Code source wiki de Registres

Version 3.2 par Doriane Bautista le 2025/05/20 08:57

version	line-number	content
1.1	1	{{box title="Sommaire"}}
2.1	2	{{toc depth="1"/}}
1.1	3	{{/box}}
	4
	5
	6	= Introduction =
	7
	8
	9	== Réglementation ==
	10
	11
	12	La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
	13
	14
	15	Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
	16
	17	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
	18
	19	Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	20
	21
	22	L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement des collections.
	23
	24	Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	25
	26
	27	L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
	28
	29	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
	30
	31
	32	== Modalités pratiques ==
	33
	34
	35	Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
	36
	37	* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
	38	* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
	39	* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
	40	* En conformité avec les exigences légales
	41
	42	Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées. Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
	43
	44	Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (ou contenant la mention néant le cas échant), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
	45
	46
	47	L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
	48
	49
	50	(% class="box warningmessage" %)
	51	(((
	52	//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des entrées, qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des entrées on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les registres chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
	53	)))
	54
	55	Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :
	56
	57	* //Table documentaire des Biens//
	58	* //Table documentaire des Entrées//
	59
	60	Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :
	61
	62	* //Registre des biens affectés//
	63	* //Registre de biens reçus en dépôt//
	64
	65	Vocabulaire à proscrire :
	66
	67	* // Registre des entrées : il prête à confusion//
	68
	69	(% class="box infomessage" %)
	70	(((
	71	//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
	72	)))
	73
	74
2.1	75
1.1	76	== Attention : le registre papier fait foi ==
	77
	78
	79	Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année.
	80
	81	Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
	82
	83	(% class="box warningmessage" %)
	84	(((
	85	//Attention : la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
	86	)))
	87
	88
	89	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	90
	91
	92	=== Nouvelles acquisitions ===
	93
	94
	95	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	96
	97	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	98
	99
	100	(% class="box infomessage" %)
	101	(((
	102	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	103	)))
	104
	105
	106	=== Inventaire rétrospectifs ===
	107
	108
	109	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	110
	111	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	112
	113
	114	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	115
	116	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	117
	118	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	119
	120
	121	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	122
	123	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	124	* le numéro de lot : 0
	125	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	126
	127	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	128
	129
3.1	130	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	131
	132	(% style="text-align: center;" %)
	133	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	134
	135
	136
3.1	137	[[image:1747723844014-278.png]]
	138
1.1	139	(% style="text-align: center;" %)
3.1	140	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	141
	142
3.1	143	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	144
	145
	146	(% class="box infomessage" %)
	147	(((
	148	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	149	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	150	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	151	)))
	152
	153
	154	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
	155
	156
	157	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	158
	159
	160	=== Récolement décennal ===
	161
	162
	163	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	164
	165	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	166
	167	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	168
	169	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	170
	171
	172	=== Ensembles complexes ===
	173
	174
	175	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	176
	177	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	178
	179	(% class="box successmessage" %)
	180	(((
	181	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	182	)))
	183
	184	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	185
	186	* 2011.0.1 bien simple
	187	* 2011.0.2 bien simple
	188	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	189	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	190	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	191	* 2011.0.4 bien simple
	192	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	193	* etc.
