Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

Version 23.1 par Doriane Bautista le 2025/07/16 16:27

version	line-number	content
22.1	1
1.1	2
22.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
	6
	7	)))
	8
	9	(((
23.1	10
22.1	11
	12
	13
	14
	15
	16	)))
	17	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	18	(% class="box" %)
	19	(((
	20	Sommaire
	21	)))
	22
	23	(% class="box" %)
	24	(((
	25	Aller plus loin
	26	)))
	27
	28	(% class="box" %)
	29	(((
	30	Icônes principales
	31	)))
	32	)))
	33
	34
	35
19.1	36	= Introduction =
1.1	37
	38
	39	== Réglementation ==
	40
	41
	42	La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
	43
	44
	45	Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
	46
	47	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
	48
	49	Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	50
	51
	52	L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement des collections.
	53
	54	Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	55
	56
	57	L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
	58
	59	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
	60
	61
	62	== Modalités pratiques ==
	63
	64
	65	Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
	66
	67	* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
	68	* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
	69	* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
	70	* En conformité avec les exigences légales
	71
	72	Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées. Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
	73
	74	Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (ou contenant la mention néant le cas échant), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
	75
	76
	77	L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
	78
	79
	80	(% class="box warningmessage" %)
	81	(((
	82	//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des entrées, qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des entrées on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les registres chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
	83	)))
	84
	85	Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :
	86
	87	* //Table documentaire des Biens//
	88	* //Table documentaire des Entrées//
	89
	90	Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :
	91
	92	* //Registre des biens affectés//
	93	* //Registre de biens reçus en dépôt//
	94
	95	Vocabulaire à proscrire :
	96
	97	* // Registre des entrées : il prête à confusion//
	98
	99	(% class="box infomessage" %)
	100	(((
	101	//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
	102	)))
	103
	104	== Attention : le registre papier fait foi ==
	105
	106
	107	Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année.
	108
	109	Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
	110
	111	(% class="box warningmessage" %)
	112	(((
	113	//Attention : la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
	114	)))
	115
	116
	117	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	118
	119
	120	=== Nouvelles acquisitions ===
	121
	122
	123	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	124
	125	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	126
	127
	128	(% class="box infomessage" %)
	129	(((
	130	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	131	)))
	132
	133
	134	=== Inventaire rétrospectifs ===
	135
	136
	137	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	138
	139	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	140
	141
	142	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	143
	144	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	145
	146	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	147
	148
	149	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	150
	151	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	152	* le numéro de lot : 0
	153	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	154
	155	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	156
	157
3.1	158	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	159
	160	(% style="text-align: center;" %)
	161	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	162
	163
	164
3.1	165	[[image:1747723844014-278.png]]
	166
1.1	167	(% style="text-align: center;" %)
3.1	168	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	169
	170
3.1	171	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	172
	173
	174	(% class="box infomessage" %)
	175	(((
	176	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	177	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	178	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	179	)))
	180
	181
20.1	182	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
1.1	183
	184
	185	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	186
	187
	188	=== Récolement décennal ===
	189
	190
	191	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	192
	193	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	194
	195	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	196
	197	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	198
	199
	200	=== Ensembles complexes ===
	201
	202
	203	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	204
	205	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	206
	207	(% class="box successmessage" %)
	208	(((
	209	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	210	)))
	211
	212	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	213
	214	* 2011.0.1 bien simple
	215	* 2011.0.2 bien simple
	216	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	217	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	218	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	219	* 2011.0.4 bien simple
	220	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	221	* etc.
