Code source wiki de Gérer les registres réglementaires
Version 33.1 par Doriane Bautista le 2025/07/16 16:49
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| 6 | En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004. | ||
| 7 | Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution. | ||
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| 9 | Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**. | ||
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| 13 | = Cadre légal et normes applicables aux registres = | ||
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| 15 | La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application. | ||
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| 17 | == Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 relative aux musées de France == | ||
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| 19 | Cette loi définit les conditions d’appellation « Musée de France ». | ||
| 20 | **L’article 11** impose à tout musée de France la constitution et la tenue d’un **inventaire réglementaire** des biens affectés à ses collections, préalable indispensable à l’inscription au récolement décennal et aux obligations de conservation. | ||
| 21 | |||
| 22 | == Arrêté du 25 mai 2004 (application de la loi de 2002) == | ||
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| 24 | Cet arrêté fixe les **normes techniques** à respecter pour la tenue de l’inventaire et des registres, ainsi que les modalités du **récolement** | ||
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| 26 | == Méthode de rédaction informatisée des notices (Service des Musées de France) == | ||
| 27 | |||
| 28 | Le Service des Musées de France recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, compatible avec la réglementation en vigueur et adaptée à une gestion informatisée. | ||
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| 37 | **Sommaire** | ||
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| 42 | **Aller plus loin** | ||
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| 44 | * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] | ||
| 45 | * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] | ||
| 46 | * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] | ||
| 47 | * [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] | ||
| 48 | ))) | ||
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| 50 | (% class="box" %) | ||
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| 52 | **Icônes principales** | ||
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| 58 | = Introduction = | ||
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| 61 | == Réglementation == | ||
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| 64 | La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France. | ||
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| 67 | Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France : | ||
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| 69 | [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] | ||
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| 71 | Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]] | ||
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| 74 | L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections. | ||
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| 76 | Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]] | ||
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| 81 | == Modalités pratiques == | ||
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| 84 | Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt : | ||
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| 86 | * Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques | ||
| 87 | * Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée | ||
| 88 | * En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée | ||
| 89 | * En conformité avec les exigences légales | ||
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| 91 | Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres. | ||
| 92 | |||
| 93 | Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle. | ||
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| 95 | |||
| 96 | L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale. | ||
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| 99 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 100 | ((( | ||
| 101 | //Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).// | ||
| 102 | ))) | ||
| 103 | |||
| 104 | **Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :** | ||
| 105 | |||
| 106 | * //Table documentaire des Biens// | ||
| 107 | * //Table documentaire des Entrées// | ||
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| 109 | **Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :** | ||
| 110 | |||
| 111 | * //Registre des biens affectés// | ||
| 112 | * //Registre de biens reçus en dépôt// | ||
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| 114 | **Vocabulaire à proscrire :** | ||
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| 116 | * // Registre des entrées : il prête à confusion// | ||
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| 118 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 119 | ((( | ||
| 120 | //L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)// | ||
| 121 | ))) | ||
