Code source wiki de Registres

Version 20.1 par Doriane Bautista le 2025/05/20 13:42

version	line-number	content
1.1	1	{{box title="Sommaire"}}
2.1	2	{{toc depth="1"/}}
1.1	3	{{/box}}
	4
19.1	5	= Introduction =
1.1	6
	7
	8	== Réglementation ==
	9
	10
	11	La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
	12
	13
	14	Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
	15
	16	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
	17
	18	Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	19
	20
	21	L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement des collections.
	22
	23	Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	24
	25
	26	L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
	27
	28	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
	29
	30
	31	== Modalités pratiques ==
	32
	33
	34	Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
	35
	36	* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
	37	* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
	38	* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
	39	* En conformité avec les exigences légales
	40
	41	Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées. Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
	42
	43	Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (ou contenant la mention néant le cas échant), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
	44
	45
	46	L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
	47
	48
	49	(% class="box warningmessage" %)
	50	(((
	51	//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des entrées, qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des entrées on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les registres chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
	52	)))
	53
	54	Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :
	55
	56	* //Table documentaire des Biens//
	57	* //Table documentaire des Entrées//
	58
	59	Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :
	60
	61	* //Registre des biens affectés//
	62	* //Registre de biens reçus en dépôt//
	63
	64	Vocabulaire à proscrire :
	65
	66	* // Registre des entrées : il prête à confusion//
	67
	68	(% class="box infomessage" %)
	69	(((
	70	//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
	71	)))
	72
	73
2.1	74
19.1	75
20.1	76
1.1	77	== Attention : le registre papier fait foi ==
	78
	79
	80	Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année.
	81
	82	Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
	83
	84	(% class="box warningmessage" %)
	85	(((
	86	//Attention : la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
	87	)))
	88
	89
	90	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	91
	92
	93	=== Nouvelles acquisitions ===
	94
	95
	96	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	97
	98	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	99
	100
	101	(% class="box infomessage" %)
	102	(((
	103	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	104	)))
	105
	106
	107	=== Inventaire rétrospectifs ===
	108
	109
	110	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	111
	112	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	113
	114
	115	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	116
	117	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	118
	119	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	120
	121
	122	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	123
	124	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	125	* le numéro de lot : 0
	126	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	127
	128	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	129
	130
3.1	131	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	132
	133	(% style="text-align: center;" %)
	134	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	135
	136
	137
3.1	138	[[image:1747723844014-278.png]]
	139
1.1	140	(% style="text-align: center;" %)
3.1	141	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	142
	143
3.1	144	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	145
	146
	147	(% class="box infomessage" %)
	148	(((
	149	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	150	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	151	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	152	)))
	153
	154
20.1	155	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
1.1	156
	157
	158	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	159
	160
	161	=== Récolement décennal ===
	162
	163
	164	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	165
	166	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	167
	168	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	169
	170	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	171
	172
	173	=== Ensembles complexes ===
	174
	175
	176	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	177
	178	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	179
	180	(% class="box successmessage" %)
	181	(((
	182	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	183	)))
	184
	185	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	186
	187	* 2011.0.1 bien simple
	188	* 2011.0.2 bien simple
	189	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	190	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	191	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	192	* 2011.0.4 bien simple
	193	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	194	* etc.
