Code source wiki de Registres

Version 16.1 par Doriane Bautista le 2025/05/20 13:31

version	line-number	content
1.1	1	{{box title="Sommaire"}}
2.1	2	{{toc depth="1"/}}
1.1	3	{{/box}}
	4
	5	= Introduction =
	6
	7
	8	== Réglementation ==
	9
	10
	11	La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
	12
	13
	14	Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
	15
	16	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
	17
	18	Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	19
	20
	21	L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement des collections.
	22
	23	Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	24
	25
	26	L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
	27
	28	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
	29
	30
	31	== Modalités pratiques ==
	32
	33
	34	Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
	35
	36	* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
	37	* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
	38	* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
	39	* En conformité avec les exigences légales
	40
	41	Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées. Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
	42
	43	Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (ou contenant la mention néant le cas échant), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
	44
	45
	46	L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
	47
	48
	49	(% class="box warningmessage" %)
	50	(((
	51	//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des entrées, qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des entrées on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les registres chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
	52	)))
	53
	54	Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :
	55
	56	* //Table documentaire des Biens//
	57	* //Table documentaire des Entrées//
	58
	59	Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :
	60
	61	* //Registre des biens affectés//
	62	* //Registre de biens reçus en dépôt//
	63
	64	Vocabulaire à proscrire :
	65
	66	* // Registre des entrées : il prête à confusion//
	67
	68	(% class="box infomessage" %)
	69	(((
	70	//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
	71	)))
	72
	73
2.1	74
5.1	75
6.1	76
7.1	77
8.1	78
9.1	79
10.1	80
11.1	81
12.1	82
13.1	83
14.1	84
15.1	85
16.1	86
1.1	87	== Attention : le registre papier fait foi ==
	88
	89
	90	Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année.
	91
	92	Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
	93
	94	(% class="box warningmessage" %)
	95	(((
	96	//Attention : la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
	97	)))
	98
	99
	100	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	101
	102
	103	=== Nouvelles acquisitions ===
	104
	105
	106	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	107
	108	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	109
	110
	111	(% class="box infomessage" %)
	112	(((
	113	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	114	)))
	115
	116
	117	=== Inventaire rétrospectifs ===
	118
	119
	120	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	121
	122	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	123
	124
	125	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	126
	127	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	128
	129	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	130
	131
	132	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	133
	134	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	135	* le numéro de lot : 0
	136	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	137
	138	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	139
	140
3.1	141	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	142
	143	(% style="text-align: center;" %)
	144	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	145
	146
	147
3.1	148	[[image:1747723844014-278.png]]
	149
1.1	150	(% style="text-align: center;" %)
3.1	151	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	152
	153
3.1	154	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	155
	156
	157	(% class="box infomessage" %)
	158	(((
	159	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	160	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	161	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	162	)))
	163
	164
	165	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
	166
	167
	168	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	169
	170
	171	=== Récolement décennal ===
	172
	173
	174	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	175
	176	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	177
	178	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	179
	180	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	181
	182
	183	=== Ensembles complexes ===
	184
	185
	186	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	187
	188	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	189
	190	(% class="box successmessage" %)
	191	(((
	192	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	193	)))
	194
	195	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	196
	197	* 2011.0.1 bien simple
	198	* 2011.0.2 bien simple
	199	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	200	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	201	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	202	* 2011.0.4 bien simple
	203	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	204	* etc.