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| 123 | == Attention : le registre papier fait foi == | ||
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| 126 | Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**. | ||
| 127 | |||
| 128 | Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer. | ||
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| 130 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 131 | ((( | ||
| 132 | //Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.// | ||
| 133 | ))) | ||
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| 135 | |||
| 136 | == Organisation de la saisie selon la nature des biens == | ||
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| 139 | === Nouvelles acquisitions === | ||
| 140 | |||
| 141 | |||
| 142 | La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens. | ||
| 143 | |||
| 144 | L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens. | ||
| 145 | |||
| 146 | |||
| 147 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 148 | ((( | ||
| 149 | //La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.// | ||
| 150 | ))) | ||
| 151 | |||
| 152 | |||
| 153 | === Inventaire rétrospectifs === | ||
| 154 | |||
| 155 | |||
| 156 | Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant. | ||
| 157 | |||
| 158 | Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.** | ||
| 159 | |||
| 160 | |||
| 161 | //Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35** | ||
| 162 | |||
| 163 | Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut. | ||
| 164 | |||
| 165 | Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif. | ||
| 166 | |||
| 167 | |||
| 168 | S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir : | ||
| 169 | |||
| 170 | * l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024 | ||
| 171 | * le numéro de lot : 0 | ||
| 172 | * le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01 | ||
| 173 | |||
| 174 | //Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.// | ||
| 175 | |||
| 176 | |||
| 177 | [[image:1747723638621-244.png]] | ||
| 178 | |||
| 179 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 180 | //Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif// | ||
| 181 | |||
| 182 | |||
| 183 | |||
| 184 | [[image:1747723844014-278.png]] | ||
| 185 | |||
| 186 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 187 | //Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement// | ||
| 188 | |||
| 189 | |||
| 190 | L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0. | ||
| 191 | |||
| 192 | |||
| 193 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 194 | ((( | ||
| 195 | //Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens. | ||
| 196 | Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu. | ||
| 197 | A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.// | ||
| 198 | ))) | ||
| 199 | |||
| 200 | |||
| 201 | ==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ==== | ||
| 202 | |||
| 203 | |||
| 204 | Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts. | ||
| 205 | |||
| 206 | |||
| 207 | === Récolement décennal === | ||
| 208 | |||
| 209 | |||
| 210 | **Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres** | ||
| 211 | |||
| 212 | Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite. | ||
| 213 | |||
| 214 | Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse. | ||
| 215 | |||
| 216 | Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids). | ||
| 217 | |||
| 218 | |||
| 219 | === Ensembles complexes === | ||
| 220 | |||
| 221 | |||
| 222 | Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0. | ||
| 223 | |||
| 224 | Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe) | ||
| 225 | |||
| 226 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 227 | ((( | ||
| 228 | //Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.// | ||
| 229 | ))) | ||
| 230 | |||
| 231 | Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante : | ||
| 232 | |||
| 233 | * 2011.0.1 bien simple | ||
| 234 | * 2011.0.2 bien simple | ||
| 235 | * 2011.0.3.0 ensemble complexe | ||
| 236 | * 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe | ||
| 237 | * 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe | ||
| 238 | * 2011.0.4 bien simple | ||
| 239 | * 2011.0.5.0 ensemble complexe | ||
| 240 | * etc. | ||
| 241 | |||
| 242 | = Saisie des données nécessaires au registres = | ||
| 243 | |||
| 244 | |||
| 245 | == Champs obligatoires en saisie == | ||
| 246 | |||
| 247 | |||
| 248 | Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien. | ||
| 249 | |||
| 250 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 251 | ((( | ||
| 252 | //Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**// | ||
| 253 | ))) | ||
| 254 | |||
| 255 | En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés. | ||
| 256 | |||
| 257 | Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés. | ||
| 258 | |||
| 259 | **Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :** | ||
| 260 | |||
| 261 | * Mode acquisition (thésaurus) | ||
| 262 | * Agent d’acquisition ou ancien propriétaire | ||
| 263 | * Musée acquéreur (liste de contrôle) | ||
| 264 | * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle) | ||
| 265 | * Référence de l’acte | ||
| 266 | * Date de l’acte d’acquisition (assistant datation) | ||
| 267 | * Mention des concours publics (liste de contrôle) | ||
| 268 | |||
| 269 | **Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :** | ||
| 270 | |||