	194
	195	= Saisie des données nécessaires au registres =
	196
	197
	198	== Champs obligatoires en saisie ==
	199
	200
	201	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	202
	203	(% class="box warningmessage" %)
	204	(((
	205	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	206	)))
	207
	208	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	209
	210	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	211
	212	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	213
	214	* Mode acquisition (thésaurus)
	215	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	216	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	217	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	218	* Référence de l’acte
	219	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	220	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	221
	222	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	223
	224	* Numéro d’inventaire
	225	* Date d’affectation
	226	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	227	* Prix d’achat
	228	* Domaine (thésaurus)
	229	* Dénomination (thésaurus)
	230	* Matières/techniques (thésaurus)
	231	* Dimensions
	232	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	233	* Date du constat état (assistant datation)
	234	* État de conservation (liste de contrôle)
	235
	236	(% class="box infomessage" %)
	237	(((
	238	(% style="text-align: center;" %)
	239	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	240	)))
	241
	242	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	243
	244
	245	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	246
	247
	248	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	249
	250
3.2	251	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	252
	253
3.2	254	[[image:1747723969669-261.png]]
	255
1.1	256	(% style="text-align: center;" %)
	257	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	258
	259
	260	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	261
	262
3.2	263	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	264
	265	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	266	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	267
	268
	269	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	270	(((
	271	(% style="text-align: left;" %)
3.2	272	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	273	)))
	274
	275
	276	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	277
	278
	279	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	280
	281
3.2	282	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	283
	284	(% style="text-align: center;" %)
	285	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	286
	287
	288	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	289
	290	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	291
	292
3.2	293	[[image:1747724251875-618.png]]
	294
1.1	295	(% style="text-align: center;" %)
	296	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	297
	298
	299	(% class="box infomessage" %)
	300	(((
	301	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	302	)))
	303
	304
	305	=== Biens ===
	306
	307
	308	Sélectionner la grille de saisie 02.Biens affectés (minimale pour registre) dans la table Biens.
	309
	310
2.1	311	[[image:1708091459332-670.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="449" width="1074" class="img-thumbnail"]]
1.1	312
	313	(% style="text-align: center;" %)
	314	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	315
	316
	317	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	318
	319
	320	(% class="box infomessage" %)
	321	(((
	322	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	323	)))
	324
2.1	325	[[image:1708091600416-827.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="574" width="1122" class="img-thumbnail"]]
1.1	326
	327	(% style="text-align: center;" %)
	328	//Visualisation de la grille de saisie 02.Biens affectés (minimale pour registre) dans la table Biens//
	329
	330
	331	(% class="box warningmessage" %)
	332	(((
	333	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	334	)))
	335
	336
	337	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	338
2.1	339	Cliquer sur l'icône [[image:2022-02-28_14h56_10.png\|\|height="36" width="42" class="img-thumbnail"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	340
	341
2.1	342	[[image:2022-02-28_14h58_01.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="995" class="img-thumbnail"]]
1.1	343
	344
	345	=== Biens : Ensembles complexes ===
	346
	347
	348	Sélectionner la grille de saisie registre d’inventaire des ensembles complexes affectés dans la table Biens.
	349
	350
2.1	351	[[image:1715332876865-900.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="513" width="1076" class="img-thumbnail"]]
1.1	352
	353
	354	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	355
	356	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	357
2.1	358	[[image:1715332964794-284.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="528" width="1109" class="img-thumbnail"]]
1.1	359
	360
	361	(% class="box infomessage" %)
	362	(((
	363	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	364	)))
	365
	366	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	367
2.1	368	[[image:1715333124047-538.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="1108" class="img-thumbnail"]]
1.1	369
	370
	371	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	372
	373	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	374
	375
	376
	377	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	378
	379
	380	=== Entrée ===
	381
	382
	383	Sélectionner la grille de saisie Dépôt dans la table Entrée (il n’y a pas de grille minimale pour registre, comme pour les acquisitions).
	384
	385
2.1	386	[[image:1715333361687-511.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="471" width="1050" class="img-thumbnail"]]
1.1	387
	388
	389	=== Biens ===
	390
	391
	392	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	393
	394
2.1	395	[[image:1715333458973-159.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="461" width="1036" class="img-thumbnail"]]
1.1	396
	397
2.1	398	[[image:1715333509154-882.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
1.1	399
	400
	401	= Intégration des notices biens au registre =
	402
	403
	404	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	405
	406
	407	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
	408
	409
2.1	410	[[image:2022-02-28_14h58_01.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	411
	412
	413	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	414
2.1	415	[[image:2022-02-28_14h59_12.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	416
	417	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
	418
	419	Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
	420
	421	Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
	422
2.1	423	[[image:2022-02-28_15h51_26.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	424
	425	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	426
2.1	427	[[image:2022-02-28_15h53_43.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	428
	429	Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
	430
2.1	431	[[image:2022-02-28_17h09_09.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	432
	433	(% class="wikigeneratedid" %)
	434	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png\|\|height="38" width="41"]] .
