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Version 24.1 par Doriane Bautista le 2025/07/16 16:29
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20 **Sommaire**
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25 **Aller plus loin**
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27 * [[Arrêté du 25 mai 2004>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdfistres réglementaires.Registres.Arrêté du 25 mai 2004.WebHome]]
28 * [[Portail du Service des Musées de France>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
29 * [[INP : L’inventaire et le récolement des collections publiques >>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
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34 **Icônes principales**
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40 = Introduction =
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43 == Réglementation ==
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46 La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
47
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49 Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
50
51 [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
52
53 Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
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55
56 L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
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58 Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
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60
61 L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
62
63 [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
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66 == Modalités pratiques ==
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69 Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
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71 * Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
72 * Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
73 * En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
74 * En conformité avec les exigences légales
75
76 Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
77
78 Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
79
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81 L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
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84 (% class="box warningmessage" %)
85 (((
86 //Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
87 )))
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89 **Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
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91 * //Table documentaire des Biens//
92 * //Table documentaire des Entrées//
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94 **Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
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96 * //Registre des biens affectés//
97 * //Registre de biens reçus en dépôt//
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99 **Vocabulaire à proscrire :**
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101 * // Registre des entrées : il prête à confusion//
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103 (% class="box infomessage" %)
104 (((
105 //L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
106 )))
107
108 == Attention : le registre papier fait foi ==
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111 Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
112
113 Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
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115 (% class="box warningmessage" %)
116 (((
117 //Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
118 )))
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121 == Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
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124 === Nouvelles acquisitions ===
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127 La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
128
129 L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
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132 (% class="box infomessage" %)
133 (((
134 //La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
135 )))
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138 === Inventaire rétrospectifs ===
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141 Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
142
143 Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
144
145
146 //Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
147
148 Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
149
150 Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
151
152
153 S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
154
155 * l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
156 * le numéro de lot : 0
157 * le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
158
159 //Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
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162 [[image:1747723638621-244.png]]
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164 (% style="text-align: center;" %)
165 //Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
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169 [[image:1747723844014-278.png]]
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171 (% style="text-align: center;" %)
172 //Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
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175 L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
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178 (% class="box infomessage" %)
179 (((
180 //Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
181 Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
182 A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
183 )))
184
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186 ==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
187
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189 Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
190
191
192 === Récolement décennal ===
193
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195 **Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
196
197 Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
198
199 Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
200
201 Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
202
203
204 === Ensembles complexes ===
205
206
207 Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
208
209 Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
210
211 (% class="box successmessage" %)
212 (((
213 //Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
214 )))
215
216 Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
217
218 * 2011.0.1               bien simple
219 * 2011.0.2               bien simple
220 * 2011.0.3.0           ensemble complexe
221 * 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
222 * 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
223 * 2011.0.4               bien simple
224 * 2011.0.5.0           ensemble complexe
225 * etc.
226
227 = Saisie des données nécessaires au registres =
228
229
230 == Champs obligatoires en saisie ==
231
232
233 Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
234
235 (% class="box warningmessage" %)
236 (((
237 //Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
238 )))
239
240 En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
241
242 Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
243
244 **Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
245
246 * Mode acquisition (thésaurus)
247 * Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
248 * Musée acquéreur (liste de contrôle)
249 * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
250 * Référence de l’acte
251 * Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
252 * Mention des concours publics (liste de contrôle)
253
254 **Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
255
256 * Numéro d’inventaire
257 * Date d’affectation
258 * Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
259 * Prix d’achat
260 * Domaine (thésaurus)
261 * Dénomination (thésaurus)
262 * Matières/techniques (thésaurus)
263 * Dimensions
264 * Type d’inscriptions (thésaurus)
265 * Date du constat état (assistant datation)
266 * État de conservation (liste de contrôle)
267
268 (% class="box infomessage" %)
269 (((
270 (% style="text-align: center;" %)
271 //La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
272 )))
273
274 Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
275
276
277 == Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
278
279
280 === Entrées : nouvelle acquisition ===
281
282
283 Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
284
285
286 [[image:1747723969669-261.png]]
287
288 (% style="text-align: center;" %)
289 //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
290
291
292 Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
293
294
295 [[image:1747724102358-210.png]]
296
297 (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
298 //Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
299
300
301 (% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
302 (((
303 (% style="text-align: left;" %)
304 //Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
305 )))
306
307
308 === Entrée : inventaire rétrospectif ===
309
310
311 Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
312
313
314 [[image:1747724180433-782.png]]
315
316 (% style="text-align: center;" %)
