Code source wiki de Registres

Version 13.1 par Doriane Bautista le 2025/05/20 12:01

version	line-number	content
1.1	1	{{box title="Sommaire"}}
2.1	2	{{toc depth="1"/}}
1.1	3	{{/box}}
	4
	5	= Introduction =
	6
	7
	8	== Réglementation ==
	9
	10
	11	La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
	12
	13
	14	Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
	15
	16	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
	17
	18	Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	19
	20
	21	L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement des collections.
	22
	23	Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	24
	25
	26	L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
	27
	28	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
	29
	30
	31	== Modalités pratiques ==
	32
	33
	34	Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
	35
	36	* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
	37	* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
	38	* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
	39	* En conformité avec les exigences légales
	40
	41	Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées. Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
	42
	43	Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (ou contenant la mention néant le cas échant), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
	44
	45
	46	L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
	47
	48
	49	(% class="box warningmessage" %)
	50	(((
	51	//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des entrées, qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des entrées on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les registres chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
	52	)))
	53
	54	Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :
	55
	56	* //Table documentaire des Biens//
	57	* //Table documentaire des Entrées//
	58
	59	Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :
	60
	61	* //Registre des biens affectés//
	62	* //Registre de biens reçus en dépôt//
	63
	64	Vocabulaire à proscrire :
	65
	66	* // Registre des entrées : il prête à confusion//
	67
	68	(% class="box infomessage" %)
	69	(((
	70	//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
	71	)))
	72
	73
2.1	74
5.1	75
6.1	76
7.1	77
8.1	78
9.1	79
10.1	80
11.1	81
12.1	82
13.1	83
1.1	84	== Attention : le registre papier fait foi ==
	85
	86
	87	Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année.
	88
	89	Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
	90
	91	(% class="box warningmessage" %)
	92	(((
	93	//Attention : la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
	94	)))
	95
	96
	97	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	98
	99
	100	=== Nouvelles acquisitions ===
	101
	102
	103	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	104
	105	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	106
	107
	108	(% class="box infomessage" %)
	109	(((
	110	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	111	)))
	112
	113
	114	=== Inventaire rétrospectifs ===
	115
	116
	117	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	118
	119	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	120
	121
	122	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	123
	124	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	125
	126	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	127
	128
	129	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	130
	131	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	132	* le numéro de lot : 0
	133	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	134
	135	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	136
	137
3.1	138	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	139
	140	(% style="text-align: center;" %)
	141	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	142
	143
	144
3.1	145	[[image:1747723844014-278.png]]
	146
1.1	147	(% style="text-align: center;" %)
3.1	148	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	149
	150
3.1	151	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	152
	153
	154	(% class="box infomessage" %)
	155	(((
	156	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	157	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	158	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	159	)))
	160
	161
	162	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
	163
	164
	165	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	166
	167
	168	=== Récolement décennal ===
	169
	170
	171	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	172
	173	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	174
	175	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	176
	177	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	178
	179
	180	=== Ensembles complexes ===
	181
	182
	183	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	184
	185	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	186
	187	(% class="box successmessage" %)
	188	(((
	189	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	190	)))
	191
	192	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	193
	194	* 2011.0.1 bien simple
	195	* 2011.0.2 bien simple
	196	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	197	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	198	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	199	* 2011.0.4 bien simple
	200	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	201	* etc.
