Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

Version 36.1 par Doriane Bautista le 2025/07/16 16:59

version	line-number	content
22.1	1
1.1	2
22.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
31.1	6	En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un registre d’inventaire des biens affectés et un registre des biens reçus en dépôt, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
	7	Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables Biens et Entrées, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
	8
	9	Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’inventaire rétrospectif, les ensembles complexes ou les transferts de propriété.
22.1	10	)))
	11
	12	(((
33.1	13	= Cadre légal et normes applicables aux registres =
22.1	14
33.1	15	La tenue d’un registre réglementaire est une obligation légale pour les musées de France, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
22.1	16
34.1	17	(% class="active" %)\|=Référence\|=Contenu
	18	\|Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002relative aux musées de France\|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France ». Article 11 : impose la tenue d’un inventaire réglementaire pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
	19	\|Arrêté du 25 mai 2004(application de la loi de 2002)\|Précise les normes techniques de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de récolement décennal.
35.1	20	\|Méthode de rédaction informatisée des notices (Service des Musées de France)\|Recommande une méthode pour la rédaction des registres sous forme numérique, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22.1	21
36.1	22	= Principes de fonctionnement dans Flora =
22.1	23
36.1	24	* Pas de double saisie : les registres sont générés à partir des notices Biens et Entrées.
	25	* Grilles spécifiques : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
	26	* Validation obligatoire : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
	27	* Déconnexion automatique : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
	28	* Le registre papier fait foi. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
33.1	29
36.1	30	= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
33.1	31
36.1	32	(% class="active" %)\|=Type de bien\|=Saisie dans Flora\|=Spécificités\|=Exemple(s)
	33	\|Nouvelles acquisitions\|- Saisie dans les tables Entrées et Biens- Utilisation des grilles Registre - Acquisition et Registre - Biens affectés\|- Saisie possible //avant// l’arrivée physique du bien- Intégration au registre via la validation de la notice Bien\|—
	34	\|Nouveaux dépôts\|- Grilles : Registre - Dépôt (entrée) et Registre - Biens reçus en dépôt\|- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation- Validation obligatoire avant enregistrement au registre\|—
	35	\|Inventaire rétrospectif\|- Grille : Inventaire rétrospectif pour l’entrée- Grille : Registre - Biens affectés pour le bien\|- Numéro d’inventaire au format année.0.numéro- Entrée liée : année.0- Si provenance connue, créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02\|2011.0.35 pour un bien rétrospectif saisi en 2011
	36	\|Ensembles complexes\|- Grille : Registre - Ensembles complexes affectés- Biens remarquables : saisie individuelle\|- Numéro de l’ensemble complexe : xxxx.0.x.0- Biens remarquables : xxxx.0.x.1, xxxx.0.x.2, etc.- Joindre un document descriptif à la notice\|2011.0.3.0 : ensemble2011.0.3.1 : 1er bien remarquable
	37	\|Mise à jour via récolement décennal\|- Saisie des biens non encore inventoriés- Utilisation des grilles "Registre"\|- Seuls les biens déjà inscrits au registre peuvent être récolés- Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive\|—
	38	\|Entrées d’origine inconnue\|- À éviter pour les registres\|- Ces entrées ne doivent pas être utilisées pour des biens à intégrer au registre\|—
	39
22.1	40
	41	)))
	42	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	43	(% class="box" %)
	44	(((
	45	Sommaire
	46	)))
	47
	48	(% class="box" %)
	49	(((
	50	Aller plus loin
24.1	51
32.1	52	* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
30.1	53	* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
29.1	54	* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
	55	* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
22.1	56	)))
	57
	58	(% class="box" %)
	59	(((
	60	Icônes principales
	61	)))
	62	)))
	63
	64
	65
36.1	66
1.1	67
36.1	68
1.1	69
	70
	71	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	72
	73
	74	=== Nouvelles acquisitions ===
	75
	76
	77	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	78
	79	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	80
	81
	82	(% class="box infomessage" %)
	83	(((
	84	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	85	)))
	86
	87
	88	=== Inventaire rétrospectifs ===
	89
	90
	91	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	92
	93	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	94
	95
	96	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	97
	98	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	99
	100	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	101
	102
	103	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	104
	105	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	106	* le numéro de lot : 0
	107	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	108
	109	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	110
	111
3.1	112	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	113
	114	(% style="text-align: center;" %)
	115	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	116
	117
	118
3.1	119	[[image:1747723844014-278.png]]
	120
1.1	121	(% style="text-align: center;" %)
3.1	122	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	123
	124
3.1	125	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	126
	127
	128	(% class="box infomessage" %)
	129	(((
	130	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	131	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	132	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	133	)))
	134
	135
20.1	136	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
1.1	137
	138
	139	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	140
	141
	142	=== Récolement décennal ===
	143
	144
	145	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	146
	147	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	148
	149	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	150
	151	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	152
	153
	154	=== Ensembles complexes ===
	155
	156
	157	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	158
	159	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	160
	161	(% class="box successmessage" %)
	162	(((
	163	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	164	)))
	165
	166	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	167
	168	* 2011.0.1 bien simple
	169	* 2011.0.2 bien simple
	170	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	171	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	172	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	173	* 2011.0.4 bien simple
	174	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	175	* etc.