	435
2.1	436	[[image:2022-02-28_17h15_10.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	437
	438	(% class="wikigeneratedid" %)
	439	Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
	440
2.1	441	[[image:2022-02-28_17h16_31.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	442
	443	(% class="wikigeneratedid" %)
	444	Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	445
2.1	446	[[image:2022-02-28_17h35_36.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	447
	448
	449
2.1	450	[[image:2022-02-28_17h44_28.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	451
	452
	453
	454	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	455
	456
2.1	457	[[image:1715333751806-266.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
1.1	458
	459
	460	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	461
2.1	462	[[image:1715333788029-366.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
1.1	463
	464
	465	(% class="box warningmessage" %)
	466	(((
	467	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	468	)))
	469
	470	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	471
	472	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	473	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	474
	475	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	476
	477
	478	= Édition des registres =
	479
	480
	481	== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
	482
	483
	484	Se connecter avec un profil ayant accès au menu Registres / Recherche
	485
	486
2.1	487	[[image:1715334368839-182.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
1.1	488
	489
	490	(% class="box infomessage" %)
	491	(((
	492	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	493	)))
	494
	495	Il est possible de sélectionner :
	496
	497	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	498	* L’année d'inscription au registre
	499	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	500
	501	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	502
	503	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	504
	505
	506	Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
	507
2.1	508	[[image:1715334526894-771.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
1.1	509
	510
	511	Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
	512
2.1	513	[[image:1715334586731-420.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
1.1	514
	515
	516	Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
	517
2.1	518	[[image:1715334753766-934.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
1.1	519
	520
	521
	522	Résultat :
	523
2.1	524	[[image:1715334816066-863.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
1.1	525
	526
	527	(% class="wikigeneratedid" %)
	528	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	529
	530
	531	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	532
	533
	534	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	535
	536	Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
	537
	538	(% class="box successmessage" %)
	539	(((
	540	//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
	541	)))
	542
	543
	544	En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
	545
	546	(% class="box successmessage" %)
	547	(((
	548	//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
	549	)))
	550
	551
2.1	552	[[image:1715335124509-235.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
1.1	553
	554
2.1	555	[[image:1715335243485-753.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
1.1	556
	557
	558
	559	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	560
	561
	562	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	563
	564	(% class="box successmessage" %)
	565	(((
	566	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	567	)))
	568
	569	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	570
	571	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	572	* Radier le bien du registre des dépôts
	573	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	574
	575	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	576
	577
	578	=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
	579
	580
2.1	581	[[image:1715343443452-959.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
1.1	582
	583
2.1	584	[[image:1715343526726-247.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
1.1	585
	586
	587
	588	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	589
	590
2.1	591	[[image:1715343625292-817.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
1.1	592
	593
	594	== Radiation du registre des dépôts ==
	595
	596
	597	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	598
	599
	600	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	601
	602
2.1	603	[[image:1715343715126-719.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
1.1	604
	605
	606
	607	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	608
	609
	610	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	611
	612
2.1	613	[[image:1715343788821-318.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
1.1	614
	615
	616	(% class="box successmessage" %)
	617	(((
	618	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	619	)))
	620
	621
2.1	622	[[image:1715343886275-695.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
1.1	623
	624
	625	(% class="box warningmessage" %)
	626	(((
	627	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	628	)))
	629
	630
	631	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	632
	633
2.1	634	[[image:1715343957845-855.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
1.1	635
	636
	637
	638	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	639
	640
	641	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	642
	643
	644	Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
	645
	646
2.1	647	[[image:1715344127806-324.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
1.1	648
	649
2.1	650	[[image:1715344199772-724.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
1.1	651
	652
	653	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	654
2.1	655	[[image:1715344287274-449.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
1.1	656
	657
	658	(% class="box warningmessage" %)
	659	(((
	660	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	661	)))
	662
	663
	664	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	665
	666
2.1	667	[[image:1715345571925-542.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
1.1	668
	669
2.1	670	[[image:1715345618349-984.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
1.1	671
	672
	673	(% class="box warningmessage" %)
	674	(((
	675	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	676	)))

Code source wiki de Registres

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