Code source wiki de Registres

Version 19.1 par Doriane Bautista le 2025/05/20 13:41

version	line-number	content
1.1	1	{{box title="Sommaire"}}
2.1	2	{{toc depth="1"/}}
1.1	3	{{/box}}
	4
19.1	5	= Introduction =
1.1	6
	7
	8	== Réglementation ==
	9
	10
	11	La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
	12
	13
	14	Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
	15
	16	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
	17
	18	Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	19
	20
	21	L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement des collections.
	22
	23	Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	24
	25
	26	L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
	27
	28	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
	29
	30
	31	== Modalités pratiques ==
	32
	33
	34	Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
	35
	36	* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
	37	* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
	38	* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
	39	* En conformité avec les exigences légales
	40
	41	Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées. Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
	42
	43	Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (ou contenant la mention néant le cas échant), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
	44
	45
	46	L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
	47
	48
	49	(% class="box warningmessage" %)
	50	(((
	51	//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des entrées, qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des entrées on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les registres chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
	52	)))
	53
	54	Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :
	55
	56	* //Table documentaire des Biens//
	57	* //Table documentaire des Entrées//
	58
	59	Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :
	60
	61	* //Registre des biens affectés//
	62	* //Registre de biens reçus en dépôt//
	63
	64	Vocabulaire à proscrire :
	65
	66	* // Registre des entrées : il prête à confusion//
	67
	68	(% class="box infomessage" %)
	69	(((
	70	//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
	71	)))
	72
	73
2.1	74
19.1	75
1.1	76	== Attention : le registre papier fait foi ==
	77
	78
	79	Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année.
	80
	81	Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
	82
	83	(% class="box warningmessage" %)
	84	(((
	85	//Attention : la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
	86	)))
	87
	88
	89	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	90
	91
	92	=== Nouvelles acquisitions ===
	93
	94
	95	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	96
	97	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	98
	99
	100	(% class="box infomessage" %)
	101	(((
	102	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	103	)))
	104
	105
	106	=== Inventaire rétrospectifs ===
	107
	108
	109	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	110
	111	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	112
	113
	114	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	115
	116	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	117
	118	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	119
	120
	121	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	122
	123	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	124	* le numéro de lot : 0
	125	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	126
	127	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	128
	129
3.1	130	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	131
	132	(% style="text-align: center;" %)
	133	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	134
	135
	136
3.1	137	[[image:1747723844014-278.png]]
	138
1.1	139	(% style="text-align: center;" %)
3.1	140	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	141
	142
3.1	143	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	144
	145
	146	(% class="box infomessage" %)
	147	(((
	148	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	149	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	150	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	151	)))
	152
	153
	154	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
	155
	156
	157	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	158
	159
	160	=== Récolement décennal ===
	161
	162
	163	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	164
	165	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	166
	167	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	168
	169	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	170
	171
	172	=== Ensembles complexes ===
	173
	174
	175	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	176
	177	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	178
	179	(% class="box successmessage" %)
	180	(((
	181	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	182	)))
	183
	184	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	185
	186	* 2011.0.1 bien simple
	187	* 2011.0.2 bien simple
	188	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	189	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	190	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	191	* 2011.0.4 bien simple
	192	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	193	* etc.
