Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

Version 37.1 par Doriane Bautista le 2025/07/17 08:35

version	line-number	content
22.1	1
1.1	2
22.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
31.1	6	En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un registre d’inventaire des biens affectés et un registre des biens reçus en dépôt, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
	7	Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables Biens et Entrées, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
	8
	9	Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’inventaire rétrospectif, les ensembles complexes ou les transferts de propriété.
22.1	10	)))
	11
	12	(((
33.1	13	= Cadre légal et normes applicables aux registres =
22.1	14
33.1	15	La tenue d’un registre réglementaire est une obligation légale pour les musées de France, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
22.1	16
34.1	17	(% class="active" %)\|=Référence\|=Contenu
	18	\|Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002relative aux musées de France\|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France ». Article 11 : impose la tenue d’un inventaire réglementaire pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
	19	\|Arrêté du 25 mai 2004(application de la loi de 2002)\|Précise les normes techniques de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de récolement décennal.
35.1	20	\|Méthode de rédaction informatisée des notices (Service des Musées de France)\|Recommande une méthode pour la rédaction des registres sous forme numérique, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22.1	21
36.1	22	= Principes de fonctionnement dans Flora =
22.1	23
36.1	24	* Pas de double saisie : les registres sont générés à partir des notices Biens et Entrées.
	25	* Grilles spécifiques : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
	26	* Validation obligatoire : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
	27	* Déconnexion automatique : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
	28	* Le registre papier fait foi. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
33.1	29
37.1	30	= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
33.1	31
37.1	32	(% class="active" %)\|=Type de bien\|=(% style="width: 242px;" %)Saisie dans Flora\|=(% style="width: 300px;" %)Spécificités\|=Exemple(s)
	33	\|Nouvelles acquisitions\|(% style="width:242px" %)(((
	34	Table des entrées : grille Registre - Acquisition
36.1	35
37.1	36	Table des biens : grille Registre - Biens affectés
	37	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	38	Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
	39
	40	Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.
	41	)))\|2025.1.1
	42	\|Nouveaux dépôts\|(% style="width:242px" %)(((
	43	Table des entrées : grille Registre - Dépôt
	44
	45	Table des biens : grille Registre - Biens reçus en dépôt
	46	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	47	Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
	48
	49	Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.
	50	)))\|D 2025.1.1
	51	\|Inventaire rétrospectif\|(% style="width:242px" %)(((
	52	Table des entrées : grille Inventaire rétrospectif
	53
	54	Table des biens : grille Registre - Biens affectés
	55	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	56	Entrée liée : année.0 / Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02
	57
	58	Bien simple : numéro d’inventaire au format année.0.numéro
	59
	60	Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format année.0.numéro.0 (ensemble) ; pour les biens remarquables (année.0.numéro.numéro)
	61	)))\|(((
	62	2011.0.35 pour un bien saisi rétrospectivement en 2011
	63
	64	Ensembles complexes saisis rétrospectivement :
	65
	66	2011.0.36.0 : ensemble
	67
	68	2011.0.36.1 : 1er bien remarquable
	69	)))
	70	\|(((
	71	Ensemble complexes affectés
	72	)))\|(% style="width:242px" %)(((
	73	Table des entrées : grille Registre - Ensembles complexes affectés
	74
	75	Table des biens : grille Registre - Acquisition
	76
	77	Si biens remarquables : saisie individuelle
	78	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	79	Numéro de l’ensemble complexe : année.numéro.0
	80
	81	Biens remarquables : année.numéro.1, année.numéro.2...
	82
	83	Joindre un document descriptif de l'ensemble
	84	)))\|(((
	85	2011.3.0 : ensemble
	86
	87	2011.3.1 : 1er bien remarquable
	88
	89	2011.3.1 : 2eme bien remarquable
	90
22.1	91
	92	)))