317 //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
318
319
320 Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
321
322 Renseigner, à minima, le statut juridique.
323
324
325 [[image:1747724251875-618.png]]
326
327 (% style="text-align: center;" %)
328 //Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
329
330
331 (% class="box infomessage" %)
332 (((
333 //Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
334 )))
335
336
337 === Biens ===
338
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340 Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
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343 [[image:1747724329047-588.png]]
344
345 (% style="text-align: center;" %)
346 //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
347
348
349 La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
350
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352 (% class="box infomessage" %)
353 (((
354 //Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
355 )))
356
357 [[image:1747724385543-970.png]]
358
359 (% style="text-align: center;" %)
360 //Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
361
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363 (% class="box warningmessage" %)
364 (((
365 //Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
366 )))
367
368
369 Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
370
371 Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
372
373
374 [[image:1747725032932-364.png]]
375
376
377 === Biens : Ensembles complexes ===
378
379
380 Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
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383 [[image:1747725129124-544.png]]
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386 La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
387
388 Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
389
390
391 [[image:1747725362450-684.png]]
392
393
394 (% class="box infomessage" %)
395 (((
396 //Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
397 )))
398
399 Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
400
401 [[image:1747725317402-667.png]]
402
403
404 Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
405
406 Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
407
408
409 == Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
410
411
412 === Entrée ===
413
414
415 Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
416
417
418 [[image:1747725797202-722.png]]
419
420
421 === Biens ===
422
423
424 Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
425
426 A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
427
428
429 [[image:1747725926983-893.png]]
430
431
432
433 [[image:1747727404840-527.png]]
434
435
436 = Intégration des notices biens au registre =
437
438
439 === Validation de la saisie d'un Bien ===
440
441
442 Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
443
444
445 [[image:1747732762213-559.png]]
446
447
448 Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
449
450 (% class="box infomessage" %)
451 (((
452 En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
453
454 * Avis des instances scientifiques
455 * Prix
456 * Inscriptions
457 * Constat d’état initial
458
459 Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
460
461 **Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
462 )))
463
464 [[image:1747732693654-638.png]]
465
466
467 Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
468
469 Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
470
471 Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
472
473
474 [[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
475
476 L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
477
478
479 [[image:1747733244856-550.png]]
480
481 Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
482 .
483
484 [[image:1747733341634-347.png]]
485
486 (% class="wikigeneratedid" %)
487 Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
488
489
490 [[image:1747733457810-510.png]]
491
492
493 * Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
494
495
496
497 [[image:1747734678656-824.png]]
498
499
500 * Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
501
502 [[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
503
504
505 Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
506
507
508 [[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
509
510
511
512 La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
513
514 [[image:1747733892872-758.png]]
515
516
517 La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
518
519 [[image:1747733938343-251.png]]
520
521 (% class="box warningmessage" %)
522 (((
523 //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
524 )))
525
526 Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
527
528 * AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
529 * ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
530
531 Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
532
533
534 = Édition des registres =
535
536
537 Accéder au menu **Registres / Recherche**
538
539 [[image:1747734834496-206.png]]
540
541
542 (% class="box infomessage" %)
543 (((
544 //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
545 )))
546
547 Il est possible de sélectionner :
548
549 * Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
550 * L’année d'inscription au registre
551 * Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
552
553 de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
554
555 Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
556
557
558 Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
559
560 [[image:1747734875829-175.png]]
561
562 Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
563
564 [[image:1747734980868-601.png]]
565
566 Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
567
568 [[image:1747735028293-815.png]]
569
570
571
572 Résultat :
573
574 [[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
575
576
577 (% class="wikigeneratedid" %)
578 Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
579
580
581 == Page de garde et annexes aux registres papiers ==
582
583
584 Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
585
586 (% class="box successmessage" %)
587 (((
588 L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
589 )))
590
591 Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
592
593 (% class="box successmessage" %)
594 (((
595 **Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
596 )))
597
598
599 [[image:1747735219379-682.png]]
600
601
602 __Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
603
604 [[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
605
606
607
608 = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
609
610
611 Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
612
613 (% class="box successmessage" %)
614 (((
615 //Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
616 )))
617
618 Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
619
620 * Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
621 * Radier le bien du registre des dépôts
622 * Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
623
624 == Rattachement à la nouvelle entrée ==
625
626
627 === Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
628
629
630 [[image:1747739157175-278.png]]
631
632
633 [[image:1747739231189-417.png]]
634
635
636
637 === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
638
639
640 ==== Attachement unitaire ====
641
642 Dans la notice du bien indiquer manuellement :
643
644 * l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
645 * I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
646
647 [[image:1747740793119-487.png]]
648
649
650 ==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
651
652 Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
653
654 Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
655
656 * Sélectionner les notices à rattacher
657 * Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
658
659 [[image:1747740946609-961.png]]
660
661
662 Première association à effectuer :
663
664 * Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
665 * Lancer le traitement
666
667 [[image:1747741015186-251.png]]
668
669
670 Seconde association à effectuer :
671
672 * Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
673 * Lancer le traitement
674
675 [[image:1747741041295-431.png]]
676
677
678 == Radiation du registre des dépôts ==
679
680
681 === Rechercher la notice du bien déposé ===
682
683
684 Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
685
686 [[image:1747739687774-731.png]]
687
688
689 === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
690
691
692 Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
693
694 [[image:1747739728922-844.png]]
695
696
697 (% class="box successmessage" %)
698 (((
699 //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
700 )))
701
702
703 [[image:1747739870875-332.png]]
704
705
706 (% class="box warningmessage" %)
707 (((
708 //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
709 )))
710
711
712 Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
713
714 [[image:1747739908497-919.png]]
715
716
717 [[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
718
719
720 == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
721
722
723 Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
724
725 Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
726
727
728 [[image:1747740027614-948.png]]
729
730
731 [[image:1747740075472-359.png]]
732
733
734 Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
735
736
737 [[image:1747740216286-288.png]]
738
739
740 (% class="box warningmessage" %)
741 (((
742 //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
743 )))
744
745
746 Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
747
748
749 (% class="box warningmessage" %)
750 (((
751 //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
752 )))
753
754 [[image:1747740258746-408.png]]
755
756
757 [[image:1747740398485-927.png]]
758
759
760 Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
761
762 [[image:1747733815373-706.png]]
763
764
765 Résultat :
766
767 [[image:1747740624210-211.png]]