	(((
	389	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	390	)))
	391
	392
	393	=== Biens ===
	394
	395
3.3	396	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	397
	398
3.3	399	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	400
	401	(% style="text-align: center;" %)
	402	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	403
	404
	405	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	406
	407
	408	(% class="box infomessage" %)
	409	(((
	410	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	411	)))
	412
3.3	413	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	414
	415	(% style="text-align: center;" %)
3.3	416	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	417
	418
	419	(% class="box warningmessage" %)
	420	(((
	421	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	422	)))
	423
	424
	425	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	426
3.3	427	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	428
	429
3.3	430	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	431
	432
	433	=== Biens : Ensembles complexes ===
	434
	435
4.1	436	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	437
	438
4.1	439	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	440
	441
	442	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	443
	444	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	445
	446
4.1	447	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	448
4.1	449
1.1	450	(% class="box infomessage" %)
	451	(((
	452	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	453	)))
	454
	455	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	456
4.1	457	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	458
	459
	460	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	461
	462	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	463
	464
	465	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	466
	467
	468	=== Entrée ===
	469
	470
5.1	471	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	472
	473
4.1	474	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	475
	476
	477	=== Biens ===
	478
	479
5.1	480	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	481
1.1	482	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	483
	484
4.1	485	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	486
	487
	488
5.1	489	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	490
5.1	491
1.1	492	= Intégration des notices biens au registre =
	493
	494
	495	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	496
	497
6.1	498	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	499
	500
7.1	501	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	502
	503
	504	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	505
8.1	506	(% class="box infomessage" %)
	507	(((
9.1	508	En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
1.1	509
8.1	510	* Avis des instances scientifiques
	511	* Prix
	512	* Inscriptions
	513	* Constat d’état initial
	514
	515	Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
10.1	516
	517	Disponibilité à partir de la version 4.5.60
8.1	518	)))
	519
6.1	520	[[image:1747732693654-638.png]]
	521
	522
8.1	523	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
1.1	524
8.1	525	Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.
1.1	526
8.1	527	Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
1.1	528
	529
9.1	530	[[image:1747733138196-550.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
8.1	531
1.1	532	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	533
	534
8.1	535	[[image:1747733244856-550.png]]
1.1	536
8.1	537	Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].
	538	.
1.1	539
8.1	540	[[image:1747733341634-347.png]]
	541
1.1	542	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	543	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
1.1	544
	545
9.1	546	[[image:1747733457810-510.png]]
	547
1.1	548
12.1	549	* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
1.1	550
	551
	552
12.1	553	[[image:1747734678656-824.png]]
1.1	554
12.1	555
	556	* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	557
	558	[[image:1747733785550-908.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	559
	560
11.1	561	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
1.1	562
	563
12.1	564	[[image:1747733815373-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	565
	566
11.1	567
1.1	568	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	569
11.1	570	[[image:1747733892872-758.png]]
1.1	571
	572
	573	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	574
11.1	575	[[image:1747733938343-251.png]]
1.1	576
	577	(% class="box warningmessage" %)
	578	(((
	579	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	580	)))
	581
	582	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	583
	584	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	585	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	586
	587	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	588
	589
	590	= Édition des registres =
	591
	592
13.1	593	Accéder au menu Registres / Recherche
1.1	594
13.1	595	[[image:1747734834496-206.png]]
1.1	596
	597
	598	(% class="box infomessage" %)
	599	(((
	600	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	601	)))
	602
	603	Il est possible de sélectionner :
	604
	605	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	606	* L’année d'inscription au registre
	607	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	608
	609	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	610
	611	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	612
	613
13.1	614	Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :
1.1	615
13.1	616	[[image:1747734875829-175.png]]
1.1	617
13.1	618	Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
1.1	619
13.1	620	[[image:1747734980868-601.png]]
1.1	621
13.1	622	Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
1.1	623
13.1	624	[[image:1747735028293-815.png]]
1.1	625
	626
	627
	628	Résultat :
	629
14.1	630	[[image:1747735058870-569.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	631
	632
	633	(% class="wikigeneratedid" %)
	634	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	635
	636
	637	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	638
	639
	640	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	641
	642	(% class="box successmessage" %)
	643	(((
13.1	644	L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
1.1	645	)))
	646
13.1	647	Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
1.1	648
	649	(% class="box successmessage" %)
	650	(((
13.1	651	Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.