	202
	203	= Saisie des données nécessaires au registres =
	204
	205
	206	== Champs obligatoires en saisie ==
	207
	208
	209	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	210
	211	(% class="box warningmessage" %)
	212	(((
	213	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	214	)))
	215
	216	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	217
	218	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	219
	220	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	221
	222	* Mode acquisition (thésaurus)
	223	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	224	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	225	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	226	* Référence de l’acte
	227	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	228	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	229
	230	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	231
	232	* Numéro d’inventaire
	233	* Date d’affectation
	234	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	235	* Prix d’achat
	236	* Domaine (thésaurus)
	237	* Dénomination (thésaurus)
	238	* Matières/techniques (thésaurus)
	239	* Dimensions
	240	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	241	* Date du constat état (assistant datation)
	242	* État de conservation (liste de contrôle)
	243
	244	(% class="box infomessage" %)
	245	(((
	246	(% style="text-align: center;" %)
	247	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	248	)))
	249
	250	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	251
	252
	253	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	254
	255
	256	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	257
	258
3.2	259	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	260
	261
3.2	262	[[image:1747723969669-261.png]]
	263
1.1	264	(% style="text-align: center;" %)
	265	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	266
	267
	268	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	269
	270
3.2	271	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	272
	273	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	274	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	275
	276
	277	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	278	(((
	279	(% style="text-align: left;" %)
3.2	280	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	281	)))
	282
	283
	284	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	285
	286
	287	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	288
	289
3.2	290	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	291
	292	(% style="text-align: center;" %)
	293	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	294
	295
	296	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	297
	298	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	299
	300
3.2	301	[[image:1747724251875-618.png]]
	302
1.1	303	(% style="text-align: center;" %)
	304	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	305
	306
	307	(% class="box infomessage" %)
	308	(((
	309	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	310	)))
	311
	312
	313	=== Biens ===
	314
	315
3.3	316	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	317
	318
3.3	319	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	320
	321	(% style="text-align: center;" %)
	322	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	323
	324
	325	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	326
	327
	328	(% class="box infomessage" %)
	329	(((
	330	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	331	)))
	332
3.3	333	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	334
	335	(% style="text-align: center;" %)
3.3	336	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	337
	338
	339	(% class="box warningmessage" %)
	340	(((
	341	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	342	)))
	343
	344
	345	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	346
3.3	347	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	348
	349
3.3	350	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	351
	352
	353	=== Biens : Ensembles complexes ===
	354
	355
4.1	356	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	357
	358
4.1	359	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	360
	361
	362	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	363
	364	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	365
	366
4.1	367	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	368
4.1	369
1.1	370	(% class="box infomessage" %)
	371	(((
	372	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	373	)))
	374
	375	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	376
4.1	377	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	378
	379
	380	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	381
	382	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	383
	384
	385	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	386
	387
	388	=== Entrée ===
	389
	390
5.1	391	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	392
	393
4.1	394	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	395
	396
	397	=== Biens ===
	398
	399
5.1	400	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	401
1.1	402	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	403
	404
4.1	405	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	406
	407
	408
5.1	409	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	410
5.1	411
1.1	412	= Intégration des notices biens au registre =
	413
	414
	415	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	416
	417
6.1	418	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	419
	420
7.1	421	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	422
	423
	424	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	425
8.1	426	(% class="box infomessage" %)
	427	(((
9.1	428	En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
1.1	429
8.1	430	* Avis des instances scientifiques
	431	* Prix
	432	* Inscriptions
	433	* Constat d’état initial
	434
	435	Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
10.1	436
	437	Disponibilité à partir de la version 4.5.60
8.1	438	)))
	439
6.1	440	[[image:1747732693654-638.png]]
	441
	442
8.1	443	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
1.1	444
8.1	445	Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.
1.1	446
8.1	447	Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
1.1	448
	449
9.1	450	[[image:1747733138196-550.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
8.1	451
1.1	452	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	453
	454
8.1	455	[[image:1747733244856-550.png]]
1.1	456
8.1	457	Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].
	458	.