	194
	195	= Saisie des données nécessaires au registres =
	196
	197
	198	== Champs obligatoires en saisie ==
	199
	200
	201	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	202
	203	(% class="box warningmessage" %)
	204	(((
	205	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	206	)))
	207
	208	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	209
	210	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	211
	212	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	213
	214	* Mode acquisition (thésaurus)
	215	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	216	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	217	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	218	* Référence de l’acte
	219	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	220	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	221
	222	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	223
	224	* Numéro d’inventaire
	225	* Date d’affectation
	226	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	227	* Prix d’achat
	228	* Domaine (thésaurus)
	229	* Dénomination (thésaurus)
	230	* Matières/techniques (thésaurus)
	231	* Dimensions
	232	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	233	* Date du constat état (assistant datation)
	234	* État de conservation (liste de contrôle)
	235
	236	(% class="box infomessage" %)
	237	(((
	238	(% style="text-align: center;" %)
	239	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	240	)))
	241
	242	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	243
	244
	245	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	246
	247
	248	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	249
	250
3.2	251	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	252
	253
3.2	254	[[image:1747723969669-261.png]]
	255
1.1	256	(% style="text-align: center;" %)
	257	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	258
	259
	260	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	261
	262
3.2	263	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	264
	265	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	266	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	267
	268
	269	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	270	(((
	271	(% style="text-align: left;" %)
3.2	272	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	273	)))
	274
	275
	276	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	277
	278
	279	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	280
	281
3.2	282	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	283
	284	(% style="text-align: center;" %)
	285	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	286
	287
	288	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	289
	290	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	291
	292
3.2	293	[[image:1747724251875-618.png]]
	294
1.1	295	(% style="text-align: center;" %)
	296	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	297
	298
	299	(% class="box infomessage" %)
	300	(((
	301	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	302	)))
	303
	304
	305	=== Biens ===
	306
	307
3.3	308	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	309
	310
3.3	311	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	312
	313	(% style="text-align: center;" %)
	314	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	315
	316
	317	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	318
	319
	320	(% class="box infomessage" %)
	321	(((
	322	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	323	)))
	324
3.3	325	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	326
	327	(% style="text-align: center;" %)
3.3	328	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	329
	330
	331	(% class="box warningmessage" %)
	332	(((
	333	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	334	)))
	335
	336
	337	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	338
3.3	339	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	340
	341
3.3	342	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	343
	344
	345	=== Biens : Ensembles complexes ===
	346
	347
4.1	348	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	349
	350
4.1	351	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	352
	353
	354	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	355
	356	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	357
	358
4.1	359	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	360
4.1	361
1.1	362	(% class="box infomessage" %)
	363	(((
	364	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	365	)))
	366
	367	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	368
4.1	369	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	370
	371
	372	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	373
	374	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	375
	376
	377	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	378
	379
	380	=== Entrée ===
	381
	382
5.1	383	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	384
	385
4.1	386	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	387
	388
	389	=== Biens ===
	390
	391
5.1	392	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	393
1.1	394	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	395
	396
4.1	397	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	398
	399
	400
5.1	401	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	402
5.1	403
1.1	404	= Intégration des notices biens au registre =
	405
	406
	407	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	408
	409
6.1	410	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	411
	412
7.1	413	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	414
	415
	416	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	417
8.1	418	(% class="box infomessage" %)
	419	(((
9.1	420	En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
1.1	421
8.1	422	* Avis des instances scientifiques
	423	* Prix
	424	* Inscriptions
	425	* Constat d’état initial
	426
	427	Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
10.1	428
	429	Disponibilité à partir de la version 4.5.60
8.1	430	)))
	431
6.1	432	[[image:1747732693654-638.png]]
	433
	434
8.1	435	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
1.1	436
8.1	437	Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.
1.1	438
8.1	439	Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
1.1	440
	441
9.1	442	[[image:1747733138196-550.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
8.1	443
1.1	444	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	445
	446
8.1	447	[[image:1747733244856-550.png]]
1.1	448
8.1	449	Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].
	450	.
1.1	451
8.1	452	[[image:1747733341634-347.png]]
	453
1.1	454	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	455	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
1.1	456
	457
9.1	458	[[image:1747733457810-510.png]]
	459
1.1	460
12.1	461	* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
1.1	462
	463
	464
12.1	465	[[image:1747734678656-824.png]]
1.1	466
12.1	467
	468	* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	469
	470	[[image:1747733785550-908.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	471
	472
11.1	473	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
1.1	474
	475
12.1	476	[[image:1747733815373-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	477
	478
11.1	479
1.1	480	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	481
11.1	482	[[image:1747733892872-758.png]]
1.1	483
	484
	485	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	486
11.1	487	[[image:1747733938343-251.png]]
1.1	488
	489	(% class="box warningmessage" %)
	490	(((
	491	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	492	)))
	493
	494	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	495
	496	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	497	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	498
	499	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	500
	501
	502	= Édition des registres =
	503
	504
13.1	505	Accéder au menu Registres / Recherche
1.1	506
13.1	507	[[image:1747734834496-206.png]]
1.1	508
	509
	510	(% class="box infomessage" %)
	511	(((
	512	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	513	)))
	514
	515	Il est possible de sélectionner :
	516
	517	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	518	* L’année d'inscription au registre
	519	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	520
	521	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	522
	523	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	524
	525
13.1	526	Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :
1.1	527
13.1	528	[[image:1747734875829-175.png]]
1.1	529
13.1	530	Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
1.1	531
13.1	532	[[image:1747734980868-601.png]]
1.1	533
13.1	534	Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
1.1	535
13.1	536	[[image:1747735028293-815.png]]
1.1	537
	538
	539
	540	Résultat :
	541
14.1	542	[[image:1747735058870-569.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	543
	544
	545	(% class="wikigeneratedid" %)
	546	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	547
	548
	549	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	550
	551
	552	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	553
	554	(% class="box successmessage" %)
	555	(((
13.1	556	L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
1.1	557	)))
	558
13.1	559	Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
1.1	560
	561	(% class="box successmessage" %)
	562	(((
13.1	563	Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.