	176
	177	= Saisie des données nécessaires au registres =
	178
	179
	180	== Champs obligatoires en saisie ==
	181
	182
	183	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	184
	185	(% class="box warningmessage" %)
	186	(((
	187	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	188	)))
	189
	190	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	191
	192	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	193
	194	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	195
	196	* Mode acquisition (thésaurus)
	197	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	198	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	199	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	200	* Référence de l’acte
	201	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	202	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	203
	204	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	205
	206	* Numéro d’inventaire
	207	* Date d’affectation
	208	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	209	* Prix d’achat
	210	* Domaine (thésaurus)
	211	* Dénomination (thésaurus)
	212	* Matières/techniques (thésaurus)
	213	* Dimensions
	214	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	215	* Date du constat état (assistant datation)
	216	* État de conservation (liste de contrôle)
	217
	218	(% class="box infomessage" %)
	219	(((
	220	(% style="text-align: center;" %)
	221	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	222	)))
	223
	224	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	225
	226
	227	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	228
	229
	230	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	231
	232
3.2	233	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	234
	235
3.2	236	[[image:1747723969669-261.png]]
	237
1.1	238	(% style="text-align: center;" %)
	239	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	240
	241
	242	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	243
	244
3.2	245	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	246
	247	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	248	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	249
	250
	251	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	252	(((
	253	(% style="text-align: left;" %)
3.2	254	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	255	)))
	256
	257
	258	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	259
	260
	261	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	262
	263
3.2	264	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	265
	266	(% style="text-align: center;" %)
	267	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	268
	269
	270	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	271
	272	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	273
	274
3.2	275	[[image:1747724251875-618.png]]
	276
1.1	277	(% style="text-align: center;" %)
	278	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	279
	280
	281	(% class="box infomessage" %)
	282	(((
	283	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	284	)))
	285
	286
	287	=== Biens ===
	288
	289
3.3	290	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	291
	292
3.3	293	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	294
	295	(% style="text-align: center;" %)
	296	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	297
	298
	299	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	300
	301
	302	(% class="box infomessage" %)
	303	(((
	304	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	305	)))
	306
3.3	307	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	308
	309	(% style="text-align: center;" %)
3.3	310	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	311
	312
	313	(% class="box warningmessage" %)
	314	(((
	315	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	316	)))
	317
	318
	319	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	320
3.3	321	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	322
	323
3.3	324	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	325
	326
	327	=== Biens : Ensembles complexes ===
	328
	329
4.1	330	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	331
	332
4.1	333	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	334
	335
	336	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	337
	338	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	339
	340
4.1	341	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	342
4.1	343
1.1	344	(% class="box infomessage" %)
	345	(((
	346	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	347	)))
	348
	349	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	350
4.1	351	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	352
	353
	354	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	355
	356	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	357
	358
	359	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	360
	361
	362	=== Entrée ===
	363
	364
5.1	365	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	366
	367
4.1	368	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	369
	370
	371	=== Biens ===
	372
	373
5.1	374	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	375
1.1	376	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	377
	378
4.1	379	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	380
	381
	382
5.1	383	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	384
5.1	385
1.1	386	= Intégration des notices biens au registre =
	387
	388
	389	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	390
	391
6.1	392	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	393
	394
7.1	395	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	396
	397
	398	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	399
8.1	400	(% class="box infomessage" %)
	401	(((
9.1	402	En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
1.1	403
8.1	404	* Avis des instances scientifiques
	405	* Prix
	406	* Inscriptions
	407	* Constat d’état initial
	408
	409	Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
10.1	410
	411	Disponibilité à partir de la version 4.5.60
8.1	412	)))
	413
6.1	414	[[image:1747732693654-638.png]]
	415
	416
8.1	417	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
1.1	418
8.1	419	Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.
1.1	420
8.1	421	Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
1.1	422
	423
9.1	424	[[image:1747733138196-550.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
8.1	425
1.1	426	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	427
	428
8.1	429	[[image:1747733244856-550.png]]
1.1	430
8.1	431	Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].
	432	.
