Mettre à jour les registres réglementaires dans Flora

1

(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

En casLa gestion des **registres réglementaires** – registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt – est une **obligation légale** pour tous les musées de France, définie par la **loi n°2002-5 du 4 janvier 2002** et l’**arrêté du 25 mai 2004**.

Qu’il s’agisse :

* **d’intégrer de nouveaux biens**,

12

* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt,

13

* ou **de radier des biens** de l’inventaire,

14

15

chaque opération doit être réalisée dans un **cadre réglementaire strict** et garantir la **traçabilité complète** des données.

16

17

Ces actions sont réservées aux profils **habilités à la saisie réglementaire**, car elles modifient l’inventaire officiel du musée.

)))

(((

= Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres =

22

23

Les mises à jour reposent sur les textes suivants :

24

25

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**

26

|**[[Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.

27

|**[[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.

28

|[[**Méthode de rédaction informatisée des notices** >>https://www.culture.gouv.fr/fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/informatiser-les-collections-d-un-musee-de-france/organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-france/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]](Service des Musées de France)|(((

29

Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.

30

)))

31

32

= Exploiter les outils de Flora =

33

34

== Connaître les règles de base ==

35

36

* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.

37

* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.

38

* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.

39

* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.

40

* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.

41

42

== Utiliser les grilles spécifiques ==

43

44

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

45

46

Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres.

47

48

Ces grilles dédiées :

49

50

* filtrent l’affichage aux seuls champs requis,

51

* mettent en évidence les champs obligatoires (//rouge + astérisque//),

52

* activent des **contrôles bloquants ou d’alerte** selon le cas,

53

* préparent l’intégration au registre papier.

54

55

(% class="box infomessage" %)

56

(((

57

**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.

58

)))

59

60

[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

61

62

63

[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

64

65

66

== Adapter la saisie selon la nature des biens ==

67

68

La saisie varie selon le **type d’entrée** et le **contexte d’intégration** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensembles complexes, etc.).

69

70

Flora prévoit des **grilles et règles de numérotation spécifiques** pour chaque situation, garantissant cohérence et conformité.

71

72

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)**

73

|(% rowspan="2" style="vertical-align:middle" %)**Nouvelles acquisitions**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((

74

Entrées : grille** Registre - Acquisition **

75

)))|(% colspan="1" rowspan="2" style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien

76

- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((

77

Entrée : 2025.1.1

78

)))

79

|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2025.1.1

80

|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((

81

**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**

82

)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((

83

Entrées : grille **Registre - Acquisition**

84

)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((

(((

)))

(((

- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble

91

92

- Joindre un document descriptif

93

94

- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique

95

)))

96

)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((

Entrée : 2011.3.1

)))

|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((

Ensemble : 2011.3.0

1er bien : 2011.3.1

2eme bien : 2011.3.2

)))

|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Si biens remarquables : saisie individuelle**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)

109

|(% style="vertical-align:middle" %)**Nouveaux dépôts**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((

110

Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**

111

)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation

112

- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((

113

Entrée : D2025.1

114

)))

115

|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : D2025.1.1

116

|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((

117

**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**

118

119

120

)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((

121

Entrées : grille **Registre - Dépôt**

122

)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((

123

- Saisie immédiate ou différée

124

- Joindre un document descriptif

125

126

- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique

127

)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((

128

Entrée : D2011.1

129

)))

130

|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((

Ensemble : D2011.1.0

1er bien : D2011.1.1

2eme bien : D2011.1.2

136

)))

137

|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Si biens remarquables : saisie individuelle|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)

138

|(% style="vertical-align:middle" %)**Inventaire rétrospectif**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((

139

Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**

140

)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((

Entrée : 2011.0

)))

|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Biens affectés ou bien remarquable**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2011.0.35

145

|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((

146

Ensemble : 2011.0.36.0

147

)))

148

|(% style="vertical-align:middle" %)**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((

149

Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**

150

)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés

151

- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—

152

|(% style="vertical-align:middle" %)**Entrées d’origine inconnue**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((

153

Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**

154

)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—

155

156

== Garantir la complétude des données ==

157

158

L’intégration au registre n’est possible que si **tous les champs obligatoires** sont renseignés dans les tables **Entrées** et **Biens**.

159

160

En cas d’information absente :

161

162

* saisir //« néant »// si l’absence est avérée,

163

* saisir //« indéterminé »// en cas de doute ou d’information introuvable.