	195
	196	= Saisie des données nécessaires au registres =
	197
	198
	199	== Champs obligatoires en saisie ==
	200
	201
	202	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	203
	204	(% class="box warningmessage" %)
	205	(((
	206	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	207	)))
	208
	209	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	210
	211	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	212
	213	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	214
	215	* Mode acquisition (thésaurus)
	216	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	217	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	218	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	219	* Référence de l’acte
	220	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	221	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	222
	223	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	224
	225	* Numéro d’inventaire
	226	* Date d’affectation
	227	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	228	* Prix d’achat
	229	* Domaine (thésaurus)
	230	* Dénomination (thésaurus)
	231	* Matières/techniques (thésaurus)
	232	* Dimensions
	233	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	234	* Date du constat état (assistant datation)
	235	* État de conservation (liste de contrôle)
	236
	237	(% class="box infomessage" %)
	238	(((
	239	(% style="text-align: center;" %)
	240	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	241	)))
	242
	243	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	244
	245
	246	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	247
	248
	249	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	250
	251
3.2	252	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	253
	254
3.2	255	[[image:1747723969669-261.png]]
	256
1.1	257	(% style="text-align: center;" %)
	258	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	259
	260
	261	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	262
	263
3.2	264	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	265
	266	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	267	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	268
	269
	270	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	271	(((
	272	(% style="text-align: left;" %)
3.2	273	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	274	)))
	275
	276
	277	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	278
	279
	280	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	281
	282
3.2	283	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	284
	285	(% style="text-align: center;" %)
	286	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	287
	288
	289	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	290
	291	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	292
	293
3.2	294	[[image:1747724251875-618.png]]
	295
1.1	296	(% style="text-align: center;" %)
	297	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	298
	299
	300	(% class="box infomessage" %)
	301	(((
	302	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	303	)))
	304
	305
	306	=== Biens ===
	307
	308
3.3	309	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	310
	311
3.3	312	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	313
	314	(% style="text-align: center;" %)
	315	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	316
	317
	318	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	319
	320
	321	(% class="box infomessage" %)
	322	(((
	323	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	324	)))
	325
3.3	326	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	327
	328	(% style="text-align: center;" %)
3.3	329	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	330
	331
	332	(% class="box warningmessage" %)
	333	(((
	334	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	335	)))
	336
	337
	338	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	339
3.3	340	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	341
	342
3.3	343	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	344
	345
	346	=== Biens : Ensembles complexes ===
	347
	348
4.1	349	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	350
	351
4.1	352	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	353
	354
	355	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	356
	357	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	358
	359
4.1	360	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	361
4.1	362
1.1	363	(% class="box infomessage" %)
	364	(((
	365	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	366	)))
	367
	368	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	369
4.1	370	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	371
	372
	373	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	374
	375	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	376
	377
	378	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	379
	380
	381	=== Entrée ===
	382
	383
5.1	384	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	385
	386
4.1	387	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	388
	389
	390	=== Biens ===
	391
	392
5.1	393	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	394
1.1	395	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	396
	397
4.1	398	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	399
	400
	401
5.1	402	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	403
5.1	404
1.1	405	= Intégration des notices biens au registre =
	406
	407
	408	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	409
	410
6.1	411	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	412
	413
7.1	414	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	415
	416
	417	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	418
8.1	419	(% class="box infomessage" %)
	420	(((
9.1	421	En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
1.1	422
8.1	423	* Avis des instances scientifiques
	424	* Prix
	425	* Inscriptions
	426	* Constat d’état initial
	427
	428	Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
10.1	429
	430	Disponibilité à partir de la version 4.5.60
8.1	431	)))
	432
6.1	433	[[image:1747732693654-638.png]]
	434
	435
8.1	436	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
1.1	437
8.1	438	Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.
1.1	439
8.1	440	Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
1.1	441
	442
9.1	443	[[image:1747733138196-550.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
8.1	444
1.1	445	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	446
	447
8.1	448	[[image:1747733244856-550.png]]
1.1	449
8.1	450	Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].
	451	.
1.1	452
8.1	453	[[image:1747733341634-347.png]]
	454
1.1	455	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	456	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
1.1	457
	458
9.1	459	[[image:1747733457810-510.png]]
	460
1.1	461
12.1	462	* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
1.1	463
	464
	465
12.1	466	[[image:1747734678656-824.png]]
1.1	467
12.1	468
	469	* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	470
	471	[[image:1747733785550-908.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	472
	473
11.1	474	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
1.1	475
	476
12.1	477	[[image:1747733815373-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	478
	479
11.1	480
1.1	481	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	482
11.1	483	[[image:1747733892872-758.png]]
1.1	484
	485
	486	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	487
11.1	488	[[image:1747733938343-251.png]]
1.1	489
	490	(% class="box warningmessage" %)
	491	(((
	492	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	493	)))
	494
	495	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	496
	497	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	498	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	499
	500	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	501
	502
	503	= Édition des registres =
	504
	505
13.1	506	Accéder au menu Registres / Recherche
1.1	507
13.1	508	[[image:1747734834496-206.png]]
1.1	509
	510
	511	(% class="box infomessage" %)
	512	(((
	513	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	514	)))
	515
	516	Il est possible de sélectionner :
	517
	518	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	519	* L’année d'inscription au registre
	520	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	521
	522	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	523
	524	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	525
	526
13.1	527	Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :
1.1	528
13.1	529	[[image:1747734875829-175.png]]
1.1	530
13.1	531	Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
1.1	532
13.1	533	[[image:1747734980868-601.png]]
1.1	534
13.1	535	Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
1.1	536
13.1	537	[[image:1747735028293-815.png]]
1.1	538
	539
	540
	541	Résultat :
	542
14.1	543	[[image:1747735058870-569.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	544
	545
	546	(% class="wikigeneratedid" %)
	547	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	548
	549
	550	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	551
	552
	553	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	554
	555	(% class="box successmessage" %)
	556	(((
13.1	557	L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
1.1	558	)))
	559
13.1	560	Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
1.1	561
	562	(% class="box successmessage" %)
	563	(((
13.1	564	Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.
