Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

Version 27.1 par Doriane Bautista le 2025/07/16 16:33

version	line-number	content
22.1	1
1.1	2
22.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
	6
	7	)))
	8
	9	(((
23.1	10
22.1	11
	12
	13
	14
	15
	16	)))
	17	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	18	(% class="box" %)
	19	(((
	20	Sommaire
	21	)))
	22
	23	(% class="box" %)
	24	(((
	25	Aller plus loin
24.1	26
	27	* [[Arrêté du 25 mai 2004>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdfistres réglementaires.Registres.Arrêté du 25 mai 2004.WebHome]]
26.1	28	* [[SMF : méthode de rédaction informatisée>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
24.1	29	* [[INP : L’inventaire et le récolement des collections publiques >>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
22.1	30	)))
	31
	32	(% class="box" %)
	33	(((
	34	Icônes principales
	35	)))
	36	)))
	37
	38
	39
19.1	40	= Introduction =
1.1	41
	42
	43	== Réglementation ==
	44
	45
	46	La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
	47
	48
	49	Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
	50
	51	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
	52
	53	Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	54
	55
	56	L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement des collections.
	57
	58	Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	59
	60
27.1	61
1.1	62
27.1	63
1.1	64
	65	== Modalités pratiques ==
	66
	67
	68	Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
	69
	70	* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
	71	* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
	72	* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
	73	* En conformité avec les exigences légales
	74
	75	Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées. Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
	76
	77	Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (ou contenant la mention néant le cas échant), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
	78
	79
	80	L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
	81
	82
	83	(% class="box warningmessage" %)
	84	(((
	85	//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des entrées, qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des entrées on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les registres chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
	86	)))
	87
	88	Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :
	89
	90	* //Table documentaire des Biens//
	91	* //Table documentaire des Entrées//
	92
	93	Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :
	94
	95	* //Registre des biens affectés//
	96	* //Registre de biens reçus en dépôt//
	97
	98	Vocabulaire à proscrire :
	99
	100	* // Registre des entrées : il prête à confusion//
	101
	102	(% class="box infomessage" %)
	103	(((
	104	//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
	105	)))
	106
	107	== Attention : le registre papier fait foi ==
	108
	109
	110	Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année.
	111
	112	Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
	113
	114	(% class="box warningmessage" %)
	115	(((
	116	//Attention : la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
	117	)))
	118
	119
	120	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	121
	122
	123	=== Nouvelles acquisitions ===
	124
	125
	126	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	127
	128	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	129
	130
	131	(% class="box infomessage" %)
	132	(((
	133	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	134	)))
	135
	136
	137	=== Inventaire rétrospectifs ===
	138
	139
	140	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	141
	142	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	143
	144
	145	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	146
	147	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	148
	149	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	150
	151
	152	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	153
	154	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	155	* le numéro de lot : 0
	156	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	157
	158	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	159
	160
3.1	161	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	162
	163	(% style="text-align: center;" %)
	164	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	165
	166
	167
3.1	168	[[image:1747723844014-278.png]]
	169
1.1	170	(% style="text-align: center;" %)
3.1	171	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	172
	173
3.1	174	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	175
	176
	177	(% class="box infomessage" %)
	178	(((
	179	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	180	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	181	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	182	)))
	183
	184
20.1	185	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
1.1	186
	187
	188	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	189
	190
	191	=== Récolement décennal ===
	192
	193
	194	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	195
	196	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	197
	198	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	199
	200	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	201
	202
	203	=== Ensembles complexes ===
	204
	205
	206	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	207
	208	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	209
	210	(% class="box successmessage" %)
	211	(((
	212	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	213	)))
	214
	215	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	216
	217	* 2011.0.1 bien simple
	218	* 2011.0.2 bien simple
	219	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	220	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	221	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	222	* 2011.0.4 bien simple
	223	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	224	* etc.
