Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

Version 31.1 par Doriane Bautista le 2025/07/16 16:40

version	line-number	content
22.1	1
1.1	2
22.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
31.1	6	En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un registre d’inventaire des biens affectés et un registre des biens reçus en dépôt, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
	7	Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables Biens et Entrées, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
	8
	9	Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’inventaire rétrospectif, les ensembles complexes ou les transferts de propriété.
22.1	10	)))
	11
	12	(((
23.1	13
22.1	14
	15
	16
	17
	18
	19	)))
	20	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	21	(% class="box" %)
	22	(((
	23	Sommaire
	24	)))
	25
	26	(% class="box" %)
	27	(((
	28	Aller plus loin
24.1	29
30.1	30	* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
29.1	31	* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
	32	* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
22.1	33	)))
	34
	35	(% class="box" %)
	36	(((
	37	Icônes principales
	38	)))
	39	)))
	40
	41
	42
19.1	43	= Introduction =
1.1	44
	45
	46	== Réglementation ==
	47
	48
	49	La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
	50
	51
	52	Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
	53
	54	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
	55
	56	Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	57
	58
	59	L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement des collections.
	60
	61	Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	62
	63
	64
	65
	66	== Modalités pratiques ==
	67
	68
	69	Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
	70
	71	* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
	72	* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
	73	* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
	74	* En conformité avec les exigences légales
	75
	76	Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées. Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
	77
	78	Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (ou contenant la mention néant le cas échant), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
	79
	80
	81	L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
	82
	83
	84	(% class="box warningmessage" %)
	85	(((
	86	//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des entrées, qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des entrées on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les registres chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
	87	)))
	88
	89	Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :
	90
	91	* //Table documentaire des Biens//
	92	* //Table documentaire des Entrées//
	93
	94	Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :
	95
	96	* //Registre des biens affectés//
	97	* //Registre de biens reçus en dépôt//
	98
	99	Vocabulaire à proscrire :
	100
	101	* // Registre des entrées : il prête à confusion//
	102
	103	(% class="box infomessage" %)
	104	(((
	105	//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
	106	)))
	107
	108	== Attention : le registre papier fait foi ==
	109
	110
	111	Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année.
	112
	113	Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
	114
	115	(% class="box warningmessage" %)
	116	(((
	117	//Attention : la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
	118	)))
	119
	120
	121	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	122
	123
	124	=== Nouvelles acquisitions ===
	125
	126
	127	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	128
	129	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	130
	131
	132	(% class="box infomessage" %)
	133	(((
	134	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	135	)))
	136
	137
	138	=== Inventaire rétrospectifs ===
	139
	140
	141	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	142
	143	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	144
	145
	146	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	147
	148	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	149
	150	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	151
	152
	153	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	154
	155	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	156	* le numéro de lot : 0
	157	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	158
	159	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	160
	161
3.1	162	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	163
	164	(% style="text-align: center;" %)
	165	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	166
	167
	168
3.1	169	[[image:1747723844014-278.png]]
	170
1.1	171	(% style="text-align: center;" %)
3.1	172	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	173
	174
3.1	175	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	176
	177
	178	(% class="box infomessage" %)
	179	(((
	180	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	181	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	182	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	183	)))
	184
	185
20.1	186	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
1.1	187
	188
	189	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	190
	191
	192	=== Récolement décennal ===
	193
	194
	195	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	196
	197	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	198
	199	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	200
	201	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	202
	203
	204	=== Ensembles complexes ===
	205
	206
	207	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	208
	209	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	210
	211	(% class="box successmessage" %)
	212	(((
	213	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	214	)))
	215
	216	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	217
	218	* 2011.0.1 bien simple
	219	* 2011.0.2 bien simple
	220	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	221	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	222	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	223	* 2011.0.4 bien simple
	224	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	225	* etc.