1.1	565	)))
	566
	567
13.1	568	[[image:1747735219379-682.png]]
1.1	569
	570
13.1	571	__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
1.1	572
14.1	573	[[image:1747735284938-672.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	574
	575
13.1	576
1.1	577	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	578
	579
	580	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	581
	582	(% class="box successmessage" %)
	583	(((
	584	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	585	)))
	586
	587	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	588
	589	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	590	* Radier le bien du registre des dépôts
	591	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	592
	593	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	594
	595
14.1	596	=== Créer une entrée Registre - Transfert de propriété ===
1.1	597
	598
14.1	599	[[image:1747739157175-278.png]]
1.1	600
	601
14.1	602	[[image:1747739231189-417.png]]
1.1	603
	604
	605
	606	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	607
	608
18.1	609	==== Attachement unitaire ====
1.1	610
17.1	611	Dans la notice du bien indiquer manuellement :
1.1	612
17.1	613	* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	614	* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
15.1	615
17.1	616	[[image:1747740793119-487.png]]
14.1	617
	618
17.1	619	==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
	620
	621	Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png\|\|height="43" width="33"]].
	622
	623	Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
	624
	625	* Sélectionner les notices à rattacher
	626	* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png\|\|height="39" width="30"]]
	627
	628	[[image:1747740946609-961.png]]
	629
	630
	631	Première association à effectuer :
	632
	633	* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	634	* Lancer le traitement
	635
	636	[[image:1747741015186-251.png]]
	637
	638
	639	Seconde association à effectuer :
	640
	641	* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
	642	* Lancer le traitement
	643
	644	[[image:1747741041295-431.png]]
	645
	646
1.1	647	== Radiation du registre des dépôts ==
	648
	649
	650	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	651
	652
	653	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	654
15.1	655	[[image:1747739687774-731.png]]
1.1	656
	657
	658	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	659
	660
	661	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	662
15.1	663	[[image:1747739728922-844.png]]
1.1	664
	665
	666	(% class="box successmessage" %)
	667	(((
	668	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	669	)))
	670
	671
15.1	672	[[image:1747739870875-332.png]]
1.1	673
	674
	675	(% class="box warningmessage" %)
	676	(((
	677	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	678	)))
	679
	680
	681	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	682
15.1	683	[[image:1747739908497-919.png]]
1.1	684
	685
16.1	686	[[image:1747739946868-909.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	687
	688
	689	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	690
	691
	692	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	693
15.1	694	Passer en modification et utiliser la grille de saisie 02.Registre - Transfert de propriété.
1.1	695
	696
15.1	697	[[image:1747740027614-948.png]]
1.1	698
	699
15.1	700	[[image:1747740075472-359.png]]
1.1	701
	702
	703	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	704
	705
15.1	706	[[image:1747740216286-288.png]]
1.1	707
15.1	708
1.1	709	(% class="box warningmessage" %)
	710	(((
	711	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	712	)))
	713
	714
	715	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	716
	717
16.1	718	(% class="box warningmessage" %)
	719	(((
	720	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	721	)))
	722
15.1	723	[[image:1747740258746-408.png]]
1.1	724
	725
15.1	726	[[image:1747740398485-927.png]]
1.1	727
	728
16.1	729	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
	730
	731	[[image:1747733815373-706.png]]
	732
	733
	734	Résultat :
	735
	736	[[image:1747740624210-211.png]]

Code source wiki de Registres

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