	222
	223	= Saisie des données nécessaires au registres =
	224
	225
	226	== Champs obligatoires en saisie ==
	227
	228
	229	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	230
	231	(% class="box warningmessage" %)
	232	(((
	233	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	234	)))
	235
	236	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	237
	238	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	239
	240	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	241
	242	* Mode acquisition (thésaurus)
	243	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	244	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	245	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	246	* Référence de l’acte
	247	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	248	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	249
	250	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	251
	252	* Numéro d’inventaire
	253	* Date d’affectation
	254	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	255	* Prix d’achat
	256	* Domaine (thésaurus)
	257	* Dénomination (thésaurus)
	258	* Matières/techniques (thésaurus)
	259	* Dimensions
	260	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	261	* Date du constat état (assistant datation)
	262	* État de conservation (liste de contrôle)
	263
	264	(% class="box infomessage" %)
	265	(((
	266	(% style="text-align: center;" %)
	267	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	268	)))
	269
	270	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	271
	272
	273	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	274
	275
	276	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	277
	278
3.2	279	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	280
	281
3.2	282	[[image:1747723969669-261.png]]
	283
1.1	284	(% style="text-align: center;" %)
	285	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	286
	287
	288	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	289
	290
3.2	291	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	292
	293	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	294	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	295
	296
	297	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	298	(((
	299	(% style="text-align: left;" %)
3.2	300	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	301	)))
	302
	303
	304	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	305
	306
	307	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	308
	309
3.2	310	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	311
	312	(% style="text-align: center;" %)
	313	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	314
	315
	316	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	317
	318	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	319
	320
3.2	321	[[image:1747724251875-618.png]]
	322
1.1	323	(% style="text-align: center;" %)
	324	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	325
	326
	327	(% class="box infomessage" %)
	328	(((
	329	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	330	)))
	331
	332
	333	=== Biens ===
	334
	335
3.3	336	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	337
	338
3.3	339	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	340
	341	(% style="text-align: center;" %)
	342	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	343
	344
	345	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	346
	347
	348	(% class="box infomessage" %)
	349	(((
	350	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	351	)))
	352
3.3	353	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	354
	355	(% style="text-align: center;" %)
3.3	356	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	357
	358
	359	(% class="box warningmessage" %)
	360	(((
	361	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	362	)))
	363
	364
	365	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	366
3.3	367	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	368
	369
3.3	370	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	371
	372
	373	=== Biens : Ensembles complexes ===
	374
	375
4.1	376	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	377
	378
4.1	379	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	380
	381
	382	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	383
	384	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	385
	386
4.1	387	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	388
4.1	389
1.1	390	(% class="box infomessage" %)
	391	(((
	392	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	393	)))
	394
	395	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	396
4.1	397	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	398
	399
	400	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	401
	402	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	403
	404
	405	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	406
	407
	408	=== Entrée ===
	409
	410
5.1	411	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	412
	413
4.1	414	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	415
	416
	417	=== Biens ===
	418
	419
5.1	420	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	421
1.1	422	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	423
	424
4.1	425	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	426
	427
	428
5.1	429	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	430
5.1	431
1.1	432	= Intégration des notices biens au registre =
	433
	434
	435	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	436
	437
6.1	438	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	439
	440
7.1	441	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	442
	443
	444	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	445
8.1	446	(% class="box infomessage" %)
	447	(((
9.1	448	En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
1.1	449
8.1	450	* Avis des instances scientifiques
	451	* Prix
	452	* Inscriptions
	453	* Constat d’état initial
	454
	455	Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
10.1	456
	457	Disponibilité à partir de la version 4.5.60
8.1	458	)))
	459
6.1	460	[[image:1747732693654-638.png]]
	461
	462
8.1	463	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
1.1	464
8.1	465	Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.
1.1	466
8.1	467	Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
1.1	468
	469
9.1	470	[[image:1747733138196-550.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
8.1	471
1.1	472	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	473
	474
8.1	475	[[image:1747733244856-550.png]]
1.1	476
8.1	477	Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].
	478	.
1.1	479
8.1	480	[[image:1747733341634-347.png]]
	481
1.1	482	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	483	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
1.1	484
	485
9.1	486	[[image:1747733457810-510.png]]
	487
1.1	488
12.1	489	* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
1.1	490
	491
	492
12.1	493	[[image:1747734678656-824.png]]
1.1	494
12.1	495
	496	* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	497
	498	[[image:1747733785550-908.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	499
	500
11.1	501	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
1.1	502
	503
12.1	504	[[image:1747733815373-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	505
	506
11.1	507
1.1	508	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	509
11.1	510	[[image:1747733892872-758.png]]
1.1	511
	512
	513	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	514
11.1	515	[[image:1747733938343-251.png]]
1.1	516
	517	(% class="box warningmessage" %)
	518	(((
	519	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	520	)))
	521
	522	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	523
	524	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	525	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	526
	527	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	528
	529
	530	= Édition des registres =
	531
	532
13.1	533	Accéder au menu Registres / Recherche
1.1	534
13.1	535	[[image:1747734834496-206.png]]
1.1	536
	537
	538	(% class="box infomessage" %)
	539	(((
	540	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	541	)))
	542
	543	Il est possible de sélectionner :
	544
	545	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	546	* L’année d'inscription au registre
	547	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	548
	549	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	550
	551	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	552
	553
13.1	554	Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :
1.1	555
13.1	556	[[image:1747734875829-175.png]]
1.1	557
13.1	558	Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
1.1	559
13.1	560	[[image:1747734980868-601.png]]
1.1	561
13.1	562	Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
1.1	563
13.1	564	[[image:1747735028293-815.png]]
1.1	565
	566
	567
	568	Résultat :
	569
14.1	570	[[image:1747735058870-569.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	571
	572
	573	(% class="wikigeneratedid" %)
	574	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	575
	576
	577	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	578
	579
	580	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	581
	582	(% class="box successmessage" %)
	583	(((
13.1	584	L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
1.1	585	)))
	586
13.1	587	Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
1.1	588
	589	(% class="box successmessage" %)
	590	(((
13.1	591	Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.