1.1	564	)))
	565
	566
13.1	567	[[image:1747735219379-682.png]]
1.1	568
	569
13.1	570	__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
1.1	571
14.1	572	[[image:1747735284938-672.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	573
	574
13.1	575
1.1	576	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	577
	578
	579	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	580
	581	(% class="box successmessage" %)
	582	(((
	583	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	584	)))
	585
	586	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	587
	588	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	589	* Radier le bien du registre des dépôts
	590	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	591
	592	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	593
	594
14.1	595	=== Créer une entrée Registre - Transfert de propriété ===
1.1	596
	597
14.1	598	[[image:1747739157175-278.png]]
1.1	599
	600
14.1	601	[[image:1747739231189-417.png]]
1.1	602
	603
	604
	605	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	606
	607
18.1	608	==== Attachement unitaire ====
1.1	609
17.1	610	Dans la notice du bien indiquer manuellement :
1.1	611
17.1	612	* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	613	* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
15.1	614
17.1	615	[[image:1747740793119-487.png]]
14.1	616
	617
17.1	618	==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
	619
	620	Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png\|\|height="43" width="33"]].
	621
	622	Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
	623
	624	* Sélectionner les notices à rattacher
	625	* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png\|\|height="39" width="30"]]
	626
	627	[[image:1747740946609-961.png]]
	628
	629
	630	Première association à effectuer :
	631
	632	* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	633	* Lancer le traitement
	634
	635	[[image:1747741015186-251.png]]
	636
	637
	638	Seconde association à effectuer :
	639
	640	* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
	641	* Lancer le traitement
	642
	643	[[image:1747741041295-431.png]]
	644
	645
1.1	646	== Radiation du registre des dépôts ==
	647
	648
	649	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	650
	651
	652	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	653
15.1	654	[[image:1747739687774-731.png]]
1.1	655
	656
	657	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	658
	659
	660	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	661
15.1	662	[[image:1747739728922-844.png]]
1.1	663
	664
	665	(% class="box successmessage" %)
	666	(((
	667	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	668	)))
	669
	670
15.1	671	[[image:1747739870875-332.png]]
1.1	672
	673
	674	(% class="box warningmessage" %)
	675	(((
	676	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	677	)))
	678
	679
	680	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	681
15.1	682	[[image:1747739908497-919.png]]
1.1	683
	684
16.1	685	[[image:1747739946868-909.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	686
	687
	688	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	689
	690
	691	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	692
15.1	693	Passer en modification et utiliser la grille de saisie 02.Registre - Transfert de propriété.
1.1	694
	695
15.1	696	[[image:1747740027614-948.png]]
1.1	697
	698
15.1	699	[[image:1747740075472-359.png]]
1.1	700
	701
	702	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	703
	704
15.1	705	[[image:1747740216286-288.png]]
1.1	706
15.1	707
1.1	708	(% class="box warningmessage" %)
	709	(((
	710	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	711	)))
	712
	713
	714	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	715
	716
16.1	717	(% class="box warningmessage" %)
	718	(((
	719	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	720	)))
	721
15.1	722	[[image:1747740258746-408.png]]
1.1	723
	724
15.1	725	[[image:1747740398485-927.png]]
1.1	726
	727
16.1	728	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
	729
	730	[[image:1747733815373-706.png]]
	731
	732
	733	Résultat :
	734
	735	[[image:1747740624210-211.png]]

Code source wiki de Registres

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