Code source wiki de Registres

Version 14.1 par Doriane Bautista le 2025/05/20 13:10

version	line-number	content
1.1	1	{{box title="Sommaire"}}
2.1	2	{{toc depth="1"/}}
1.1	3	{{/box}}
	4
	5	= Introduction =
	6
	7
	8	== Réglementation ==
	9
	10
	11	La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
	12
	13
	14	Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
	15
	16	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
	17
	18	Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	19
	20
	21	L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement des collections.
	22
	23	Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	24
	25
	26	L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
	27
	28	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
	29
	30
	31	== Modalités pratiques ==
	32
	33
	34	Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
	35
	36	* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
	37	* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
	38	* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
	39	* En conformité avec les exigences légales
	40
	41	Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées. Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
	42
	43	Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (ou contenant la mention néant le cas échant), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
	44
	45
	46	L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
	47
	48
	49	(% class="box warningmessage" %)
	50	(((
	51	//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des entrées, qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des entrées on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les registres chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
	52	)))
	53
	54	Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :
	55
	56	* //Table documentaire des Biens//
	57	* //Table documentaire des Entrées//
	58
	59	Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :
	60
	61	* //Registre des biens affectés//
	62	* //Registre de biens reçus en dépôt//
	63
	64	Vocabulaire à proscrire :
	65
	66	* // Registre des entrées : il prête à confusion//
	67
	68	(% class="box infomessage" %)
	69	(((
	70	//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
	71	)))
	72
	73
2.1	74
5.1	75
6.1	76
7.1	77
8.1	78
9.1	79
10.1	80
11.1	81
12.1	82
13.1	83
14.1	84
1.1	85	== Attention : le registre papier fait foi ==
	86
	87
	88	Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année.
	89
	90	Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
	91
	92	(% class="box warningmessage" %)
	93	(((
	94	//Attention : la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
	95	)))
	96
	97
	98	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	99
	100
	101	=== Nouvelles acquisitions ===
	102
	103
	104	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	105
	106	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	107
	108
	109	(% class="box infomessage" %)
	110	(((
	111	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	112	)))
	113
	114
	115	=== Inventaire rétrospectifs ===
	116
	117
	118	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	119
	120	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	121
	122
	123	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	124
	125	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	126
	127	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	128
	129
	130	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	131
	132	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	133	* le numéro de lot : 0
	134	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	135
	136	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	137
	138
3.1	139	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	140
	141	(% style="text-align: center;" %)
	142	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	143
	144
	145
3.1	146	[[image:1747723844014-278.png]]
	147
1.1	148	(% style="text-align: center;" %)
3.1	149	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	150
	151
3.1	152	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	153
	154
	155	(% class="box infomessage" %)
	156	(((
	157	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	158	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	159	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	160	)))
	161
	162
	163	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
	164
	165
	166	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	167
	168
	169	=== Récolement décennal ===
	170
	171
	172	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	173
	174	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	175
	176	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	177
	178	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	179
	180
	181	=== Ensembles complexes ===
	182
	183
	184	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	185
	186	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	187
	188	(% class="box successmessage" %)
	189	(((
	190	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	191	)))
	192
	193	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	194
	195	* 2011.0.1 bien simple
	196	* 2011.0.2 bien simple
	197	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	198	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	199	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	200	* 2011.0.4 bien simple
	201	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	202	* etc.