	226
	227	= Saisie des données nécessaires au registres =
	228
	229
	230	== Champs obligatoires en saisie ==
	231
	232
	233	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	234
	235	(% class="box warningmessage" %)
	236	(((
	237	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	238	)))
	239
	240	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	241
	242	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	243
	244	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	245
	246	* Mode acquisition (thésaurus)
	247	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	248	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	249	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	250	* Référence de l’acte
	251	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	252	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	253
	254	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	255
	256	* Numéro d’inventaire
	257	* Date d’affectation
	258	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	259	* Prix d’achat
	260	* Domaine (thésaurus)
	261	* Dénomination (thésaurus)
	262	* Matières/techniques (thésaurus)
	263	* Dimensions
	264	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	265	* Date du constat état (assistant datation)
	266	* État de conservation (liste de contrôle)
	267
	268	(% class="box infomessage" %)
	269	(((
	270	(% style="text-align: center;" %)
	271	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	272	)))
	273
	274	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	275
	276
	277	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	278
	279
	280	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	281
	282
3.2	283	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	284
	285
3.2	286	[[image:1747723969669-261.png]]
	287
1.1	288	(% style="text-align: center;" %)
	289	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	290
	291
	292	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	293
	294
3.2	295	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	296
	297	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	298	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	299
	300
	301	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	302	(((
	303	(% style="text-align: left;" %)
3.2	304	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	305	)))
	306
	307
	308	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	309
	310
	311	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	312
	313
3.2	314	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	315
	316	(% style="text-align: center;" %)
	317	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	318
	319
	320	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	321
	322	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	323
	324
3.2	325	[[image:1747724251875-618.png]]
	326
1.1	327	(% style="text-align: center;" %)
	328	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	329
	330
	331	(% class="box infomessage" %)
	332	(((
	333	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	334	)))
	335
	336
	337	=== Biens ===
	338
	339
3.3	340	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	341
	342
3.3	343	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	344
	345	(% style="text-align: center;" %)
	346	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	347
	348
	349	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	350
	351
	352	(% class="box infomessage" %)
	353	(((
	354	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	355	)))
	356
3.3	357	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	358
	359	(% style="text-align: center;" %)
3.3	360	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	361
	362
	363	(% class="box warningmessage" %)
	364	(((
	365	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	366	)))
	367
	368
	369	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	370
3.3	371	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	372
	373
3.3	374	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	375
	376
	377	=== Biens : Ensembles complexes ===
	378
	379
4.1	380	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	381
	382
4.1	383	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	384
	385
	386	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	387
	388	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	389
	390
4.1	391	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	392
4.1	393
1.1	394	(% class="box infomessage" %)
	395	(((
	396	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	397	)))
	398
	399	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	400
4.1	401	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	402
	403
	404	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	405
	406	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	407
	408
	409	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	410
	411
	412	=== Entrée ===
	413
	414
5.1	415	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	416
	417
4.1	418	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	419
	420
	421	=== Biens ===
	422
	423
5.1	424	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	425
1.1	426	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	427
	428
4.1	429	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	430
	431
	432
5.1	433	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	434
5.1	435
1.1	436	= Intégration des notices biens au registre =
	437
	438
	439	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	440
	441
6.1	442	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	443
	444
7.1	445	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	446
	447
	448	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	449
8.1	450	(% class="box infomessage" %)
	451	(((
9.1	452	En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
1.1	453
8.1	454	* Avis des instances scientifiques
	455	* Prix
	456	* Inscriptions
	457	* Constat d’état initial
	458
	459	Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
10.1	460
	461	Disponibilité à partir de la version 4.5.60
8.1	462	)))
	463
6.1	464	[[image:1747732693654-638.png]]
	465
	466
8.1	467	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
1.1	468
8.1	469	Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.
1.1	470
8.1	471	Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
1.1	472
	473
9.1	474	[[image:1747733138196-550.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
8.1	475
1.1	476	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	477
	478
8.1	479	[[image:1747733244856-550.png]]
1.1	480
8.1	481	Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].
	482	.
1.1	483
8.1	484	[[image:1747733341634-347.png]]
	485
1.1	486	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	487	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
1.1	488
	489
9.1	490	[[image:1747733457810-510.png]]
	491
1.1	492
12.1	493	* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
1.1	494
	495
	496
12.1	497	[[image:1747734678656-824.png]]
1.1	498
12.1	499
	500	* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	501
	502	[[image:1747733785550-908.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	503
	504
11.1	505	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
1.1	506
	507
12.1	508	[[image:1747733815373-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	509
	510
11.1	511
1.1	512	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	513
11.1	514	[[image:1747733892872-758.png]]
1.1	515
	516
	517	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	518
11.1	519	[[image:1747733938343-251.png]]
1.1	520
	521	(% class="box warningmessage" %)
	522	(((
	523	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	524	)))
	525
	526	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	527
	528	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	529	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	530
	531	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	532
	533
	534	= Édition des registres =
	535
	536
13.1	537	Accéder au menu Registres / Recherche
1.1	538
13.1	539	[[image:1747734834496-206.png]]
1.1	540
	541
	542	(% class="box infomessage" %)
	543	(((
	544	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	545	)))
	546
	547	Il est possible de sélectionner :
	548
	549	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	550	* L’année d'inscription au registre
	551	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	552
	553	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	554
	555	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	556
	557
13.1	558	Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :
1.1	559
13.1	560	[[image:1747734875829-175.png]]
1.1	561
13.1	562	Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
1.1	563
13.1	564	[[image:1747734980868-601.png]]
1.1	565
13.1	566	Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
1.1	567
13.1	568	[[image:1747735028293-815.png]]
1.1	569
	570
	571
	572	Résultat :
	573
14.1	574	[[image:1747735058870-569.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	575
	576
	577	(% class="wikigeneratedid" %)
	578	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	579
	580
	581	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	582
	583
	584	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	585
	586	(% class="box successmessage" %)
	587	(((
13.1	588	L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
1.1	589	)))
	590
13.1	591	Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
1.1	592
	593	(% class="box successmessage" %)
	594	(((
13.1	595	Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.