1.1	433
8.1	434	[[image:1747733341634-347.png]]
	435
1.1	436	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	437	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
1.1	438
	439
9.1	440	[[image:1747733457810-510.png]]
	441
1.1	442
12.1	443	* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
1.1	444
	445
	446
12.1	447	[[image:1747734678656-824.png]]
1.1	448
12.1	449
	450	* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	451
	452	[[image:1747733785550-908.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	453
	454
11.1	455	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
1.1	456
	457
12.1	458	[[image:1747733815373-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	459
	460
11.1	461
1.1	462	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	463
11.1	464	[[image:1747733892872-758.png]]
1.1	465
	466
	467	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	468
11.1	469	[[image:1747733938343-251.png]]
1.1	470
	471	(% class="box warningmessage" %)
	472	(((
	473	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	474	)))
	475
	476	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	477
	478	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	479	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	480
	481	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	482
	483
	484	= Édition des registres =
	485
	486
13.1	487	Accéder au menu Registres / Recherche
1.1	488
13.1	489	[[image:1747734834496-206.png]]
1.1	490
	491
	492	(% class="box infomessage" %)
	493	(((
	494	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	495	)))
	496
	497	Il est possible de sélectionner :
	498
	499	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	500	* L’année d'inscription au registre
	501	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	502
	503	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	504
	505	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	506
	507
13.1	508	Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :
1.1	509
13.1	510	[[image:1747734875829-175.png]]
1.1	511
13.1	512	Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
1.1	513
13.1	514	[[image:1747734980868-601.png]]
1.1	515
13.1	516	Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
1.1	517
13.1	518	[[image:1747735028293-815.png]]
1.1	519
	520
	521
	522	Résultat :
	523
14.1	524	[[image:1747735058870-569.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	525
	526
	527	(% class="wikigeneratedid" %)
	528	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	529
	530
	531	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	532
	533
	534	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	535
	536	(% class="box successmessage" %)
	537	(((
13.1	538	L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
1.1	539	)))
	540
13.1	541	Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
1.1	542
	543	(% class="box successmessage" %)
	544	(((
13.1	545	Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.
1.1	546	)))
	547
	548
13.1	549	[[image:1747735219379-682.png]]
1.1	550
	551
13.1	552	__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
1.1	553
14.1	554	[[image:1747735284938-672.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	555
	556
13.1	557
1.1	558	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	559
	560
	561	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	562
	563	(% class="box successmessage" %)
	564	(((
	565	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	566	)))
	567
	568	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	569
	570	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	571	* Radier le bien du registre des dépôts
	572	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	573
	574	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	575
	576
14.1	577	=== Créer une entrée Registre - Transfert de propriété ===
1.1	578
	579
14.1	580	[[image:1747739157175-278.png]]
1.1	581
	582
14.1	583	[[image:1747739231189-417.png]]
1.1	584
	585
	586
	587	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	588
	589
18.1	590	==== Attachement unitaire ====
1.1	591
17.1	592	Dans la notice du bien indiquer manuellement :
1.1	593
17.1	594	* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	595	* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
15.1	596
17.1	597	[[image:1747740793119-487.png]]
14.1	598
	599
17.1	600	==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
	601
	602	Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png\|\|height="43" width="33"]].
	603
	604	Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
	605
	606	* Sélectionner les notices à rattacher
	607	* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png\|\|height="39" width="30"]]
	608
	609	[[image:1747740946609-961.png]]
	610
	611
	612	Première association à effectuer :
	613
	614	* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	615	* Lancer le traitement
	616
	617	[[image:1747741015186-251.png]]
	618
	619
	620	Seconde association à effectuer :
	621
	622	* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
	623	* Lancer le traitement
	624
	625	[[image:1747741041295-431.png]]
	626
	627
1.1	628	== Radiation du registre des dépôts ==
	629
	630
	631	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	632
	633
	634	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	635
15.1	636	[[image:1747739687774-731.png]]
1.1	637
	638
	639	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	640
	641
	642	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	643
15.1	644	[[image:1747739728922-844.png]]
1.1	645
	646
	647	(% class="box successmessage" %)
	648	(((
	649	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	650	)))
	651
	652
15.1	653	[[image:1747739870875-332.png]]
1.1	654
	655
	656	(% class="box warningmessage" %)
	657	(((
	658	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	659	)))
	660
	661
	662	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	663
15.1	664	[[image:1747739908497-919.png]]
1.1	665
	666
16.1	667	[[image:1747739946868-909.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	668
	669
	670	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	671
	672
	673	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	674
15.1	675	Passer en modification et utiliser la grille de saisie 02.Registre - Transfert de propriété.
1.1	676
	677
15.1	678	[[image:1747740027614-948.png]]
1.1	679
	680
15.1	681	[[image:1747740075472-359.png]]
1.1	682
	683
	684	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	685
	686
15.1	687	[[image:1747740216286-288.png]]
1.1	688
15.1	689
1.1	690	(% class="box warningmessage" %)
	691	(((
	692	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	693	)))
	694
	695
	696	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	697
	698
16.1	699	(% class="box warningmessage" %)
	700	(((
	701	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	702	)))
	703
15.1	704	[[image:1747740258746-408.png]]
1.1	705
	706
15.1	707	[[image:1747740398485-927.png]]
1.1	708
	709
16.1	710	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
	711
	712	[[image:1747733815373-706.png]]
	713
	714
	715	Résultat :
	716
	717	[[image:1747740624210-211.png]]

Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

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