	205
	206	= Saisie des données nécessaires au registres =
	207
	208
	209	== Champs obligatoires en saisie ==
	210
	211
	212	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	213
	214	(% class="box warningmessage" %)
	215	(((
	216	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	217	)))
	218
	219	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	220
	221	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	222
	223	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	224
	225	* Mode acquisition (thésaurus)
	226	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	227	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	228	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	229	* Référence de l’acte
	230	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	231	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	232
	233	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	234
	235	* Numéro d’inventaire
	236	* Date d’affectation
	237	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	238	* Prix d’achat
	239	* Domaine (thésaurus)
	240	* Dénomination (thésaurus)
	241	* Matières/techniques (thésaurus)
	242	* Dimensions
	243	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	244	* Date du constat état (assistant datation)
	245	* État de conservation (liste de contrôle)
	246
	247	(% class="box infomessage" %)
	248	(((
	249	(% style="text-align: center;" %)
	250	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	251	)))
	252
	253	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	254
	255
	256	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	257
	258
	259	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	260
	261
3.2	262	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	263
	264
3.2	265	[[image:1747723969669-261.png]]
	266
1.1	267	(% style="text-align: center;" %)
	268	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	269
	270
	271	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	272
	273
3.2	274	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	275
	276	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	277	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	278
	279
	280	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	281	(((
	282	(% style="text-align: left;" %)
3.2	283	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	284	)))
	285
	286
	287	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	288
	289
	290	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	291
	292
3.2	293	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	294
	295	(% style="text-align: center;" %)
	296	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	297
	298
	299	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	300
	301	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	302
	303
3.2	304	[[image:1747724251875-618.png]]
	305
1.1	306	(% style="text-align: center;" %)
	307	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	308
	309
	310	(% class="box infomessage" %)
	311	(((
	312	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	313	)))
	314
	315
	316	=== Biens ===
	317
	318
3.3	319	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	320
	321
3.3	322	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	323
	324	(% style="text-align: center;" %)
	325	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	326
	327
	328	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	329
	330
	331	(% class="box infomessage" %)
	332	(((
	333	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	334	)))
	335
3.3	336	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	337
	338	(% style="text-align: center;" %)
3.3	339	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	340
	341
	342	(% class="box warningmessage" %)
	343	(((
	344	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	345	)))
	346
	347
	348	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	349
3.3	350	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	351
	352
3.3	353	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	354
	355
	356	=== Biens : Ensembles complexes ===
	357
	358
4.1	359	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	360
	361
4.1	362	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	363
	364
	365	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	366
	367	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	368
	369
4.1	370	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	371
4.1	372
1.1	373	(% class="box infomessage" %)
	374	(((
	375	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	376	)))
	377
	378	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	379
4.1	380	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	381
	382
	383	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	384
	385	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	386
	387
	388	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	389
	390
	391	=== Entrée ===
	392
	393
5.1	394	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	395
	396
4.1	397	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	398
	399
	400	=== Biens ===
	401
	402
5.1	403	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	404
1.1	405	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	406
	407
4.1	408	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	409
	410
	411
5.1	412	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	413
5.1	414
1.1	415	= Intégration des notices biens au registre =
	416
	417
	418	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	419
	420
6.1	421	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	422
	423
7.1	424	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	425
	426
	427	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	428
8.1	429	(% class="box infomessage" %)
	430	(((
9.1	431	En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
1.1	432
8.1	433	* Avis des instances scientifiques
	434	* Prix
	435	* Inscriptions
	436	* Constat d’état initial
	437
	438	Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
10.1	439
	440	Disponibilité à partir de la version 4.5.60
8.1	441	)))
	442
6.1	443	[[image:1747732693654-638.png]]
	444
	445
8.1	446	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
1.1	447
8.1	448	Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.
1.1	449
8.1	450	Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
1.1	451
	452
9.1	453	[[image:1747733138196-550.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
8.1	454
1.1	455	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	456
	457
8.1	458	[[image:1747733244856-550.png]]
1.1	459
8.1	460	Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].
	461	.