	225
	226	= Saisie des données nécessaires au registres =
	227
	228
	229	== Champs obligatoires en saisie ==
	230
	231
	232	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	233
	234	(% class="box warningmessage" %)
	235	(((
	236	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	237	)))
	238
	239	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	240
	241	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	242
	243	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	244
	245	* Mode acquisition (thésaurus)
	246	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	247	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	248	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	249	* Référence de l’acte
	250	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	251	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	252
	253	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	254
	255	* Numéro d’inventaire
	256	* Date d’affectation
	257	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	258	* Prix d’achat
	259	* Domaine (thésaurus)
	260	* Dénomination (thésaurus)
	261	* Matières/techniques (thésaurus)
	262	* Dimensions
	263	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	264	* Date du constat état (assistant datation)
	265	* État de conservation (liste de contrôle)
	266
	267	(% class="box infomessage" %)
	268	(((
	269	(% style="text-align: center;" %)
	270	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	271	)))
	272
	273	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	274
	275
	276	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	277
	278
	279	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	280
	281
3.2	282	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	283
	284
3.2	285	[[image:1747723969669-261.png]]
	286
1.1	287	(% style="text-align: center;" %)
	288	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	289
	290
	291	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	292
	293
3.2	294	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	295
	296	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	297	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	298
	299
	300	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	301	(((
	302	(% style="text-align: left;" %)
3.2	303	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	304	)))
	305
	306
	307	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	308
	309
	310	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	311
	312
3.2	313	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	314
	315	(% style="text-align: center;" %)
	316	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	317
	318
	319	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	320
	321	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	322
	323
3.2	324	[[image:1747724251875-618.png]]
	325
1.1	326	(% style="text-align: center;" %)
	327	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	328
	329
	330	(% class="box infomessage" %)
	331	(((
	332	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	333	)))
	334
	335
	336	=== Biens ===
	337
	338
3.3	339	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	340
	341
3.3	342	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	343
	344	(% style="text-align: center;" %)
	345	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	346
	347
	348	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	349
	350
	351	(% class="box infomessage" %)
	352	(((
	353	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	354	)))
	355
3.3	356	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	357
	358	(% style="text-align: center;" %)
3.3	359	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	360
	361
	362	(% class="box warningmessage" %)
	363	(((
	364	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	365	)))
	366
	367
	368	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	369
3.3	370	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	371
	372
3.3	373	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	374
	375
	376	=== Biens : Ensembles complexes ===
	377
	378
4.1	379	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	380
	381
4.1	382	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	383
	384
	385	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	386
	387	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	388
	389
4.1	390	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	391
4.1	392
1.1	393	(% class="box infomessage" %)
	394	(((
	395	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	396	)))
	397
	398	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	399
4.1	400	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	401
	402
	403	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	404
	405	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	406
	407
	408	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	409
	410
	411	=== Entrée ===
	412
	413
5.1	414	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	415
	416
4.1	417	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	418
	419
	420	=== Biens ===
	421
	422
5.1	423	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	424
1.1	425	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	426
	427
4.1	428	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	429
	430
	431
5.1	432	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	433
5.1	434
1.1	435	= Intégration des notices biens au registre =
	436
	437
	438	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	439
	440
6.1	441	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	442
	443
7.1	444	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	445
	446
	447	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	448
8.1	449	(% class="box infomessage" %)
	450	(((
9.1	451	En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
1.1	452
8.1	453	* Avis des instances scientifiques
	454	* Prix
	455	* Inscriptions
	456	* Constat d’état initial
	457
	458	Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
10.1	459
	460	Disponibilité à partir de la version 4.5.60
8.1	461	)))
	462
6.1	463	[[image:1747732693654-638.png]]
	464
	465
8.1	466	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
1.1	467
8.1	468	Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.
1.1	469
8.1	470	Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
1.1	471
	472
9.1	473	[[image:1747733138196-550.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
8.1	474
1.1	475	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	476
	477
8.1	478	[[image:1747733244856-550.png]]
1.1	479
8.1	480	Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].
	481	.