| 271 | * Numéro d’inventaire | ||
| 272 | * Date d’affectation | ||
| 273 | * Avis de instances scientifiques (liste de contrôle) | ||
| 274 | * Prix d’achat | ||
| 275 | * Domaine (thésaurus) | ||
| 276 | * Dénomination (thésaurus) | ||
| 277 | * Matières/techniques (thésaurus) | ||
| 278 | * Dimensions | ||
| 279 | * Type d’inscriptions (thésaurus) | ||
| 280 | * Date du constat état (assistant datation) | ||
| 281 | * État de conservation (liste de contrôle) | ||
| 282 | |||
| 283 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 284 | ((( | ||
| 285 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 286 | //La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.// | ||
| 287 | ))) | ||
| 288 | |||
| 289 | Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant. | ||
| 290 | |||
| 291 | |||
| 292 | == Grille de saisie d'un bien affecté aux collections == | ||
| 293 | |||
| 294 | |||
| 295 | === Entrées : nouvelle acquisition === | ||
| 296 | |||
| 297 | |||
| 298 | Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées. | ||
| 299 | |||
| 300 | |||
| 301 | [[image:1747723969669-261.png]] | ||
| 302 | |||
| 303 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 304 | //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées// | ||
| 305 | |||
| 306 | |||
| 307 | Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) : | ||
| 308 | |||
| 309 | |||
| 310 | [[image:1747724102358-210.png]] | ||
| 311 | |||
| 312 | (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %) | ||
| 313 | //Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées// | ||
| 314 | |||
| 315 | |||
| 316 | (% class="box infomessage" style="text-align: center;" %) | ||
| 317 | ((( | ||
| 318 | (% style="text-align: left;" %) | ||
| 319 | //Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.// | ||
| 320 | ))) | ||
| 321 | |||
| 322 | |||
| 323 | === Entrée : inventaire rétrospectif === | ||
| 324 | |||
| 325 | |||
| 326 | Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées. | ||
| 327 | |||
| 328 | |||
| 329 | [[image:1747724180433-782.png]] | ||
| 330 | |||
| 331 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 332 | //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées// | ||
| 333 | |||
| 334 | |||
| 335 | Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.** | ||
| 336 | |||
| 337 | Renseigner, à minima, le statut juridique. | ||
| 338 | |||
| 339 | |||
| 340 | [[image:1747724251875-618.png]] | ||
| 341 | |||
| 342 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 343 | //Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées// | ||
| 344 | |||
| 345 | |||
| 346 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 347 | ((( | ||
| 348 | //Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.// | ||
| 349 | ))) | ||
| 350 | |||
| 351 | |||
| 352 | === Biens === | ||
| 353 | |||
| 354 | |||
| 355 | Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens. | ||
| 356 | |||
| 357 | |||
| 358 | [[image:1747724329047-588.png]] | ||
| 359 | |||
| 360 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 361 | //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens// | ||
| 362 | |||
| 363 | |||
| 364 | La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée. | ||
| 365 | |||
| 366 | |||
| 367 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 368 | ((( | ||
| 369 | //Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.// | ||
| 370 | ))) | ||
| 371 | |||
| 372 | [[image:1747724385543-970.png]] | ||
| 373 | |||
| 374 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 375 | //Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens// | ||
| 376 | |||
| 377 | |||
| 378 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 379 | ((( | ||
| 380 | //Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**// | ||
| 381 | ))) | ||
| 382 | |||
| 383 | |||
| 384 | Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre. | ||
| 385 | |||
| 386 | Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien. | ||
| 387 | |||
| 388 | |||
| 389 | [[image:1747725032932-364.png]] | ||
| 390 | |||
| 391 | |||
| 392 | === Biens : Ensembles complexes === | ||
| 393 | |||
| 394 | |||
| 395 | Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens. | ||
| 396 | |||
| 397 | |||
| 398 | [[image:1747725129124-544.png]] | ||
| 399 | |||
| 400 | |||
| 401 | La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora. | ||
| 402 | |||
| 403 | Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe : | ||
| 404 | |||
| 405 | |||
| 406 | [[image:1747725362450-684.png]] | ||
| 407 | |||
| 408 | |||
| 409 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 410 | ((( | ||
| 411 | //Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !// | ||
| 412 | ))) | ||
| 413 | |||
| 414 | Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer. | ||
| 415 | |||
| 416 | [[image:1747725317402-667.png]] | ||
| 417 | |||
| 418 | |||
| 419 | Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère. | ||
| 420 | |||
| 421 | Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème. | ||
| 422 | |||
| 423 | |||
| 424 | == Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt == | ||
| 425 | |||
| 426 | |||
| 427 | === Entrée === | ||
| 428 | |||
| 429 | |||
| 430 | Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées. | ||
| 431 | |||
| 432 | |||
| 433 | [[image:1747725797202-722.png]] | ||
| 434 | |||
| 435 | |||
| 436 | === Biens === | ||
| 437 | |||
| 438 | |||
