Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

Version 30.1 par Doriane Bautista le 2025/07/16 16:37

version	line-number	content
22.1	1
1.1	2
22.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
	6
	7	)))
	8
	9	(((
23.1	10
22.1	11
	12
	13
	14
	15
	16	)))
	17	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	18	(% class="box" %)
	19	(((
	20	Sommaire
	21	)))
	22
	23	(% class="box" %)
	24	(((
	25	Aller plus loin
24.1	26
30.1	27	* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
29.1	28	* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
	29	* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
22.1	30	)))
	31
	32	(% class="box" %)
	33	(((
	34	Icônes principales
	35	)))
	36	)))
	37
	38
	39
19.1	40	= Introduction =
1.1	41
	42
	43	== Réglementation ==
	44
	45
	46	La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
	47
	48
	49	Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
	50
	51	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
	52
	53	Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	54
	55
	56	L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement des collections.
	57
	58	Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	59
	60
	61
	62
	63	== Modalités pratiques ==
	64
	65
	66	Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
	67
	68	* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
	69	* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
	70	* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
	71	* En conformité avec les exigences légales
	72
	73	Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées. Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
	74
	75	Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (ou contenant la mention néant le cas échant), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
	76
	77
	78	L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
	79
	80
	81	(% class="box warningmessage" %)
	82	(((
	83	//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des entrées, qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des entrées on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les registres chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
	84	)))
	85
	86	Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :
	87
	88	* //Table documentaire des Biens//
	89	* //Table documentaire des Entrées//
	90
	91	Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :
	92
	93	* //Registre des biens affectés//
	94	* //Registre de biens reçus en dépôt//
	95
	96	Vocabulaire à proscrire :
	97
	98	* // Registre des entrées : il prête à confusion//
	99
	100	(% class="box infomessage" %)
	101	(((
	102	//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
	103	)))
	104
	105	== Attention : le registre papier fait foi ==
	106
	107
	108	Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année.
	109
	110	Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
	111
	112	(% class="box warningmessage" %)
	113	(((
	114	//Attention : la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
	115	)))
	116
	117
	118	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	119
	120
	121	=== Nouvelles acquisitions ===
	122
	123
	124	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	125
	126	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	127
	128
	129	(% class="box infomessage" %)
	130	(((
	131	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	132	)))
	133
	134
	135	=== Inventaire rétrospectifs ===
	136
	137
	138	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	139
	140	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	141
	142
	143	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	144
	145	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	146
	147	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	148
	149
	150	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	151
	152	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	153	* le numéro de lot : 0
	154	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	155
	156	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	157
	158
3.1	159	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	160
	161	(% style="text-align: center;" %)
	162	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	163
	164
	165
3.1	166	[[image:1747723844014-278.png]]
	167
1.1	168	(% style="text-align: center;" %)
3.1	169	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	170
	171
3.1	172	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	173
	174
	175	(% class="box infomessage" %)
	176	(((
	177	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	178	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	179	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	180	)))
	181
	182
20.1	183	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
1.1	184
	185
	186	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	187
	188
	189	=== Récolement décennal ===
	190
	191
	192	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	193
	194	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	195
	196	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	197
	198	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	199
	200
	201	=== Ensembles complexes ===
	202
	203
	204	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	205
	206	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	207
	208	(% class="box successmessage" %)
	209	(((
	210	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	211	)))
	212
	213	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	214
	215	* 2011.0.1 bien simple
	216	* 2011.0.2 bien simple
	217	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	218	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	219	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	220	* 2011.0.4 bien simple
	221	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	222	* etc.