	203
	204	= Saisie des données nécessaires au registres =
	205
	206
	207	== Champs obligatoires en saisie ==
	208
	209
	210	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	211
	212	(% class="box warningmessage" %)
	213	(((
	214	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	215	)))
	216
	217	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	218
	219	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	220
	221	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	222
	223	* Mode acquisition (thésaurus)
	224	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	225	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	226	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	227	* Référence de l’acte
	228	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	229	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	230
	231	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	232
	233	* Numéro d’inventaire
	234	* Date d’affectation
	235	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	236	* Prix d’achat
	237	* Domaine (thésaurus)
	238	* Dénomination (thésaurus)
	239	* Matières/techniques (thésaurus)
	240	* Dimensions
	241	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	242	* Date du constat état (assistant datation)
	243	* État de conservation (liste de contrôle)
	244
	245	(% class="box infomessage" %)
	246	(((
	247	(% style="text-align: center;" %)
	248	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	249	)))
	250
	251	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	252
	253
	254	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	255
	256
	257	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	258
	259
3.2	260	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	261
	262
3.2	263	[[image:1747723969669-261.png]]
	264
1.1	265	(% style="text-align: center;" %)
	266	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	267
	268
	269	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	270
	271
3.2	272	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	273
	274	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	275	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	276
	277
	278	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	279	(((
	280	(% style="text-align: left;" %)
3.2	281	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	282	)))
	283
	284
	285	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	286
	287
	288	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	289
	290
3.2	291	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	292
	293	(% style="text-align: center;" %)
	294	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	295
	296
	297	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	298
	299	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	300
	301
3.2	302	[[image:1747724251875-618.png]]
	303
1.1	304	(% style="text-align: center;" %)
	305	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	306
	307
	308	(% class="box infomessage" %)
	309	(((
	310	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	311	)))
	312
	313
	314	=== Biens ===
	315
	316
3.3	317	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	318
	319
3.3	320	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	321
	322	(% style="text-align: center;" %)
	323	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	324
	325
	326	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	327
	328
	329	(% class="box infomessage" %)
	330	(((
	331	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	332	)))
	333
3.3	334	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	335
	336	(% style="text-align: center;" %)
3.3	337	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	338
	339
	340	(% class="box warningmessage" %)
	341	(((
	342	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	343	)))
	344
	345
	346	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	347
3.3	348	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	349
	350
3.3	351	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	352
	353
	354	=== Biens : Ensembles complexes ===
	355
	356
4.1	357	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	358
	359
4.1	360	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	361
	362
	363	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	364
	365	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	366
	367
4.1	368	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	369
4.1	370
1.1	371	(% class="box infomessage" %)
	372	(((
	373	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	374	)))
	375
	376	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	377
4.1	378	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	379
	380
	381	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	382
	383	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	384
	385
	386	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	387
	388
	389	=== Entrée ===
	390
	391
5.1	392	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	393
	394
4.1	395	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	396
	397
	398	=== Biens ===
	399
	400
5.1	401	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	402
1.1	403	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	404
	405
4.1	406	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	407
	408
	409
5.1	410	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	411
5.1	412
1.1	413	= Intégration des notices biens au registre =
	414
	415
	416	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	417
	418
6.1	419	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	420
	421
7.1	422	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	423
	424
	425	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	426
8.1	427	(% class="box infomessage" %)
	428	(((
9.1	429	En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
1.1	430
8.1	431	* Avis des instances scientifiques
	432	* Prix
	433	* Inscriptions
	434	* Constat d’état initial
	435
	436	Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
10.1	437
	438	Disponibilité à partir de la version 4.5.60
8.1	439	)))
	440
6.1	441	[[image:1747732693654-638.png]]
	442
	443
8.1	444	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
1.1	445
8.1	446	Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.
1.1	447
8.1	448	Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
1.1	449
	450
9.1	451	[[image:1747733138196-550.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
8.1	452
1.1	453	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	454
	455
8.1	456	[[image:1747733244856-550.png]]
1.1	457
8.1	458	Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].
	459	.