37.1	93	\|Ensembles complexes reçus en dépôt\|(% style="width:242px" %)(((
	94	Table des entrées: grille Registre - Dépôt
	95
	96	Table des biens : grille Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt
	97
	98	Si biens remarquables : saisie individuelle
22.1	99	)))\|(% style="width:300px" %)(((
37.1	100	Numéro de l’ensemble complexe : D année.numéro.0
	101
	102	Biens remarquables : D année.numéro.1, D année.numéro.2...
	103
	104	Joindre un document descriptif de l'ensemble
	105	)))\|(((
	106	D 2011.1.3.0 : ensemble
	107
	108	D 2011.1.3.1 : 1er bien remarquable
	109
	110	D 2011.1.3.2 : 2eme bien remarquable.
	111	)))
	112	\|Mise à jour via récolement décennal\|(% style="width:242px" %)(((
	113	Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
	114
	115	Utilisation des grilles Registre dans les entrées et les biens
	116	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	117	Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
	118	)))\|—
	119	\|Entrées d’origine inconnue\|(% style="width:242px" %)(((
	120	Tables des entrées : grille Registre - Origine inconnue
	121	)))\|(% style="width:300px" %)Ces entrées ne doivent pas être utilisées pour des biens à intégrer au registre.\|—
	122
	123
	124	)))
	125	)))\|(% style="width:300px" %)(((
22.1	126	(% class="box" %)
	127	(((
	128	Sommaire
	129	)))
	130
	131	(% class="box" %)
	132	(((
	133	Aller plus loin
24.1	134
32.1	135	* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
30.1	136	* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
29.1	137	* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
	138	* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
22.1	139	)))
	140
	141	(% class="box" %)
	142	(((
	143	Icônes principales
	144	)))
	145	)))
	146
	147
	148
1.1	149
	150
	151
	152	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	153
	154
	155	=== Nouvelles acquisitions ===
	156
	157
	158	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	159
	160	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	161
	162
	163	(% class="box infomessage" %)
	164	(((
	165	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	166	)))
	167
	168
	169	=== Inventaire rétrospectifs ===
	170
	171
	172	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	173
	174	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	175
	176
	177	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	178
	179	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	180
	181	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	182
	183
	184	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	185
	186	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	187	* le numéro de lot : 0
	188	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	189
	190	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	191
	192
3.1	193	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	194
	195	(% style="text-align: center;" %)
	196	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	197
	198
	199
3.1	200	[[image:1747723844014-278.png]]
	201
1.1	202	(% style="text-align: center;" %)
3.1	203	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	204
	205
3.1	206	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	207
	208
	209	(% class="box infomessage" %)
	210	(((
	211	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	212	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	213	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	214	)))
	215
	216
20.1	217	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
1.1	218
	219
	220	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	221
	222
	223	=== Récolement décennal ===
	224
	225
	226	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	227
	228	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	229
	230	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	231
	232	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	233
	234
	235	=== Ensembles complexes ===
	236
	237
	238	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	239
	240	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	241
	242	(% class="box successmessage" %)
	243	(((
	244	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	245	)))
	246
	247	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	248
	249	* 2011.0.1 bien simple
	250	* 2011.0.2 bien simple
	251	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	252	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	253	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	254	* 2011.0.4 bien simple
	255	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	256	* etc.