	223
	224	= Saisie des données nécessaires au registres =
	225
	226
	227	== Champs obligatoires en saisie ==
	228
	229
	230	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	231
	232	(% class="box warningmessage" %)
	233	(((
	234	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	235	)))
	236
	237	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	238
	239	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	240
	241	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	242
	243	* Mode acquisition (thésaurus)
	244	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	245	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	246	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	247	* Référence de l’acte
	248	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	249	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	250
	251	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	252
	253	* Numéro d’inventaire
	254	* Date d’affectation
	255	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	256	* Prix d’achat
	257	* Domaine (thésaurus)
	258	* Dénomination (thésaurus)
	259	* Matières/techniques (thésaurus)
	260	* Dimensions
	261	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	262	* Date du constat état (assistant datation)
	263	* État de conservation (liste de contrôle)
	264
	265	(% class="box infomessage" %)
	266	(((
	267	(% style="text-align: center;" %)
	268	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	269	)))
	270
	271	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	272
	273
	274	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	275
	276
	277	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	278
	279
3.2	280	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	281
	282
3.2	283	[[image:1747723969669-261.png]]
	284
1.1	285	(% style="text-align: center;" %)
	286	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	287
	288
	289	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	290
	291
3.2	292	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	293
	294	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	295	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	296
	297
	298	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	299	(((
	300	(% style="text-align: left;" %)
3.2	301	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	302	)))
	303
	304
	305	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	306
	307
	308	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	309
	310
3.2	311	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	312
	313	(% style="text-align: center;" %)
	314	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	315
	316
	317	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	318
	319	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	320
	321
3.2	322	[[image:1747724251875-618.png]]
	323
1.1	324	(% style="text-align: center;" %)
	325	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	326
	327
	328	(% class="box infomessage" %)
	329	(((
	330	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	331	)))
	332
	333
	334	=== Biens ===
	335
	336
3.3	337	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	338
	339
3.3	340	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	341
	342	(% style="text-align: center;" %)
	343	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	344
	345
	346	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	347
	348
	349	(% class="box infomessage" %)
	350	(((
	351	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	352	)))
	353
3.3	354	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	355
	356	(% style="text-align: center;" %)
3.3	357	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	358
	359
	360	(% class="box warningmessage" %)
	361	(((
	362	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	363	)))
	364
	365
	366	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	367
3.3	368	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	369
	370
3.3	371	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	372
	373
	374	=== Biens : Ensembles complexes ===
	375
	376
4.1	377	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	378
	379
4.1	380	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	381
	382
	383	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	384
	385	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	386
	387
4.1	388	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	389
4.1	390
1.1	391	(% class="box infomessage" %)
	392	(((
	393	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	394	)))
	395
	396	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	397
4.1	398	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	399
	400
	401	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	402
	403	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	404
	405
	406	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	407
	408
	409	=== Entrée ===
	410
	411
5.1	412	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	413
	414
4.1	415	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	416
	417
	418	=== Biens ===
	419
	420
5.1	421	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	422
1.1	423	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	424
	425
4.1	426	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	427
	428
	429
5.1	430	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	431
5.1	432
1.1	433	= Intégration des notices biens au registre =
	434
	435
	436	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	437
	438
6.1	439	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	440
	441
7.1	442	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	443
	444
	445	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	446
8.1	447	(% class="box infomessage" %)
	448	(((
9.1	449	En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
1.1	450
8.1	451	* Avis des instances scientifiques
	452	* Prix
	453	* Inscriptions
	454	* Constat d’état initial
	455
	456	Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
10.1	457
	458	Disponibilité à partir de la version 4.5.60
8.1	459	)))
	460
6.1	461	[[image:1747732693654-638.png]]
	462
	463
8.1	464	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
1.1	465
8.1	466	Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.
1.1	467
8.1	468	Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
1.1	469
	470
9.1	471	[[image:1747733138196-550.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
8.1	472
1.1	473	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	474
	475
8.1	476	[[image:1747733244856-550.png]]
1.1	477
8.1	478	Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].
	479	.
1.1	480
8.1	481	[[image:1747733341634-347.png]]
	482
1.1	483	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	484	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
1.1	485
	486
9.1	487	[[image:1747733457810-510.png]]
	488
1.1	489
12.1	490	* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
1.1	491
	492
	493
12.1	494	[[image:1747734678656-824.png]]
1.1	495
12.1	496
	497	* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	498
	499	[[image:1747733785550-908.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	500
	501
11.1	502	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
1.1	503
	504
12.1	505	[[image:1747733815373-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	506
	507
11.1	508
1.1	509	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	510
11.1	511	[[image:1747733892872-758.png]]
1.1	512
	513
	514	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	515
11.1	516	[[image:1747733938343-251.png]]
1.1	517
	518	(% class="box warningmessage" %)
	519	(((
	520	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	521	)))
	522
	523	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	524
	525	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	526	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	527
	528	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	529
	530
	531	= Édition des registres =
	532
	533
13.1	534	Accéder au menu Registres / Recherche
1.1	535
13.1	536	[[image:1747734834496-206.png]]
1.1	537
	538
	539	(% class="box infomessage" %)
	540	(((
	541	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	542	)))
	543
	544	Il est possible de sélectionner :
	545
	546	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	547	* L’année d'inscription au registre
	548	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	549
	550	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	551
	552	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	553
	554
13.1	555	Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :
1.1	556
13.1	557	[[image:1747734875829-175.png]]
1.1	558
13.1	559	Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
1.1	560
13.1	561	[[image:1747734980868-601.png]]
1.1	562
13.1	563	Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
1.1	564
13.1	565	[[image:1747735028293-815.png]]
1.1	566
	567
	568
	569	Résultat :
	570
14.1	571	[[image:1747735058870-569.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	572
	573
	574	(% class="wikigeneratedid" %)
	575	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	576
	577
	578	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	579
	580
	581	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	582
	583	(% class="box successmessage" %)
	584	(((
13.1	585	L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
1.1	586	)))
	587
13.1	588	Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
1.1	589
	590	(% class="box successmessage" %)
	591	(((
13.1	592	Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.