1.1	460
8.1	461	[[image:1747733341634-347.png]]
	462
1.1	463	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	464	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
1.1	465
	466
9.1	467	[[image:1747733457810-510.png]]
	468
1.1	469
12.1	470	* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
1.1	471
	472
	473
12.1	474	[[image:1747734678656-824.png]]
1.1	475
12.1	476
	477	* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	478
	479	[[image:1747733785550-908.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	480
	481
11.1	482	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
1.1	483
	484
12.1	485	[[image:1747733815373-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	486
	487
11.1	488
1.1	489	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	490
11.1	491	[[image:1747733892872-758.png]]
1.1	492
	493
	494	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	495
11.1	496	[[image:1747733938343-251.png]]
1.1	497
	498	(% class="box warningmessage" %)
	499	(((
	500	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	501	)))
	502
	503	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	504
	505	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	506	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	507
	508	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	509
	510
	511	= Édition des registres =
	512
	513
13.1	514	Accéder au menu Registres / Recherche
1.1	515
13.1	516	[[image:1747734834496-206.png]]
1.1	517
	518
	519	(% class="box infomessage" %)
	520	(((
	521	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	522	)))
	523
	524	Il est possible de sélectionner :
	525
	526	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	527	* L’année d'inscription au registre
	528	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	529
	530	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	531
	532	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	533
	534
13.1	535	Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :
1.1	536
13.1	537	[[image:1747734875829-175.png]]
1.1	538
13.1	539	Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
1.1	540
13.1	541	[[image:1747734980868-601.png]]
1.1	542
13.1	543	Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
1.1	544
13.1	545	[[image:1747735028293-815.png]]
1.1	546
	547
	548
	549	Résultat :
	550
14.1	551	[[image:1747735058870-569.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	552
	553
	554	(% class="wikigeneratedid" %)
	555	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	556
	557
	558	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	559
	560
	561	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	562
	563	(% class="box successmessage" %)
	564	(((
13.1	565	L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
1.1	566	)))
	567
13.1	568	Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
1.1	569
	570	(% class="box successmessage" %)
	571	(((
13.1	572	Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.
1.1	573	)))
	574
	575
13.1	576	[[image:1747735219379-682.png]]
1.1	577
	578
13.1	579	__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
1.1	580
14.1	581	[[image:1747735284938-672.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	582
	583
13.1	584
1.1	585	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	586
	587
	588	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	589
	590	(% class="box successmessage" %)
	591	(((
	592	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	593	)))
	594
	595	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	596
	597	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	598	* Radier le bien du registre des dépôts
	599	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	600
	601	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	602
	603
14.1	604	=== Créer une entrée Registre - Transfert de propriété ===
1.1	605
	606
14.1	607	[[image:1747739157175-278.png]]
1.1	608
	609
14.1	610	[[image:1747739231189-417.png]]
1.1	611
	612
	613
	614	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	615
14.1	616	Si plusieurs biens à traiter, effectuer une recherche dans la table des biens, sélectionner les biens à rattacher à cette entrée et cliquer sur la fonctionnalité d'attachement : [[image:1747739339469-836.png]]
1.1	617
14.1	618	[[image:1747739407732-932.png]]
1.1	619
	620
14.1	621	[[image:1747739380385-184.png]]
	622
	623
1.1	624	== Radiation du registre des dépôts ==
	625
	626
	627	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	628
	629
	630	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	631
	632
2.1	633	[[image:1715343715126-719.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
1.1	634
	635
	636
	637	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	638
	639
	640	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	641
	642
2.1	643	[[image:1715343788821-318.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
1.1	644
	645
	646	(% class="box successmessage" %)
	647	(((
	648	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	649	)))
	650
	651
2.1	652	[[image:1715343886275-695.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
1.1	653
	654
	655	(% class="box warningmessage" %)
	656	(((
	657	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	658	)))
	659
	660
	661	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	662
	663
2.1	664	[[image:1715343957845-855.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
1.1	665
	666
	667
	668	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	669
	670
	671	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	672
	673
	674	Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
	675
	676
2.1	677	[[image:1715344127806-324.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
1.1	678
	679
2.1	680	[[image:1715344199772-724.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
1.1	681
	682
	683	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	684
2.1	685	[[image:1715344287274-449.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
1.1	686
	687
	688	(% class="box warningmessage" %)
	689	(((
	690	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	691	)))
	692
	693
	694	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	695
	696
2.1	697	[[image:1715345571925-542.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
1.1	698
	699
2.1	700	[[image:1715345618349-984.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
1.1	701
	702
	703	(% class="box warningmessage" %)
	704	(((
	705	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	706	)))

Code source wiki de Registres

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