	257
	258	= Saisie des données nécessaires au registres =
	259
	260
	261	== Champs obligatoires en saisie ==
	262
	263
	264	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	265
	266	(% class="box warningmessage" %)
	267	(((
	268	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	269	)))
	270
	271	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	272
	273	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	274
	275	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	276
	277	* Mode acquisition (thésaurus)
	278	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	279	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	280	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	281	* Référence de l’acte
	282	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	283	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	284
	285	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	286
	287	* Numéro d’inventaire
	288	* Date d’affectation
	289	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	290	* Prix d’achat
	291	* Domaine (thésaurus)
	292	* Dénomination (thésaurus)
	293	* Matières/techniques (thésaurus)
	294	* Dimensions
	295	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	296	* Date du constat état (assistant datation)
	297	* État de conservation (liste de contrôle)
	298
	299	(% class="box infomessage" %)
	300	(((
	301	(% style="text-align: center;" %)
	302	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	303	)))
	304
	305	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	306
	307
	308	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	309
	310
	311	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	312
	313
3.2	314	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	315
	316
3.2	317	[[image:1747723969669-261.png]]
	318
1.1	319	(% style="text-align: center;" %)
	320	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	321
	322
	323	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	324
	325
3.2	326	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	327
	328	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	329	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	330
	331
	332	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	333	(((
	334	(% style="text-align: left;" %)
3.2	335	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	336	)))
	337
	338
	339	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	340
	341
	342	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	343
	344
3.2	345	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	346
	347	(% style="text-align: center;" %)
	348	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	349
	350
	351	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	352
	353	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	354
	355
3.2	356	[[image:1747724251875-618.png]]
	357
1.1	358	(% style="text-align: center;" %)
	359	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	360
	361
	362	(% class="box infomessage" %)
	363	(((
	364	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	365	)))
	366
	367
	368	=== Biens ===
	369
	370
3.3	371	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	372
	373
3.3	374	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	375
	376	(% style="text-align: center;" %)
	377	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	378
	379
	380	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	381
	382
	383	(% class="box infomessage" %)
	384	(((
	385	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	386	)))
	387
3.3	388	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	389
	390	(% style="text-align: center;" %)
3.3	391	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	392
	393
	394	(% class="box warningmessage" %)
	395	(((
	396	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	397	)))
	398
	399
	400	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	401
3.3	402	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	403
	404
3.3	405	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	406
	407
	408	=== Biens : Ensembles complexes ===
	409
	410
4.1	411	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	412
	413
4.1	414	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	415
	416
	417	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	418
	419	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	420
	421
4.1	422	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	423
4.1	424
1.1	425	(% class="box infomessage" %)
	426	(((
	427	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	428	)))
	429
	430	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	431
4.1	432	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	433
	434
	435	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	436
	437	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	438
	439
	440	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	441
	442
	443	=== Entrée ===
	444
	445
5.1	446	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	447
	448
4.1	449	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	450
	451
	452	=== Biens ===
	453
	454
5.1	455	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	456
1.1	457	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	458
	459
4.1	460	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	461
	462
	463
5.1	464	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	465
5.1	466
1.1	467	= Intégration des notices biens au registre =
	468
	469
	470	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	471
	472
6.1	473	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	474
	475
7.1	476	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	477
	478
	479	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	480
8.1	481	(% class="box infomessage" %)
	482	(((
9.1	483	En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
1.1	484
8.1	485	* Avis des instances scientifiques
	486	* Prix
	487	* Inscriptions
	488	* Constat d’état initial
	489
	490	Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
10.1	491
	492	Disponibilité à partir de la version 4.5.60
8.1	493	)))
	494
6.1	495	[[image:1747732693654-638.png]]
	496
	497
8.1	498	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
1.1	499
8.1	500	Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.
1.1	501
8.1	502	Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
1.1	503
	504
9.1	505	[[image:1747733138196-550.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
8.1	506
1.1	507	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	508
	509
8.1	510	[[image:1747733244856-550.png]]
1.1	511
8.1	512	Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].
	513	.
1.1	514
8.1	515	[[image:1747733341634-347.png]]
	516
1.1	517	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	518	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
1.1	519
	520
9.1	521	[[image:1747733457810-510.png]]
	522
1.1	523
12.1	524	* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
1.1	525
	526
	527
12.1	528	[[image:1747734678656-824.png]]
1.1	529
12.1	530
	531	* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	532
	533	[[image:1747733785550-908.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	534
	535
11.1	536	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
1.1	537
	538
12.1	539	[[image:1747733815373-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	540
	541
11.1	542
1.1	543	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	544
11.1	545	[[image:1747733892872-758.png]]
1.1	546
	547
	548	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	549
11.1	550	[[image:1747733938343-251.png]]
1.1	551
	552	(% class="box warningmessage" %)
	553	(((
	554	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	555	)))
	556
	557	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	558
	559	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	560	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	561
	562	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	563
	564
	565	= Édition des registres =
	566
	567
13.1	568	Accéder au menu Registres / Recherche
1.1	569
13.1	570	[[image:1747734834496-206.png]]
1.1	571
	572
	573	(% class="box infomessage" %)
	574	(((
	575	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	576	)))
	577
	578	Il est possible de sélectionner :
	579
	580	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	581	* L’année d'inscription au registre
	582	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	583
	584	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	585
	586	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	587
	588
13.1	589	Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :
1.1	590
13.1	591	[[image:1747734875829-175.png]]
1.1	592
13.1	593	Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
1.1	594
13.1	595	[[image:1747734980868-601.png]]
1.1	596
13.1	597	Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
1.1	598
13.1	599	[[image:1747735028293-815.png]]
1.1	600
	601
	602
	603	Résultat :
	604
14.1	605	[[image:1747735058870-569.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	606
	607
	608	(% class="wikigeneratedid" %)
	609	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	610
	611
	612	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	613
	614
	615	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	616
	617	(% class="box successmessage" %)
	618	(((
13.1	619	L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
1.1	620	)))
	621
13.1	622	Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
1.1	623
	624	(% class="box successmessage" %)
	625	(((
13.1	626	Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.