1.1	482
8.1	483	[[image:1747733341634-347.png]]
	484
1.1	485	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	486	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
1.1	487
	488
9.1	489	[[image:1747733457810-510.png]]
	490
1.1	491
12.1	492	* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
1.1	493
	494
	495
12.1	496	[[image:1747734678656-824.png]]
1.1	497
12.1	498
	499	* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	500
	501	[[image:1747733785550-908.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	502
	503
11.1	504	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
1.1	505
	506
12.1	507	[[image:1747733815373-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	508
	509
11.1	510
1.1	511	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	512
11.1	513	[[image:1747733892872-758.png]]
1.1	514
	515
	516	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	517
11.1	518	[[image:1747733938343-251.png]]
1.1	519
	520	(% class="box warningmessage" %)
	521	(((
	522	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	523	)))
	524
	525	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	526
	527	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	528	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	529
	530	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	531
	532
	533	= Édition des registres =
	534
	535
13.1	536	Accéder au menu Registres / Recherche
1.1	537
13.1	538	[[image:1747734834496-206.png]]
1.1	539
	540
	541	(% class="box infomessage" %)
	542	(((
	543	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	544	)))
	545
	546	Il est possible de sélectionner :
	547
	548	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	549	* L’année d'inscription au registre
	550	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	551
	552	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	553
	554	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	555
	556
13.1	557	Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :
1.1	558
13.1	559	[[image:1747734875829-175.png]]
1.1	560
13.1	561	Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
1.1	562
13.1	563	[[image:1747734980868-601.png]]
1.1	564
13.1	565	Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
1.1	566
13.1	567	[[image:1747735028293-815.png]]
1.1	568
	569
	570
	571	Résultat :
	572
14.1	573	[[image:1747735058870-569.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	574
	575
	576	(% class="wikigeneratedid" %)
	577	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	578
	579
	580	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	581
	582
	583	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	584
	585	(% class="box successmessage" %)
	586	(((
13.1	587	L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
1.1	588	)))
	589
13.1	590	Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
1.1	591
	592	(% class="box successmessage" %)
	593	(((
13.1	594	Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.
1.1	595	)))
	596
	597
13.1	598	[[image:1747735219379-682.png]]
1.1	599
	600
13.1	601	__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
1.1	602
14.1	603	[[image:1747735284938-672.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	604
	605
13.1	606
1.1	607	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	608
	609
	610	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	611
	612	(% class="box successmessage" %)
	613	(((
	614	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	615	)))
	616
	617	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	618
	619	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	620	* Radier le bien du registre des dépôts
	621	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	622
	623	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	624
	625
14.1	626	=== Créer une entrée Registre - Transfert de propriété ===
1.1	627
	628
14.1	629	[[image:1747739157175-278.png]]
1.1	630
	631
14.1	632	[[image:1747739231189-417.png]]
1.1	633
	634
	635
	636	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	637
	638
18.1	639	==== Attachement unitaire ====
1.1	640
17.1	641	Dans la notice du bien indiquer manuellement :
1.1	642
17.1	643	* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	644	* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
15.1	645
17.1	646	[[image:1747740793119-487.png]]
14.1	647
	648
17.1	649	==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
	650
	651	Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png\|\|height="43" width="33"]].
	652
	653	Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
	654
	655	* Sélectionner les notices à rattacher
	656	* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png\|\|height="39" width="30"]]
	657
	658	[[image:1747740946609-961.png]]
	659
	660
	661	Première association à effectuer :
	662
	663	* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	664	* Lancer le traitement
	665
	666	[[image:1747741015186-251.png]]
	667
	668
	669	Seconde association à effectuer :
	670
	671	* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
	672	* Lancer le traitement
	673
	674	[[image:1747741041295-431.png]]
	675
	676
1.1	677	== Radiation du registre des dépôts ==
	678
	679
	680	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	681
	682
	683	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	684
15.1	685	[[image:1747739687774-731.png]]
1.1	686
	687
	688	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	689
	690
	691	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	692
15.1	693	[[image:1747739728922-844.png]]
1.1	694
	695
	696	(% class="box successmessage" %)
	697	(((
	698	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	699	)))
	700
	701
15.1	702	[[image:1747739870875-332.png]]
1.1	703
	704
	705	(% class="box warningmessage" %)
	706	(((
	707	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	708	)))
	709
	710
	711	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	712
15.1	713	[[image:1747739908497-919.png]]
1.1	714
	715
16.1	716	[[image:1747739946868-909.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	717
	718
	719	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	720
	721
	722	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	723
15.1	724	Passer en modification et utiliser la grille de saisie 02.Registre - Transfert de propriété.
1.1	725
	726
15.1	727	[[image:1747740027614-948.png]]
1.1	728
	729
15.1	730	[[image:1747740075472-359.png]]
1.1	731
	732
	733	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	734
	735
15.1	736	[[image:1747740216286-288.png]]
1.1	737
15.1	738
1.1	739	(% class="box warningmessage" %)
	740	(((
	741	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	742	)))
	743
	744
	745	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	746
	747
16.1	748	(% class="box warningmessage" %)
	749	(((
	750	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	751	)))
	752
15.1	753	[[image:1747740258746-408.png]]
1.1	754
	755
15.1	756	[[image:1747740398485-927.png]]
1.1	757
	758
16.1	759	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
	760
	761	[[image:1747733815373-706.png]]
	762
	763
	764	Résultat :
	765
	766	[[image:1747740624210-211.png]]

Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

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