1.1	592	)))
	593
	594
13.1	595	[[image:1747735219379-682.png]]
1.1	596
	597
13.1	598	__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
1.1	599
14.1	600	[[image:1747735284938-672.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	601
	602
13.1	603
1.1	604	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	605
	606
	607	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	608
	609	(% class="box successmessage" %)
	610	(((
	611	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	612	)))
	613
	614	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	615
	616	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	617	* Radier le bien du registre des dépôts
	618	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	619
	620	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	621
	622
14.1	623	=== Créer une entrée Registre - Transfert de propriété ===
1.1	624
	625
14.1	626	[[image:1747739157175-278.png]]
1.1	627
	628
14.1	629	[[image:1747739231189-417.png]]
1.1	630
	631
	632
	633	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	634
	635
18.1	636	==== Attachement unitaire ====
1.1	637
17.1	638	Dans la notice du bien indiquer manuellement :
1.1	639
17.1	640	* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	641	* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
15.1	642
17.1	643	[[image:1747740793119-487.png]]
14.1	644
	645
17.1	646	==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
	647
	648	Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png\|\|height="43" width="33"]].
	649
	650	Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
	651
	652	* Sélectionner les notices à rattacher
	653	* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png\|\|height="39" width="30"]]
	654
	655	[[image:1747740946609-961.png]]
	656
	657
	658	Première association à effectuer :
	659
	660	* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	661	* Lancer le traitement
	662
	663	[[image:1747741015186-251.png]]
	664
	665
	666	Seconde association à effectuer :
	667
	668	* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
	669	* Lancer le traitement
	670
	671	[[image:1747741041295-431.png]]
	672
	673
1.1	674	== Radiation du registre des dépôts ==
	675
	676
	677	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	678
	679
	680	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	681
15.1	682	[[image:1747739687774-731.png]]
1.1	683
	684
	685	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	686
	687
	688	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	689
15.1	690	[[image:1747739728922-844.png]]
1.1	691
	692
	693	(% class="box successmessage" %)
	694	(((
	695	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	696	)))
	697
	698
15.1	699	[[image:1747739870875-332.png]]
1.1	700
	701
	702	(% class="box warningmessage" %)
	703	(((
	704	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	705	)))
	706
	707
	708	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	709
15.1	710	[[image:1747739908497-919.png]]
1.1	711
	712
16.1	713	[[image:1747739946868-909.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	714
	715
	716	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	717
	718
	719	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	720
15.1	721	Passer en modification et utiliser la grille de saisie 02.Registre - Transfert de propriété.
1.1	722
	723
15.1	724	[[image:1747740027614-948.png]]
1.1	725
	726
15.1	727	[[image:1747740075472-359.png]]
1.1	728
	729
	730	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	731
	732
15.1	733	[[image:1747740216286-288.png]]
1.1	734
15.1	735
1.1	736	(% class="box warningmessage" %)
	737	(((
	738	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	739	)))
	740
	741
	742	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	743
	744
16.1	745	(% class="box warningmessage" %)
	746	(((
	747	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	748	)))
	749
15.1	750	[[image:1747740258746-408.png]]
1.1	751
	752
15.1	753	[[image:1747740398485-927.png]]
1.1	754
	755
16.1	756	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
	757
	758	[[image:1747733815373-706.png]]
	759
	760
	761	Résultat :
	762
	763	[[image:1747740624210-211.png]]

Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

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