1.1	627	)))
	628
	629
13.1	630	[[image:1747735219379-682.png]]
1.1	631
	632
13.1	633	__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
1.1	634
14.1	635	[[image:1747735284938-672.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	636
	637
13.1	638
1.1	639	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	640
	641
	642	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	643
	644	(% class="box successmessage" %)
	645	(((
	646	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	647	)))
	648
	649	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	650
	651	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	652	* Radier le bien du registre des dépôts
	653	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	654
	655	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	656
	657
14.1	658	=== Créer une entrée Registre - Transfert de propriété ===
1.1	659
	660
14.1	661	[[image:1747739157175-278.png]]
1.1	662
	663
14.1	664	[[image:1747739231189-417.png]]
1.1	665
	666
	667
	668	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	669
	670
18.1	671	==== Attachement unitaire ====
1.1	672
17.1	673	Dans la notice du bien indiquer manuellement :
1.1	674
17.1	675	* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	676	* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
15.1	677
17.1	678	[[image:1747740793119-487.png]]
14.1	679
	680
17.1	681	==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
	682
	683	Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png\|\|height="43" width="33"]].
	684
	685	Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
	686
	687	* Sélectionner les notices à rattacher
	688	* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png\|\|height="39" width="30"]]
	689
	690	[[image:1747740946609-961.png]]
	691
	692
	693	Première association à effectuer :
	694
	695	* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	696	* Lancer le traitement
	697
	698	[[image:1747741015186-251.png]]
	699
	700
	701	Seconde association à effectuer :
	702
	703	* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
	704	* Lancer le traitement
	705
	706	[[image:1747741041295-431.png]]
	707
	708
1.1	709	== Radiation du registre des dépôts ==
	710
	711
	712	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	713
	714
	715	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	716
15.1	717	[[image:1747739687774-731.png]]
1.1	718
	719
	720	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	721
	722
	723	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	724
15.1	725	[[image:1747739728922-844.png]]
1.1	726
	727
	728	(% class="box successmessage" %)
	729	(((
	730	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	731	)))
	732
	733
15.1	734	[[image:1747739870875-332.png]]
1.1	735
	736
	737	(% class="box warningmessage" %)
	738	(((
	739	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	740	)))
	741
	742
	743	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	744
15.1	745	[[image:1747739908497-919.png]]
1.1	746
	747
16.1	748	[[image:1747739946868-909.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	749
	750
	751	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	752
	753
	754	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	755
15.1	756	Passer en modification et utiliser la grille de saisie 02.Registre - Transfert de propriété.
1.1	757
	758
15.1	759	[[image:1747740027614-948.png]]
1.1	760
	761
15.1	762	[[image:1747740075472-359.png]]
1.1	763
	764
	765	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	766
	767
15.1	768	[[image:1747740216286-288.png]]
1.1	769
15.1	770
1.1	771	(% class="box warningmessage" %)
	772	(((
	773	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	774	)))
	775
	776
	777	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	778
	779
16.1	780	(% class="box warningmessage" %)
	781	(((
	782	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	783	)))
	784
15.1	785	[[image:1747740258746-408.png]]
1.1	786
	787
15.1	788	[[image:1747740398485-927.png]]
1.1	789
	790
16.1	791	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
	792
	793	[[image:1747733815373-706.png]]
	794
	795
	796	Résultat :
	797
	798	[[image:1747740624210-211.png]]

Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

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