1.1	652	)))
	653
	654
13.1	655	[[image:1747735219379-682.png]]
1.1	656
	657
13.1	658	__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
1.1	659
14.1	660	[[image:1747735284938-672.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	661
	662
13.1	663
1.1	664	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	665
	666
	667	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	668
	669	(% class="box successmessage" %)
	670	(((
	671	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	672	)))
	673
	674	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	675
	676	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	677	* Radier le bien du registre des dépôts
	678	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	679
	680	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	681
	682
14.1	683	=== Créer une entrée Registre - Transfert de propriété ===
1.1	684
	685
14.1	686	[[image:1747739157175-278.png]]
1.1	687
	688
14.1	689	[[image:1747739231189-417.png]]
1.1	690
	691
	692
	693	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	694
	695
18.1	696	==== Attachement unitaire ====
1.1	697
17.1	698	Dans la notice du bien indiquer manuellement :
1.1	699
17.1	700	* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	701	* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
15.1	702
17.1	703	[[image:1747740793119-487.png]]
14.1	704
	705
17.1	706	==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
	707
	708	Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png\|\|height="43" width="33"]].
	709
	710	Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
	711
	712	* Sélectionner les notices à rattacher
	713	* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png\|\|height="39" width="30"]]
	714
	715	[[image:1747740946609-961.png]]
	716
	717
	718	Première association à effectuer :
	719
	720	* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	721	* Lancer le traitement
	722
	723	[[image:1747741015186-251.png]]
	724
	725
	726	Seconde association à effectuer :
	727
	728	* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
	729	* Lancer le traitement
	730
	731	[[image:1747741041295-431.png]]
	732
	733
1.1	734	== Radiation du registre des dépôts ==
	735
	736
	737	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	738
	739
	740	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	741
15.1	742	[[image:1747739687774-731.png]]
1.1	743
	744
	745	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	746
	747
	748	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	749
15.1	750	[[image:1747739728922-844.png]]
1.1	751
	752
	753	(% class="box successmessage" %)
	754	(((
	755	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	756	)))
	757
	758
15.1	759	[[image:1747739870875-332.png]]
1.1	760
	761
	762	(% class="box warningmessage" %)
	763	(((
	764	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	765	)))
	766
	767
	768	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	769
15.1	770	[[image:1747739908497-919.png]]
1.1	771
	772
16.1	773	[[image:1747739946868-909.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	774
	775
	776	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	777
	778
	779	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	780
15.1	781	Passer en modification et utiliser la grille de saisie 02.Registre - Transfert de propriété.
1.1	782
	783
15.1	784	[[image:1747740027614-948.png]]
1.1	785
	786
15.1	787	[[image:1747740075472-359.png]]
1.1	788
	789
	790	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	791
	792
15.1	793	[[image:1747740216286-288.png]]
1.1	794
15.1	795
1.1	796	(% class="box warningmessage" %)
	797	(((
	798	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	799	)))
	800
	801
	802	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	803
	804
16.1	805	(% class="box warningmessage" %)
	806	(((
	807	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	808	)))
	809
15.1	810	[[image:1747740258746-408.png]]
1.1	811
	812
15.1	813	[[image:1747740398485-927.png]]
1.1	814
	815
16.1	816	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
	817
	818	[[image:1747733815373-706.png]]
	819
	820
	821	Résultat :
	822
	823	[[image:1747740624210-211.png]]

Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

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