1.1	596	)))
	597
	598
13.1	599	[[image:1747735219379-682.png]]
1.1	600
	601
13.1	602	__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
1.1	603
14.1	604	[[image:1747735284938-672.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	605
	606
13.1	607
1.1	608	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	609
	610
	611	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	612
	613	(% class="box successmessage" %)
	614	(((
	615	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	616	)))
	617
	618	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	619
	620	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	621	* Radier le bien du registre des dépôts
	622	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	623
	624	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	625
	626
14.1	627	=== Créer une entrée Registre - Transfert de propriété ===
1.1	628
	629
14.1	630	[[image:1747739157175-278.png]]
1.1	631
	632
14.1	633	[[image:1747739231189-417.png]]
1.1	634
	635
	636
	637	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	638
	639
18.1	640	==== Attachement unitaire ====
1.1	641
17.1	642	Dans la notice du bien indiquer manuellement :
1.1	643
17.1	644	* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	645	* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
15.1	646
17.1	647	[[image:1747740793119-487.png]]
14.1	648
	649
17.1	650	==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
	651
	652	Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png\|\|height="43" width="33"]].
	653
	654	Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
	655
	656	* Sélectionner les notices à rattacher
	657	* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png\|\|height="39" width="30"]]
	658
	659	[[image:1747740946609-961.png]]
	660
	661
	662	Première association à effectuer :
	663
	664	* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	665	* Lancer le traitement
	666
	667	[[image:1747741015186-251.png]]
	668
	669
	670	Seconde association à effectuer :
	671
	672	* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
	673	* Lancer le traitement
	674
	675	[[image:1747741041295-431.png]]
	676
	677
1.1	678	== Radiation du registre des dépôts ==
	679
	680
	681	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	682
	683
	684	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	685
15.1	686	[[image:1747739687774-731.png]]
1.1	687
	688
	689	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	690
	691
	692	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	693
15.1	694	[[image:1747739728922-844.png]]
1.1	695
	696
	697	(% class="box successmessage" %)
	698	(((
	699	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	700	)))
	701
	702
15.1	703	[[image:1747739870875-332.png]]
1.1	704
	705
	706	(% class="box warningmessage" %)
	707	(((
	708	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	709	)))
	710
	711
	712	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	713
15.1	714	[[image:1747739908497-919.png]]
1.1	715
	716
16.1	717	[[image:1747739946868-909.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	718
	719
	720	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	721
	722
	723	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	724
15.1	725	Passer en modification et utiliser la grille de saisie 02.Registre - Transfert de propriété.
1.1	726
	727
15.1	728	[[image:1747740027614-948.png]]
1.1	729
	730
15.1	731	[[image:1747740075472-359.png]]
1.1	732
	733
	734	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	735
	736
15.1	737	[[image:1747740216286-288.png]]
1.1	738
15.1	739
1.1	740	(% class="box warningmessage" %)
	741	(((
	742	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	743	)))
	744
	745
	746	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	747
	748
16.1	749	(% class="box warningmessage" %)
	750	(((
	751	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	752	)))
	753
15.1	754	[[image:1747740258746-408.png]]
1.1	755
	756
15.1	757	[[image:1747740398485-927.png]]
1.1	758
	759
16.1	760	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
	761
	762	[[image:1747733815373-706.png]]
	763
	764
	765	Résultat :
	766
	767	[[image:1747740624210-211.png]]

Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

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