| 439 | Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens. | ||
| 440 | |||
| 441 | A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire. | ||
| 442 | |||
| 443 | |||
| 444 | [[image:1747725926983-893.png]] | ||
| 445 | |||
| 446 | |||
| 447 | |||
| 448 | [[image:1747727404840-527.png]] | ||
| 449 | |||
| 450 | |||
| 451 | = Intégration des notices biens au registre = | ||
| 452 | |||
| 453 | |||
| 454 | === Validation de la saisie d'un Bien === | ||
| 455 | |||
| 456 | |||
| 457 | Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions. | ||
| 458 | |||
| 459 | |||
| 460 | [[image:1747732762213-559.png]] | ||
| 461 | |||
| 462 | |||
| 463 | Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément. | ||
| 464 | |||
| 465 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 466 | ((( | ||
| 467 | En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien : | ||
| 468 | |||
| 469 | * Avis des instances scientifiques | ||
| 470 | * Prix | ||
| 471 | * Inscriptions | ||
| 472 | * Constat d’état initial | ||
| 473 | |||
| 474 | Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant. | ||
| 475 | |||
| 476 | **Disponibilité à partir de la version 4.5.60** | ||
| 477 | ))) | ||
| 478 | |||
| 479 | [[image:1747732693654-638.png]] | ||
| 480 | |||
| 481 | |||
| 482 | Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien. | ||
| 483 | |||
| 484 | Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**. | ||
| 485 | |||
| 486 | Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait. | ||
| 487 | |||
| 488 | |||
| 489 | [[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] | ||
| 490 | |||
| 491 | L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien. | ||
| 492 | |||
| 493 | |||
| 494 | [[image:1747733244856-550.png]] | ||
| 495 | |||
| 496 | Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]]. | ||
| 497 | . | ||
| 498 | |||
| 499 | [[image:1747733341634-347.png]] | ||
| 500 | |||
| 501 | (% class="wikigeneratedid" %) | ||
| 502 | Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] . | ||
| 503 | |||
| 504 | |||
| 505 | [[image:1747733457810-510.png]] | ||
| 506 | |||
| 507 | |||
| 508 | * Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice. | ||
| 509 | |||
| 510 | |||
| 511 | |||
| 512 | [[image:1747734678656-824.png]] | ||
| 513 | |||
| 514 | |||
| 515 | * Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés. | ||
| 516 | |||
| 517 | [[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] | ||
| 518 | |||
| 519 | |||
| 520 | Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** | ||
| 521 | |||
| 522 | |||
| 523 | [[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] | ||
| 524 | |||
| 525 | |||
| 526 | |||
| 527 | La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre. | ||
| 528 | |||
| 529 | [[image:1747733892872-758.png]] | ||
| 530 | |||
| 531 | |||
| 532 | La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre : | ||
| 533 | |||
| 534 | [[image:1747733938343-251.png]] | ||
| 535 | |||
| 536 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 537 | ((( | ||
| 538 | //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.// | ||
| 539 | ))) | ||
| 540 | |||
| 541 | Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF. | ||
| 542 | |||
| 543 | * AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions). | ||
| 544 | * ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions). | ||
| 545 | |||
| 546 | Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS. | ||
| 547 | |||
| 548 | |||
| 549 | = Édition des registres = | ||
| 550 | |||
| 551 | |||
| 552 | Accéder au menu **Registres / Recherche** | ||
| 553 | |||
| 554 | [[image:1747734834496-206.png]] | ||
| 555 | |||
| 556 | |||
| 557 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 558 | ((( | ||
| 559 | //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.// | ||
| 560 | ))) | ||
| 561 | |||
| 562 | Il est possible de sélectionner : | ||
| 563 | |||
| 564 | * Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt | ||
| 565 | * L’année d'inscription au registre | ||
| 566 | * Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées) | ||
| 567 | |||
| 568 | de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné. | ||
| 569 | |||
| 570 | Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique. | ||
| 571 | |||
| 572 | |||
| 573 | Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** : | ||
| 574 | |||
| 575 | [[image:1747734875829-175.png]] | ||
| 576 | |||
| 577 | Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider : | ||
| 578 | |||
| 579 | [[image:1747734980868-601.png]] | ||
| 580 | |||
| 581 | Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier : | ||
| 582 | |||
| 583 | [[image:1747735028293-815.png]] | ||
| 584 | |||
| 585 | |||
| 586 | |||
| 587 | Résultat : | ||
| 588 | |||
| 589 | [[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] | ||
| 590 | |||
| 591 | |||
| 592 | (% class="wikigeneratedid" %) | ||
| 593 | Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD). | ||
| 594 | |||
| 595 | |||
| 596 | == Page de garde et annexes aux registres papiers == | ||
| 597 | |||
| 598 | |||
| 599 | Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde. | ||
| 600 | |||
| 601 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 602 | ((( | ||
| 603 | L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document. | ||
| 604 | ))) | ||
| 605 | |||
| 606 | Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier. | ||
| 607 | |||