1.1	462
8.1	463	[[image:1747733341634-347.png]]
	464
1.1	465	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	466	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
1.1	467
	468
9.1	469	[[image:1747733457810-510.png]]
	470
1.1	471
12.1	472	* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
1.1	473
	474
	475
12.1	476	[[image:1747734678656-824.png]]
1.1	477
12.1	478
	479	* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	480
	481	[[image:1747733785550-908.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	482
	483
11.1	484	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
1.1	485
	486
12.1	487	[[image:1747733815373-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	488
	489
11.1	490
1.1	491	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	492
11.1	493	[[image:1747733892872-758.png]]
1.1	494
	495
	496	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	497
11.1	498	[[image:1747733938343-251.png]]
1.1	499
	500	(% class="box warningmessage" %)
	501	(((
	502	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	503	)))
	504
	505	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	506
	507	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	508	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	509
	510	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	511
	512
	513	= Édition des registres =
	514
	515
13.1	516	Accéder au menu Registres / Recherche
1.1	517
13.1	518	[[image:1747734834496-206.png]]
1.1	519
	520
	521	(% class="box infomessage" %)
	522	(((
	523	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	524	)))
	525
	526	Il est possible de sélectionner :
	527
	528	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	529	* L’année d'inscription au registre
	530	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	531
	532	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	533
	534	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	535
	536
13.1	537	Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :
1.1	538
13.1	539	[[image:1747734875829-175.png]]
1.1	540
13.1	541	Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
1.1	542
13.1	543	[[image:1747734980868-601.png]]
1.1	544
13.1	545	Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
1.1	546
13.1	547	[[image:1747735028293-815.png]]
1.1	548
	549
	550
	551	Résultat :
	552
14.1	553	[[image:1747735058870-569.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	554
	555
	556	(% class="wikigeneratedid" %)
	557	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	558
	559
	560	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	561
	562
	563	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	564
	565	(% class="box successmessage" %)
	566	(((
13.1	567	L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
1.1	568	)))
	569
13.1	570	Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
1.1	571
	572	(% class="box successmessage" %)
	573	(((
13.1	574	Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.
1.1	575	)))
	576
	577
13.1	578	[[image:1747735219379-682.png]]
1.1	579
	580
13.1	581	__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
1.1	582
14.1	583	[[image:1747735284938-672.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	584
	585
13.1	586
1.1	587	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	588
	589
	590	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	591
	592	(% class="box successmessage" %)
	593	(((
	594	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	595	)))
	596
	597	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	598
	599	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	600	* Radier le bien du registre des dépôts
	601	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	602
	603	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	604
	605
14.1	606	=== Créer une entrée Registre - Transfert de propriété ===
1.1	607
	608
14.1	609	[[image:1747739157175-278.png]]
1.1	610
	611
14.1	612	[[image:1747739231189-417.png]]
1.1	613
	614
	615
	616	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	617
15.1	618	Si besoin de gérer des lots de biens, effectuer une recherche dans la table des biens, sélectionner les biens à rattacher à l'entrée et cliquer sur la fonctionnalité d'attachement : [[image:1747739339469-836.png]]
1.1	619
14.1	620	[[image:1747739407732-932.png]]
1.1	621
	622
15.1	623	* Associations disponibles : choisir Entrée.
	624	* Associé à : choisir l'entrée à associer.
	625	* Lancer le traitement.
	626
14.1	627	[[image:1747739380385-184.png]]
	628
	629
1.1	630	== Radiation du registre des dépôts ==
	631
	632
	633	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	634
	635
	636	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	637
15.1	638	[[image:1747739687774-731.png]]
1.1	639
	640
	641	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	642
	643
	644	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	645
15.1	646	[[image:1747739728922-844.png]]
1.1	647
	648
	649	(% class="box successmessage" %)
	650	(((
	651	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	652	)))
	653
	654
15.1	655	[[image:1747739870875-332.png]]
1.1	656
	657
	658	(% class="box warningmessage" %)
	659	(((
	660	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	661	)))
	662
	663
	664	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	665
15.1	666	[[image:1747739908497-919.png]]
1.1	667
	668
16.1	669	[[image:1747739946868-909.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	670
	671
	672	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	673
	674
	675	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	676
15.1	677	Passer en modification et utiliser la grille de saisie 02.Registre - Transfert de propriété.
1.1	678
	679
15.1	680	[[image:1747740027614-948.png]]
1.1	681
	682
15.1	683	[[image:1747740075472-359.png]]
1.1	684
	685
	686	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	687
	688
15.1	689	[[image:1747740216286-288.png]]
1.1	690
15.1	691
1.1	692	(% class="box warningmessage" %)
	693	(((
	694	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	695	)))
	696
	697
	698	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	699
	700
16.1	701	(% class="box warningmessage" %)
	702	(((
	703	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	704	)))
	705
15.1	706	[[image:1747740258746-408.png]]
1.1	707
	708
15.1	709	[[image:1747740398485-927.png]]
1.1	710
	711
16.1	712	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
	713
	714	[[image:1747733815373-706.png]]
	715
	716
	717	Résultat :
	718
	719	[[image:1747740624210-211.png]]

Code source wiki de Registres

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