1.1	459
8.1	460	[[image:1747733341634-347.png]]
	461
1.1	462	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	463	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
1.1	464
	465
9.1	466	[[image:1747733457810-510.png]]
	467
1.1	468
12.1	469	* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
1.1	470
	471
	472
12.1	473	[[image:1747734678656-824.png]]
1.1	474
12.1	475
	476	* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	477
	478	[[image:1747733785550-908.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	479
	480
11.1	481	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
1.1	482
	483
12.1	484	[[image:1747733815373-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	485
	486
11.1	487
1.1	488	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	489
11.1	490	[[image:1747733892872-758.png]]
1.1	491
	492
	493	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	494
11.1	495	[[image:1747733938343-251.png]]
1.1	496
	497	(% class="box warningmessage" %)
	498	(((
	499	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	500	)))
	501
	502	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	503
	504	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	505	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	506
	507	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	508
	509
	510	= Édition des registres =
	511
	512
13.1	513	Accéder au menu Registres / Recherche
1.1	514
13.1	515	[[image:1747734834496-206.png]]
1.1	516
	517
	518	(% class="box infomessage" %)
	519	(((
	520	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	521	)))
	522
	523	Il est possible de sélectionner :
	524
	525	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	526	* L’année d'inscription au registre
	527	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	528
	529	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	530
	531	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	532
	533
13.1	534	Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :
1.1	535
13.1	536	[[image:1747734875829-175.png]]
1.1	537
13.1	538	Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
1.1	539
13.1	540	[[image:1747734980868-601.png]]
1.1	541
13.1	542	Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
1.1	543
13.1	544	[[image:1747735028293-815.png]]
1.1	545
	546
	547
	548	Résultat :
	549
13.1	550	(% style="text-align: center;" %)
	551	[[image:1747735058870-569.png]]
1.1	552
	553
	554	(% class="wikigeneratedid" %)
	555	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	556
	557
	558	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	559
	560
	561	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	562
	563	(% class="box successmessage" %)
	564	(((
13.1	565	L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
1.1	566	)))
	567
13.1	568	Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
1.1	569
	570	(% class="box successmessage" %)
	571	(((
13.1	572	Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.
1.1	573	)))
	574
	575
13.1	576	[[image:1747735219379-682.png]]
1.1	577
	578
13.1	579	__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
1.1	580
13.1	581	(% style="text-align: center;" %)
	582	[[image:1747735284938-672.png]]
1.1	583
	584
13.1	585
1.1	586	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	587
	588
	589	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	590
	591	(% class="box successmessage" %)
	592	(((
	593	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	594	)))
	595
	596	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	597
	598	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	599	* Radier le bien du registre des dépôts
	600	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	601
	602	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	603
	604
	605	=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
	606
	607
2.1	608	[[image:1715343443452-959.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
1.1	609
	610
2.1	611	[[image:1715343526726-247.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
1.1	612
	613
	614
	615	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	616
	617
2.1	618	[[image:1715343625292-817.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
1.1	619
	620
	621	== Radiation du registre des dépôts ==
	622
	623
	624	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	625
	626
	627	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	628
	629
2.1	630	[[image:1715343715126-719.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
1.1	631
	632
	633
	634	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	635
	636
	637	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	638
	639
2.1	640	[[image:1715343788821-318.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
1.1	641
	642
	643	(% class="box successmessage" %)
	644	(((
	645	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	646	)))
	647
	648
2.1	649	[[image:1715343886275-695.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
1.1	650
	651
	652	(% class="box warningmessage" %)
	653	(((
	654	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	655	)))
	656
	657
	658	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	659
	660
2.1	661	[[image:1715343957845-855.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
1.1	662
	663
	664
	665	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	666
	667
	668	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	669
	670
	671	Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
	672
	673
2.1	674	[[image:1715344127806-324.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
1.1	675
	676
2.1	677	[[image:1715344199772-724.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
1.1	678
	679
	680	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	681
2.1	682	[[image:1715344287274-449.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
1.1	683
	684
	685	(% class="box warningmessage" %)
	686	(((
	687	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	688	)))
	689
	690
	691	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	692
	693
2.1	694	[[image:1715345571925-542.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
1.1	695
	696
2.1	697	[[image:1715345618349-984.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
1.1	698
	699
	700	(% class="box warningmessage" %)
	701	(((
	702	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	703	)))

Code source wiki de Registres

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