| 608 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 609 | ((( | ||
| 610 | **Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.** | ||
| 611 | ))) | ||
| 612 | |||
| 613 | |||
| 614 | [[image:1747735219379-682.png]] | ||
| 615 | |||
| 616 | |||
| 617 | __Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt) | ||
| 618 | |||
| 619 | [[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] | ||
| 620 | |||
| 621 | |||
| 622 | |||
| 623 | = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété = | ||
| 624 | |||
| 625 | |||
| 626 | Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre). | ||
| 627 | |||
| 628 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 629 | ((( | ||
| 630 | //Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.// | ||
| 631 | ))) | ||
| 632 | |||
| 633 | Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter : | ||
| 634 | |||
| 635 | * Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété | ||
| 636 | * Radier le bien du registre des dépôts | ||
| 637 | * Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours | ||
| 638 | |||
| 639 | == Rattachement à la nouvelle entrée == | ||
| 640 | |||
| 641 | |||
| 642 | === Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** === | ||
| 643 | |||
| 644 | |||
| 645 | [[image:1747739157175-278.png]] | ||
| 646 | |||
| 647 | |||
| 648 | [[image:1747739231189-417.png]] | ||
| 649 | |||
| 650 | |||
| 651 | |||
| 652 | === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée === | ||
| 653 | |||
| 654 | |||
| 655 | ==== Attachement unitaire ==== | ||
| 656 | |||
| 657 | Dans la notice du bien indiquer manuellement : | ||
| 658 | |||
| 659 | * l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée | ||
| 660 | * I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée | ||
| 661 | |||
| 662 | [[image:1747740793119-487.png]] | ||
| 663 | |||
| 664 | |||
| 665 | ==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ==== | ||
| 666 | |||
| 667 | Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]]. | ||
| 668 | |||
| 669 | Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats. | ||
| 670 | |||
| 671 | * Sélectionner les notices à rattacher | ||
| 672 | * Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]] | ||
| 673 | |||
| 674 | [[image:1747740946609-961.png]] | ||
| 675 | |||
| 676 | |||
| 677 | Première association à effectuer : | ||
| 678 | |||
| 679 | * Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée | ||
| 680 | * Lancer le traitement | ||
| 681 | |||
| 682 | [[image:1747741015186-251.png]] | ||
| 683 | |||
| 684 | |||
| 685 | Seconde association à effectuer : | ||
| 686 | |||
| 687 | * Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée | ||
| 688 | * Lancer le traitement | ||
| 689 | |||
| 690 | [[image:1747741041295-431.png]] | ||
| 691 | |||
| 692 | |||
| 693 | == Radiation du registre des dépôts == | ||
| 694 | |||
| 695 | |||
| 696 | === Rechercher la notice du bien déposé === | ||
| 697 | |||
| 698 | |||
| 699 | Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche. | ||
| 700 | |||
| 701 | [[image:1747739687774-731.png]] | ||
| 702 | |||
| 703 | |||
| 704 | === Radier le bien du registre des dépôts via la modification === | ||
| 705 | |||
| 706 | |||
| 707 | Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. | ||
| 708 | |||
| 709 | [[image:1747739728922-844.png]] | ||
| 710 | |||
| 711 | |||
| 712 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 713 | ((( | ||
| 714 | //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).// | ||
| 715 | ))) | ||
| 716 | |||
| 717 | |||
| 718 | [[image:1747739870875-332.png]] | ||
| 719 | |||
| 720 | |||
| 721 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 722 | ((( | ||
| 723 | //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !// | ||
| 724 | ))) | ||
| 725 | |||
| 726 | |||
| 727 | Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : | ||
| 728 | |||
| 729 | [[image:1747739908497-919.png]] | ||
| 730 | |||
| 731 | |||
| 732 | [[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] | ||
| 733 | |||
| 734 | |||
| 735 | == Intégration du bien au registre des biens affectés == | ||
| 736 | |||
| 737 | |||
| 738 | Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. | ||
| 739 | |||
| 740 | Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.** | ||
| 741 | |||
| 742 | |||
| 743 | [[image:1747740027614-948.png]] | ||
| 744 | |||
| 745 | |||
| 746 | [[image:1747740075472-359.png]] | ||
| 747 | |||
| 748 | |||
| 749 | Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien. | ||
| 750 | |||
| 751 | |||
| 752 | [[image:1747740216286-288.png]] | ||
| 753 | |||
| 754 | |||
| 755 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 756 | ((( | ||
| 757 | //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.// | ||
| 758 | ))) | ||
| 759 | |||
| 760 | |||
| 761 | Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés : | ||
| 762 | |||
| 763 | |||
| 764 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 765 | ((( | ||
| 766 | //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // | ||
| 767 | ))) | ||
| 768 | |||
| 769 | [[image:1747740258746-408.png]] | ||
| 770 | |||
| 771 | |||
| 772 | [[image:1747740398485-927.png]] | ||
| 773 | |||
| 774 | |||
| 775 | Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** | ||
| 776 | |||
| 777 | [[image:1747733815373-706.png]] | ||
| 778 | |||
| 779 | |||
| 780 | Résultat : | ||
| 781 | |||
| 782 | [[image:1747740624210-211.png]] |