1.1	593	)))
	594
	595
13.1	596	[[image:1747735219379-682.png]]
1.1	597
	598
13.1	599	__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
1.1	600
14.1	601	[[image:1747735284938-672.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	602
	603
13.1	604
1.1	605	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	606
	607
	608	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	609
	610	(% class="box successmessage" %)
	611	(((
	612	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	613	)))
	614
	615	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	616
	617	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	618	* Radier le bien du registre des dépôts
	619	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	620
	621	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	622
	623
14.1	624	=== Créer une entrée Registre - Transfert de propriété ===
1.1	625
	626
14.1	627	[[image:1747739157175-278.png]]
1.1	628
	629
14.1	630	[[image:1747739231189-417.png]]
1.1	631
	632
	633
	634	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	635
	636
18.1	637	==== Attachement unitaire ====
1.1	638
17.1	639	Dans la notice du bien indiquer manuellement :
1.1	640
17.1	641	* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	642	* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
15.1	643
17.1	644	[[image:1747740793119-487.png]]
14.1	645
	646
17.1	647	==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
	648
	649	Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png\|\|height="43" width="33"]].
	650
	651	Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
	652
	653	* Sélectionner les notices à rattacher
	654	* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png\|\|height="39" width="30"]]
	655
	656	[[image:1747740946609-961.png]]
	657
	658
	659	Première association à effectuer :
	660
	661	* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	662	* Lancer le traitement
	663
	664	[[image:1747741015186-251.png]]
	665
	666
	667	Seconde association à effectuer :
	668
	669	* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
	670	* Lancer le traitement
	671
	672	[[image:1747741041295-431.png]]
	673
	674
1.1	675	== Radiation du registre des dépôts ==
	676
	677
	678	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	679
	680
	681	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	682
15.1	683	[[image:1747739687774-731.png]]
1.1	684
	685
	686	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	687
	688
	689	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	690
15.1	691	[[image:1747739728922-844.png]]
1.1	692
	693
	694	(% class="box successmessage" %)
	695	(((
	696	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	697	)))
	698
	699
15.1	700	[[image:1747739870875-332.png]]
1.1	701
	702
	703	(% class="box warningmessage" %)
	704	(((
	705	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	706	)))
	707
	708
	709	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	710
15.1	711	[[image:1747739908497-919.png]]
1.1	712
	713
16.1	714	[[image:1747739946868-909.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	715
	716
	717	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	718
	719
	720	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	721
15.1	722	Passer en modification et utiliser la grille de saisie 02.Registre - Transfert de propriété.
1.1	723
	724
15.1	725	[[image:1747740027614-948.png]]
1.1	726
	727
15.1	728	[[image:1747740075472-359.png]]
1.1	729
	730
	731	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	732
	733
15.1	734	[[image:1747740216286-288.png]]
1.1	735
15.1	736
1.1	737	(% class="box warningmessage" %)
	738	(((
	739	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	740	)))
	741
	742
	743	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	744
	745
16.1	746	(% class="box warningmessage" %)
	747	(((
	748	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	749	)))
	750
15.1	751	[[image:1747740258746-408.png]]
1.1	752
	753
15.1	754	[[image:1747740398485-927.png]]
1.1	755
	756
16.1	757	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
	758
	759	[[image:1747733815373-706.png]]
	760
	761
	762	Résultat :
	763
	764	[[image:1747740624210-211.png]]

Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

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