164

165

=== Table Entrées ===

166

167

* Mode d’acquisition (thésaurus)

168

* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu

169

* Musée acquéreur (liste de contrôle)

170

* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)

171

* Référence de l’acte

172

* Date de l’acte d’acquisition

173

* Mention des concours publics (AS / ANS)

=== Table Biens ===

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

178

179

* Numéro d’inventaire

180

* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle

181

* Domaine (thésaurus)

182

* Dénomination (thésaurus)

183

* Matières/techniques (thésaurus)

184

* Dimensions

185

* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)

186

* Prix d’achat

187

* Inscriptions (thésaurus)

188

* Constat d’état initial (date + état de conservation)

189

190

= Effectuer l’intégration d’une notice au registre =

191

192

Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des **grilles spécifiques aux registres**, vous pouvez procéder à leur intégration dans le registre réglementaire.

193

194

Cette opération suit un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.

195

196

== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==

197

198

(((

199

* Utiliser les **grilles Registre** adaptées à la nature du bien.

200

* Le **bien** doit obligatoirement être **lié à une notice d’entrée**.

201

)))

202

203

[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

204

205

== Terminer la saisie de chaque notice ==

206

207

(((

208

1. Cliquer sur le bouton **Terminer la saisie** (barre d’outils).

209

1. Une fenêtre s’ouvre et signale si la notice est complète.

210

211

* Si des champs requis sont absents, la liste est affichée.

212

* Vous pouvez cliquer sur **OK** pour continuer malgré les manques.

213

214

(% start="3" %)

215

1. La notice passe en état **« attente validation saisie »**.

)))

(((

)))

[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

227

228

229

[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

230

231

== Valider ou refuser la saisie ==

232

233

=== Valider la saisie ===

234

235

En cas de **notice conforme,** cliquez sur **Valider la saisie, **la notice

236

237

* passe en état **« saisie validée »**

238

* peut être intégrée au registre.

239

240

[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

241

242

243

=== Refuser la saisie ===

244

245

En cas de **notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**.

246

247

* Elle passe alors en état **« saisie refusée »**

248

* une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer.

249

* Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.

250

251

[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(((

)))

(((

[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

263

264

265

== Lancer l’intégration au registre ==

266

267

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

268

269

(((

270

1. Une fois la notice validée, cliquer sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils.

271

1. Deux cas de figure :

272

273

* **Tous les champs obligatoires sont remplis** → le bouton //Validation au registre d'inventaire des biens affectés// apparaît.

274

Cliquer pour lancer l’intégration.

275

* **Champs obligatoires manquants** → Flora affiche une alerte listant les champs à compléter.

276

Cliquer sur **Retour**, modifier la notice et compléter les informations avant de réessayer.

(% class="box infomessage" %)

281

(((

282

Depuis la version **4.5.60**, si les champs //Avis des instances scientifiques//, //Prix//, //Inscriptions// ou //Constat d’état initial// sont vides, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du SMF.

)))

)))

[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

287

288

289

=== Cas 1 : champs obligatoires renseignés ===

290

291

[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

292

293

294

=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===

295

296

[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

297

298

299

== Confirmer l’intégration ==

300

301

* Une fenêtre demande confirmation → cliquer sur **Oui**.

302

* La **date d’intégration** est enregistrée.

303

* Un **lien vers la version figée** du registre s’affiche dans la notice Bien.

[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

308

309

310

[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

311

312

313

[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

314

315

316

= Consulter et éditer les registres =

317

318

Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.

319

320

Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.

321

322

== Consulter le registre ==

323

324

1. Accédez au menu : **Registres > Recherche**

325

1. (((

326

Renseignez les critères de filtrage :

327

328

* **Année d’inscription au registre**

329

* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt

330

* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée

331

)))

332

1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.

333

334

>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.

335

336

[[Table registre → formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

337

338

339

== Éditer le registre ==

340

341

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

342

343

1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.

344

1. Cliquez sur **Imprimer **(PDF ou ODF).

345

1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.

346

1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).

347

348

(% class="box infomessage" %)

349

(((

350

Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.

351

)))

352

353

[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

359

360

361

[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

362

363

364

[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

365

366

367

== Ajouter la page de garde et les annexes ==

368

369

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

370

371

* Depuis la version **4.5.60** : Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.

372

* Un encart dans le formulaire de recherche du registre indique automatiquement les pages à annexer à l’impression annuelle.

373

374

[[Formulaire de recherche table Registres → pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin***

* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]

397

* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]

398

* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]

399

* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]

400

* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]

401

* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]

402

* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

408

409

* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées